44
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители
поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-
браузеры.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых
автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в
силу своей ориентированности на российское делопроизводство,
апробированности и широким применением в организациях различных типов.
"CompanyMedia", ИнтерТраст;
"Landocs", Ланит;
"Optima Workflow", Оптима;
"БОСС-Референт", АйТи;
"Дело", Электронные Офисные Системы;
"Documentum", Документум Сервисиз;
"Евфрат-Документооборот", Cognitive Technologes;
"PayDox".
То, что касается системы "Documentum", то, скорее всего, ее следовало
бы сравнивать не с системами делопроизводства, а с платформами для их
построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle
Collaborate Suite и так далее. В отдельную таблицу вошли, выработанные нами
в ходе исследований, сравнительные характеристики программных
возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе
позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного
программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и
не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки
явились системы: "CompanyMedia", "Евфрат-Документооборот" и "Босс-
референт".
Далее предложены функциональные характеристики ИС, которые, на
наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной
системы делопроизводства. Все представленные системы обладают почти
45
всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом
с типовыми задачами электронного делопроизводства справляются системы
"Евфрат-Документооборот", "CompanyMedia", "Дело", "Босс-референт" и
"PayDox". Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее
внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая
система не содержит инструментария необходимого для настройки под
потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать
участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости
внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы
доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных
являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "CompanyMedia" и "PayDox".
Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые
могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к
увеличению затрат на внедрение. Стоимость и сроки внедрения являются
одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом
конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и
структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее),
приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день
наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-
Документооборот", "Дело", "CompanyMedia" и "PayDox". Система "Дело"
популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она
ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.
Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется
универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое
количество внедрений "CompanyMedia" обеспечивает модульность системы и
реализация на платформе Lotus Notes/Domino. Система "PayDox" имеет
практику внедрения во многих нефтяных и энергетических компаниях,
страховых и пенсионных фондах, а также в государственных и учебных
заведениях.
46
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что
ещё существенно для автоматизации электронного делопроизводства. Помимо
необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного
функционала может значительно упростить работу с системой всем
сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний).
В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-
доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки
документов со временем могут меняться (например, в случае изменения
организационной структуры студии), что может привести к необходимости в
развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за
счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы
"Босс-Референт" и "Optima-Workflow". По остальным параметрам уверенные
позиции занимают системы "PayDox", "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-
Документооборот".
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность,
надёжность и производительность. Cистемы "CompanyMedia", "Optima-
Workflow", "PayDox" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить
необходимый уровень надёжности и безопасности электронного
делопроизводства. В свою очередь производительности рассматриваемых в
обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и
крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях
зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае
создания распределенной системы электронного делопроизводства (отдельные
серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно
работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что
системы "Босс-Референт" и "CompanyMedia", реализованные на платформе
Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства
администрирования при распределенной работе за счет возможностей
платформы.
47
1.4. Обоснование выбора системы управления проектами
документооборотом
На основании вышеприведенного анализа рынка и краткого обзора
популярных систем управления проектами и делопроизводства было выявлен
общий недостаток таких систем– цена внедрения и владения продуктом. Она
оказалась непосильной для небольшой компании. Руководство компании
решило остановить свой выбор на собственной разработке назвав ее
"FotoDocStyle".
Были сформулированы краткие характеристики системы "FotoDocStyle".
Система управления проектами и электронного делопроизводства
"FotoDocStyle" предназначена для управления проектами и групповой работой
сотрудников. Система включает все возможности для организации единого
электронного пакета как управления проектами так и делопроизводства студии
в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает
коллективную работу сотрудников с проектами, включая ведение версий
документов, осуществляет электронное согласование и утверждение
документов, рассылку и ознакомление сотрудников с проектами с регистрацией
факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на
работу с платежными проектами - ведение и учет платежных документов,
управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам,
создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения
платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям
затрат, формирование и исполнение бюджетов.
Использование функциональности конфигураций позволяет
сформировать необходимый функционал для различных задач или различных
групп пользователей. Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы
или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов меню, или
более сложным, позволяющим использовать все многообразие функций
"FotoDocStyle".
48
Выбор данного программного продукта обосновывается тем, что он
направлен на автоматизацию наиболее ответственной части деятельности
компании С помощью этого продукта руководство надеется осуществлять
полный спектр функций, обеспечивающих быструю и качественную работу
сотрудников, что, в свою очередь, будет влиять на доходы компании. И самое
главное - стоимость данного программного продукта является минимальной
среди готовых решений, рассмотренных ранее.
Выводы. Первая глава выпускной квалификационной работы посвящена
теоретическим исследованиям связанным с объектом автоматизации. При
написании технико-экономической характеристики деятельности компании
была подробно рассмотрена деятельность всей компании в целом, ее
функциональные возможности.
В данной главе также был подробно описан основной бизнес-процесс
компании. В настоящее время расчеты осуществляются посредством MS Excel,
что значительно усложняет работу сотрудников.
Для того, чтобы выбрать средство автоматизации был проведен анализ
существующих решений, позволяющих автоматизировать бизнес процесс,
также были рассмотрены статистические данные по использованию ИТ в
бизнесе.
В результате анализа было принято решение о разработке и внедрении
программного комплекса, который направлен на автоматизацию бизнес
процесса. Данное программное средство осуществляет широкий спектр
функций, которые позволят сотрудникам компании качественно и быстро
выполнять свою работу.
49
ГЛАВА 2. ПРОЕКТНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.
МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
Во второй главе – аналитической - приводится подробный анализ
предмета исследования – архитектуры разрабатываемого программного
обеспечения “FotoDocStyle” как клиент-серверного приложения в
трехуровневой архитектуре, описываются следующие ее модели:
Функциональная модель ИС;
Логическая модель ИС;
Динамическая модель ИС;
Физическая модель ИС.
Приводятся соответствующие диаграммы UML.
Согласно теории программной инженерии при выборе архитектуры ИС
необходимо учитывать не только физические аппаратные средства но еще и
класс программного обеспечения как составную часть ИС. В свою очередь
программное обеспечение определяется конкретными задачами организации.
При исследовании этой проблемы сейчас применяют методы проектирования
на основе объектно-ориентированного подхода который предполагает описание
анализа и проектирования ИС на языке UML (читается ю-эм-
эль)(унифицированный язык моделирования). В результате этого процесса
строятся модели предметной области (подлежащей автоматизации). Каждая из
моделей описывается в виде одной или несколькими UMLдиаграммами
соответствующего вида. Когда этот процесс завершится на подходящем уровне
детализации разработчики и заказчики получают наглядное представление об
архитектуре ИС с разных точек зрения. Только охватив в целом разные точки
зрения (вьюшки) можно говорить о возможных выборах архитектуры
конкретной ИС. Далее приведем типичные фрагменты UML диаграмм для
ИС:“FotoDocStyle”.
50
2.1. Функциональная модель ИС
Функциональная модель строится для того чтобы ответить и
задокументировать ответы на вопросы:
для кого строится ИС;
какие функции выполняет ИС.
На рисунке 2 приведена диаграмма USECASE (фрагмент) для
рассматриваемой ИС.
Рисунок 2. USECASE диаграмма функциональная модель
"FotoDocStyle"
На основании этой диаграммы определены актеры – в терминах UML
(директор, оператор-фотограф,менеджер …)для кого строится ИС.
Определены прецеденты - варианты использования (USECASE’s)–
овалы. Тем самым выявлен и детализирован функционал. Внутри прецедентов
описаны соответствующие сценарии их использования.
51
На схеме сплошными линиями показаны связи (ассоциации)
взаимосвязи, которые описывают полномочия актёров. Например к функциям
директора относятся:
1. контроль над соблюдением техники безопасности и требований к
охране труда на предприятии;
2. контроль над состоянием оборудования, обеспечение своевременного
ремонта и профилактических работ;
3. контроль качества материалов, мониторинг запасов материалов.
К функциям экономиста - маркетолога относятся:
1. является заместителем главного бухгалтера;
2. мониторинг, анализ и планирование текущей деятельности
предприятия;
3. проведение маркетинговых исследований с возможным привлечением
специалистов на временную работу;
4. планирование и управление запасами предприятия;
5. предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.
К функциям главного бухгалтера относятся:
1. ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с
национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;
2. предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности
в сроки и органы, установленные действующим законодательством;
3. предоставление ежегодного отчета.
2.2. Логическая модель ИС
Логическая модель ИС представляет собой конечную диаграмму
классов, на которой представлено взаимодействие сущностей, управляющих и
пограничных классов, выявленных на начальном этапе проектирования и в
процессе моделирования взаимодействий. Модель взаимодействий служит
источником информации не только о том, какие классы, помимо сущностей,
выявленных в начале разработки, должны существовать в системе, но и о том,
52
как они взаимодействуют и связаны друг с другом, а также какими методами
они обладают.
Диаграмма (Рисунок .) иллюстрирует основные классы - сущности и
различные ассоциации (связи) между ними.
Рисунок 3. Диаграмма классов ИС
2.3. Динамическая модель ИС
Диаграмма последовательностей (Рисунок .) относятся к динамическому
виду системы. Для диаграммы последовательности ключевым моментом
является динамика взаимодействия объектов во времени. При этом диаграмма
последовательности имеет как бы два измерения. Одно представлено слева
направо в виде линии жизни (lifeline) (период времени существования)
отдельного объекта, участвующего во взаимодействии, а второе - вертикальной
временной осью, направленной сверху вниз. Взаимодействие объектов
реализуется посредством сообщений, посылаемые одними объектами другим.
Сообщения появляются в том порядке, в котором они показаны - сверху вниз.
53
Рисунок 4. Оформление заказа на прохождение фотосессии
Рисунок 5. Заключение договора на прохождение фотосессии
Для Заключения договора клиенту необходимо передать подписанный
договор менеджеру, который в последствии открывает главное окно. Далее он
должен выбрать регистрацию. Вводятся сведения в пограничный класс Окно
регистрации окно составления договора, заполняет появившуюся форму.
Система управления проверяет введенные данные и сохраняет договор. Затем
менеджер сохраняет информацию о новом клиенте.