47
Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его
обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель,
несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие
функции:
1. Организационно техническое обеспечение административно-
распорядительной деятельности руководителя организации.
2. Ведение делопроизводства.
3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.
5. Контроль за исполнением работниками организации изданных
приказов и распоряжений, взятых на контроль.
6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
7. Организация приема посетителей.
Должностные обязанности секретаря приемной:
1. Осуществлять работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя организации.
2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для
использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки
и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимать документы и личные заявления на подпись
руководителя организации.
5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для
работы руководителя.
48
6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение, проверять правильность оформления
подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на
подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
7. Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и
доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать
информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и
т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.
9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществлять контроль за исполнением работниками
организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением
сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых
на контроль.
11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создавать условия, способствующие его эффективной работе.
13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк
данных.
14. Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
49
15. Копировать документы на персональном ксероксе.
16. Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки
сдавать в архив.
Секретарь приемной руководителя имеет право:
1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной
с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией,
необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении
своих обязанностей.
Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.. За
причинение материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
Секретарь приемной руководителя осуществляет взаимоотношения:
1. С руководителем предприятия: по всем вопросам
документационного и информационно-технического обеспечения
деятельности и организации труда.
2. С работниками учреждения: по вопросам предоставления
информации, организации исполнения документов, организации и
проведения коллегиальных мероприятий руководства.
3. С организациями и должностными лицами по всем вопросам,
входящим в его компетенцию.
50
2.2. Бухгалтерский учет оплаты труда на предприятии
В МУП «Толстомысенское ППЖКХ» документальному оформлению и
обоснованию подлежат все финансово-хозяйственные операции, в том числе
и расчет и выдача заработной платы. Как отмечено в разделе 1.2, перечень
первичных документов для целей учета работников, учета использования
рабочего времени и расчетов по оплате труда утвержден постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
Организация может в утвержденные формы первичной учетной
документации при необходимости вносить дополнительные реквизиты в
соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной
учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России
от 24.03.99 г. № 20. .
В МУП «Толстомысенское ППЖКХ» основание для приема на работу
по трудовому договору - это приказ о приеме работника на работу по форме
№Т-1. Кадровый работник в МУП «Толстомысенское ППЖКХ», в
соответствии и согласно этому приказу заполняет на нового работника
личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а бухгалтер открывает
лицевой счет.
Например, если в организацию на работу устраивают одновременно
несколько работников, то на всех может быть оформлен один приказ по
форме № Т-1 а. В приказе о приеме на работу отражается следующая
информация:
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу
указываются следующие сведения: должность работника; наличие и
продолжительность испытательного срока; условия приема на работу и
характер предстоящей работы и др.
С приказом о приеме на работу, подписанным руководителем МУП
«Толстомысенское ППЖКХ», работник знакомится под роспись.
51
Согласно статье 68 ТК РФ содержание приказа о приеме на работу не
должно противоречить условиям заключенного трудового договора с
работником [5].
Сотрудник отдела кадров заполняет на нового работника личную
карточку по форме № Т-2 в одном экземпляре. Личная карточка
подписывается работником с указанием даты ее заполнения. Она содержит
общие сведения о работнике организации, сведения о воинском учете,
назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке,
отпуске и др.
Директор утверждает штатное расписание, согласно которому ведется
прием сотрудников на существующие в организации должности.
Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных
подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц,
должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание утверждено приказом руководителя МУП
«Толстомысенское ППЖКХ» № 347 от 25.09.2015 г., изменения в штатное
расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя.
Переводы работников на другую работу оформляются приказом о
переводе работника на другую работу (форма № Т5), который заполняется
работником отдела кадров, подписывается руководителем МУП
«Толстомысенское ППЖКХ» и доводится до сведения работника под
роспись. Новый оклад или тарифная ставка отражаются в приказе о переводе.
Одновременно может быть осуществлен перевод нескольких работников на
другую работу, тогда это оформляется приказом по форме № Т-5 а.
На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих
формах:
– в личной карточке (формы № Т-2);
– лицевом счете (формы № Т-54);
– трудовой книжке.
52
Также в организации по форме№ Т-6 составляют приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска. В МУП «Толстомысенское
ППЖКХ» этот приказ применяют для оформления всех видов отпусков,
которые предоставляются работникам согласно ТК РФ и другим,
действующим нормативно - правовым актам, а также в соответствии с
коллективным договором и графиком отпусков (форма № Т-7. 3).
В случае увольнения работника составляется приказ о прекращении
трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8, который
заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем
МУП «Толстомысенское ППЖКХ», и доводится до сведения работника под
роспись. На его основании бухгалтерия предприятия производит расчет с
работником.
На основании приказа делается запись в личной карточке (форма № Т-
2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с
работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
В лицевом счете бухгалтер в течение года проставляет отметки о
приеме на работу и переводе с указанием отдела, должности и оклада. Кроме
того, приводит помесячно все виды произведенных начислений и удержаний.
Исходя из них, определяется средний заработок, который необходим
для определения начислений при оплате отпуска или больничного листка и
т.д. Лицевой счет обычно открывают на год. По окончании года он
закрывается, и на следующий год открывается новый. И так каждый год,
пока работник работает в данной организации.
Бухгалтер в начале отчетного периода или при приеме на работу на
каждого сотрудника организации заводит налоговую карточку по учету
доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1-НДФЛ. В ней
бухгалтер определяет доход работника нарастающим итогом с начала года,
налогооблагаемую базу, сумму налога на доходы с физических лиц.
53
Налоговая карточка является основанием для составления справки о
доходах физического лица, которая представляется в налоговые органы.
Также по каждому работнику составляется индивидуальная карточка учета
сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного
единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное
страхование. Индивидуальные карточки предназначены для определения
налогооблагаемой базы для исчисления страховых взносов во внебюджетные
фонды.
На всех документах по учету личного состава организации
проставляется табельный номер сотрудника, который был присвоен при
приеме на работу. Сумма заработной платы, выдаваемой сотруднику на руки,
за месяц определяется суммой заработка работника за месяц за вычетом нее
необходимых удержаний.
Эти расчеты ведут в лицевых счетах работников, а затем их результаты
переносят в расчетно-платежную и налоговую карточки. Сумма начисленной
заработной платы в расчетно-платежную ведомость заносится по ее видам, а
сумма удержаний по видам и сумме к выдаче. Для одного работника в
ведомости предоставляется одна строка.
Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает
данные всех расчетно-платежных ведомостей, составленных за отчетный
месяц в МУП «Толстомысенское ППЖКХ». Сводная ведомость используется
при отражении на счетах бухгалтерского учета начислений по оплате труда,
премий, пособий, удержаний налога с доходов физических лиц,
перечислений и выплат. Данные сводной ведомости сопоставляются с
записями в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда», и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического
учета расчетов по оплате труда.
В МУП «Толстомысенское ППЖКХ» учет личного состава и рабочего
времени ведется по группам работников, штатному и нештатному персоналу,
местам производства работ.
54
Основными видами оплаты труда в МУП «Толстомысенское ППЖКХ»
являются повременная и сдельная, которые разделяются на простую
повременную, повременно-премиальную, прямую сдельную, сдельно-
премиальную,
В случае повременной оплаты, оплата труда рассчитывается за
определенное количество отработанного времени и не зависит от количества
выполненных работ. В случае повременно-премиальной системы оплаты
труда к сумме заработка по тарифу добавляют премию в определенном
проценте к тарифу. Табель используют в качестве первичного документа по
учету труда работников при повременной оплате труда. В случае прямой
сдельной системы оплаты труда работников оплата производится за то число
единиц произведенной продукции и выполненных работ, которые они
совершили, исходя из фиксированных сдельных расценок, установленных с
учетом необходимой квалификации.
В случае сдельно-премиальной системы оплаты труда работников
предусмотрено премирование за перевыполнение норм выработки и при
достижении определенных качественных показателей (отсутствие брака,
рекламации и т.п.).
При учете рабочего времени для расчетов с персоналом по оплате
труда применяются:
- Форма № 13 - это табель учета рабочего времени, в котором
происходит фиксация использования рабочего времени всех сотрудников
МУП «Толстомысенское ППЖКХ».
Табель составляется в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. С
помощью табеля учета рабочего времени возможно не только учитывать
отработанное всеми сотрудниками МУП «Толстомысенское ППЖКХ» время,
но и вести контроль за соблюдением работниками установленного режима
труда. С использованием формы №13 происходит расчет заработной платы и
составление статистической отчетности по труду.
55
Учет использования рабочего времени ведется в табеле сплошным
(каждодневным) методом регистрации явок и неявок на работу. Отметки о
причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в
сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы
могут вноситься в табель только на основании документов (листки
нетрудоспособности, справки).
Учет времени, затраченного на сверхурочные работы, осуществляется
на основании списков лиц, которые составляются и подписываются
директором организации. Бухгалтер отмечает количество фактически
проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой
данные вносятся в табель.
Для синтетического учета расчетов со штатным и внештатным
персоналом по оплате труда используется 70 счет «Расчеты с персоналом по
оплате труда». Начисление оплаты труда, пособий за счет отчислений на
государственное социальное страхование, дивидендов и др. отражается в
кредите 70 счета. В дебете этого счета происходит отражение удержаний из
начисленной суммы заработной платы, выплаченных сумм заработной
платы, премий, пособий. Кредитовое сальдо счета 70 показывает
задолженность предприятия перед работниками по начисленной, но не
выданной заработной плате.
В синтетическом учете используются мемориальные ордера,
оборотные ведомости, главная книга, журналы-ордера по счетам и т.д.
Для аналитического учета заработной платы используют такие
документы, как: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету
доходов и подоходного налога физического лица, расчетные и расчетно-
платежные ведомости и др.
Расчетно-платежная ведомость может выполнять также функцию
расчетного и платежного документа.
Заработная плата и другие выплаты работникам начисляются из разных
источников. Например, если заработная плата включается в расходы
56
организации, то для наиболее правильного ее отражения бухгалтер выбирает
необходимый счет по учету расходов. Счет выбирается исходя из
соответствия вида деятельности организации и структуры производства.
Например, при оплате труда рабочих основного производства
используют счет 20 «Основное производство»; при оплате труда
административно-управленческого персонала используют счет 26
«Общехозяйственные расходы». В кредите счета 70 «Расчеты с персоналом
по оплате труда» указывается вся сумма начисленной оплаты труда, а в
корреспонденции к нему используют указанные счета, в которых в дебете
отражают начисленную сумму заработной платы работников
соответствующих производств. Данные операции отражены в таблице 2.1.
Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и
приобретением производственных запасов, оборудования, его установкой и
осуществлением капитальных вложений, отражаются по дебету счетов 07, 08,
10, 11, 15 и кредиту счета 70.
Таблица 2.1 - Журнал проводок по начислению заработной платы МУП
«Толстомысенское ППЖКХ» за июнь 2016 г.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1
Начислена зарплата сотрудникам
основного производства
20
70
В сумме начисленной
заработной платы
2
Начислена зарплата
административно-
управленческому персоналу
26
70
В сумме начисленной
заработной платы
Оклад складывается из основной части оклада и переменной.
Заработная плата начисляется в зависимости от отработанного времени. В
качестве доплаты в начисленную заработную плату входит районный
коэффициент, доплата за работу в ночное время; за отработанные
сверхурочные часы; доплата за работу в праздничные и выходные дни,
оплата за время простоя.