22
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:
непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция.
Специальных требований, где должен располагаться оттиск печати в
законодательстве нет. Поэтому поставить печать в часть бланка, обозначенную
буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск
печати должен быть на ней.
Точного состава реквизитов, которые должны быть на печати (штампе)
кассира, тоже нет. Раньше действовали нормативные акты, которые
регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены. Тем не менее их можно
использовать. Например, распоряжение мэра г. Москвы от 25.08.1998 № 843-
РМ «О создании в Московской регистрационной палате городского Реестра
печатей». В пункте 6 этого документа был установлен перечень реквизитов,
которые считались обязательными:
полное наименование организации на русском языке с указанием
организационно-правовой формы;
местонахождение;
основной государственный регистрационный номер.
Часто кассиры используют штамп для документов или кассы. На таких
печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или
«Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра г. Москвы от
25.08.1998 № 843-РМ).[34]
Получая деньги по приходному кассовому ордеру, руководствоваться
правилами пунктов 5.1–5.3 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Этап 1. Получая наличные деньги, бухгалтер оформляет приходный
кассовый ордер и передает его кассиру.
Этап 2. Кассир проверяет:
есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они
имеющимся у кассира образцам;
соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;
все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии.
23
Этап 3. Кассир пересчитывает деньги так, чтобы тот, кто вносит деньги,
мог следить за действиями кассира.
Этап 4а. Если сумма денег, указанная в приходнике, совпадает с
внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к
ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает
квитанцию вносителю.
Этап 4б. Если вносимая сумма денег не совпадает с суммой, указанной в
приходнике, кассир предлагает внести недостающую сумму. При отказе внести
недостающую сумму кассир должен вернуть все деньги вносителю. Кассир
должен также перечеркнуть приходник и отдать бухгалтеру (или
руководителю) на переоформление.
Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым
ордером по форме № КО-2[33].
Расходный кассовый ордер составляется по форме № КО-2 в одном
экземпляре (п. 4.1 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам,
кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную
(форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на
всю сумму выданной по ведомости зарплаты составляется расходный кассовый
ордер. ( п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.)
Зарплату из кассы должен выдавать кассир. В организациях без
штатного кассира, а также в подразделениях организации, которые
территориально отдалены от головного офиса (цеха, склады), руководитель
может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по
выплате зарплаты. Для этого нужно:
оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за
выдачу зарплаты;
ознакомить назначенного сотрудника с его правами и
обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.
24
Такие правила установлены пунктом 4 указания Банка России от
11 марта 2014 № 3210-У.
Если организация выдает зарплату по ведомости, применяется
ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов
утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.
На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи
руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать
установленный руководителем конкретный срок выплаты зарплаты. Этот срок
выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового
распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ).
Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты
сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и
выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или
по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.
Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6
указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). В этом случае ордера
по форме № КО-2 заполнить на каждого сотрудника отдельно.
Данные, удостоверяющие личность сотрудника, вписывается в
соответствующие графы ордера.
После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму
прописью, расписаться и поставить дату получения денег.
При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать
следующий порядок:
подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных
денег;
передать ведомость сотруднику для подписания;
после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную
сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
выдать деньги сотруднику.
25
После окончания выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму
выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив
фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет
оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в
произвольной форме реестр депонированных сумм.
На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составить
один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставить в ведомости.
Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе
с расходным ордером в отчет кассира.
Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от
11 марта 2014 № 3210-У[39].
Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале
(форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.
Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен
предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег
кассир должен написать: «По доверенности».
Если деньги выдаются по доверенности, то проверяется соответствие:
фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере,
фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени,
отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
указанных в расходном кассовом ордере данных документа,
удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им
документа.
В строке «Выдать» указывается Ф. И. О. человека, который получает
деньги.
В строке «Основание» указывается Ф. И. О. сотрудника, за которого
выдается зарплата, а также за какой месяц выплачивается зарплата.
В строке «Приложение» прописываются реквизиты доверенности.
26
В строке «По…» указываются паспортные данные человека, которому
выдаются деньги. Кто указан в доверенности.
Доверенность на получение денег прикладывается
к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько
выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то
к расходному кассовому ордеру прикладывается ее копия. Копию доверенности
заверяется в установленном руководителем (предпринимателем) порядке.
Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней
выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от
11 марта 2014 № 3210-У.
Начисляя зарплату, отпускные и другие выплаты, суммы не
округляются. Иначе изменятся условия договора без согласия сотрудника.
Такие действия нарушают трудовое законодательство и чреваты
штрафами (п. 57, 72 ТК РФ).
Однако при выплате зарплаты, отпускных и иных вознаграждений
можно округлить сумму до полных рублей. Но только в пользу сотрудника, то
есть в большую сторону. Если округлять зарплату при выплате, надо прописать
это в локальных актах или в коллективном договоре.
Сотрудник, желающий получить депонированную зарплату, должен
уведомить об этом организацию в устной либо письменной форме.
На выплату зарплаты (в т. ч. депонированной) можно использовать как
деньги, полученные в банке, так и свою выручку.
Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты
законодательством не установлен. По общему правилу зарплата выплачивается
не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день прописывается в Правилах
трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре (ст. 136 ТК РФ).
Например, можно предусмотреть, что при наличии достаточных средств в кассе
организации депонированные суммы выплачиваются в день обращения
сотрудника.
27
Депонированную зарплату сотруднику выдавайте по расходно-
кассовому ордеру (форма № КО-2) (п. 6.1 указания Банка России от 11 марта
2014 № 3210-У).
Если выдаются деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый
ордер оформляется на основании его письменного заявления в произвольном
виде. Принимаются заявление кассовым работником только если в нем есть:
запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
подпись руководителя;
дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 указаний ЦБ от 11.03.2014
№ 3210-У.
Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от
руки, при помощи компьютера или комбинированным способом (п. 4.7
указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по
цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не
установлено.
В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной
операции.
В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и
другие документы (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Указывается номер и
дата составления документа.
Такой порядок заполнения установлен указаниями, утвержденными
постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Нумеровать расходные кассовые ордера можно так, как удобно
организации. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или,
например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом
нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни
указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88,
28
ни указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У не установлены требования к
нумерации.
Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый
ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Получатель денег должен указать в расходнике сумму прописью и
поставить подпись. Если же оформляется общий расходный ордер за смену,
указывается в локальном документе организации ответственный сотрудник,
который будет подписывать такие документы за получателя. Например, это
может быть кассир, старший кассир или иной сотрудник.
Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, следует
руководствоваться правилами пунктов 6.1–6.3 указаний ЦБ от 11.03.2014
№ 3210-У.
Этап 1. Кассир проверяет:
есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они
имеющимся у кассира образцам;
соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;
все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;
совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого
документа, который предъявляет получатель денег.
Этап 2. Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и
передает расходный ордер получателю для проставления подписи.
Этап 3. Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.
Этап 4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег
так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в
сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Этап 5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением
кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не
сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных
наличных денег.
Этап 6. Кассир подписывает расходный ордер.
29
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю,
указанному в расходном кассовом ордере, или его представителю по
доверенности. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ,
удостоверяющий личность. А у представителя – доверенность и паспорт (или
другой документ, удостоверяющий личность). Об этом сказано в пункте 6.1
указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Когда деньги выдаются по доверенности, нужно также проверить:
– соответствуют ли Ф. И. О. получателя, указанные в расходном
кассовом ордере, данным из доверенности;
– соответствуют ли Ф. И. О. доверенного лица, указанные в
доверенности и расходном кассовом ордере, данным его паспорта или другого
документа, удостоверяющего его личность.[41]
Доверенность на получение денег прикладывается к расходному
кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на
получение денег у разных организаций (в т. ч. организаций госсектора) или
предпринимателей, то к расходному кассовому ордеру приложить ее копию.
Копию доверенности заверяется в установленном руководителем
(предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится
у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному
кассовому ордеру.
Прежде чем приходные и расходные кассовые ордера передать в кассу,
их регистрируют в журнале. Вести журнал по форме № КО-3. Такие правила
установлены частью 1 статьи 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете», указаниями, утвержденными постановлением
Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Кассовые ордера можно составлять в электронном виде. Распечатывать
их в этом случае не нужно. Такие документы подписывают усиленной
квалифицированной электронной подписью. Поэтому, чтобы оформлять
электронные кассовые ордера, нужно приобрести электронные подписи для
30
всех, кто подписывает кассовые документы: руководитель, главбух, кассир,
подотчетные лица и т. д.
Квитанции к электронным приходным кассовым ордерам можно
направлять на электронную почту вносителя. Такая возможность теперь
предусмотрена подпунктом 5.1 указания ЦБ № 3210-У.
Если не налажен электронный документооборот, а место работы
бухгалтера далеко от кассы, в этом случае кассовые документы бухгалтер
может оформить в электронном виде и заверить электронной подписью. Кассир
же после получения электронного документа должен распечатать его на бумаге,
поставить свою подпись и оттиск печати или штампа (если организация не
отказалась от печати). Такое решение предложил Банк России в письме от
11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002.
Сведения о движении наличных отражается в кассовой книге по форме
№ КО-4. Поступать так должны все организации независимо от применяемой
системы налогообложения или их организационно-правовой формы.
Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены
операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать
организацию. Если у организации есть обособленные подразделения и
нарушение выявлено в нескольких обособленных подразделениях, штраф
выпишут на каждое подразделение (письмо ФНС от 17.08.2017 № СА-4-
20/16322).
Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. При этом
оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в
том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок
установлен пунктом 4.6 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, а о том, что
нарушение его наказуемо, прямо сказано в статье 15.1 КоАП.
Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в
электронном виде (п. 4.7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Листы кассовой книги на бумажном носителе обязательно нумеруют,
прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге
31
делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила
установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от
18.08.1998 № 88.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир:
подсчитывает итог операций за день;
определяет остаток денежных средств в кассе на начало
следующего дня;
передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист,
который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и
расходные ордера.
Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце
рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.
Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров.
После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить
получение отчета кассира и первичных документов. Об этом сказано в пунктах
4.6–4.7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом
необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и
исключить возможность несанкционированного их изменения. Для этого
кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями. Такой
порядок установлен пунктом 4.7 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу
в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном
носителе (абз. 4 п. 4.6 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если кассовая книга оформлена в электронном виде, исправления в ней
после подписания ответственным лицом не допускаются (абз. 3 п. 4.7 указания
ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить
исправления. В случае необходимости зачеркнуть неверные данные и написать
достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое