управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичной
учетной документации" и формы документов класса 05 ОКУД "Унифициро
ванная система бюджетной, финансовой, учетной и отчетной документации"
(формы, являющиеся специфическими для бюджетной сферы).
К формам первичной учетной документации, используемым при начис
лении заработной платы работникам Управления, относятся следующие фор
мы:
• N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу". в
приказе указываются наименование структурного подразделения, должность,
срок испытания (если таковой устанавливается работнику ), а также условия
приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, для
замещения временно отсутствующего работника и др.). Трудовой договор
может быть срочным (на определенный срок) или бессрочным. Договор счита
ется бессрочным, если в приказе срок действия договора не указан - реквизит
"Дата" в форме N Т-1;
• N Т-2 "Личная карточка работника ". Данная форма ведется специа
листом (по кадрам и делопроизводству) и заполняется на основании данных
формы N Т-1, а также личных документов работника - паспорта или иного до
кумента, удостоверяющего личность; страхового свидетельства государствен
ного пенсионного страхования; трудовой книжки или документа, подтвержда
ющего трудовой стаж; документов воинского учета (для военнообязанных и
лиц, подлежащих призыву на военную службу); документов об образовании, о
квалификации или наличии специальных знаний, а также сведений, которые
предоставил о себе работник. в финансово-экономической группе (далее ФЭГ)
ведется лицевой счет работника (форма N Т-54), в котором помимо сведений,
необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработ
ной плате, выплаченной сотруднику в течение календарного года;
• N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую ра
боту", который оформляется при переводе на другую работу в той же органи
зации;
43
• NT-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
", N Т-7 "График отпусков". На основании данных форм специалистом ФЭГ
производится расчет отпускных;
• N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудо
вого договора c работником (увольнении)". Данная форма необходима для рас
чета выходного пособия и прочих выплат, связанных c увольнением;
• Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (код формы 0504421). Табель ведется ежемесячно по установленной
форме специалистом (по кадрам и делопроизводству). Записи в табель и ис
ключение из табеля работников производятся на основании документов по уче
ту личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. Здесь
регистрируются только случаи отклонений. в верхней половине строчки на
каждого сотрудника, у которого имелись отклонения от нормального использо
вания рабочего времени, записываются часы отклонений, a в нижней - услов
ные обозначения отклонений. в конце месяца специалистом (по кадрам и де
лопроизводству) определяется общее количество дней (часов) явок, дней (ча
сов) неявок c записью их в соответствующие графы. Он же подписывает за
полненный табель. Заполненный табель и другие документы, сдаются в ФЭГ
для проведения расчетов и для составления расчетно-платежной ведомости.
• Расчетно-платежная ведомость (код формы 0504401) составляется по
Управлению, подписывается специалистом ФЭГ и главным бухгалтером.
В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в
отпуск или увольнении не совпадают c составлением общего расчета, выплаты
в межрасчетный период производятся по платежной ведомости. Начисленные
и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную
ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против дан
ной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе
"Выплаты в межрасчетный период".
• Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника ,
в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем ис-
44
точникам суммы начисленной заработной платы по видам, удержанные суммы
по видам, сумма к выдаче, применяется карточка-справка (код формы 0504417).
Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. в
случае необходимости карточка-справка может быть использована для получе
ния сведений о суммах выплаченной заработной платы по каждому получате
лю.
• В тех случаях, когда возникает необходимость расчета среднего зара
ботка - чаще всего при увольнении и уходе в отпуск, - применяется записка-
расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, уволь
нении и в других случаях (код формы 0504425). Графа сведений о виде отпус
ка, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который
предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер записки-
расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предо
ставления отпуска.
Общая сумма начисленной заработной платы (по видам) за месяц, сумма
удержаний, выплата заработной платы в текущем месяце и остаток задолжен
ности отражается в Своде начислений и удержаний по организации (Прило
жение №8).
Заработная плата за текущий месяц по каждому конкретному сотрудни
ку отражается в расчетных листках (Приложение №9). Здесь же указывается
общий доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, c начала года;
налоговые вычеты и сумма, подлежащая выплате. Расчетные листки выдаются
работникам для ознакомления c начисленной и удержанной заработной платой
ежемесячно.
Учет расчетов по оплате труда организуется и ведется на счете 302.10
«Расчеты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда». На сче
те 302.11 "Расчеты по заработной плате" учитываются начисленная заработная
плата, на счете 302.12 «Расчеты по прочим выплатам» - прочие выплаты и на
счете 302.13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда» - начисле
45
ния на оплату труда. Дифференциация расходов по перечисленным группам
осуществляется при их отнесении в дебет счета 401.20 "Расходы текущего фи
нансового года".
В составе расходов по оплате труда учитываются:
суммы начисленной заработной платы;
суммы оплаты отпусков;
суммы стимулирующих и компенсационных выплат (доплаты, надбав
ки, премии и т.п.).
В составе прочих выплат учитываются расходы по оплате мер социаль
ной поддержки в соответствии c законодательством Российской Федерации:
компенсация на питание и проезд, а также денежная компенсация на санатор
но-курортное лечение в размерах, установленных Положением о выплатах
компенсационного характера работника м управлений (отделов) ПФР Перм
ского края.
В составе начислений на оплату труда учитываются расходы по оплате
пособия по временной нетрудоспособности и пособия по уходу за ребенком до
достижения им возраста полутора лет.
Пример, имеются следующие данные о начислениях и удержаниях по
платежной ведомости за апрель текущего года:
начислена заработная плата работника м Управления - 887475,66 руб.
(в том числе, оплата труда составляет - 732538,17 рублей, прочие выплаты -
92607,50; пособия - 62329,99)
удержан налог на доходы физических лиц (с учетом налоговых вычетов,
установленных налоговым законодательством) - 101710 руб.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
дебет счета 401.20.211 "Расходы по заработной плате", кредит счета
302.11.730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате" -
732538,17 руб. - на сумму начисленной оплаты труда;
46
дебет счета 401.20.212 "Расходы по прочим выплатам", кредит счета
302.12.730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам" -
92607,50 руб. - на сумму начисленных прочих выплат;
дебет счета 401.20.213 "Расходы по начислениям на оплату труда", кре
дит счета 302.13.730 "Увеличение кредиторской задолженности по начислени
ям на оплату труда " - 62329,99 руб. - на сумму начислений на оплату труда;
дебет счета 302.11.830 "Уменьшение кредиторской задолженности по
заработной плате", кредит счета 303.01.730 "Увеличение кредиторской задол
женности по налогу на доходы физических лиц" - 84037,00 руб. - на сумму
начисленного НДФЛ;
дебет счета 302.12.830 "Уменьшение кредиторской задолженности по
прочим выплатам", кредит счета 303.01.730 "Увеличение кредиторской задол
женности по налогу на доходы физических лиц" - 11275,00 руб. - на сумму
начисленного НДФЛ;
дебет счета 302.13.830 "Уменьшение кредиторской задолженности по
начислениям на оплату труда", кредит счета 303.01.730 "Увеличение кредитор
ской задолженности по налогу на доходы физических лиц" - 6398,00 руб. - на
сумму начисленного НДФЛ;
47
2.3. Учет удержаний и выплаты заработной платы
Удержания из заработной платы являются фактически обязательным
элементом расчетов c работника ми по оплате труда. Необходимость удержа
ний обусловлена осуществлением расчетов c бюджетом (по НДФЛ), расчетов
по исполнительным листам, по возмещению ущерба и т.д. Из начисленной за
работной платы работников Управления производятся следующие удержания:
- НДФЛ;
- сумм излишне начисленной заработной платы (в случае, если данный
факт имел место);
- удержания дополнительных страховых взносов на накопительную
пенсию (на основании личных заявлений сотрудников).
В бюджетном учете расчеты по удержаниям отражаются по дебету сче
тов 030201830 и 030216830 (тем самым уменьшается сумма, подлежащая вы
плате через кассу или c банковского счета учреждения) и кредиту счетов
030403730, 030301730 или соответствующих счетов аналитического учета счета
020800000. Перечисление удержанных сумм отражается по дебету счета
030403830 и кредиту счетов 020101610 или 030405210.
Расчеты по удержаниям можно разделить на две группы: удержания
налогов и прочие удержания.
Из заработной платы и других начислений, связанных c оплатой труда
работников Управления, удерживается только один налог - на доходы физиче
ских лиц.
Помимо удержания НДФЛ, c сумм начисленной оплаты труда могут
производиться другие удержания.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы могут
производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. При
этом по распоряжению начальника Управления могут производиться следую
щие удержания:
1) возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок.
В бухгалтерском учете такое удержание будет оформлено записью:
48
дебет счета 401.20.211, кредит счета 302.11.730 (сторно).
2) погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного
аванса, выданного на служебную командировку, на хозяйственные нужды, если
работник не оспаривает основания и размер удержания.
В этих случаях начальник вправе сделать распоряжение об удержании
не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвра
щения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной
выплаты.
3) за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окон
чания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск.
Удержание за эти дни не производится, если работник увольняется по
основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или пп. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, пп.
1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.
Данными пунктами статей ТК РФ предусматриваются следующие при
чины увольнения:
- если увольнение производится по причине отказа работника от пере
вода на другую работу, необходимого ему в соответствии c медицинским за
ключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсут
ствия у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст. 77 ТК РФ)
- в соответствии со ст. 81 ТК РФ (расторжение договора по инициативе
работодателя) трудовой договор может быть расторгнут в случаях:
ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуаль
ным предпринимателем (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
сокращения численности или штата работников организации, индивиду
ального предпринимателя (п. 2 ст. 81 ТК РФ). Увольнение по данному основа
нию допускается, если невозможно перевести работника c его письменного
согласия на другую имеющуюся у работодателя работу
призыва работника на военную службу или направления его на заме
няющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
49
восстановления на работе работника , ранее выполнявшего эту работу,
по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).
Прекращение трудового договора по данному основанию допускается, если не
возможно перевести работника c его письменного согласия на другую имею
щуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять c учетом
его состояния здоровья.
признания работника полностью неспособным к трудовой деятельно
сти в соответствии c медицинским заключением, выданным в порядке, уста
новленном федеральными законами и иными нормативными правовыми акта
ми Российской Федерации (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
смерти работника либо работодателя - физического лица, а также при
знания судом работника либо работодателя - физического лица умершим или
безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолже
нию трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие,
крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное
обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или
органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Феде
рации (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
В бухгалтерском учете такие удержания оформляются аналогично
удержаниям при обнаружении допущенной счетной ошибки;
4) возмещение ущерба, причиненного по вине работника учреждению в
размере, не превышающем его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Правила применения материальной ответственности к сторонам трудо
вого договора (как к работнику , так и к работодателю) установлены нормами
раздела XI ТК РФ.
В соответствии со ст. 232 ТК РФ сторона трудового договора (работода
тель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб
в соответствии c ТК РФ и иными федеральными законами.
50
Разумеется, если ущерб был нанесен действиями работника при спасе
нии имущества организации или защите государственных или общественных
интересов, материальная ответственность не наступает.
Заработная плата в соответствии со ст. 136 ТК РФ выплачивается не
реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего
трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором.
При совпадении дня выплаты c выходным или нерабочим праздничным днем
выплата заработной платы производится накануне этого дня. в Управлении за
работная плата выплачивается 6 и 21 числа каждого месяца.
оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Выплата заработной платы работника м производится безналичным пу
тем. в соответствии c Договором «О порядке выпуска и обслуживания между
народных дебетовых карт для сотрудников Учреждения (Организации) c предо
ставлением электронных списков» № 49170660 от 15.12.2006 г., заключенным
между Управлением и ПАО «Сбербанк России» в последнем открыты «зар
платные» счета работников, на которые и производится перечисление заработ
ной платы.
На рисунке 6 показан процесс перечисления заработной платы на бан
ковские карты сотрудников.
51
В 1С:Предприятие (ЗиК) формируется список сотрудников,
которым необходимо зачислить заработную плату , с
указанием суммы и номера счета по каждому работнику
В 1С:Предприятие(Бухгалтерия) формируется заявка на
кассовый расход на общую сумму заработной платы,
подлежащую перечислению
W
При помощи программы обмена с Управлением
Федерального казначейства (СУФД) заявка на кассовый
расход направляется в территориальный орган УФК. После
проверки заявки специалистами УФК, указанные денежные
средства зачисляются в ПАО "Сбербанк России"
м
В программу Сбербанк Бизнес Онлайн выгружается список
получателей заработной платы. После поступления
денежных средств и списка в банк и проверки совпадения
данных. Заработная плата зачисляется на счета работников.
Рисунок 6. Технология перечислення заработной платы на счета
сотрудников
52