27
товара на склад и перемещения товара со склада. Эти операции отражают реальные
события движения товаров, такие как:
приход товаров на склад;
списание поврежденного или испорченного товаров;
возврат поставщику некачественного товара;
перемещение товаров в магазин.
Работу в подсистеме складского учета осуществляет кладовщик. Главная
функция менеджера - зарабатывание денег для предприятия, путем реализации
товара. Он работает непосредственно с покупателем, оформляет возвраты,
расходные накладные и так далее.
Эти отделы очень тесно связаны между собой, у них должна быть общая база
данных об остатках товаров на складах - регистр складских остатков.
Рис.10 «Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы
деятельности магазина «Любимый»
Вышеуказанные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом,
соответственно в совокупности они составляют единый бизнес-процесс магазина.
Итоговыми документами считаются отчеты, которые передаются непосредственно
28
или в бухгалтерию, или руководителю магазина для принятия оперативных
управленческих решений. Также среди функций управления, которые показаны на
приведенных выше рисунках, осуществляемых в магазине «Любимый»
целенаправленно выбрать такую совокупность функций, для которых и станет в
дальнейшем разрабатываться проект по автоматизации. В связи с обоснованием
темы указанного проекта, в качестве комплекса задач по автоматизации будут
выбраны именно те, которые касаются непосредственно продажи. Этот момент
крайне важен, так как он наиболее ёмкий по времени и выполняется вручную. Так
же на этом этапе часто происходят ошибки, касающиеся ошибок от человеческого
фактора, что отрицательно сказывается на престиже магазина.
Информационная модель системы состоит из справочников, в которые
вносится информация о регистрируемых документах.
Таких справочников четыре, в соответствии с первичными документами:
Справочник товаров;
Справочник клиентов;
Справочник сотрудников;
Справочник заказов.
Для создания процесса автоматизации складского учета в работе
использована программа «1С:Предприятие».
«1С:Предприятие»- программа на платформе «1С:Предприятие 8.1», которая
создана для автоматизации торговли в «1С», для учета всех видов продаж. «1С:
Предприятие» дает возможность просто создавать первичные документы (счета-
фактуры, книги продаж и т.д.), производить учет заказов покупателей и заявок
поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки и
т.д. С технологической поддержкой данной программы возможно производить учет
валютных средств, складских операций, товарных кредитов.
«1С: Предприятие» дает возможность:
производить раздельный управленческий и экономический учет;
производить учет партий запаса продукции с вероятностью выбора способа
списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
производить раздельный учет собственной продукции и продукции, взятой
на реализацию;
29
оформлять покупку (у поставщиков) и перепродажу товаров;
проводить автоматизированное заполнение документации на основании
ранее введенных данных;
исполнять резервирование продукции и контроль оплаты.
На основании анализа систем автоматизации складского учета была
развернута клиент- серверная база «1С» для ведения складского учета.
Непосредственно сам процесс внедрения систем состоит, из следующих
этапов:
разработка стратегии автоматизации;
анализ деятельности магазина;
выбор системы;
внедрение системы;
эксплуатация.
разработка стратегии автоматизации
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базисные основы,
которые используются при автоматизации. В состав данной стратегии входят такие
компоненты, как:
цели (все структуры деятельности магазина и последовательность, в которой
они автоматизируются);
способ автоматизирования стратегии (как по направлениям, так и
комплексное автоматизирование);
ограничения (временные, материальные и т.д.)
Стратегия автоматизации обязана отвечать приоритетам, стратегии и задачам
магазина. В понятие стратегии непосредственно входят и пути достижения такого
соотношения. Стратегический проект автоматизации обязан составляться с учетом
таких факторов, как:
средний этап между сменой технологий главного производства;
анонсированные долговременные намерения поставщиков технических
решений в проекте их развития;
срок амортизации применяемых систем;
30
стратегический проект развития магазина, который обязан включать планы
слияния и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемых
товаров;
планируемые конфигурации (изменения) функций персонала.
Для такой задачи была выбрана автоматизированная информационная
система «1C: Предприятие». Данная система позволяет расширить круг решаемых
проблем и задач, автоматизировать учет в оптовой или розничной торговле, вести
учет склада, создавать нужные первичные документы, в том числе счета-фактуры,
книги продаж и покупок, получать отчетную и аналитическую информацию о
движении товаров и денег и т.д.
Программы «1С: Предприятие» получили весьма широкое распространение
на российском рынке по ряду следующих причин:
наибольшее соотношение с требованиями к российским системам учета;
своевременное и корректное обновление печатных форм и программных
модулей на основании изменений в российском законодательстве;
наиболее сниженная стоимость по сравнению с западными системами;
понятный и удобный пользовательский интерфейс;
возможность внесения изменений в программные модули и печатные формы
в соответствии с требованиями автоматизируемых предприятий;
встроенный язык программирования с предопределенными классами
«Справочник», «Документ», «Отчет», «Регистр» (для систем на платформе
«1С» версии 8.1), «План счетов» и др.
Соответственно, «1С» является удобной разработкой. Также продукты,
разработанные в системе «1С», обладают привычным для пользователей
интерфейсом. Также, для разработки системы в системе «1С» с нулевой отметки
необходима только технологическая платформа, цена которой намного ниже
других предметно-нацеленных систем.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
На данный момент многие магазины испытывают существенную
необходимость в расширении аналитических работ, которые связанны с
31
разработкой возможностей развития, общей оценкой производительности
использования всевозможных форм хозяйствования, актуальной и своевременной
выработкой оперативных управленческих решений.
Начальной информацией для учета считаются первичные документы. При
ведении учета вручную, а также частичной автоматизации обработки информации
каждое подразделение магазина (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по
существу одна и та же первичная документация, на основании которых и
составляется отчетность и другие документы бухгалтерского, оперативного и
статистического учета.
Основными документами при работе службы делопроизводства магазина
«Любимый» является документ. Схема документооборота данного документа
представлена на рисунке 11.
Рис. 11 «Схема документооборота»
Ключевым предназначением автоматизированной системы обработки
информации является увеличение эффективность выполнения основных функций
менеджера. Также, автоматизированная система обработки информации создана
для того, чтобы сделать лучше оперативность принятия решений, увеличить
производительность труда, уменьшить численность ошибок при помощи
автоматизации процесса обработки информации, а также помогать эффективному и
безопасному хранению и доступу к информации.
32
Целью автоматизированной системы обработки информации считается
непосредственно создание единой информационной сети, которая позволит
эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и
информацию по реализации товаров.
Сотрудникам оптовых предприятий приходится более половины рабочего
времени затрачивать на выполнение большого количества трудозатратных учетно-
технических операций обработки информации, которые связанны с оперативным
учетом поступления, реализации и хранения продукции. Выполнение самых
примитивных процедур обработки данных не требует специальных знаний и
специальной квалификации сотрудника. По мере роста объема информации доля
таких работ возрастает, что и ведет к сокращению времени на выполнение таких
необходимых работ, как исследование конъюнктуры торговли, определение
необходимости и так далее.
Основной единицей информации в системе является документ.
Развитие компании тормозится из-за множества факторов, связанных с
отсутствием автоматизации: высокая трудоемкость обработки информации о
заказах клиентов и движении товаров, низкая оперативность получения
информации, несовершенство организации сбора, регистрации и анализа
информации. Необходимо также учитывать, что долгое время базовой технологией
обработки информации была ручная и имела множество недостатков, таких как:
низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
большая трудоемкость операций учета;
необходимость привлечения дополнительных сотрудников для увеличения
производительности;
низкая оперативность формирования отчетов для принятия управленческих
решений;
несовершенство подходов организации сбора и регистрации информации;
недостоверность получаемых результатов.
Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное
усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним
динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант
просто нереальным.
33
Решением этих проблем является автоматизация функций менеджера по
работе с клиентами и кладовщика, которую планируется осуществить на практике.
Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар или список
товаров, который при необходимости передается кладовщику. В случае отсутствия
товара на складе создается заявка на закупку товара у поставщика.
После поступления товара на склад оформляется перемещение его в магазин
по заявке и осуществляется продажа клиенту.
Внедрение разрабатываемой системы поможет почти полностью исключить
ошибки «человеческого фактора», ошибки учета товаров на складе, и другие. Так
же это позволит сократить трудовые затраты, учитывая, что поиск информации о
товаре и поиск товара на складе, занимает не менее 40% рабочего времени. В
таблице 3 показаны показатели затрат на задачу без автоматизации.
Безусловно, сотрудники уже привыкли к такой организация работы (без
автоматизации), но недостатки такого подхода полностью перекрывают
достоинство его привычности.
Таблица 3 «Показатели затрат на поставленную задачу без учета
автоматизации»
Аспект
деятельности
Периодичность
возникновения
Объем в год,
раз/год
Время на 1
документ, ч
Трудовые
затраты в год
Заявка
покупателя
15 шт./день
5475
0.12
657
Заявка на
закупку
1р./неделю
52
3
156
Проверка
наличия
продукции на
складе
5р./день
1825
1
1825
Можно выделить следующие основные преимущества использования
вычислительной техники для автоматизации рассматриваемых процессов
предприятия:
повышение удобства поиска и отбора данных из справочников статической
информации и журналов операций;
повышение скорости поиска и отбора данных, а также оформления операций
движения товаров;
34
оперативный учет остатков товаров в магазине и на складе, на основе
каждой вновь оформленной операции движения товара;
автоматизация рабочих мест сотрудников;
обеспечение безопасности хранения информации и защита ее от
несанкционированного доступа;
обеспечение работы в многопользовательском режиме.
Исходя из вышеперечисленного, использование вычислительной техники
является необходимой и экономически целесообразной задачей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Важной частью успешной деятельности любой организации является
совершенствование системы обеспечения информационной безопасности и защиты
данных. Основой обеспечения информационной безопасности является защита от
кражи и преднамеренной или случайной порчи данных, так как это приведет к
потере важной информации.
При внедрении информационных систем требования к уровню
информационной безопасности повышается. Система с автоматизированным
документооборотом приучает пользователей быть более ответственными в данных
вопросах.
Информационная безопасность и защита данных осуществляется с помощью
идентификации пользователей при помощи паролей доступа к данным
информационной системы. Сначала, это пароль входа пользователя в
операционную систему на его рабочем месте. Введение такого пароля
разграничивает доступ пользователей к ресурсам компьютера и к документам,
хранящимся на нем. Но политика безопасности должна быть продумана так, чтобы
пользователь не был полным «хозяином» на своем рабочем месте и не мог,
например, установить вредное программное обеспечение или программы для
копирования информации. Ограничение в правах создает некоторые неудобства в
работе для пользователей, но позволяет значительно повысить информационную
безопасность.
После авторизации в операционной системе, пользователь получает доступ,
35
как к ресурсам своего компьютера, так и к ресурсам локальной сети предприятия.
В таком случае надо более внимательно отнестись к разграничению прав
пользователей. Настроить права сетевого пользователя нужно так, чтобы
предоставить ему возможность свободно работать с необходимыми для
выполнения его обязанностей документами, но ограничить доступ к документам,
прав на работу, с которыми у него нет, или эти права ограничены. В таком случае
решается одновременно задача защиты данных от несанкционированного доступа
и от случайной их порчи.
Распределениями прав пользователей занимается системный администратор.
Он должен организовать ограничение пользователей в правах доступа к
документам и приложениям так, чтобы уменьшить риски потери информации, как
в сети, так и на локальных компьютерах. При использовании информационных
систем будет также доступ к информации возможен только после авторизации
пользователя информационной системы.
Для сохранности информации от стихийных бедствий предусмотрено
дублирование информации на электронные носители. Но информация сохраняется
также хаотически, как храниться на компьютерах пользователей, в разных файлах
и при использовании такой информации другим пользователем, не избежать
путаницы, и возможны потери данных. Сервер, где располагается база данных
информационной системы, расположен в отдельном специально оборудованном
помещении, что позволяет обеспечить так же физическую защиту данных с
помощью физического ограничения доступа в это помещение.
Для защиты от вредоносного программного обеспечения используется
антивирусный пакет для бизнеса Kaspersky Endpoint Security, но для надежной
защиты необходимо следить за актуальностью версии программы и регулярностью
получения обновлений антивирусной базы.
36
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
магазина «Любимый»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При проведении анализа существующих разработок для автоматизации
процесса планирования, были выбраны системы:
System Automatic Planning Supply Chain Management (SAP SCM);
Baan - Enterprise Relationship Management (ERP);
MFG/PRO.
Критерии анализа: функциональность, экономическая целесообразность.
SAP Supply Chain Management (SAP SCM) - приложение для управления
логистическими цепочками (от планирования цепочек до объединения их в сеть) -
открытое, интегрированное решение, разработанное для совместного ведения
электронного бизнеса. Решение SAP SCM преобразует управление логистическими
цепочками из линейного последовательного процесса в коллективную работу
персонала компании, партнеров и поставщиков на закрытой торговой площадке,
что позволяет им координировать свои действия в сфере логистики.
SAP SCM ориентирована в основном на управление товародвижением,
включающим продажи, поставки, складирование, но она не включает процесс
производства, поэтому по критерию функциональности она не подходит.
Корпоративная информационная система управления ресурсами
предприятия Baan ERP поддерживает все направления деятельности, включая
финансовый, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, управление
техническим состоянием объектов, планирование и контроль финансово-
хозяйственной деятельности, финансово-экономический анализ, управление
проектами (в том числе инвестиционными), управление закупками, хранением и
движением товароматериальных ценностей, управление сбытом готовой
продукции, управление производством электроэнергии, управление персоналом,
управление основным и вспомогательным производством и т.д.