26
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для решения поставленной задачи, а именно для разработки
электронной базы данных для учета персонала в ООО «Философия Массажа»
существует множество средств, а именно:
- разработки базы данной с использованием языков программирования
высшего уровня (VisualBasic, C++ и т.д.);
- использование специально ориентированных программных продуктов
от разных производителей;
- использование программ для создания базы данных (MicrosoftAccess,
SQL).
Каждый из вышеперечисленных инструментов имеет свои
особенности, свои преимущества и недостатки. Для выполнения
проектирования базы данных на языках программирования высшего уровня
необходимо знание синтаксиса языка, функций и команд, входящих в состав
языка. Применение продуктов от софтверных производителей является не
всегда экономически эффективным по причине высокой стоимости
программного продукта, а также дополнительных расходов, связанных с
сервисным обслуживанием.
Таким образом, проектирование предполагает под собой разработку и
внедрение в практику деятельности компании информационной системы
учета персонала, которая будет представлять собой программу,
ориентированную на работу на базе Windows, построенную с
использованием программных продуктов пакета MS Office.
Проектируемая система будет выполнена с применением
инструментария программного продукта MS Access. Для решения данной
задачи нужно выполнить следующие действия:
- Проанализировать аналоги информационных систем или их модулей,
существующих на рынке;
27
- Проанализировать функции разрабатываемого модуля «учет
персонала в организации», выбор средств разработки модуля, которые
необходимы для проектирования;
- Выполнить разработку базы данных (далее – БД) объектов системы;
- Выполнить создание удобного и дружелюбного интерфейса для
разрабатываемого модуля.
MS Access достаточно простое в работе средство среди перечисленных
выше, тем не менее, он способен выполнить все необходимые действия для
решения поставленных задач.
Разработанная информационная система будет установлена в
удалённую папку, находящуюся на сервере. Данная папка доступна всем
сотрудникам, специальный доступ для определённых файлов выделяется
администратором сети.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В данной дипломной работе рассматривается процесс автоматизации
процесса управления персоналом с использованием MS Access. Таким
образом, ниже будет описан алгоритм создания АРМ «Отдел кадров
Философия Массажа» на основе электронной базы данных, а также описание
основных объектов базы данных, реализованных на MS Access.
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы
данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна
выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают
полное представление о структуре таблицы и проектировке таблиц,
рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
1. Не должно быть повторений между таблицами. Когда определенная
информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется
только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также
исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.
2. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну
тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если
28
содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и
заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении
заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
3. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое
поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в
таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием
компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой
таблицы необходимо помнить:
- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются
результатом выражения.
- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация
- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы
(Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя/Фамилия»).
Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и
создания базы данных, является разработка инфологической модели.
Целью инфологического моделирования является обеспечение
наиболее естественных для человека способов сбора и представления той
информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных.
Основными конструктивными элементами инфологических моделей
являются сущности, связи между этими сущностями и их свойства
(атрибуты).
Сущность – это любой различимый объект (объект, который мы можем
отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе
данных. Сущностями могут быть люди, конкретные места, машины,
авиарейсы, звук, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип
сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору
однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как
целое.
Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование
29
должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть
одинаковым для различного типа сущностей.
Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно
однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает,
что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать
сущность по оставшимся.
Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы
назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных
между собой данных, то её структура могла бы быть очень простой. Однако
одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение
возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего
необходимо установить между ними определенные связи.
Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на
примере СУБД Microsoft Access.
Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля
при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей
используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в поле.
Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных,
которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках,
принадлежащих полю.
Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные о поле
(средство автоматизации ввода данных).
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля
(если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется
свойство Имя поля).
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля
автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение – ограничение, используемое для проверки
30
правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое
используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный
тип или тип даты).
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается
автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность
заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых
данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко
всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).
Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все
операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению,
хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для
индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут
проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет
автоматически исключить дублирование данных.
В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют
полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся
в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы
характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа
данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры,
влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.
Основные типы данных:
- Текстовый. Текст или число, не требующие проведения расчётов.
- МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших
текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть
ключевым или проиндексированным.
- Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От
выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
- Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа,
31
автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
- Логический. Логические значения, а также поля, которые могут
содержать одно из двух возможных значений.
- Денежный. Денежные значения и числовые данные,
используемые в математических вычислениях.
- Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном
фиксированном формате.
- Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие
типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или
проиндексированным.
- Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Программное обеспечение может быть не только создано «с нуля», но и
закуплено (готовые решения), т.к. рынок сегодня предлагает широкое
множество средств управления электронным документооборотом, в том
числе, в области управления персоналом.
Проведем сравнительный анализ основных предлагаемых рынком
систем.
Альтернативные варианты систем документооборота
1С: Документооборот — программный продукт российской фирмы
«1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный
в первую очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с
документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между
сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.
Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей
нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и
традиций делопроизводства. Программа обеспечивает
многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в
32
том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью,
высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким
спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления
рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный
контроль и сохранность документации и любой иной необходимой
информации. Функционал системы постоянно расширяется.
Работа с документами, доступная на данный момент:
-просмотр и редактирование
-работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от
черновиков до утверждения или уничтожения)
-быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
-возможность указывать связи между документами, создавать цепочки
подчиненных документов
-возможность коллективной работы с одним и тем же файлом
(согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
1С: Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия
КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий
и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом.
Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой
структурой и несложным документооборотом. Функционал версий ПРОФ и
КОРП имеет ряд различий.
Отличительной особенностью является дороговизна продукта, ее
недоступность в расширенной редакции для малых компаний.
МОТИВ — система оперативного управления компанией, относящаяся
к Web-ориентированным приложениям и являющаяся инструментом для
любых предприятий (без привязки к конкретной отрасли). Программный
продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы
сотрудников (англ. workflow) и управления электронными документами.
Администрирование электронного документооборота предприятия (создание
маршрутных схем, дизайн карточек документов и прочее) выполняется в
33
простом и понятном интерфейсе. Для настройки не требуется специальных
навыков программирования.
Важной особенностью системы является возможность эффективной
работы с большим количеством информации — у каждого пользователя
системы могут быть тысячи задач.
Пользователь МОТИВ может работать через веб-интерфейс — таким
образом, для работы требуется только браузер (Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, Safari, Opera), работать можно в любой
операционной системе. С системой поставляются клиентские приложения
для Windows и Mac OS X, позволяющие оперативно получать сообщения, а
также работать в оффлайн-режиме. Имеется отдельный интерфейс для
работы через мобильные средства коммуникации — телефоны и планшетные
компьютеры (в том числе iPhone и iPad).
Система МОТИВ разработана на языке программирования PHP
(Hypertext Preprocessor), использующемся для создания Web-
ориентированных приложений. Система МОТИВ использует систему
управления базами данных Firebird, и свободно и бесплатно
распространяемый web-сервер Apache.
Система может использоваться по модели SaaS, но может быть
приобретена и для установки на собственном сервере компании.
Однако существенным недостатком данной системы является
избыточность, и недостаточная распространенность. Это может стать
большой проблемой в области обучения персонала, поскольку поиск
специалиста может повлечь дополнительные временные и финансовые
потери.
«ДЕЛО». Система электронного документооборота «ДЕЛО» —
комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию
процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного
документооборота организации. Система используется как в небольших
коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или
34
ведомственных структурах.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально
относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM).
Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота
компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также
произвольных регламентированных бизнес-процессов.
Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным
нормативно-методическим требованиям в области управления документами.
Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы
документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в
организации информационными системами и бизнес-приложениями.
Дополнительные модули:
Электронная подпись и шифрование — опция позволяет соблюдать
необходимые условия для реализации защищенного и юридически значимого
электронного документооборота.
Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ) — подсистема
предназначена для автоматизации обмена документами между
организациями-участниками электронного документооборота, а также для
обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.
Подсистема управления процессами — позволяет проектировать и
создавать произвольные документно-ориентированные приложения.
Сканирование — опция обеспечивает пользователю возможность
сканирования.
Поточное сканирование — опция помогает быстро перевести в
электронный вид большой объем бумажных документов.
Защита от несанкционированного доступа — опция обеспечивает
безопасность хранимой информации с помощью Secret Disk Server NG
компании Aladdin.
Подсистема оповещений и уведомлений — осуществляет
автоматическую рассылку уведомлений и оповещений на электронную почту
35
пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».
Подсистема интеграция СЭД «ДЕЛО» и системы 1С — позволяет
упорядочить работу с финансовыми документами (что важно для расчета
зарплат, например).
Из описания системы следует, что она является составным продуктом
из нескольких подключаемых частей. Настройка компонентов может повлечь
за собой проблемы синхронизации типов документов. Так же, использование
системы в составе систем финансового учета повлечет за собой
необходимость использования части компонентов систем 1С.
Приведем, на основании официальной информации в сети интернет
(прайс-листы) стоимость каждой из рассмотренных выше систем управления
документооборотом компании. Данные о стоимости приведены в таблице 1.
Таблица 1 – Стоимость различных вариантов ПО
ПО
Стоимость, руб.
Расчет на количество
рабочих мест
1С:Документооборот.
Версия КОРП
144 000
1 лицензия на весь офис
1С:Документооборот.
Версия ПРОФ
36 000
1 лицензия на весь офис
МОТИВ
95 000
5
ДЕЛО
210 000
5
Как видно из представленной таблицы, наиболее дорогим решением
является приобретение системы ДЕЛО. Самым бюджетным решением –
система 1:С в конфигурации ПРОФ.
Стоимость разработки базы данных силами IT-отдела компании
определим, исходя из стоимости оклада разработчика (36 000 руб./мес., при
условии, что срок разработки составит 3 месяца). Таким образом, разработка
собственной базы, составит 108 000 руб.