36
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
К информационному обеспечению следует отнести тот факт, что
проектируемая система строится по принципу классификатора
автоматизированных систем за номером 7240000 «Автоматизированные
информационные системы, системы для научных исследований, системы
проектирования и управления на основе компьютерных баз данных».
Структура входных и выходных документов строится на основе сбора
информации из таблиц, представляющих собой основной источник
информации. Взаимодействие между пользователем и информационной
системой построено посредством экранных форм.
С точки зрения системного подхода автоматизированную систему
можно рассматривать, как представлено на рисунке 3.
Исходя из приведенной схемы, можно сформулировать несколько
основных этапов технологии принятия решения:
- сформулировать задачу и выполнить ее постановку;
- проанализировать методы решения поставленной задачи;
- в зависимости от задачи и метода ее решения сформировать перечень
информации, необходимой для её решения;
- выявить источники этой информации и сформировать для них запрос
Рисунок 3 – Технология автоматизированного решения задач
37
на её получение;
- получить запрошенные данные путем использования
соответствующих технологий в зависимости от используемых носителей
информации;
- проанализировать достаточность и достоверность полученной
информации;
- разработать и провести ряд мероприятий, направленных на получение
недостающей информации;
- ввести полученную информацию в компьютер;
- запустить соответствующее программное обеспечение, которое в
соответствии с заложенными алгоритмами будет преобразовывать входную
информацию в выходные данные;
- в интерактивном режиме сопроводить работу программы;
- определить получателей выходной информации;
- оформить результат решения задачи документально, сформировать
отчет и направить его по назначению.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение. Выше уже упоминалось, что в качестве
программного продукта для решения поставленной задачи будет использован
MS Access, входящий в пакет MS Office. MS Access будет установлен на
рабочие станции, и весь рабочий процесс будет производиться под
управлением ОС (операционная система) Windows 7 корпорации «Microsoft».
MS Access достаточно простое в работе средство среди перечисленных выше,
тем не менее, он способен выполнить все необходимые действия для
решения поставленных задач.
Разработанная информационная система будет установлена в
удалённую папку, находящуюся на сервере. Данная папка доступна всем
сотрудникам, специальный доступ для определённых файлов выделяется
администратором сети. Таким образом, сотрудники отдела кадров могут
38
запускать данную программу и выполнять работу в ней.
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Техническое обеспечение АРМ это, по своей сути, комплекс
технических средств для обработки информации на базе ЭВМ. Комплекс
предназначен для автоматизации функций специалиста отдела кадров в
предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.
Основываясь на том, что реализуемый программный продукт будет
реализован средствами пакета MS Access 2010, который входит в пакет MS
Office 2010, целесообразно привести системные требования к рабочей
станции (таблица 2).
Таблица 2 - Системные требования для Microsoft Office 2010
Компонент
Требование
Компьютер и процессор
Процессор с тактовой частотой 500 МГц или выше
Память
256 МБ оперативной памяти или больше; рекомендуется 512
МБ оперативной памяти
Жесткий диск
3,5 ГБ свободного дискового пространства.
Монитор
Монитор с разрешением 1024 х 768 или больше.
Операционная система
Поддерживаются следующие операционные системы: Windows
XP с пакетом обновления 3 (SP3) (32-разрядная), Windows Vista
с пакетом обновления 1 (32-разрядная или 64-разрядная),
Windows7 (32-разрядная или 64-разрядная).
Дополнительно
Требования и функциональные возможности продуктов могут
различаться в зависимости от конфигурации системы и
используемой операционной системы.
Другое
Для некоторых средств рукописного ввода требуется Windows
XP Tablet PC Edition или более поздней версии. Для
аппаратного ускорения графики требуется совместимая со
стандартом DirectX 9.0c видеокарта с объемом памяти не менее
64 МБ.
39
При выборе оборудования для АРМ необходимо руководствоваться
следующими принципами:
1. Конфигурация персонального компьютера АРМ должна позволить
хранить большой объём информации, для обеспечения обмена информацией
с другими компьютерами посредством различных носителей информации;
2. Принтер необходимо использовать, совмещённый со сканером,
ксероксом и факсом. Это позволит избежать дополнительных затрат, а
стоимость расходных материалов будет значительно ниже;
3. Выбор высококачественного модема определяется наличием
цифровой телефонной линии, которая обеспечивает скоростной и надёжный
доступ к Интернет-ресурсам;
4. Сеть должна обеспечивать 100 Мегабитные технологии.
40
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Разработку проекта автоматизации процесса управления персоналом
можно представить в виде следующих этапов, содержащих
последовательные задачи и подзадачи (таблица 3).
Основные этапы обозначены римскими цифрами. Каждая работа
обозначена арабской цифрой, содержащей номер этапа и номер самой работы
(например, 1-1 – первая работа первого этапа).
Таблица 3 - Этапы разработки (жизненный цикл) проекта
№ раб.
Наименование этапов и работ
1
I. Предпроектное исследование
1-1
Определение общих требований к автоматизации процесса управления
персоналом в компании
1-2
Анализ текущего состояния управления персоналом
1-3
Формулировка ключевых имеющихся недостатков
1-4
Выделение сопутствующих проблем и определение путей их решения
2
II. Разработка рекомендаций по автоматизации процесса управления
персоналом
2-1
Разработка основных требований к электронной системе управления
персоналом
2-2
Анализ возможных вариантов автоматизации (готовые решения или
собственная разработка)
2-3
Определение базовых характеристик для варианта «собственная
разработка»
2-4
Определение центров ответственности на этапах создания и реализации
проекта
2-5
Построение общих укрупненных схем взаимодействия центров
сответственности (маршрутизация движения документации)
2-6
Выработка предложений по решению выделенных сопутствующих
проблем
3
III. Разработка предложений по внедрению программного обеспечения
3-1
Разработка общих требований к программному обеспечению (Далее –ПО)
3-2
Разработка пилотного макета базы данных
3-3
Сравнительный анализ готовых решений и собственной разработки
3-4
Расчет стоимости закупки различных вариантов стандартного
программного обеспечения
3-5
Сравнительный анализ проектов создания или закупки ПО, с учетом
стоимости и сроков реализации различных вариантов проекта
3-6
Оценка эффективности альтернативных вариантов
3-7
Выработка оптимального решения. Формирование ТЗ для IT-отдела
компании
41
Общая характеристика проекта
1. Тип проекта. Проект направлен на совершенствование процесса
управления персоналом ООО «Философия Массажа», путем его автоматизации.
Проект относится к малым, локальным проектом, разрабатываемым и
осуществляемым внутри предприятия.
2. Цель проекта. Обеспечить совершенствование процесса управления
персоналом предприятия, упрощение и повышение точности операций.
3. Ожидаемый результат проекта. Создание автоматизированного
рабочего места кадровика, повышение эффективности работы кадровой
службы.
4. Менеджер проекта: Автор дипломного проекта.
5. Срок выполнения проекта: время работы над дипломным проектом,
а также время на утверждение руководством ООО «Философия Массажа»
предложенных решений.
2.1.2 Ожидаемые риски проекта
Рассмотрим кадровые риски.
Поскольку автоматизация процесса управления предполагает
определенную специфику и требования к квалификации, опыту, образованию
работников кадровой сферы, необходимо проанализировать вероятность
наступления таких рисков, как:
Риски при приеме в штат сторонних специалистов. Ключевым из этой
группы рисков является сложность поиска и подбора персонала, обладающего
необходимой квалификацией, образованием, опытом работы. Способом
снижения вероятности наступления данного риска является длительный
временной период поиска сотрудников. Т.е. работу над формированием штата
следует начинать с самого старта проекта. Возможно привлечение собственных
сотрудников и рекрутинговых агентств к поиску необходимого персонала.
Также, необходимо выделение HR-специалиста из числа команды проекта, т.е.
лица, обладающего всей полнотой компетенции для наиболее точной оценки
кандидатов на вакантные места.
42
Риск неудовлетворенности персонала работой в компании. Каким бы ни
был персонал – набран из числа действующих сотрудников предприятия или
набран новый – он должен быть удовлетворен всеми параметрами работы в
ООО «Философия Массажа». Хорошие специалисты в области управления
персоналом – это всегда «штучный товар» и не исключен риск
«переманивания» ценных кадров конкурентами, а также и риск увольнения
специалистов.
Методом снижения данного риска является проведение периодического
мониторинга уровня удовлетворенности сотрудников работой в ООО
«Философия Массажа». Методикой проведения анализа может стать метод
Парето, основанный на балльной оценке критерия удовлетворенности
сотрудниками предприятия (таблица 4, рисунок 4).
Для примера применения метода Парето, проанализируем
удовлетворенность персонала работой в ООО «Философия Массажа» на
сегодняшний день.
В результате стандартизированного анкетного опроса сотрудников,
основные дефекты кадровой политики, представляются в табличном виде:
Таблица 4 - Результаты опроса персонала, направленного на выявление
дефектов кадровой политики
Критерии
Баллы
%
Σ %
1
Отсутствие возможности роста
10,1
28,9
28,9
2
Несоответствие зарплаты с учетом
обязанностей и уровнем ответственности
8,1
23,1
52,0
3
Неудовлетворенность работой
1,8
5,1
57,1
4
Неудовлетворенность организацией
1,9
5,4
62,6
5
Отсутствие возможности полного
использования навыков и умений в работе
1,4
4,0
66,6
6
Неудовлетворенность рабочим местом
2,8
8,0
74,6
7
Отсутствие промежуточных поощрений и
вознаграждений, помимо премии по итогам
года
2,2
6,3
80,9
8
Отсутствие возможности обучения
6,7
19,1
100,0
43
Далее, полученные результаты анализируются с помощью Диаграммы
Парето. Диаграмма Парето строится в виде столбчатого графика. В нашем
случае, диаграмма составлена, исходя из результатов рекламаций сотрудников,
представленных в таблице 4.
Рисунок 4 - Диаграмма Парето
Анализируя удовлетворенность персонала в организации с помощью
принципа Парето выявлено, что проблемами, которые необходимо устранить в
первую очередь являются:
- отсутствие возможности карьерного роста;
- несоответствие зарплаты с учетом обязанностей и уровнем
ответственности;
- отсутствие возможности обучения.
Финансовые риски связаны с:
- не окупаемостью инвестиций;
- необходимостью дополнительных затрат, помимо стоимости самого
программного обеспечения для автоматизации процесса, таких как затраты на
обучение персонала работе с программой и т.д.
В целях оценки финансовых рисков, в данной работе рассчитаны модели
финансовых поток по трем вариантам проекта приобретения программного
44
обеспечения.
Варианты различаются:
- закупочной стоимостью необходимого программного обеспечения;
- стоимостью и периодичностью дополнительных затрат.
Ожидаемый доход будет выражен в общем повышении эффективности
работы предприятия и, по оценкам экспертов из числа сотрудников ООО
«Философия Массажа» составит порядка 700 тыс.руб./квартал.
Основные результаты моделирования приведены в таблице 5.
Таблица 5 - Результаты моделирования финансовых потоков вариантов
проектных решений
Как следует из таблицы 5, все варианты являются финансово
реализуемыми, т.к. показатель чистого дисконтированного дохода на
последнем шаге расчета больше 0.
Т.е. риск финансовых потерь можно оценить, как низкий, т.к. при любом
45
варианте инвестор сможет окупить затраты на проект.
Вместе с тем, наиболее предпочтительным с финансовой точки зрения,
является вариант проекта А.
Во-первых, он обладает наиболее коротким периодом окупаемости – NPV
становится положительным и не меняет своего значения на 3 шаге расчета, т.е.
проект окупится за 3 квартала первого года после внедрения.
Тогда как по варианту проекта «Б» срок окупаемости 5 кварталов, т.е.
больше года; по варианту «В» - также 5 кварталов.
Кроме того, по варианту «А» проект будет иметь наиболее высокую
норму рентабельности – 31%.
Таким образом, с точки зрения финансов, проект закупки программного
обеспечения и внедрения автоматизации процесса управления персонала в
работу предприятия можно считать проектом с низкой степенью финансового
риска.