32
исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или
лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 4.7 указания ЦБ от
11.03.2014 № 3210-У, части 7 статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от
06.12.2011 № 402-ФЗ.
Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу
нужно в главной. Движение денег в операционных кассах в течение дня
отражают в контрольно-кассовой технике. Затем наличную выручку из
операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в
кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по
форме № КО-1, которые составлены согласно фискальным документам
(отчетам о закрытии смены), сформированным на ККТ в операционных кассах.
Такой регламент предусмотрен пунктом 4.1 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-
У, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от
25.12.1998 № 132.
Если организация проводит кассовые операции через обособленные
подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу
наличных отражать в отдельной кассовой книге обособленного подразделения.
Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному
порядку. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания ЦБ
от 11.03.2014 № 3210-У.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма
N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы
организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также
учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным
операциям.
При расчетах с физическими лицами используют кассовые аппараты,
которые передают сведения в налоговую инспекцию, это онлайн-ККТ.
К работе на ККТ допускают сотрудников (кассиров-операционистов),
которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. Кроме того,
с этими сотрудниками нужно заключить договоры о полной материальной
33
ответственности. Это следует из положений пункта 2.1 Типовых правил,
утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, которые применяют в
части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
– ключи от кассовой кабины;
– ключи от денежного ящика;
– необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты,
ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
– разменную монету и купюры.
Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об
открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору
фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит
подтверждение приема документа оператором. После этого можно приступить
к расчетам с покупателями. Это следует из пунктов 2 и 3 статьи 4.3 Закона от
22.05.2003 № 54-ФЗ[6].
Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в Приложении 1.
Все реквизиты чека должны быть четкими и легко читаемыми не менее чем
полгода после выдачи (п. 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Если ККТ использует платежный агент или субагент, то помимо выше
перечисленных обязательных реквизитов в чеке должны быть:
Телефоны платежного агента (субагента), поставщика и оператора
по приему платежей;
Размер вознаграждения
Кассовый чек банковского платежного агента или субагента
дополнительно к основным обязательным реквизитам должен содержать
следующие обязательные реквизиты:
наименование операции;
размер вознаграждения;
наименование и местонахождение оператора по переводу денежных
средств;
34
ИНН;
телефоны оператора по переводу денежных средств, банковского
платежного агента, субагента.
Кассовые чеки платежного и банковского агента (субагента) могут не
содержать сведений о ставке и размере НДС.
Такие правила установлены пунктами 3 и 4 статьи 4.7 Закона от
22.05.2003 № 54-ФЗ.
Формат кассовых чеков и БСО установлен Федеральной налоговой
службой в приказе ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.
При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора
кассовой машины и назвать ее покупателю;
получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги
отдельно на виду у покупателя;
провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю
вместе с чеком или бланком строгой отчетности.
Чек или бланк строгой отчетности выдать:
на бумаге.
и (или) в электронной форме.
При расчетах наличными и с предъявлением банковской карты чек
пробивается в момент расчета и передается покупателю. Если покупатель
расплачивается наличными, чек формируется, когда принимаются от него
деньги. Если оплата по карте – пробить чек нужно, когда получено
подтверждение об оплате. Чек покупателю передается сразу же.[25]
При расчетах электронными средствами платежа через интернет чек
нужно формировать сразу в момент расчета: пользователю придет мгновенно
уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен.
35
Сразу же этот чек нужно отправить на электронный адрес покупателя или его
абонентский номер.
При оплате в безналичном порядке (за исключением оплаты через
интернет) чек нужно пробить до передачи товара, но не позже следующего
рабочего дня после расчета.
Чек можно не выдавать и не направлять покупателю при расчетах:
с использованием электронных средств платежа с применением
автоматических устройств при оказании услуг по перевозке;
за товар (кроме подакцизной продукции, технически сложных или
подлежащих обязательной маркировке товаров) с использованием устройств,
которые выдают товар.
С 1 февраля 2020 года при расчетах за товары через устройства, которые
их выдают, чек можно будет не выдавать при условии, что на дисплеях таких
автоматов отображается QR-код для считывания кассового чека. До этой даты
такое требование не обязательно.[44]
Чек можно не выдавать, если, помимо вышесказанного, на корпусе
автоматического устройства для расчетов есть легко читаемый заводской номер
этого устройства. Номер должен быть расположен в месте, доступном для
осмотра без перемещения или разборки автоматического устройства для
расчетов.
Пробивается чек, если получен аванс или предоплата. Если в момент
приема денег известно, в счет каких товаров поступила оплата, в чеке указать
способ расчета – «Предоплата». В случае, когда покупатель вносит
предварительный платеж за товар, но еще неизвестно, какие именно товарные
позиции будут отгружены, пробить чек с признаком «Аванс».
При возврате аванса в счет предстоящей поставки товаров, работ или
услуг сформировать чек с признаком расчета «возврат прихода». Отметим, что
чеки на возврат аванса можно не пробивать до 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4
Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ).
36
При зачете или возврате аванса чеки можно не пробивать до 1 июля
2019 года (п. 4 ст. 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако по желанию
организация или ИП может это делать и до 1 июля.
Отчет о закрытии рабочей смены формируется не позднее 24 часов
после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены,
кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора
формируется отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически
отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от
22.05.2003 № 54-ФЗ).
Далее подготавливается и сдается выручка старшему (главному)
кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными
кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это
следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 6.1
Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104,
которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с
законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или
доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических
показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской
деятельности, кассовые документы могут не оформляться. (пп. 4.1 в ред.
Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в
электронном виде, организуется руководителем.[36]
Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег,
предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление
операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы
отметки «фондовый».
Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от
31.10.2000 № 94н, которым утвердило не только План счетов бухгалтерского
37
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию
по его применению.[13]
Синтетический учет кассовых операций ведется с использованием
счета 50 «Касса»[21].
Аналитический учет ведется по видам движений денежных средств.
Раздел 5 Инструкции по применению Плана счетов допускает право
компаний открыть к счету 50 субсчета 50-1 «Касса организации», 50-2 «Опера-
ционная касса», 50-3 «Денежные документы».
Следует отметить, что субсчет 50-1 «Касса организации» используется
для учета движения наличных денежных средств по кассе компании. При веде-
нии операций с иностранной валютой необходимо открывать отдельные суб-
счета к счету 50 для обособленного бухгалтерского учета кассовых операций по
каждой иностранной валюте.
Таблица 3
Характеристика счета 50
Характеристика счета
Отражение сальдо по счету в
бухгалтерском балансе
Активный, сальдовый, балансовый
Актив Раздел II «Оборотные активы»
50/1, 50/2 статья «Денежные
средства»,50/3 статья «Прочие
оборотные активы»
Учет операций в кассе организации отражен в Приложении 2.
Учет операционной кассы.
На субсчете 50/2 учитывается наличие и движение денежных средств в
кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков,
остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах
портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи
и т. п. Субсчет открывается организациями (в частности, организациями
транспорта и связи) при необходимости.
38
Таблица 4
Корреспонденции по счету 50/2
Дебет
Кредит
Содержание операции
50/2
90/1,62
Поступление выручки в операционную кассу
50/1
50/2
Сданы денежные знаки из операционной кассы в
кассу организации
Учет денежных документов.
К денежным документам относятся почтовые марки, оплаченные
билеты, путевки, проездные билеты, талоны на нефтепродукты, аналогичные
документы. Денежные документы принимаются к учету по фактической
стоимости приобретения.
Денежные документы должны храниться в кассе предприятия. Кассир
следит за их движением и сохранностью. В конце дня кассир составляет отчет
по движению денежных документов. Данные из отчета заносятся в книгу учета
движения денежных документов, которая является регистром аналитического
учета. Организация разрабатывает формы для учета денежных документов
самостоятельно. В документах должны быть указаны следующие реквизиты:
наименование документа; дата составления; наименование организации,
составившей документ; содержание хозяйственной операции; единицы
измерения и стоимость; должностные лица, ответственные за совершение
операции; личные подписи указанных лиц.
Учет путевок.
Организации для работников и членов их семей приобретают путевки в
санатории, дома отдыха, детские оздоровительные лагеря за счет собственных
средств и средств Фонда социального страхования в соответствии с
действующими нормативными документами.
Учет путевок целесообразно вести в Книге учета путевок в санатории и
доме отдыха. Форма книги разрабатывается организацией самостоятельно и
утверждается приказом руководителя.
В Книге учета путевок в санатории и дома отдыха рекомендуется
указывать следующие реквизиты. В приходной части: дату получения путевки;
39
номер накладной; наименование организации, от которой получены путевки;
наименование санатория; номер путевки, срок и стоимость. В расходной части:
дату выдачи путевки; фамилию, имя, отчество, должность работника, которому
выдана путевка; сумму, уплаченную за путевку; дату обратного талона к
путевке. Кроме того, в книге работник должен расписаться в получении
путевки.
Таблица 5
Корреспонденции по счету 50/3/путевки
Дебет
Кредит
Содержание операции
50/3/путевки
76
Отражена задолженность за полученные путевки
76
51, 50
Оплачена задолженность за путевки
50/3/путевки
71
Получены путевки от подотчетного лица
73/путевки
50/3/путевки
Переданы путевки работнику
50/1
7 3/путевки
Внесена в кассу работником стоимость (часть
стоимости) путевки
70
73/путевки
Удержана из заработной платы стоимость (часть
стоимости) путевки
69/1
73/путевки
Погашена за счет ФСС стоимость (часть стоимости)
путевки
84, 91/2
73/путевки
Погашена за счет нераспределенной прибыли
(собственных средств) стоимость (часть стоимости)
путевок
94
50/путевки
Отражена недостача путевок, выявленная в
результате проведения инвентаризации
Учет проездных билетов.
Организации приобретают для своих сотрудников проездные билеты в
целях производственной необходимости. Руководитель организации в приказе
указывает, какие специалисты имеют разъездной характер работы (курьеры,
экспедиторы), и утверждает пофамильный список работников, которых
организация должна обеспечить проездными билетами. Список передается в
бухгалтерию организации. Приобретенные проездные билеты приходуются в
кассу и выдаются работникам согласно утвержденному списку по ведомостям.
Форма ведомости организацией разрабатывается самостоятельно и
утверждается приказом руководителя.
40
Таблица 6
Корреспонденции по счету 50/3/билеты
Дебет
Кредит
Содержание операции
50/
3/билеты
76
Отражена задолженность за полученные билеты
76
51, 50
Оплачена задолженность за билеты
50/
3/билеты
71
Получены билеты от подотчетного лица
71
50/3/билеты
Переданы билеты работнику
50/
3/билеты
71
Возвращены билеты работником
20, 25,26,
44, ...
71
Списана стоимость билетов на затраты по назначению
94
50/3/билеты
Отражена недостача билетов, выявленная в
результате проведения инвентаризации
Учет талонов на бензин.
Предприятия, имеющие автомобильный транспорт, часто заключают
договор на покупку бензина с нефтебазами, которые продают ГСМ через свои
автозаправочные станции. Количество и цену приобретаемых нефтепродуктов
целесообразно указывать не в договоре, а в приложениях к договору или в
дополнительных соглашениях в связи с тем, что цены на топливо часто
меняются. Заплатив за определенное количество бензина, предприятие
получает талоны. В талонах указывается марка, а также количество топлива.
Наличие и движение приобретенных талонов учитывает материально
ответственное лицо в Книге учета талонов на нефтепродукты. Книгу
целесообразно прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью предприятия.
Каждый лист книги заполняется под копирку или автоматизированным путем в
2 экземплярах. Второй экземпляр листа отрывается и сдается материально
ответственным лицом в бухгалтерию вместе с приходными и расходными
документами.
Водителям талоны выдаются по Ведомости выдачи талонов на
нефтепродукты. Количество бензина, полученного на АЗС по талонам,
водители указывают в путевых листах.
41
Таблица 7
Корреспонденции по счету 50/3/талоны
Дебет
Кредит
Содержание операции
60/авансы
51
Перечислен аванс за нефтепродукты
50/3/талоны
60
Приняты к учету талоны на бензин
71
50/3/талоны
Переданы талоны водителям
10
71
Принят к учету бензин, полученный водителями
19
71
Принят к учету НДС со стоимости бензина,
полученного водителями
68
19
Принят к вычету НДС
60
60/авансы
Зачтена сумма аванса, перечисленная поставщику за
полученный бензин
20, 25, 26,
44
10
Списана стоимость израсходованного бензина по
назначению
94
50/3/талоны
Отражена недостача талонов, выявленная в
результате проведения инвентаризации
1.4 Методика проведения анализа кассовых операций
Для того чтобы обеспечить пользователей информации необходимыми
им данными о перемещении денежных средств в разрезе основных видов
деятельности субъекта, формируется Отчет о движении денежных средств.[35]
Выделяют следующие методы анализа и формирования отчета о
движении денежных средств:
– прямой метод заключается в применении учетных данных об оборотах
по статьям денежных средств, иными словами раскрывает информацию о
перемещении денежных средств. Однако данный метод не дает возможности
проследить взаимосвязь полученного конечного финансового
результата(прибыли или убытка) и изменения денежных средств (чистого
денежного потока) хозяйствующего субъекта;
– косвенный метод заключается в использовании вместе со статьями
денежных средств иных статей баланса, изменение которых в той или иной
степени влияет на финансовые потоки предприятия.
Наиболее простым в применении является прямой метод анализа
денежных потоков. Среди направлений данного метода выделяют следующие: