67
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме
того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-
справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и
формирование конкретных выходных документов.
На рисунке 2.4 представлена информационная модель
ИС
спр «Товар» спр «Сотрудники» спр «Должности» спр «Поставщики»
Т «Ведомость поставки» Т «Ведомость отгрузки» Т «Ведомость продаж»
Менеджер
Ввод
справочников
Обработка
ведомостей
Формирование
отчетов
Спр* «Товар» Спр* «Сотрудники» Спр* «Должности» Спр* «Поставщики»
Т* «Ведомость поставки» Т* «Ведомость отгрузки» Т* «Ведомость продаж»
Ведомость
поставки
Ведомость
отгрузки
Ведомость
продаж
Менеджер
1
2
3
Рис. 2.4 «Информационная модель задачи»
В данной информационной модели выделено три основных области,
отвечающих за решение поставленной задачи.
Область 1 описывает функции системы, связанные с основной текущей
работой менеджера отдела продаж. Здесь отражены потоки информации, которые
поступают в информационную систему от менеджера с использованием экранных
форм, через которые происходи взаимодействие пользователя и системы.
Область 2 отражает процесс внесения и изменения информации в базе
данных информационной системы. В этой области происходит изменение состава
информации, хранящейся в таблицах и справочниках информационной системы.
68
Область 3 помогает понять процесс формирования отчетов в
информационной системе. Она описывает таблицы и справочники, к которым
обращается подсистема запросов и отчетов, чтобы сформировать требующиеся
отчеты и вывести их на печать.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
К нормативно-справочной, входной и оперативной информации относится та
информация, что поступает в систему непрерывно на протяжении всей жизни
программного продукта.
Эти документы служат основой для ввода информации в систему. Основным
требованием к входной информации является достоверность, поэтому перед
внесением информации в систему пользователь проводит операции для того, чтобы
убедиться в правильности заполнения документа и его достоверности. Это является
обязательным этапом, поскольку от этого зависит дальнейшая работа системы,
которая строиться именно на входной информации.
В данном дипломном проекте входной информацией является:
личные данные физического лица;
организационная структура организации;
реквизиты контрагентов;
документы на возврат от контрагентов;
перечень номенклатуры;
приходные и расходные накладные;
кассовые ордера;
документы на списание ТМЦ;
банковские выписки
документы на перемещение.
Все используемые в информационной системе документы можно условно
разделить на складские документы и платежные документы. Складские документы
содержат табличная часть, где содержится наименование номенклатуры и ее
69
характеристика. К складским документам относятся: «Заявка», «Реализация»,
«Возврат от покупателя», «Поступление ТМЦ», «Списание ТМЦ»,
«Перемещение». Во всех этих документах присутствует реквизит «Склад»,
который отражает местонахождение товара, у документа «Перемещение» таких
реквизитов два: откуда перемещается и куда.
К платежным документам относятся: «Приходный кассовый ордер»,
«Расходный кассовый ордер», «Приход по банку», «Расход по банку». У этих
документов имеются реквизиты: «Наименование организации», «Контрагент»,
«Сумма», также, в зависимости от вида документа «Касса» или «Банк». В таблице 4
представлены данные по документам, используемым в системе.
Таблица 4 «Используемые данные по документам»
Документ
Ответственный
Средний
объем
за неделю
Частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
Заявка
менеджер
80
высокая
70
Реализация
менеджер
70
низкая
70
Возврат от
покупателя
менеджер
5
низкая
5
Поступление
продукции
кладовщик
3
низкая
3
Списание
продукции
кладовщик
1
средняя
1
Перемещение
кладовщик
10
низкая
8
ПКО
бухгалтер
10
низкая
5
РКО
бухгалтер
10
низкая
5
Приход по
банку
бухгалтер
10
низкая
5
Расход по
банку
бухгалтер
10
низкая
5
70
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатной информацией после автоматизации отделов предприятия
является:
Справочники номенклатуры, документов, заявок и др.
Формы поиска и фильтрации по справочникам
Введенные документы, внешние и внутренние, хранящиеся в базе данных
Поиск и отбор по документам в системе
Печать отчетов на основе сохраненных данных
Перед началом работы нужно ввести данные контрагентов и номенклатуры.
Эти данные заводятся один раз и по мере необходимости дополняются новыми
позициями. Затем, на основе этих данных станет возможным создавать в системе
документы на приход, списание, возвраты, перемещение и реализацию товаров.
Для этого используются соответствующие регистры документов, а именно:
«ПоступлениеТМЦ»;
«Реализация»;
«Возврат»;
«СписаниеТМЦ»;
«Перемещение».
Ниже приведены экранные формы справочников и документов.
В справочник «Номенклатура» заносятся данные обо всех товарах, услугах,
которые используются на предприятии (рисунок 2.5).
Рис. 2.5 «Данные по номенклатуре»
71
В справочник «Контрагенты» заносится информация о контрагентах, с
которыми работает предприятие, а так же данные по заключенным с ними
договорам. В качестве контрагентов могут выступать поставщики, покупатели,
организации и частные лица (рисунок 2.6).
Рис. 2.6 «Данные по контрагентам»
Материалы поступают на склад организации от поставщиков. Для
оформления поступления номенклатуры от контрагента, используется документ
«Поступление ТМЦ» (рисунок 2.7, 2.8).
Рис. 2.7 «Документ «Поступление ТМЦ»»
72
Рис. 2.8 Документ «Поступление ТМЦ» (табличная часть)
В случае выявления бракованного товара или товара с истекшим сроком
годности, производится его списание с помощью документа «Списание ТМЦ»
(Рисунок 2.9).
Рис. 2.9 Документ «Списание ТМЦ»
Документ «Реализация» используется для продажи товаров контрагенту
(рисунок 2.10). Так же с его помощью можно оформить возврат от контрагента, для
этого используется документ «Возврат» (рисунок 2.11).
73
Рис. 2.10 Документ «Реализация»
Рис. 2.11 Документ «Возврат»
Документ «Перемещение» служит для перемещения номенклатуры со склада
предприятия на другой склад, либо в магазин (рисунок 2.12, 2.13)
74
Рис. 2.12 Документ «Перемещение ТМЦ»
Рис. 2.13 Документ «Перемещение ТМЦ» (табличная часть)
Для контроля результатов деятельности фирмы служат отчеты. Для этого
нужно выбрать пункт «Отчеты» в главном меню (рисунок 2.14).
Рис. 2.14 «Главное меню»
На рисунке 2.15 представлено «Остатки ТМЦ»
75
Рис. 2.15 Отчет «Остатки ТМЦ»
76
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Дерево функций служит для наглядного отображения взаимосвязей между
функциями разрабатываемой информационной системы в виде иерархической
структуры. При построении дерева функций основной проблемой является
соблюдение двух противоречивых принципов:
полноты – проблема должна быть рассмотрена максимально и всесторонне;
простоты – все дерево должно быть максимально компактным «вглубь» и
«вширь»;
Оно состоит из двух основных функций:
Служебные – позволяют обеспечить правильную работу системы,
организовывают взаимодействие пользователя с системой, а так же обеспечивают
безопасность и сохранность данных в информационной системе.
Основные – служат для непосредственной обработки данных, ведения
информационной базы и получения результатов.
Сценарий диалога представлен на рисунке 2.17.