53
политики, которая применяется в организации, характеризуется как
неудовлетворительный. В ней не отображены изменения в законодательстве.
В целях устранения недостатков и совершенствования учёта расчётов с
персоналом по оплате труда можно порекомендовать.
Первое, что можно предпринять — это создать план документации и
документооборота.
Все эти данные оказывают значительное воздействие на организацию и
построение учетного процесса, а также на выбор рабочего плана счетов, иных
организационных, методических и технических аспектов бухгалтерского учёта
при разработке и утверждении учётной политики предприятии.
В плане документации перечисляют документы, которые необходимы
для организации учёта хозяйственных операций и оформляют расчёт нужд в
бланках, а также в плане определяют перечень документов, формы которых
создаются самостоятельно.
Далее создается график документооборота. При создании графика
должны быть соблюдены следующие требования:
– первичные учетные документы, которые принимаются бухгалтерией,
должны иметь все необходимые реквизиты;
– при приемке документации нужно проверять точность и правильность
арифметических вычислений;
– все без исключения корректировки в документах должны быть
заверены подписями лиц, ответственных за их оформление с указанием даты
корректировки.
Целесообразная организация документооборота, стимулирует сроки
формирования бухгалтерской финансовой отчетности, увеличивает
своевременность бухгалтерского учета, которая необходима при управлении
организацией, и такого графика документооборота в организации нет [27].
Можно предложить вести учет, согласно разработанному графику.
Второе мероприятие заключается в следующем: КГКУ «Вяземский
социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних детей»
54
необходимо разработать собственные формы регистров бухгалтерского учета
адаптированные для данного предприятия, а именно:
1. Регистр учета стандартных налоговых вычетов и расчета заработной
платы и НДФЛ. Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно
должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ: . Данные об идентификации
налогоплательщика; 2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и
предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих
налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным
органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в
области налогов и сборов; 3. Суммы дохода и даты их выплаты; 4. Статус
налогоплательщика; 5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную
систему Российской Федерации; 6. Реквизиты соответствующего платежного
документа. Данные по каждому сотруднику заполняются отдельно. То есть на
каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все начисления указываются
помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и вычеты. Выплаты с разными
кодами дохода указываются отдельно. Если имеются выплаты, которые не
облагаются НДФЛ, то их можно не указывать. Применение регистра расчета
заработной платы и налога на доходы физических лиц позволяют вести учет
документов, подтверждающих точность расчетов налоговых вычетов,
правильно определять налоговую базу для расчета НДФЛ, осуществлять
контроль за правильным заполнением декларации по НДФЛ [25].
2. Регистр расчета пособий в связи с материнством. Расчет начислений
сохранится только для тех пособий, выплаты по которым производит
страхователь. Для всех остальных пособий в Программе регистрируется только
факт наступления страхового случая и направления в орган ФСС пакета
документов на выплату пособия. Использование регистра расчета пособий в
связи с материнством, позволяет контролировать распределение сумм за счет
фонда социального страхования. Также данный регистр является ценным
статистическим материалом, так как данные применяются при анализе
использования фонда рабочего времени.
55
3. Регистр расчета очередных отпусков. Регистр расчета очередных
отпусков позволяет безошибочно рассчитать отпускные, а также своевременно
их перечислить, что, несомненно, способствует рациональной и эффективной
работе бухгалтера и позволяет избежать различных проблем с
законодательством и налоговыми службами.
4. Регистр расчета пособия по уходу за ребенком в возрасте до полутора
лет. Регистр по расчету пособия по уходу за ребенком в возрасте до полутора
лет позволяет допускать меньше ошибок при расчете пособий и тем самым
избежать проблем с законодательством.
Также можно организовать автоматизированную систему учета и
анализа расчетов с персоналом по оплате труда.
Следующее мероприятие по усовершенствованию системы оплаты труда
- оформить сотрудникам зарплатные пластиковые карточки и осуществлять
выдачу заработной платы только путем зачисления ее на данные карточки. В
КГКУ «Вяземский социально – реабилитационный центр для
несовершеннолетних детей» заработная плата частично выплачивается через
кассу предприятия.
Депонированная заработная плата, т. е. не полученная сотрудником
заработная плата в срок (в течение трех дней) в кассе, сдается в банк и
относится на депонент (Дт 70; Кт 76.4). Ведется книга депонента, куда
регистрируется эта заработная плата, и при следующей выплате заработной
платы её нужно получить в банке и выплатить сотруднику, что влечет за собой
дополнительные расходы [34]. Кроме того, это увеличивает трудоемкость
работы учетных работников.
Заключение договора с коммерческим банком по зарплатному проекту, а
так же оформление сотрудникам зарплатные пластиковые карточки и
осуществление выдачу заработной платы путем зачисления ее на данные
карточки, приведет к сокращению объема кассовых операций (т. к. отпадет
необходимость депонировать неполученную заработную плату), сохранится
конфиденциальность информации о размерах заработной платы сотрудников, а
56
также сократятся расходы по банковскому обслуживанию, транспортные
расходы и расходы по охране доставки денежных средств на предприятие.
Таким образом, совершенствование учета заработной платы позволит
предприятию вести более качественный учет и снизит расходы предприятия по
обслуживанию депонированных сумм заработной платы, обеспечит
оперативность и своевременность получению заработной платы персоналом
предприятия. Предложенные рекомендации будут способствовать
совершенствованию бухгалтерского учета заработной платы в организации,
усилит трудовую и бухгалтерскую дисциплину, следовательно, повысит
эффективность труда бухгалтерской службы и организации в целом.
3.2 Организация автоматизированной системы учета и анализа
расчетов с персоналом по оплате труда
В ходе работы мы провели анализ информационных потоков
персональной организации и обработки работы. Результат показал: в трех
отделах (бухгалтерия, отдел кадров и организации отдела труда и заработной
платы) дублируется информация о персональных данных сотрудников, о
допуске, переводах, отпусках, дисциплинарных разбирательствах, увольнениях
и т. д. Следовательно, больше работы требует подготовка сотрудников
расписания, подготовленных ежемесячно до выплаты заработной платы, а
процесс подготовки справочных и отчетных материалов, подготовленных
вручную очень трудоемкий; к недостаткам также можно отнести
невозможность оперативного предоставления пользовательской справки.
На первом этапе было предложено создать комплексную систему
управления персоналом и систему начисления заработной платы, объединив
единицу управления, которая выполняет эту задачу.
Был выбран программный продукт 1С «Зарплата + Рамки» версии 7.5.
потому как:
57
– все считают, что система управления персоналом имеет примерно
одинаковую функциональность;
– учет уже использует этот программный продукт;
– экономия (нет необходимости приобретать другой программный
продукт).
– эта программа предоставляет широкие возможности для ее
преобразования и уточнения без обращения к разработчику;
– не требуют дополнительной подготовки персонала отделов, входящих
в единую систему;
– имеется некоторая информация о сотрудниках филиала в базе данных
(снижение затрат на рабочую силу при первоначальном заполнении базы
данных).
В настоящее время сложная система состоит из двух основных модулей:
– Кадровый модуль
– Модуль расчета заработной платы.
Кадровый модуль. В этом разделе будут освещены некоторые
особенности модуля человеческих ресурсов автоматизированного учета на
предприятии [15].
Этот модуль включает в себя 3 основных блока:
– поддерживать полную информацию о сотрудниках
– обслуживание персонала
– отчеты Фонда о времени работы и создании листа Ведение полной
информации о сотрудниках.
Данное подразделение содержит следующие сведения о сотрудниках:
индивидуальная информация сотрудника (фамилия, имя, номер персонала,
номер паспорта, адрес, депозит и место жительства, награды, ИНН и т. Д.)
прием, увольнение, переводы / поездки; продление трудового договора, смена
имени; поощрение или дисциплинарное взыскание; информация об
образовании, обучении, сертификации; трудовая деятельность работника для
работы на предприятии; военные записи; информация о членах семьи.
58
Функции этого блока включают: обслуживание номеров и
дополнительных соглашений, мониторинг сотрудников, работающих по
срочным трудовым договорам; период обслуживания и график каникул
работника, отслеживать выдающийся отпуск и график отпуска; проведение
профессиональных сотрудников; расчет платы за больничные (60, 80 или 100%)
на основе непрерывного обслуживания работника, типа заболевания и
семейного положения, а также количества рабочих дней с учетом формы
оплаты труда и работника, контроль за продлением срока;отпуск на болезнь
работника на период временной нетрудоспособности, определяет фактические
часы работы в течение 12 месяцев, предшествующих болезни; рассчитать
количество дней удержания или компенсации ежегодного основного
оплачиваемого отпуска; учет средств, потраченных на командировки
сотрудников; формирование списка страховых компаний по обязательному
медицинскому страхованию; вести учет работы в выходные и выходные дни;
проводить персональную учетную запись в соответствии с правилами [19].
Кадровый модуль позволяет получать разные отчеты о сотрудниках
предприятия (например, список непрерывного опыта работы с клиентами,
который больше, чем любые значения, заданные пользователем). В кадровом
модуле формируются распоряжения о назначении, увольнении, передаче,
выезде, раскрутке, дисциплинарном взыскании, поездках, отпусках. Также в эту
группу входит автоматизация социальных вопросов, таких как: вести учет всех
выплат и льгот в рамках коллективного договора
Это подразделение позволяет ввести в штатное расписание гибкость для
внесения в нее изменений, а именно:
– ввести новое подразделение;
– изменить названия единиц;
– для ввода и удаления сообщений;
– изменить количество должностей в отделе;
– изменить количество ставок по почте;
– изменить заработную плату;
59
– вывести определенные должности и департаменты всего штата;
– переименовывать позиции, подразделения сектора с созданием
дополнительных соглашений сотрудников;
– принять или перевести сотрудника на должность, занятую временно
отсутствующим сотрудником;
– вести учет работников, занятых неполный рабочий день;
– включать позиции, расположенные в разных организационных
единицах.
Программа генерирует карточки на основе вышеуказанной кадровой
информации и информации, вводимых в систему разделения организации труда
и заработной платы, например:
– Изменения в расписании и учете
– Выходной сигнал
– Сверхурочная работа
– Различная внешность (государственная пошлина, прогулы и т.д.)
Для расчета заработной платы была разработана специальная форма,
отражающая учет отработанное время:
– информация о номере за конкретный месяц;
– указать количество человеко-часов, отработанных;
– расчет среднего числа сотрудников за любой период;
– расчет реального времени, проведенного сотрудником за период.
В случае добавления кадрового модуля в модуле расчета заработной
платы при переходе на новую версию программного обеспечения было бы
невозможным долгое время использовать кадровый модуль, что неприемлемо
для рабочей программы. Поэтому возникла потребность в переносе данных из
одного модуля в другой, поскольку информация в основном дублируется [32].
Поток информации является однонаправленным из модуля персонала в
фонд заработной платы, поскольку источником первичной документации для
сектора платежных операций являются приказы отдела персонала и
социального развития и отдела организации труда и заработной платы.
60
Таким образом, вся дублируемая информация автоматически
сообщается из модуля персонала в платежную ведомость, и пользователи этих
двух модулей не мешают друг другу.
Как упомянуто выше, для автоматизации расчета заработной платы
можно использовать «Зарплата + Персонал» 1С.
Этот модуль выполняет следующие функции:
– вести список сотрудников;
– расчет оплаты за отработанное время;
– расчет платы за нерабочее время (отпуск, больничный, средний
заработок и др. прогулы);
– расчет других сборов и доходов работников (бонусы по
коллективному договору, бонусы);
– учет вычетов из заработной платы (исковых заявлений);
– расчет (в соответствии с Главой Налогового кодекса Российской
Федерации) и формирование налога на доходы физических лиц (с учетом
вычетов в налоговом исчислении в зависимости от кода дохода в том периоде, в
котором он был начислен или Период времени, за который он был начислен);
– расчет единого социального налога (в соответствии с главой
Налогового кодекса РФ) и отчетность перед налоговыми органами.
3.3 Расчет эффективности предложенных мероприятий
Начисление заработной платы производится документом Начисление
зарплаты. Переходим в раздел Зарплата и кадры – Все начисления, нажимаем
на кнопку Создать. В поле Зарплата необходимо указать месяц, за который
будет начислена заработная плата сотрудникам (по умолчанию – текущий
месяц).
В поле указать дату регистрации документа в информационной базе. По
умолчанию устанавливается текущая дата компьютера. В поле Организация по
умолчанию указывается организация, установленная в настройках
61
пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной
организации, необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой
производится начисление зарплаты показано на рисунке 9.
Рисунок 14 – Пример начисления заработной платы
Поле Подразделение заполняется, если начисление зарплаты
производится сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае
это поле не заполняется. Начиная с релиза программы 3.0.44, можно вести учет
заработной платы сотрудников обособленного подразделения, а также
отчитываться по НДФЛ в налоговую по месту регистрации этого
подразделения. Такая возможность предусмотрена, если в информационной
базе нет организаций с численностью свыше 60 человек. Для использования
этой возможности в настройках зарплаты (раздел Зарплата и кадры –
Настройки зарплаты – Расчет зарплаты) нужно установить флажок Расчет
зарплаты по обособленным подразделениям на рисунке 15, а для обособленного
подразделения (в справочнике Подразделения) установить флажок
Обособленное подразделение и указать сведения о налоговом органе, в котором
оно зарегистрировано.
62
Рисунок 15 – Пример начисления заработной платы
Для автоматического заполнения и расчета документа нажмите на
кнопку «Заполнить», в результате в табличной части документа будут
автоматически отражены итоговые суммы начислений и удержаний,
исчисленного НДФЛ, а также страховых взносов по каждому сотруднику.
Кнопки «Начислить» и «Удержать» дополнительно позволяют начислить
выбранному сотруднику любое ранее созданное начисление и удержание
показано на рисунке 16. Если необходимо начислить зарплату не всем, а
конкретным сотрудникам, нажмите на кнопку «Добавить» или «Подбор».