Приложение 1
24
Поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам,
срок оплаты которых не наступил;
Поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
поставщикам по неотфактурованным поставкам;
Авансам выданным;
Поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не
наступил;
Поставщикам по просроченным оплатой векселям;
Поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.
1.3 Методика внутреннего контроля расчетов
с поставщиками и подрядчиками
Контрольные процедуры – важная часть работы любого отдела
предприятия. Именно контрольные процедуры позволяют выявить ошибки,
несоответствия, неточности, возникающие по ряду причин.
Экономическую стабильность предприятию позволяют гарантировать
разные условия, но контроль расчетов с дебиторами и кредиторами –
первоочередная задача.
Для улучшения финансового положения организации необходимо
16
:
Следить за соотношением дебиторской и кредиторской
задолженности. Значительное превышение дебиторской задолженности создает
угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым
привлечение дополнительных источников финансирования;
Контролировать состояние расчетов по просроченным
задолженностям;
По возможности ориентироваться на увеличение количества
заказчиков с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчиком.
16
Анализ финансовой отчетности: учебник для бакалавров / З.В. Кирьянова, Е.И. Седова, 2011 г. – 193 с.;
Приложение 1
25
Зачастую анализу дебиторской задолженности уделяется большее
значение, так как наибольший удельный вес в структуре дебиторской
задолженности занимает статья «расчеты с покупателями и подрядчиками». То
есть прослеживается взаимосвязь от погашения этой задолженности с
выручкой, налоговыми платежами и погашением кредиторской задолженности,
в частности с расчетами с поставщиками и подрядчиками. В тоже время
своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками влияет на
функционирование предприятия в целом. Коммунальные услуги, товары для
переработки, сырье, запасные части и прочее. Все это обеспечивает выпуск
товаров, работ, услуг для реализации покупателям и заказчикам.
Кредиторская задолженность – краткосрочный пассив организации,
равный его задолженности кредиторам, за исключением задолженности по
краткосрочным займам и кредитам
17
.
Термин «кредиторская задолженность» охватывает больше, чем тема
нашей работы. Но задолженность перед поставщиками и подрядчиками –
составная часть кредиторской задолженности. И при прочих равных условиях
занимает наибольший удельный вес в структуре кредиторской задолженности
предприятия в целом. Анализ показателей кредиторской задолженности обязан
присутствовать при анализе не только экономической эффективности
деятельности в целом, но и применяться во внутреннем контроле.
Анализ показателей кредиторской задолженности является важным и
необходимым элементом работы бухгалтера, так как позволяет:
Выявить обеспеченные и необеспеченные обязательства;
Планировать использование имеющихся свободных сумм, с учетом
необходимости погашения задолженности;
Контролировать сумму собственного долга перед кредиторами.
Расширение деятельности предприятия и увеличение численности
административно-управленческого персонала повышает риск возникновения
17
Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности организации: учеб. пособие / Грозина Э.В.,
Быкова Т.Л., Кузнецова Н.В., Фадеева А.А. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011 г., с. 174;
Приложение 1
26
проблем связанных с обменом информацией, затруднением контроля за
подразделениями предприятия со стороны центрального руководства. Как
следствие повышается риск ошибок и злоупотреблений персонала.
Для проведения внутреннего контроля используются данные
бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет
правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных
операций, которая требует своевременного и полного отражения
хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных
регистрах.
Основными функциями внутреннего контроля являются: осуществление
проверок звеньев управления, предоставление обоснованных предложений по
устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению
эффективности управления; осуществление экспертных оценок различных
сторон функционирования организации и предоставление обоснованных
предложений по их совершенствованию
18
.
Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками устанавливает
соответствие законодательству операций, совершённых по расчётам с
подрядчиками и поставщиками, а также соответствие бухгалтерской
отчётности фактическому процессу.
Очевидно, что внутренний аудит принесет выгоду только в том случае,
если результат функционирования отдела внутреннего аудита будет превышать
его стоимость.
С точки зрения влияния риска на финансовое положение предприятия
действие внутреннего аудита проявляется в виде снижения суммы убытка от
наступившего рискового события при условии срабатывания защиты.
Эффективность деятельности отдела внутреннего аудита определяется
показателями: вероятность обнаружения ошибок; степень защиты.
18
Рогуленко Т.М. Аудит: учебник. – Изд. с изм. – М.: Экономистъ, 2005. – 383 с.;
Приложение 1
27
Показатель степени защиты представляет собой долю снижения убытка,
которая достигается в результате обнаружения ошибок в компании
внутренними аудиторами.
При осуществлении контроля состояния расчетов с поставщиками и
заказчиками основными рисками являются:
закупки у ненадежного поставщика и (или) по завышенной цене;
несанкционированные закупки, оплата несуществующих обязательств;
учет счетов поставщиков, в то время как поставки фактически не были
произведены;
возникновение безнадежной дебиторской задолженности – в
результате принятия решения о работе с некредитоспособным покупателем;
совершение сделок с неплатежеспособным покупателем;
существенное искажение финансовой отчетности – если резерв под
сомнительную задолженность создан неверно.
Таким образом, основным критерием повышения эффективности
контроля состояния расчетов с контрагентами является снижение потерь,
связанных с возникновением сомнительных и безнадежных долгов.
Возможность снижения потерь, связанных с осуществлением расчетов с
контрагентами, несомненно, подчеркивает необходимость создания служб
внутреннего аудита, однако практическая реализация подобного проекта в
отечественной практике сталкивается с определенными трудностями. Среди
общих постановочных проблем следует выделить недостаток теоретических
разработок в области внутреннего аудита, отсутствие стандартизации
внутреннего аудита, без чего трудно добиться эффективной аудиторской
деятельности внутри предприятий.
Полное представление об аудируемых расчётах дают данные
аналитического и синтетического учётов, для получения которых в ходе
проверки аудитору необходимо провести ряд процедур. Например,
прослеживание операций даёт возможность отследить нетипичные ситуации.
Пересчёт обеспечивает перепроверку точности предыдущих математических
Приложение 1
28
расчётов в бухгалтерских записях и первичных документах. Анализ
информации позволяет соотнести величины собственных и заёмных средств и
т.д.
19
.
Основные источники информации для проверки данного раздела учета:
Договоры на поставку товарно-материальных ценностей
(выполнение работ, оказание услуг);
Счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях —
таможенные декларации);
Накладные на поступившие ТМЦ, акты выполненных работ;
Документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о
взаимозачетах и пр.);
Журналы регистрации счетов-фактур;
Книга покупок;
Регистры аналитического и синтетического учета.
В ходе проведения процедуры аудита проверяющему необходимо
осуществить ряд мероприятий:
1. Проверить и оценить правильность заполнения первичных
документов, отражающих приобретение ТМЦ и получение услуг и работ. Цель
такой проверки – подтверждение обоснованности появления кредитной
задолженности.
2. Подтвердить сам факт своевременного погашения кредиторской
задолженности и корректность её отражения на счетах бухучёта.
3. Проанализировать и оценить корректность отражения
предъявленных претензий. Для этого аудитор должен поставить и решить ряд
промежуточных задач: провести правовую оценку договоров с подрядчиками и
поставщиками; осуществить аудиторскую проверку организации первичного
учёта; осуществить аудит задолженности перед подрядчиками и поставщиками;
проверить различные операции по расчётам в бухучёте и правильность их
отражения; сравнить на предмет соответствия данные свободного учёта и
19
Воронина, Л. В. Аудит: теория и практика /Л. В. Воронина –Москва: Издательство «Омега», 2014. – 566 с.;
Приложение 1
29
данные аналитического учёта; произвести проверку организации налогового
учёта.
Основная цель проверки — установить соответствие совершенных
операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему
законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской
отчетности.
Согласно основной цели аудитору в первую очередь необходимо
проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность
их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу
совершенных сделок. Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно
разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых
договоров. В первую группу входят расчеты с поставщиками. Во вторую
группу входят расчеты с подрядчиками. Такое деление на группы обусловлено
тем, что специфика договоров внутри каждой из групп требует разных
подходов при проведении аудита.
В ходе аудита данного раздела учета подлежат проверке: поступление
товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг), в том
числе неотфактурованные поставки и поставки, обеспеченные векселями;
выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные
к взысканию долги; выданные авансы и полученные коммерческие кредиты.
При этом особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности
и задолженности с истекшим сроком исковой давности. Аудитору следует
выяснить причины возникновения такой задолженности и уточнить, какие были
приняты меры к ее взысканию.
Если среди контрагентов есть поставщики-нерезиденты,
осуществляющие поставки за иностранную валюту, следует выяснить, как
велся учет курсовых разниц, и уточнить, производился ли пересчет остатков по
счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При
наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены
в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить,
Приложение 1
30
каким образом в учете отражались суммовые разницы, возникшие до даты
принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных
услуг) к учету и после этой даты.
Нарушений при осуществлении документального оформления фактов
хозяйственной деятельности может быть множество. Основные нарушения при
оформлении документов представлены в таблице 2.
Таблица 2
Содержание и признаки нарушений при оформлении
документов
Содержание нарушений
Признаки нарушений
1. При оправдательном документе
отсутствует распоряжение на
осуществление операций
Отсутствие подписей руководителей,
выписок из приказов, решений совета
директоров, учредителей
2.При распорядительном
документе нет оправдательного
Операция по каким-то причинам не
совершилась или пропущена
3.Документы составлены с
нарушением установленной формы
Доверенности, счета, акты и т.п.
составлены по произвольной форме
4.В одном и том же документе не
совпадают реквизиты
Документы составлены от имени одной
организации, а печать – другой
5.В документах полностью или
частично отсутствуют реквизиты
Отсутствие обязательных реквизитов,
содержание операции сформулировано
некорректно
Продолжение таблицы 2
6.При документах отсутствуют
приложения. На которые имеются
ссылки
В документах указаны приложения, а в
действительности их нет
7.Документы подписаны лицами, не
имеющими на это право
Денежные документы подписывает
кассир, накладные – заведующий
складом
8.Подделка подписей, наличие
подчисток, дописок, исправлений
Следы подчисток, исправлений,
дописок и т.д.
9.Отсутствие на соответствующих
документах штампа, печати
Доверенности, товарные чеки,
квитанции и др. без печати или штампа
10. В документах письменные
реквизиты указывают на
несвойственные для данной
организации операции
В документах содержатся операции,
которые на самом деле необоснованны
(недействительны)
11.Прослеживание данных расчетных
и платежных документов по одним и
тем же сделкам показывает их
несоответствие
Данные предъявленных счетов-фактур
за оказанные услуги и платежных
поручений по оплате этих счетов не
совпадают
12. Операции, проведенные по
документам, недействительны
Расход товарно-материальных
ценностей не подтверждается отпуском
их со склада. Перечисление денежных
средств за оказанные услуги без
предъявления счета-фактуры и без
договора
Приложение 1
31
Рассмотренные нами типичные ошибки могут быть присущи операциям
любого типа: как по исходящим документам, так и по входящим. Цель
бухгалтера своевременно выявить такие ошибки и устранить их.
Для улучшения состояния расчетов:
необходимо следить за соотношениями дебиторской и
кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской
задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает
необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих)
средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может
привести к неплатежеспособности предприятия;
контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов,
т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска
неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной
задолженности;
производить классификацию покупателей в зависимости от вида
продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных
отношений и предлагаемых условий оплаты;
имея оперативные данные по просроченной задолженности,
необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления –
претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими
условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при
досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и
интенсифицирует приток денежных средств.
Таким образом, при изучении теоретического материала по выбранной
теме исследования, мы пришли к следующим выводам.
Во-первых, в научной литературе отсутствуют четкие толкования
терминов «поставщик» и «подрядчик». Большинство авторов, при
рассмотрении выбранной нами темы, отталкивается от признаков этих
Приложение 1
32
экономических субъектов, указанных Министерством Финансов РФ в Плане
счетов бухгалтерского учета. Нормативно-правовые источники также не
содержат в себе их трактовок. Поэтому мы предлагаем свои толкования данных
терминов, на основании изученных научных источников и нормативно-
правовых актов.
Поставщик – лицо, осуществляющее предпринимательскую
деятельность, поставляющее по договору товарно-материальные ценности,
оказывающее услуги. Подрядчик – лицо, выполняющее по договору различные
виды работ.
Во-вторых, как и любой другой вид расчетов, учет расчетов с
поставщиками и подрядчиками имеет свои цели, задачи и особенности. В
первую очередь – это формирование полной и достоверной информации о
состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для отражения
соответствующих хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета
используются специализированные планы счетов бухгалтерского учета. План
счетов бухгалтерского учета для коммерческих организаций значительно
отличается от плана счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций.
Типовые корреспонденции по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками
были нами рассмотрены.
В-третьих, для качественного функционирования и предотвращения
ошибок в работе отдела бухгалтерии необходимо своевременное проведение
контрольных мероприятий. Внутренний контроль расчетов с поставщиками и
подрядчиками позволяет держать баланс между дебиторской и кредиторской
задолженностью на приемлемом уровне, предотвращать появление
просроченной задолженности (а в случае ее появления – контролировать),
избегать ошибок в составлении расчетных документов.
Построение качественной системы по учету расчетов с
поставщиками и подрядчиками требует особого внимания руководителя отдела
бухгалтерского учета, так как это способствует сокращению трудозатрат
Приложение 1
33
сотрудников (отсутствие различного рода корректировок и исправлений
документации), позволяет избежать вопросов со стороны контрольных органов.