21
Характеристика процесса поставки и учета продукции приведена на
рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 Характеристика процесса поставки и учета продуктов
Ответственность за поддержание на складах порядка и хранение
продукции, соответствующей требованиям, установленным в документе на их
поставку: регистрацию условий хранения, учет хранимых материальных ресурсов
и выдачи их в производство, а также за соблюдение установленных порядка и
правил выдачи материальных ресурсов в производство несут начальники отдела
закупок и начальник склада.
Данный процесс включает контроль сроков отгрузки, входной контроль
закупленных продуктов, учета, хранения их и выдачу (рисунок 1.10).
22
Рисунок 1.10 Характеристика процесса учета, хранения и выдачи
продуктов
Рассматривая деятельность ГК «Меркурий», нужно отметить, что не
смотря на организацию информационной деятельности на предприятии основной
процесс учета поставок продукции осуществляется по прежнему - "в ручную", то
есть в существующей практике управления на предприятии практически
отсутствует автоматизированная система обработки информации в некоторых
подразделениях, в частности, в отделе закупок. Информационная деятельность в
настоящее время является лишь одной из составных частей деятельности ГК
«Меркурий». Высокая трудоемкость обработки информации, низкая
оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации
сбора и регистрации информации, большой объем бумажного документооборота
– факторы, тормозящие развитие деловой активности предприятия.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота документов на поставку продуктов приведена на
рисунке 1.11.
23
Действие
Сотрудник отдела закупок
Составление заявки на
закупку продуктов
Получение и учет заявки
Сотрудник гостиницы
Сведения заявок в общую
Отправка поставщикам
Получение ответов и выбор
поставщика, заключение
договора
Заявка
Входящий документ
Общая заявка
Общая заявка
Договор
Рисунок 1.11 Схема документооборота документов на поставку продуктов
Учет и планирование закупок продуктов, а также получение отчетов по ним
в настоящее время осуществляется вручную, без применения средств
автоматизации. В настоящее время заявки на закупку от подразделений компании
учитываются в файле Excel. В этом случае многие аспекты остаются без внимания
компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет
за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания
клиентам согласно договорам, но и к потере деловой репутации компании.
Остановимся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить ГК «Меркурий»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика поставок продуктов;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками закупок;
24
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации закупок;
4. Отсутствие стандартной отчетности по поставкам продуктов;
5. Отсутствие контроля над работой с каждым поставщиком.
Основной задачей информационной системы, которую необходимо
разработать, является обеспечение контроля над всеми реализуемыми компанией
закупками со стороны высшего руководства.
Реализовать описанные выше задачи можно путем внедрения
информационной системы учета поставок продуктов в ГК «Меркурий».
Существующий способ учета выполнения закупок с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к
их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в
короткий срок получить сведения об общем количестве закупок, провести анализ
основных причин возникновения проблемных вопросов у менеджеров в ходе
осуществления закупок.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы менеджера проектов с разбивкой за
каждого поставщика или вид товара за определенный период, что очень
затруднительно.
В таблице 1.1 представлен объем потоков информации, обрабатываемых
одним сотрудником отдела закупок за год.
Таблица 1.2
Объем потоков данных обрабатываемых документов
№
п/п
Наименование
документа
Объем
документа
в символах
Объем
документов
в месяц
Объем в
документах
в год
Объем в
символах
в год
1
Данные о
поставщике 29062 30 360 10462320
2 Заявка на закупку 16641 6 72 1198152
3 Перечень продуктов
2928 6 72 210816
4
План график
закупок 1131 15 180 203580
5
Список
поставщиков 2159 120 1440 3108960
Итого по входным
документам
51921 177 2124 15183828
25
6
План распределения
закупок между
поставщиками 10359 1 12 124308
7
Отчет о выполнении
закупок 1590 6 72 114480
8
Отчет по типам
продуктов 2444 6 72 175968
9
Отчет по
поставщикам 10142 1 12 121704
10 Отчет по датам 1391 40 480 667680
Итого по выходным
документам 25926 54 648 1204140
ИТОГО 77847 231 2772 16387968
Планируемая ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320
минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников компании, в том числе менеджера по закупкам. В стоимостном
выражении, при учете того, что заработная плата сотрудника, занимающегося
подготовкой закупок, составляет 25000 рублей, экономия может составить более
13000 рублей ежемесячно.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
сокращение времени оформления документов.
Использование персональных компьютеров для автоматизации учета на
предприятии является важной составной частью всей системы информационного
обеспечения офисной деятельности. Сам по себе учет состоит из множества
рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же
арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных
документов и переносом чисел из одних документов в другие.
26
Использование программы по автоматизации учета повышает
оперативность и экономичность работы управления предприятия. Своевременное
получение необходимой информации и достоверных данных – основа
эффективной работы предприятия. Одним из наиболее важных достоинств
компьютерной обработки информации является получение данных не только о
состоянии дел в бухгалтерии, производстве и так далее, но и комплексных
сведений об эффективности работы всего предприятия.
Автоматизация учета позволяет анализировать и планировать деятельность
ГК «Меркурий».
Таким образом, можно сделать вывод, что выполняется очень большое
количество рутинных операций, что может повлечь за собой увеличение ошибок.
Возникает возможность ошибок пользователя при вводе данных и обработке
данных. Кроме того, тратится время на проверку правильности составления
ведомостей и отчетов. Следовательно, уменьшается оперативность работы.
Опираясь на вышеизложенные факты и учитывая, что объем информации
имеет тенденцию к росту, можно сделать вывод о целесообразности
использования средств вычислительной техники для решения данной задачи.
Целью использования средств вычислительной техники при этом будет
повышение оперативности решения задачи, хранение данных по закупкам в
одном централизованном хранилище, оперативная подготовка отчетов.
Результатом автоматизации работы менеджера является программа для
учета выполнения закупок, которая способствует повышению качества и скорости
обработки информации, тем самым снижая временные затраты, а также снижению
трудовых и стоимостных затрат.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность в ИТ понимается как комплекс мер и воспринимается как
единая система. Компьютерная безопасность может иметь разные аспекты, среди
которых нет более или менее значимых, здесь важно все. Не получиться вот так
взять и убрать часть каких-то мер, иначе система просто не заработает.
27
На сегодняшний день информационная безопасность (ИБ) уже является
неотъемлемой частью работы и развития многих государственных, коммерческих
и частных компаний. Защита данных опирается на ряд особых причин, ведь при
утечке важных данных любая компания зачастую несет серьезные убытки,
материальные и другие виды ущерба, которые чаще всего проводят к закрытию
предприятия.
Текущее соперничество вокруг информационных ресурсов, борьба за
достижение и удержание отдельного информационного превосходства каждый
день все более и более значимы в геополитической конкуренции большинства
мировых держав. На нынешнем, новом этапе развития общества, когда уже
доступный быстрый рост за счет слияния и присвоения новых ресурсов методом
захвата площади других стран уже неэффективный и изживший себя, встал
вопрос о других, улучшенных и приемлемых способах геополитической
конкуренции в рамках развивающейся ИТ-сферы.
Стало понятным, что по мере глобализации ИС, качество государственных
систем безопасности зачастую становится основополагающим фактором в
процессе решения вопросов любого субъекта геополитической борьбы. Также,
неэффективность подобной системы в области ИБ могут быть основным
фактором, который может запросто привести к глобальной катастрофе или
аварии, последствия которых часто вызывают дезорганизацию устоявшегося
государственного управления, экономический или финансовый крах.
Основная идея ИБ как социального явления состоит в том, чтобы
реализовать и внедрить различные нормативно-правовые, морально-
эстетические, а также организационные отношения между разными людьми,
которые позволят поддерживать баланс различных человеческих интересов, а
также интересы общества и государства в ИС.
Главными задачами поддержания ИБ внутри ИС малых и средних
предприятий становятся:
• Реализация механизмов оперативного нахождения,
прогнозирования, локализации и быстрого реагирования на нарушения
безопасности и проявления враждебных намерений в момент использования
систем и информационных ресурсов;
28
• Разработка комплексной нормативно-правовой базы поддержки ИБ;
• Разработка технологической и материально-технической базы ИБ;
• Поддержание правовой защиты субъектов информационных
отношений;
• Сохранение и грамотное применение ИР;
• Соответствие требований к поддержанию ИБ;
• Разработка совокупной системы ИБ и контроля эффективности
используемых защитных мер;
• Поддержание надежной работы ИС и предоставляемых ими услуг.
Работы по ЗИ должны быть проведены поэтапно с участием руководства и
сотрудников подразделений, ответственных за хранение и обработку данных.
Этапы включают в себя:
• Разбитие данных на категории;
• Изучение структуры ИР и значимых рисков;
• Разработка и внедрение организационных мер;
• Создание и использование программно-технических СЗИ.
Относительно эффективности применяемых решений важным становится
их соответствие указанным изначально требованиям, которые, в свою очередь,
подтверждаются анализом рисков, который существует для конкретной системы
в рамках признанных международных методиками.
Исходя из прошлого опыта можно говорить, что определяющими для
эффективного внедрения системы ИБ в организации становятся такие факторы,
как:
• Задачи безопасности и ее обеспечение лежат в основе
производственных целей и требований, функции управления безопасностью
реализует руководство компании;
• Видимая поддержка и приверженность высшего руководства к
реализации режима безопасности;
• Полное понимание рисков нарушения безопасности (слабостей или
угроз), которым подвергаются важные ресурсы компании, и степени их
защищенности, основанной на ценности и важности всех рассмотренных
ресурсов;
29
• Изучение системой безопасности всеми руководителями и рядовыми
сотрудниками компании;
• Подготовка полноценного пособия по политике и стандартам ИБ для
всех сотрудников и партнёров компании.
Успешная эксплуатация большой высококритичной системы требует не
только расширенного ТО, но и ряда услуг второстепенного характера.
Эффективность применения всех предлагаемых услуг зачастую зависит от того,
как верно и полноценно описаны все важные требования к использованию и
планы развития всей ИТ-инфраструктуры компании.
Политика ИБ обязана обеспечивать совокупное применение морально-
этических и правовых норм, технических и организационных мероприятий,
аппаратных, программных и программно-аппаратных средств поддержания ИБ, а
также выявлять правила и порядок их применения.
Политика ИБ должна основываться на непрерывности защиты,
полноценности мероприятий и средств защиты, их соответствии возможной
реализации угроз, рентабельности, настраиваемости, структуре, простоте
управления и применения.
Политика ИБ является совокупностью мер по ЗИ и информационных
процессов в компании. Политика ИБ состоит из требований в адрес сотрудников,
управляющего состава и технических служб. Главные направления разработки
подобной структуры ИБ включают в себя:
• Выявление того, какие данные и как сильно нужно защищать;
• Выявление того, кто и какой ущерб способен нанести компании в
информационном аспекте;
• Определение рисков и схемы минимизации их до приемлемой
величины.
Есть две системы оценки подобной ситуации в области ИБ в компании. Они
имеют базовые названия "исследование снизу-вверх" и "исследование сверху
вниз".
Первый метод довольно простой, не требует большого количества
капитальных вложений, но и имеет меньшие возможности. Он базируется на
известной схеме: "Вы – угроза. Ваши действия?". То есть служба ИБ, опираясь на
30
данных о всех возможных видах атак, может использовать их на практике для
проверки того, возможна ли подобная атака со стороны любого злоумышленника.
Метод "сверху вниз" является детальным анализом всей используемой
схемы хранения и обработки данных. Для начала происходит определение, какие
информационные объекты и потоки данных нужно защитить. Далее происходит
изучение текущего состояния системы ИБ для выявления того, что из
классических методик ЗИ уже используется, как часто и на каком уровне.
Далее делается разделение всех информационных объектов на отдельные
классы в рамках их конфиденциальности, требований по доступности и
целостности.
Затем выясняется, какой максимальный ущерб может принести компании
раскрытие или иная атака на каждый отдельный объект данных. Эту операцию
также называют "вычисление рисков". Изначально риском называется
произведение " допустимого ущерба от атаки" на "возможность такой атаки".
Политика ИБ должна включать пункты, в которых бы имелись данные
следующих разделов:
• Концепция ИБ;
• Отражение компонентов и ресурсов ИС, которые наиболее вероятно
станут участниками нарушения ИБ и уровень их критичности;
• Сравнение угроз с объектами защиты;
• Подсчет рисков;
• Подсчет объема возможных убытков, связанных с реализацией угроз;
• Подсчет расходов на построение системы ИБ;
• Выделение требований к методам и средствам поддержания ИБ;
• Определение базовых решений поддержания ИБ;
• Проведение восстановительных работ и контроль за постоянным
функционированием ИС;
• Разграничение прав пользователей.
Базовые принципы ЗИ:
1) Секретность – обязательное условие для лица, получившего доступ к
некой информации, требование неразглашения этих данных 3-им лицам без
письменного согласия ее обладателя, а также поддержание невозможности