31
доступа к таким данных всех лиц, которые не имеют спец разрешения (в ИТ сфере
– не имеют прав доступа);
Данное определение представлено в рамках ст. 2 п. 7 ФЗ № 149-ФЗ "О
данных, ИТ и о ЗИ". В рамках с данной трактовкой, секретность не считается
свойством данных, поэтому словосочетание "секретные данные" без описания их
владельца или других определяющих признаков некорректно.
2) Целостность – полное отсутствие в хранимых данных неких нелегальных
изменений (случайных или намеренных);
3) Достоверность – полная гарантия того, что данные получены из
официального, проверенного и надежного источника.
Если хотя бы одно из этих условий нарушено, можно смело говорить о
наличии утечки или искажении данных в совокупности.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сущность работы менеджера отдела закупок – работа с контрагентами,
которыми являются поставщики. Наиболее близкий класс программных решений,
который может быть рассмотрен данном случае – это системы автоматизации
работы с клиентами.
Согласно определению Gartner Group, CRM (Customer Relationship
Management — управление взаимоотношениями с клиентами) — это
распространяемая на все предприятие стратегия бизнеса, которая разработана для
оптимизации его прибыльности путем организации предприятия в соответствии
со структурой целевых сегментов его клиентуры, на основе поощрения
поведения, нацеленного на максимальное удовлетворение потребностей
клиентов.
Сравнение CRM систем – это не просто выбор системы из всего
представленного на рынке многообразия. Эффективность программы управления
маркетингом на предприятии определяется ее гибкостью и масштабируемостью в
32
зависимости от уровня компании и стратегии развития, а также учетом в системе
специфики отрасли.
В целом, экономическая эффективность модели CRM в компании
учитывает факторы влияния, находящиеся в трех областях: затрат на достижение
результата, прямых и непрямых выгод. Рассмотрим следующие основные
факторы снижения внутренних издержек при внедрении CRM:
уменьшение расходов на персонал;
сокращение маркетинговых затрат;
уменьшение затрат на оборудование и инвентарь;
снижение затрат на тренинги и обучение;
увеличение производительности в продажах;
улучшение обслуживания клиентов;
расширение возможностей бизнес-анализа;
сокращение непрямых ИТ-затрат.
При этом общая стоимость затрат при эксплуатации системы может быть
минимизирована за счет выбора CRM-платформы, отвечающей следующим
требованиям:
удобный и привычный интерфейс пользователя (минимизация затрат
на обучение нового персонала);
возможность низкозатратного внесения изменений в бизнес-логику
системы (минимизация затрат на управление изменениями);
наличие на рынке большого количества специалистов, способных
выполнять поддержку и сопровождение системы (минимизация затрат на
обслуживающий персонал);
хорошая масштабируемость, низкие начальные требования к
оборудованию (минимизация вложений в инфраструктуру).
Принимая во внимание то, что каждая компания уникальна и имеет свою
миссию, стратегические задачи, критические факторы успеха (CSF) и наконец,
ключевые показатели производительности (KPI), невозможно составить единый
для всех и окончательный список источников экономического эффекта. Для
каждой компании эти показатели будут различны и степень их влияния на общую
эффективность будет неодинаковой. В общем случае для выявления и
33
определения величины источников экономического эффекта, необходимо
проводить скрупулезный анализ как деятельности самой компании, так и
особенностей рынка в целом.
Сравнение CRM систем осуществляется по следующим параметрам:
Наличие необходимого функционала,
Гибкость системы,
Скорость внедрения,
Простота использования,
Удобство пользовательского интерфейса,
Стоимость ПО,
Качество технической поддержки.
Для сравнения были выбраны следующие системы:
amoCRM;
asoftCRM;
bitrix24.
В Таблице 1.2 приведены пункты на основании которых проведено
исследование демо-версий систем. Плюс означает наличие такого функционала в
системе, минус — его отсутствие. Пункты «Понятность интерфейса» и «Удобство
интерфейса» оценивались субъективно от 1 до 5, где 5 наивысший балл.
Таблица 1.3
Сравнение CRM
amoCRM asoftCRM bitrix24
Интеграция
+ - +
Сделки
+ - +
Контакты
- +
Задачи
+ + +
Продукты
- + +
Документооборот
+ +
Расширяемые поля
клиентов
+ + +
Расширяемые поля
сделок
+ - -
Настройки прав
доступа
- - -
Прикрепляемые
файлы
+ - -
Воронка продаж
+ + +
34
Анализ прибыли за
период
+ + +
Доходы по
продуктам
+ - +
Продукты – лидеры
продаж
+ + +
Проблемные
продукты
+ - +
Эффективность
менеджеров
+ + +
Баланс
+ + +
Удобство
интерфейса
3 4 3
Понятность
интерфейса
5 5 3
Стоимость, рублей 3000/месяц Серверная
лицензия – 30000,
пользовательская
- 4050
9990/месяц
Рассмотренные системы обладают достаточно обширной
функциональностью, но, в то же время, не могут быть применены для
автоматизации рассмотренного выше процесса работы отдела закупок, так как не
имеют возможности объединения заявок от разных подразделений, не имеют
функционала, позволяющего отбирать поставщиков на основании полученного
опыта работы с ними, а также не позволяют проводить анализ произведенных
закупок. Поэтому в данном случае наиболее логично разработать систему с
необходимым функционалом силами специалистов предприятия.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система может не
только не приносить достаточной прибыли, но и наоборот, замедлить
производство.
Стратегия автоматизации обычно строится на нескольких базовых
принципах:
35
Цель – сферы деятельности компании и сформированная
последовательность, в которой они будут автоматизироваться;
Способы реализации – применение комплексной автоматизации, а
также по участками и направлениям;
Техническая политика – совокупность поддерживаемых
предприятием внутренних стандартов;
Возможные ограничения – временные, финансовые и т.п.;
Реализация процедуры управления изменениями в планах.
В первую очередь стратегия автоматизации должна соответствовать
основным задачам бизнеса, а в само понятие обязательно должны входить пути
достижения данного соответствия. При составлении стратегического плана
должны учитываться важные факторы, такие, как:
Средний период полного изменения технологий производства;
Среднее время жизненного цикла продукции компании;
Долгосрочные планы главных поставщиков и их дальнейшее
развитие;
План развития самой компании, включающий все
слияния/разделения, увеличение или уменьшение продукции и численности
сотрудников;
Изменения в функциях персонала.
Важно понимать, что автоматизацию можно назвать одним из способов
достижения бизнес-целей, и это не самостоятельный процесс, развивающийся по
своим законам. В любой стратегии автоматизации во главе есть основная цель
бизнеса компании – миссия, направление деятельности и модель бизнеса.
Поэтому стратегия автоматизации – это всего лишь четкий план со своими
сроками и видами деятельности.
Нужно также учитывать и основные ограничения при выборе стратегии
автоматизации, а именно:
Временные ограничения;
Финансовые ограничения;
Технические ограничения;
36
Человеческий фактор.
Финансовые ограничения обычно определяются суммой инвестиций,
которые компания способна внести в развитие автоматизации.
Временные ограничения в данном случае связаны со следующими
факторами:
необходимостью обучения персонала;
тратой времени на внедрение системы.
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его
влиянием относят следующие:
Особенности трудового законодательства и рынка труда,
Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это
подгонка уже созданного программного продукта под определенный бизнес-
процесс или полная реорганизация бизнес-процесса и автоматизация уже
упрощенной структуры. Сам выбор стратегии оптимизации чаще всего зависит от
перспектив развития организации-заказчика, а также экономических
возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из себя
один из самых неэффективных методов инвестирования средств для подъема
компании. Под самой автоматизацией обычно понимают отсутствие плана
дальнейшего развития и создания. И такой подход обычно характеризуют
сиюминутные внедрения информационных технологий, которые очень часто не
соответствуют реальным потребностям бизнеса. И в таком случае само
предприятие получит прикладную систему, но ее стоимость будет сопоставима в
качественным комплексным решением. Выбирать данную стратегию можно лишь
в том случае, если нужно сэкономить средства и время на внедрение системы. Но
все дальнейшие шаги к модернизации будут стоить значительно дороже и станут
нерациональными и экономически невыгодными.
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий, которые
сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод применяется в
37
том случае, если у компании нет лишних средств на автоматизацию в полном
объеме, а выбранные участки дают хороший экономический рост, поэтому
применяется она часто на производственных участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая предполагает
полную автоматизацию отдельных видов деятельности компании. Основной
отличительной особенностью от автоматизации по участкам является тот факт,
что вся деятельность предполагает охват абсолютно всех подразделений и служб,
задействованных в автоматизируемом направлении. Финальным этапом этого
метода часто является полная автоматизация компании.
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая
некую систему, состоящую из множества элементов разного уровня и значения. В
такую систему обычно входят другие подсистемы, модули, функции, блоки
управления, текущие задачи и т.д. Такое построение позволяет использовать один
и тот же алгоритм для просчета разных задач, а также исключается дублирование
данных из разных источников, поскольку все находиться итак в одной системе.
Основным минусом полной автоматизации можно выделить необходимость
большого количества затрат на реализацию такой схемы, а также высокий уровень
первоначального планирования и расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия по
направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для рассматриваемого
предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС – это комплекс действий от определения и
формализации решения о важности ИС до момента внедрения данной системы на
предприятии. Выделяют несколько способов приобретения информационных
систем, а именно:
Самостоятельная или заказная разработка;
Покупка готовой ИС (зарубежной или отечественной);
Покупка + доработка (как самостоятельно, так и на заказ);
38
Стандартная аренда.
А теперь внимательно рассмотрим каждый вариант на предмет его
применения к автоматизации некоторой поставленной задачи.
Если выбирается покупка готового продукта, то необходимо выбрать такое
решение, которые будет полностью удовлетворять всем бизнес-процессам
компании. Сегодня это сделать очень сложно, поскольку практически все
производители стараются угодить всем и просто перегружают свой софт
совершенно ненужным функционалом, за который все равно нужно платить. Либо
готовое решение представляет только каркас, на котором уже строится
необходимый функционал для потребителя. Оба данных решения никак не
подходят для реализации задачи, поскольку подразумевают большие вложения
денежных средств в саму систему автоматизации.
Приобретаемая система не подойдет компании и из-за нехватки
функциональности, в ней хуже реализовано будущее развитие ИС, будет
необходим длительный срок адаптации под конкретные нужды компании, а также
неудобства будет вызывать частое обращение в службу поддержки.
Другой вариант – заказ у сторонних разработчиков, который позволит
получить ИС, подходящую под бизнес-правила компании, но это только на
текущий момент. В случае каких-то изменений бизнес-процессов придется вновь
преобразовывать систему, что выльется в лишние затраты на модернизацию ИС.
Вариант с покупкой и доработкой также возможен, но в случае, если
требуется небольшая доработка без изменения самого ядра ИС, которое иногда
проблематично настроить из-за неполной документации.
Вариант с арендой ИС имеет сразу несколько больших преимуществ:
Открывает новые инновационные возможности за счет
сотрудничества с поставщиками интеллектуальных услуг мирового уровня, а
также дарит ценный опыт во взаимодействиях и партнерстве;
Дает компании возможность быстро перестаиваться под
изменяющиеся реалии рынка – всегда проще найти другого поставщика, чем
закупать новое оборудование, перестраивать внутреннюю деятельность и
ликвидировать старые мощности;
Ускоряет получение новых навыков и ресурсов.
39
Однако в этом методе есть и свои нюансы – компания рискует вывести
слишком много видов деятельности за свои пределы и в случае нестабильной
ситуации может утратить то, что приносило ей популярность и успех на рынке.
Поэтому наиболее оптимальным решением становится то, что ИС будет
разрабатываться в стенах компании собственными силами, поскольку компания
располагает квалифицированными специалистами для разработки и внедрения
подобного вида систем. Но все-таки разработка такого рода предполагает, что у
компании имеются специалисты, способные провести анализ бизнес-процессов, а
следом разработать и внедрить систему для их автоматизации. А поскольку
автоматизация затрагивает одно достаточно большое направление, всем
специалистам не составит труда провести работы по проектированию, разработке
и финальному внедрению системы автоматизации.
Создаваемая ИС будет включать в себя весь необходимый функционал, а
также будет учитывать особенности работы и пожелания сотрудников компании,
следовательно будет являться уникальным продуктом, что позволит быстро
изменить в случае чего функциональность по требованию заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы состоит из
информационной модели работы персонала компании. Обычно выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных, главную
часть которых составляют документы. Можно различать первичные (входные)
документы, например, декларации и другую отчетность налогоплательщиков, а
также вторичные (выходные) документы.
40
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду,
направленную на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей.
Эта область выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для
каждого отдельного объекта определяется набор его характеристик и свойств.
Обычно к ИО предъявляют ряд требований, а именно:
• ИО должно быть полноценным и адекватным для поддержки всех
описываемых функций;
• При кодировке данных важно применять подтвержденные ID;
• В процессе кодировки входной или выходной информации,
применяемой на высшем уровне управления, важно использовать лишь
классификаторы данного уровня;
• ИО обязано быть на 100% совместимо с создаваемой системой;
• Все формы документов должны сочетаться с корпоративными
стандартами и определенной системы документации;
• Структура визуальных форм и всех документов должна полностью
соответствовать описанию каждого рабочего места сотрудника;
• Применяемые сокращения, графики и сообщения должны быть
приняты в обществе и рассматриваемой предметной области, а также утверждены
с заказчиком.
• в ИС важно предусмотреть механизмы проверки входной и выходной
информации, обновления данных в массивах данных, отслеживания целостности
БД, защиты НСД.
Основу Ио включает база информации, поддерживающая ее хранение и
обработку. Состав этой базы отражается параметрами системы и услугами, ею
предоставляемыми для своих пользователей, а также реализацией взаимодействия
контроля оплаты с другими АИС. Структура базы информации должна
поддерживать возможность увеличения функций системы, не требующих
корректировки структуры обрабатываемых данных, без переделки самой БД.
Сама база информации может состоять из: