55
Для совершенствования документооборота ООО «РТА» в системе
внутреннего контроля нужно предусмотреть разработку документации,
регулирующей последовательность контроля правильности составления,
обработки и своевременности регистрации первичных документов.
В приказе имеет смысл предусмотреть дисциплинарную или
материальную ответственность сотрудников, отвечающих за своевременность
сдачи документов в бухгалтерию.
К примеру, на сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
требуется открытие субсчетов 1-го порядка: «Расчеты в порядке плановых
платежей», а также «Выданные авансы», где сальдо первого отражаться будет в
пассиве, а сальдо второго – в рамках актива бухгалтерского баланса.
Идентичные субсчета предусмотреть нужно и на счет 62 «Расчеты с
заказчиками и покупателями»: «Расчеты в порядке плановых платежей»
(активный), а также «Полученные авансы» (пассивный).
За счет этого будет обеспечено наглядность, удобство и безошибочность
предоставления сведений об обязательствах ООО «РТА» в рамках финансового
отчета, а также детализация показателей в пояснениях, так как в составе
сведений об обязательствах будет представлено обособленное отражение
сведений о КЗ за поставки продукции (услуг, работ), а также по полученным от
покупателей авансам, которые с позиций экономики являются
самостоятельными показателями.
По отношению к иным счетам изучаемой группы нужно только
предусмотреть субсчета «Расчеты с дебиторами», а также «Расчеты с
кредиторами». Подобное деление, кроме указанных преимуществ, позволит
обеспечить удобство идентификации в целях предоставления финансовых
активов и обязательств в отчете.
В целях снижения объема КЗ, ООО «РТА» может быть порекомендовано
применение механизма взаимовычетов, что при этом даст возможность
повышения оборота ресурсов субъекта хозяйствования. А также может быть
56
порекомендовано заключение договоров с поставщиками на условиях отсрочек
платежей.
ООО «РТА» должно осуществлять ведение аналитического учета с
обеспечением своевременного получения сведений о сроках погашения, а
также о просрочках оплаты КЗ. Это даст возможность избегать возникновения
необоснованных сумм задолженности.
Также требуется введение платежной политики для того, чтобы
синхронизировать сроки погашения КЗ и поступление суммы оплаты от
заказчиков, предполагающей такие направления.
Необходимым компонентом управления кредиторской задолженностью
является планирование, а это – важнейшая стадия разработки БДДС субъекта
хозяйствования на финансовый год, а также и прогнозного баланса.
Планирование кредиторской задолженности основывается на
информации из бухгалтерского учета в разрезе контрактов и заказчиков, видов
деятельности, тех или иных продуктов, а также исполняемых работ.
В рамках прогноза кредиторской задолженности есть две составных
составляющих: определяют сумму погашения к началу периода
прогнозирования (задолженность предшествующих лет) и планируют
состояние по расчетам с контрагентами к концу периода (сумма текущей
задолженности).
За счет плана погашения возможен расчет ежемесячного распределения
платежей по погашению, которое может быть определено в качестве суммы
кредиторской задолженности к началу периода и объема закупок в текущем
периоде, кроме суммы оплаты за текущий период и суммы списания
задолженности. Также важен учет того, что погашение бюджетных платежей и
банковских кредитов, характеризующихся большими штрафами,
осуществляется в первую очередь.
Аналитические процедуры, входящие в систему управления
кредиторской задолженностью, относятся преимущественно к системе
внутриорганизационного управления, в т.ч. финансового анализа,
57
планирования, а также контроля. Субъект хозяйствования должен обращать
особое внимание на вопросы по выбору поставщика, контролю за
своевременностью расчетов и по выбору момента расчетов на каждый случай.
При планировании и заключении контрактов с контрагентами субъект
хозяйствования устанавливает для себя баланс между дебиторской и
кредиторской задолженностью для того, чтобы обеспечить оптимальный
уровень платежеспособности субъекта хозяйствования.
При помощи регулирования срока оплаты в договорах по покупке и
продаже, корректировок погашения ДКЗ проводится составление вариантов
БДДС, согласование платежей по обязательствам, денежных поступлений от
погашения ДЗ, прогнозирование необходимости привлекать заемные средства.
Необходимость управлять данным видом задолженности следует из
того, что за счет умелого использования привлеченных временно средств
можно добиться максимальной прибыли от деятельности субъектов
хозяйствования.
Автоматизацию учета данного вида задолженности осуществляют в ПО
1С.Предприятие 8.3.
Работу осуществляют в регистрах по таким этапам:
1) УЧЁТ→ДЕБИТОРСКАЯ/КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ.
Здесь хранятся сведения об остатках по дебиторской/кредиторской
задолженности к началу каждого учетного периода. Создание ведомостей
остатков осуществляется по счетам, обладающим типовыми формами
аналитического учета: «Поставщики», «Подотчетные лица», «Дебиторы-
кредиторы» или «Покупатели».
2) ДОКУМЕНТЫ→ВХОДЯЩИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ и ИСХОДЯЩИЕ
СЧЕТА-ФАКТУРЫ. Из данных разделов создаются хоз.операции по
возникновению либо же погашению задолженности для счетов, обладающих
типовой формой аналитического учёта ДЕБИТОРЫ/КРЕДИТОРЫ (к примеру,
178, 175, 153 и пр.).
58
3) ДОКУМЕНТЫ→АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ. Из данного раздела
создаются хоз.операции по возникновению либо же погашению задолженности
для счетов, обладающих типовой формой аналитического учёта
ПОДОТЧЁТНЫЕ ЛИЦА (к примеру, 160).
4) ДОКУМЕНТЫ→БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. Из данного раздела
осуществляется отработка документации по погашению кредиторской
задолженности
5) ДОКУМЕНТЫ→КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Тут приводится
отражение операций по выдаче денег подотчётным лицам (см. РАБОТА С
КАССОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ)
Механизм отчетов позволяет анализировать движение кредиторской
задолженности в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7 или 8.2».
Одно из необходимых средств для учета кредиторской и дебиторской
задолженности – это инвентаризация.
Инвентаризацию проводят, как правило, к концу планового периода, она
дает возможность выявления остатков кредиторской и дебиторской
задолженности. Инвентаризация дает возможность не только получения
информации для принятия управленческих решений, но также с целью
правильного налогового учета.
В типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» в этих целях имеется
отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (Отчеты -
Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами).
Формирование отчета возможно или с применением унифицированной формы
ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и
прочими дебиторами и кредиторами», или же в произвольной форме.
Соответственно, применение механизма отчетов типовой конфигурации
дает возможность проведения систематического контроля и анализа
взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, получения необходимых
данных в целях оценки состояния кредиторской и дебиторской задолженности
и своевременного принятия необходимых действий, связанных с ее
59
оптимизацией, улучшением показателей финансового состояния, а также дает
возможность соблюдения требований постоянно изменяющегося
законодательства.
Из всего этого следует необходимость предусмотреть субсчетов для
учета дебиторской и кредиторской задолженностей в рамках рабочего плана
счетов ООО «РТА» в целом на все счета учета расчетов, а также в целях учета
финансовых обязательств в частности.
Внедрение полностью автоматизированного учета в процесс
оформления первичных документов может служить одним из эффективных
путей по совершенствованию первичного учета. Это позволит:
снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной
документации в регистры учета;
сократить количество первичных учетных документов, это будет
способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с
поставщиками и подрядчиками в ООО «РТА».
Представляется целесообразным построение системы организации учета
при использовании программно-методического комплекса «WA: Финансист»,
это линейка программных продуктов для автоматизации управления финансами
в организациях среднего и крупного бизнеса разработанная компанией
«WiseAdvice».
Консалтинговая Группа «WiseAdvice»:
входит в список ведущих аудиторско-консалтинговых компаний РФ
по версии рейтингового агентства «Эксперт РА»;
входит в список ведущих аудиторско-консалтинговых компаний РФ
по версии рейтингового агентства «Эксперт РА»;
на рынке с 2003 года (15 лет успешной работы);
более 10 000 Клиентов;
годовая выручка - более 300 000 000 рублей.
департамент аутсорсинга учетных функций – дочерняя организация
по отношению к фирме 1С.
60
«WA: Финансист» включает следующие модули:
1. Финансист: Управление денежными средствами 8.3 (Казначейство:
БДДС, заявки, платежный календарь, отчетность)
2. Финансист: Бюджетирование 8.3 Бюджетирование: БДР, ББЛ,
прогнозирование, управление ДДС
3. Финансист: МСФО / Управленческий учет 8.3 Учет и отчетность по
МСФО и корпоративным стандартам
4. Финансист: Контракт-менеджмент 8.3 Управление договорами, от
согласования до контроля исполнения
Использование вариантов поставки «Финансист» в зависимости от целей
управленческого учета представлен на рисунке 5.
Рассмотрим функциональные возможности модуля для автоматизации
бюджетирования (БДР).
WA: Финансист: Бюджетирование 8.3 - это комплексный инструмент
планирования и контроля бюджетов доходов и расходов и движения денежных
средств. Решение автоматизирует управление всеми финансовыми и
нефинансовыми ресурсами организаций среднего и крупного бизнеса,
позволяет автоматизировать формирование отчетов по затратам компании
любого уровня детализации.
Модуль предусматривает максимум возможностей для финансистов: от
планирования бюджетов (БДР и БДДС) любых сценариев и моделей, до
оперативного согласования и контроля доходов/расходов. Гибкие маршруты
согласования всех финансовых решений, неограниченное количество
аналитических разрезов, максимальная интерактивность, широкий набор
отчетности – это далеко не все возможности автоматизированной системы
учета.
В системе неограниченное количество видов аналитики, причем часть из
разрезов учета настраивается произвольно (рисунок 5). Это создает
максимальные возможности для финансового анализа и контроля.
61
Рисунок 5. Виды аналитик в WA: «Финансист»
Система позволяет вести учет по нескольким компаниям, центрам
финансовой ответственности, сценариям планирования, статьям бюджета,
контрагентам, договорам и другим аналитикам, что позволяет оперативно
получать управленческую отчетность в требуемом формате и глубине
детализации.
Общая схема подсистемы бюджетирования доходов и расходов
представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Общая схема подсистемы бюджетирования доходов и
расходов
62
Модуль предлагает широкие возможности использования данных из
внешних источников для целей подготовки бюджетов.
Также, для целей планирования, есть возможность эффективно
использовать данные, накопленные в WA: «Финансист» за прошлые периоды в
различных разрезах группировках, по договорам, статьям, центрам финансовой
ответственности и др.
Мощнейшие встроенные механизмы загрузки фактических или
плановых данных из внешних учетных систем обеспечат простоту внедрения
(рисунок 7).
Рисунок 7. Источники данных для подготовки бюджетов
Существует несколько источников данных для подготовки бюджетов: на
основании встроенных шаблонов, загрузка из Excel, что удобно использовать
при уже сформированном бюджете того или иного центра затрат, также
возможно копирование данных прошлых лет, на основании данных внешних
информационных баз, а также производить ручной ввод информации, что имеет
немаловажное значение.
63
В автоматизированной системе WA: «Финансист» кроме учета затрат
можно осуществлять планирование бюджета по разным методикам, используя:
прогнозное планирование;
сценарное моделирование;
гибкую настройку формирования зависимых оборотов по статьям;
распределение бюджета;
привязка курсов валют к сценариям планирования.
В учетной системе возможно задавать счета проводок по плану счетов
бюджетирования для каждой статьи.
В дальнейшем эти проводки будут формироваться автоматически, при
проведении бюджетных операций по статьям, для которых преднастроены
шаблоны.
В системе, для целей ввода плановых показателей (бюджетных
транзакций / операций) по нескольким аналитикам и периодам, предусмотрен
документ «Бюджет доходов и расходов».
Форма ввода плановых данных документ имеет вид таблицы, строки и
колонки которой определяются настройками документа. В ячейки документа
вводятся плановые показатели
Способ ввода плановых данных, для удобства пользователей в этом
документе аналогичен вводу в таблицы MS Excel.
Итак, внедрение программного комплекса позволит обеспечить:
Своевременность и достоверность финансовой отчетности по
международным или корпоративным стандартам
Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и
всесторонний контроль.
Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени
персональной ответственности сотрудников.
Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок в
повседневной работе.
Это создает очевидные преимущества, а именно
64
1) обеспечение конфиденциальности управленческих данных;
2) отсутствие проблем с обновлениями учетных систем 1С.
Программный комплекс WA: «Финансист» предоставляет уникальные
возможности для эффективного ведения учета и проведения анализа:
Внутренний чат позволяет проводить согласования прямо в
программе, в режиме чата. При этом программа позволяет сохранить всю
история
Система напоминаний и уведомлений позволит не забыть ни об одном
запланированном деле и не допустить ни единой просрочки (на e-mail, через
мессенджеры и/или в самой программе)
Хранение и редактирование документов: есть возможность
прикреплять к любым электронным документам их скан-копии. Также есть
возможность вносить изменения в документы MS Word прямо из программы.
«Финансист» сохранит всю историю и версии документов.
Рабочие столы финансистов с удобными интерфейсами. Вся важная
информация на одном экране.
Мастер настройки доступа к данным: каждый сотрудник будет иметь
ровно такой доступ к данным, который ему положен. Настройка прав
осуществляется без программирования.
Множество интересных функций вроде «Drug&Drop»: возможно
перетаскивать цифры по ячейкам отчета, смотреть изменения итогов online.
После принятия изменений «Финансист» скорректирует первичные документы
и сохранит историю.
Использование данной автоматизированной системы «WA: Финансист»
позволяет пользоваться программным продуктом из любой точки мира, с
любого устройства, подключенного к Интернету, для этого необходимо
перейти на страницу в интернет-браузере, ввести логин/пароль и появляется
рабочее место сотрудника.
WA «Финансист» позволяет не только формировать автоматически
платежных календарь, платежные поручения, видеть остатки денежных