Таблица 3 - Формы первичных документов по учету рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Форма
Назначение формы
Форма №Т-12 «Табель учета рабочего
времени и расчета оплаты труда»
Документ отражающий посещаемость
сотрудников и служащий основанием
начисления заработной платы
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»
Применяется для документального
оформления выплаты заработной платы
Журнал регистрации платежных
ведомостей №Т-53а
Применяется для учета и регистрации
платежных ведомостей
№Т-54 «Лицевой счет»
Отражает сведения о заработной плате
№Т-73 «Акт о приеме работ,
выполненных по срочному трудовому
договору, заключенному на время
выполнения определенной работы»
Используют для учета приема-сдачи
работ по срочному трудовому договору
Порядок и сроки хранения и уничтожения бухгалтерских и иных
документов, в том числе и документов налогового учета по заработной плате в
коммерческих организациях регламентируют, в частности, следующие
нормативно-правовые акты:
1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете» - регламентирует обязательность хранения первичных учетных
документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации
государственного архивного дела, но не менее пяти лет
15
;
2. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных
обществах»
16
, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной
ответственностью»
17
;
15
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ(ред. от 18.07.2017)"О бухгалтерском учете"//Собрание
законодательства РФ", 12.12.2011, N 50, ст. 7344
16
Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.07.2017)"Об акционерных обществах"//Собрание
законодательства РФ", 01.01.1996, N 1, ст. 1.
17
«Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.07.2017) "Об обществах с ограниченной
ответственностью"(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2017)//Собрание законодательства РФ", 16.02.1998, N 7, ст.
785
3. Закон об архивном деле
18
;
4. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных
обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
№ 105.
6. Основные правила работы архивов организаций.
Законодательство об оплате труда в 2016 году не ограничивается
положениями Трудового кодекса: для исчисления МРОТ применяется
федеральный закон от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере
оплаты труда» и региональными толкованиями, устанавливающими
коэффициенты, на основании которых местные власти рассчитывают размер
МРОТ
19
.
Государство осуществляет надзор и контроль за своевременностью и
объемом начисления зарплаты работникам, закрепляя на законодательном уровне
требования к оплате труда; в 2016 году работодатели обязаны выполнять их. В
частности, каждый работодатель должен:
- соблюдать сроки и очередность выплаты заработной платы;
- обеспечивать повышение реального уровня заработной платы
(индексацию);
- устанавливать прозрачную систему премирования с привязкой к
конкретным качественным или количественным показателям;
- начислять и выплачивать компенсационные надбавки и доплаты
работникам без нарушения норм трудового права;
- использовать актуальные и не противоречащие трудовому
законодательству принципы, методики и пособия (квалификационные
18
Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя
редакция)Режим доступа: www.consultant.ru
19
Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ (ред. от 19.12.2016)"О минимальном размере оплаты труда"
Собрание законодательства РФ", 26.06.2000, N 26, ст. 2729
справочники, тарифные сетки) при дифференциации заработной платы;
- отражать принципы начисления и выплаты заработной платы в
коллективном договоре, дополнительных соглашениях, трудовых договорах и
локальных нормативных актах;
- не допускать дискриминации при установлении и изменении условий
оплаты труда.
Установленная работодателем система оплаты труда, зафиксированная в
трудовом или коллективном договоре, не должна ухудшать положение работника
по сравнению с нормами, определенными Трудовым кодексом РФ и иными
законодательными актами, содержащими нормы трудового права.
Учет расчетов с работниками по оплате труда занимает значимое место в
системе бухгалтерского учета предприятия, поскольку труд представляет собой
один из важнейших элементов производственных издержек и издержек
обращения.
Трудовые доходы работников, независимо от специфики предприятия,
определяют личный вклад работников в конечные результаты работы
предприятия, регулируются системой налогообложения.
Учет расчетов с работниками позволяет вести оперативный контроль
качества и количества труда за счет использования первичного документооборота.
Он содействует наиболее рациональному использованию рабочего времени,
укрепляет дисциплину труда, способствует производительности и качеству
выполняемой работы, а также направлен на оптимизацию основных
производственных издержек.
Руководитель предприятия и главный бухгалтер несут непосредственную
ответственность за своевременность выполнения расчетов по оплате труда.
Учет расчетов с работниками по оплате труда находится в
непосредственной зависимости от организации заработной платы на предприятии.
Поскольку организация заработной платы
предусматривает построение системы,
позволяющей вести регулирование и дифференциацию заработной платы
по категориям работников с учетом сложности и условий осуществления работ,
форм оплаты труда.
На основании этого выделяют основные принципы ведения учета расчетов
с работниками по оплате труда, которые приведены на рисунке 5
Рисунок 5 - Принципы ведения учета расчетов с работниками по
оплате труда
К основным задачам учета расчетов с работниками по оплате труда
относятся:
- контроль качества и количества труда, а также норм выработки в
зависимости от рабочего времени и установленного фонда оплаты труда;
- своевременность удержаний из заработной платы;
- выполнение выплат оплаты труда в принятые на предприятии сроки в
соответствии с действующим законодательством;
- включение начислений на заработную плату в состав себестоимости
продукции;
- получение информации по оплате труда для принятия решений по
управлению основными бизнес процессами предприятия;
- формирование статистической отчетности по выполненным расчетам с
работниками по оплате труда
20
.
На основании приведенных задач учета расчетов с работниками по оплате
труда обобщенную схему основных составляющих можно представить с помощью
рисунка 6
Рисунок 6 - Обобщенная схема ведения учета расчетов с
работниками по оплате труда
20
Ивашкевич В.Б. Учет труда и его оплаты // Бухгалтерский учет, 2015, № 6.- С. 11
30
Как видно из рисунка, кадровая информация для выполнения расчетов по
заработной плате формируется на основании данных о подразделениях, штатных
должностей, личных данных работников и специфики организации.
Для расчета сумм по оплате труда и ведения учета фактического времени
кроме кадровой информации, также используются данные по выполненным
назначениям и кадровым перемещениям по должности.
При учете расчетов с работниками по оплате труда бухгалтерией
формируются проводки, депонируются суммы и выполняются перечисления в
фонды страхования. Также при ведении учета формируется отчетность по НДФЛ
и страховым взносам.
В настоящее время на большинстве предприятий ведется
автоматизированный учет расчетов с работниками по оплате труда с помощью
программы 1С: Зарплата и управление персоналом. Основные функции данной
программы приведены на рисунке 7.
Как видно из рисунка при ведении учета заработной платы бухгалтерия
взаимодействует с:
- отделом управления персоналом, в вопросах определения потребности
в кадрах, определении их квалификации, формировании кадрового резерва, затрат
на персонал;
- планово-экономической службой для формирования бюджета затрат на
персонал;
- отделом кадров, для определения качественного состава работников и
получения о них сведений;
- руководством подразделений и предприятия для определения
квалификации персонала, системы материальных поощрений, затрат на персонал,
показателей эффективности работы персонала;
- сотрудниками для начисления и выплат заработной платы.
Рисунок 7 - Основные функции автоматизированной
программы для учета расчетов с работниками по оплате труда
Учет труда и его оплаты обеспечивает системность информации о
затратах труда на производство продукции на предприятии и расчетов по
оплате труда, которые концентрируются на пассивном счете 70 «Расчеты с
персоналом по оплате труда». По кредиту указанного счета 70 отражаются
начисление сумм по заработной плате, премий и пособий работников
предприятия. По дебету данного счета отражается их выплата, а также суммы
начисленных налогов, платежей и других удержаний.
Сальдо на конец месяца на счете 70 указывает на сумму оставшегося за
предприятием долга по отплате труда перед сотрудниками предприятия.
Для учета расчетов с работниками организации в плане счетов
предусмотрено открытие и ведение синтетического счета 70, на котором
учитываются расчеты по всем видам выплат работникам предприятий в
корреспонденции со счетами учета затрат на производство
21
.
Проводки оформляются на сумму основной и дополнительной
21
Ойнер К.Ф., Жданович Э.Ф.. Оплата труда и материальное стимулирование. - М.:
Машиностроение. 2012. С. 127
заработной платы соответственно:
33
- рабочих занятых в основном производстве счет 20;
- рабочих занятых во вспомогательном производстве счет 23;
- работников аппарата управления организацией, а также
обслуживающего персонала имеющих общехозяйственное значение 25;
- на сумму заработной платы работников вспомогательного
производства счет 26 и т.д.
Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате
труда" ведется по каждому работнику организации.
При осуществлении расчетов по оплате труда работников в натуральной
форме следует учитывать следующие особенности:
- трудовое законодательство не запрещает производить расчеты с
работниками в натуральной форме, но ограничивает размер таких расчетов - не
более 20% от начисленных сумм;
- при передаче работникам продукции собственного производства ее
цена определяется в соответствии с требованиями ст. 40 НК РФ, т.е. в общем
случае - на уровне рыночных цен;
- стоимость продукции, выданной работникам в счет задолженности
по оплате труда, облагается налогом на доходы с физических лиц и единым
социальным налогом на общих основаниях.
Основные бухгалтерские проводки по учету оплаты труда представлены
в приложении 1
Таким образом, синтетический учет заработной платы и расчетов по
оплате труда ведется на пассивном счете 70 «Расчеты по оплате труда» по двум
субсчетам: 1 «Начисленная заработная плата» и 2 «Депонированная заработная
плата». По кредиту субсчета 1 «Начисленная заработная плата» отражается
сумма начислений по всем видам основной и дополнительной заработной
платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий
работающим пенсионерам и других выплат. По дебету субсчета отражаются
суммы удержаний, заработной платы, выданной в качестве аванса или в
окончательный расчет, удержанных налогов, по исполнительным листам и
34
других удержаний. Сальдо по этому счету может быть только кредитовым. Оно
показывает сумму заработной платы, подлежащей выплате по состоянию на 1е
число месяца.
Начисление и распределение заработной платы. Суммы начисленной
заработной платы распределяют по направлениям затрат, т. е. списывают с
кредита счета 70 «Расчеты по оплате труда» в дебет соответствующих счетов:
44 «Издержки обращения» - основная и дополнительная заработная плата
специалистов, а также рабочих, занятых на погрузочно-разгрузочных работах,
хранением и отгрузкой товаров; 23 «Вспомогательные производства» -
заработная плата работников, занятых подготовкой товаров к
производственному потреблению, прокатом технических средств,
информационно-посредническими услугами; 87 «Фонды экономического
стимулирования» - премии, начисленные за счет фонда материального
поощрения; 29 «Обслуживание производства и хозяйства»- заработная плата
работников учреждений социального и культурно-бытового назначения.
Заработная плата, начисленная за время отпуска, включается в фонд заработной
платы отчетного месяца только в сумме отпускных отчетного месяца.
Таким образом, на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
плана счетов бухгалтерского учета собирается "информация" о долгах
организации перед персоналом по выплате заработной плате. На счете
отражаются начисление заработной платы, начисление социальных пособий,
удержания из заработной платы в счет уплаты НДФЛ и удержания на другие
цели (проф. взносы, алименты).
Согласно ст.91 и 99 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени,
фактически отработанного времени каждым работником, а также обязан
обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого
работника. Учет рабочего времени должен вестись в документах установленной
унифицированной формы - первичных учетных документов, на которые в
полной мере распространяются требования Федерального закона РФ № 339 -
ФЗ. Этим законом установлена необходимость документального оформления,