37
Система Baan ERP является полифункциональной, характеризуется высоким
уровнем безопасности, соответствует международным стандартам качества, но при
этом является излишне функциональной для автоматизации работы отдела
планирования, а, значит, экономически не целесообразна.
MFG/PRO - система автоматизации управления промышленными
предприятиями. Являясь системой ERP-класса, MFG/PRO решает задачи
автоматизации управления деятельностью средних и крупных предприятий в
автомобильной, авиационной, электронной, электротехнической, химической,
фармацевтической и пищевой, промышленности. Использование системы
MFG/PRO помогает оптимизировать основные бизнес-процессы предприятия и
позволяет получать всю необходимую информацию для управления на всех
уровнях компании.
Система поддерживает все типы сборочного производства:
серийное/поточное;
штучное;
«на заказ».
В системе MFG/PRO, по сравнению с аналогичными решениями других
производителей, наиболее полно реализованы стандарты планирования
материальных ресурсов, а небольшие сроки внедрения системы делают ее особенно
привлекательной для динамично развивающейся экономики России.
MFG/PRO поддерживает следующие направления хозяйственной
деятельности предприятий:
производство;
продажи и закупки;
финансовые операции;
материально-техническое снабжение;
складское хозяйство;
техническое и сервисное обслуживание.
Таким образом, система также является полифункциональной и обладает
излишними функциями, а, значит, также как и ВААN, является экономически
неэффективной.
38
В первой из описанных систем, большое количество излишних функций,
которые не нужны при автоматизации, а с другой стороны, отсутствует функция
планирования доставки и производства.
Таким образом, SAP Supply Chain Management, не подходит из-за наличия, с
одной стороны, излишних функций в программе, а с другой стороны, из-за
отсутствия такой важной функции, как планирование доставки (отгрузки) и
производства.
Две последние проанализированные системы содержат в себе все функции,
необходимые в автоматизации работы отдела планирования, но при этом являются
чрезмерно функциональными и планирование - это только одна из функций данных
систем. Поэтому покупка данных систем является экономически
нецелесообразной.
Покупка функционального модуля информационной системы планирования
является экономически выгодной, но полностью противоречит, действующей на
предприятии, политике информационной безопасности, согласно которой,
централизованная автоматизация процессов возможна только для системы
магазина «Любимый». А если принимается решение автоматизировать локальный
процесс внутри одной страны (что позволяется политикой информационной
безопасности, действующей в магазине), то, это возможно осуществить только
посредством самостоятельно разработки.
На данный момент времени на рынке программного обеспечения содержится
огромное количество разнообразных как зарубежных, так и Российских
предложений и продуктов по автоматизации работы ИТ-отделов компаний,
которые включают в себя как классический Help Desk так и Service Desk, а также
дополнительный набор функций, описанный в библиотеке ITIL.
Информационные системы могут быть распределены по различным
признакам. По виду хранящихся данных информационные системы
подразделяются на фактографические и документальные. Фактографические
системы предназначены непосредственно для хранения и обработки данных в виде
чисел и текстов. Система магазина «Любимый» относится к фактографическому
типу именно потому, что основу информации будут составлять цифры и в итоге
магазин получает отчётность.
39
Информационные системы подразделяются на:
по функциональному предназначению: производственные, коммерческие,
финансовые, маркетинговые и др.;
по объектам управления: информационные системы автоматизированного
проектирования, управления технологическими процессами, управления
магазином;
по характеру использования информации, получаемой в конечном
результате:
o информационно-поисковые, предназначенные для сбора, хранения и
выдачи информации по запросу пользователя;
o информационно-советующие, предлагающие пользователю
определенные рекомендации для принятия решений (системы
поддержки принятия решений);
информационно-управляющие, результатная информация которых
непосредственно участвует в формировании управляющих воздействий.
Структурой информационных систем является совокупность отдельных ее
частей, именуемых подсистемами.
Состав функциональных подсистем, реализующих и поддерживающих
модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации крайне
многообразен и зависит от предметной области использования информационной
системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.
В состав обеспечивающих подсистем как правило входят:
информационное обеспечивание — методы и способы построения
информационной базы системы, которые соответственно включают в себя
системы классификации и кодировки информации, унифицированные
системы документации, схемы информационных потоков, основы и методы
создания баз данных;
техническим обеспечиванием является комплекс технических средств,
которые задействованы в технологическом процессе переустройства
информации в системе. Прежде всего это вычислительная техника,
периферийные устройства, аппаратура и каналы передачи данных;
40
программное обеспечение включает в себя совокупность программ
постоянного использования, важных для решения задач, и программ,
позволяющих более действенно применить вычислительные устройства,
обеспечивая пользователям все необходимые удобства в процессе работы;
математическим обеспечением является совокупность математических
способов, моделей и алгоритмов обработки информации, которые
используются в системе;
лингвистическим обеспечением является совокупность языковых средств,
применяемых в системе с целью улучшения качества ее разработки и
упростить общения человека с машиной.
Организационные подсистемы по относятся еще к обеспечивающим
подсистемам, но ориентированы на обеспечение более действенной работы
персонала магазина, и именно по этой причине они должны быть отдельно
выделены.
К вышеперечисленным подсистемам относятся:
обеспечение по подбору персонала — это специалисты, которые
непосредственно участвуют в создании и работе системы, формируют
штатное расписание и устанавливают обязанности сотрудников магазина;
эргономическое обеспечение — совокупность методов и средств как для
создания оптимальных условий для работоспособности сотрудников, так и
для быстрого привыкания к работе в системе;
правовое обеспечение (правовые нормы, которые контролируют создание и
функционирование информационной системы, устанавливают порядок
извлечения, изменения и использования информации);
организационное обеспечение (регламентирование процесса и
функционирования как системы в целом, так и сотрудников).
Автоматизированные информационные системы представляют собой
участие в процессе обработки информации и технических средств – основной
ролью является выполнение рутинных операций по обработке данных, которые
отводится компьютеру. Данный класс систем соответствует прогрессивному
представлению понятию «информационная система». Система, применяемая в
магазине «Любимый» относится к автоматизированной в связи с тем, что несмотря
41
на автоматические моменты возможность изменить процесс работы алгоритма у
Инженера всё же предусмотрена (перенаправить заявку на другого сотрудника,
заполнить поля описания, ввести в базу данных заявку, поданную не в электронном
виде).
Различают следующие классы информационной системы (в зависимости от
сферы применения): Интегрированные (корпоративные) информационные
системы, информационные системв автоматизированого проектирования,
информационная системв управления технологическими процессами,
Информационные системы организационного управления. Информационные
системы для организационного управления - предусмотрены для автоматизации
функций управленческого персонала как промышленных компаний, так и
непромышленных предприятий (например, гостиницы, банки, магазины).
Ведущими функциями аналогичных систем считаются: оперативный контроль,
регулирование, оперативный учет, анализ, перспективное планирование,
оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление продажами, поставки
и др.. Используемая в магазине «Любимый» информационная - организационное
управление, в связи с тем, что магазин «Любимый» управляет учётом и анализом
заявок, поступающих в службу технической поддержки.
Также информационная система классифицируется в зависимости от уровня
управления, на котором система используется:
Информационная система оперативного управления;
Информационная система специалистов;
Информационная система менеджмента.
Информационная система специалистов поддерживает работу с базой
данных и навыками, повышает продуктивность и производительность работы
инженеров и проектировщиков. Основная задача такой информационной системы
заключается в интеграции новых сведений поступивших в магазин и помощь в
обработке документов на бумажном носителе. Используемая в магазине
«Любимый» система - информационная система специалистов, потому что магазин
«Любимый» поддерживает работу пользователей а также инфраструктуру сетей и
серверов магазина.
42
Не обращая внимания на разделение по классам перечисленных выше
признаков, по функциональности, проектируемая в данной дипломной работе
система относится к CRM классу.
Почти все решения класса CRM (Customer Relationship Management)
представляют собой приложения по автоматизации, оптимизации и улучшению
производительности бизнес-процессов, которые непосредственно направленны на
взаимодействие с покупателями (продажи, обслуживание, маркетинг) за счет
персонализации отношений. Фирма, планирующая внедрение CRM-системы,
ориентируется, в большинстве случаев, на решение конкретной и основной задачи,
а именно увеличение объема и количества продаж, которые сосредоточенны в
«фронт-офисе» и направленны на привлечение и удержание клиентов, за счет
ориентированности работы приложения не на самой продукции, а на покупателе,
для которого обеспечивается личное обслуживание. На техническом уровне CRM-
система являет собой комплекс приложений, связанных одной основной бизнес-
логикой и интегрированных в корпоративную информационную среду на основе
единой базы данных.
Более известными системами, применяемыми в данный момент для
автоматизации торговой и складской работы магазинов в России, являются
программы «1С: Предприятие» и «Битрикс24».
Магазин «Любимый» использует информационную систему «1С:
Предприятие», которая создана для учета всех видов операций по продаже
продукции. Благодаря эластичности и легкой настраиваемости система способна
исполнить все необходимые функции учета - от ведения справочников и внесения
первичных документов, до получения всевозможных ведомостей и аналитических
отчетов.
«1С: Предприятие» автоматизирует работу на всех моментах
работоспособности предприятия и дает следующие возможности:
производить раздельный управленческий и экономический учет;
производить учет от имени нескольких юр. лиц;
производить учет продукции с вероятностью выбора метода списания
себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
43
производить раздельный учет собственной продукции и продукции, взятой
для продажи;
вести оформление закупки и продажи продукции;
вести автоматическое заполнение первичных документов на базе ранее
введенных сведений;
производить учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками,
детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
исполнять резервирование продукции и контроль оплаты;
производить учет валютных средств на для продажи продукции, их возврат и
оплату;
При применении программы «1С: Предприятие « пользователь имеет такие
возможности как:
установить для продукции магазина необходимое количество цен
всевозможного типа, сохранить цены поставщиков, оперативно
контролировать и изменять уровень цен;
работать с взаимосвязанными документами;
исполнять автоматический расчет цен в моменты списания продукции;
своевременно заносить изменения с помощью справочников и
документации;
производить учет продукции в разных единицах измерения;
получать самую многообразную отчетную и аналитическую информацию по
движению товаров и денежных средств;
автоматически создавать бухгалтерские проводки для программы «1С:
Бухгалтерии».
«1С: Предприятие» включает способы обеспечивания сохранности и
непротиворечивости информации:
вероятность запрета для сотрудников «прямого» удаления информации;
особый режим для удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
вероятность запрета сотрудникам редактировать данные по предыдущим
отчетным периодам;
ввод запрета по редактированию печатных форм документов;
44
отключение системы сотрудникам при временном прекращении
работоспособности.
Система «1С:Предприятие» не смотря на положительные стороны имеет и
такие недостатки, как:
1. большие денежные затраты на приобретение;
2. сложности с установкой системы 1С: «Предприятие» (произвести
установку может не каждый пользователь);
3. персонал должен пройти специализированные курсы перед началом
работы с системой
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Для магазина «Любимый» разработка стратегии реализации проекта
следующая:
анализ деятельности магазина;
анализ стратегии развития магазина;
определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
формирование бизнес-плана.
Есть 2 главные стратегии по автоматизации: подгонка имеющегося
программного продукта под бизнес-процессы магазина, предшествующая
перестройка бизнес-процессов и дальнейшая автоматизация уже облегченной
структуры. Выбор стратегии автоматизации непосредственно зависит от целей
развития и долгосрочных экономических возможностей. Для магазина «Любимый»
больше подходит вариант с доработкой имеющегося программного продукта под
бизнес-процессы.
Есть различные типы стратегий автоматизации:
хаотичная,
в зависимости от участков,
45
по направлениям,
полная (комплексная).
При использовании хаотичной стратегии автоматизации функции
информационной системы ранее не планируются. Процесс внедрения
информационной системы не согласовывается с существующими на данный
момент времени потребностями бизнеса, не уделяется внимание максимальному
перечню желаемых услуг для покупателей. Выделяются только функции,
выбираемые руководством магазина. Такая стратегия автоматизации используется
на предприятии и не имеет информационной системы в целом, как стартовая,
пробная автоматизация. Автоматизация в зависимости от участков имеет в виду
процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих разделов
предприятия, которые непосредственно объединены по функционалу.
Вышеуказанный процесс автоматизации выбирается в таких случаях, как:
недостаточность инвестиций предприятия для решения задачи
автоматизации полностью;
выделение участков с значительным экономическим эффектом в процессе
автоматизации (например, за счет сокращения сотрудников);
невозможность технологий производства обходиться без использования
автоматизированных систем.
Автоматизация по направленностям предполагает собой автоматизацию
отдельных направлений работы фирмы. Особой чертой от автоматизации по
участкам считается, что собственно деятельность подразумевает участие в данном
процессе всех подразделений предприятия, функционирование которых связано
напрямую с автоматизируемым направлением. Завершающим итогом
автоматизации по направлениям является абсолютная автоматизация компании.
Абсолютная автоматизация предполагает собой систему, которая состоит из
огромного числа составляющих разных уровней и разного предназначения. К
таким системам относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи,
управленческие процедуры, функции и т. д.. Все перечисленное дает возможность
применить один алгоритм для расчета подобных задач. Исключается потребность в
дублировании разных справочников в различных системах, в связи с тем, что всё
собирается в одной. Существуют минусы абсолютной автоматизации. Абсолютная
46
автоматизация требует значимых денежных и временных трат, а также невероятно
четкого и точного планирования. В представляемой дипломной работе выбрана
стратегия автоматизации по участкам. Отсутствие необходимого числа средств для
проведения комплексной автоматизации, автоматизация в магазине «Любимый»
состоит из проведения перечня отдельных моментов по разработке
автоматизированных систем для различных подразделений. Автоматизацию (в
рамках разрабатываемой системы) целесообразно начать исполнять с отдела
продаж, так как он непосредственно касается ввода документации планирования,
приема заявок покупателей и оформления документов, необходимых для отгрузки
продукции. Также нужно выполнить автоматизацию работы склада, так как именно
туда будет внедрена подсистема складского учета, впоследствии чего и будет
создана возможность всецело перейти на электронное оформление всей складской
документации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Выбор варианта – покупать или разрабатывать самим – полностью зависит
от каждой организации в отдельности. Здесь играет большую роль и готовность в
финансировании проекта и профессионализм специалистов – программистов,
готовых создать и внедрить программу, и квалификация будущих пользователей.
Приобретение готового проекта – позволяет приобрести уже готовое
решение, снизив расходы на его внедрение и разработку, но такой способ не
учитывает всех тонкостей конкретной организации и системы учета.
Покупка готового продукта и доработка нужного функционала
самостоятельно позволяет более точно настроить систему под конкретную
организацию и займет меньше времени, чем разработка собственной системы, но в
этом случае из-за отсутствия исходных кодов и подробной информации могут
очень существенно возрасти затраты на доработку.
Разработка приложения собственными силами позволяет создать продукт,
полностью отвечающий всем требованиям, но может занять больше времени и
средств, чем покупка готового решения.