45
совместном сотрудничестве, либо если организация имеет высокий уровень
репутации в своей отрасли. В таком случае у поставщика возникает риск,
связанный с тем, что он может потерять товар и не получить оплату за
проделанную работу. В некоторых случаях применяется оплата по частям -
аванс и пост оплата остатка после завершения работы. Размеры аванса и пост
оплаты обговариваются на стадии заключения договора.
В договоре должен быть пункт, в котором прописывается, какие
документы подтверждают его исполнение. Поставка товарно- материальных
ценностей должна быть подтверждена с помощью товарной накладной,
выполненные работы и оказанные услуги подтверждаются актом выполненных
работ или оказанных услуг. Вся первичная документация, акты выполнения
работ и накладные передаются в бухгалтерию, бухгалтер отражает результаты
работы в учете.
Акт выполненных работ и оказанных услуг представляет собой
первичный документ и говорит о том, что услуги были оказаны, а работы были
выполнены. Этот документ составляется поставщиком и подписывается им и
покупателем по факту окончания выполнения работ и оказания услуг.
Примером акта послужил акт № 1149147/0121 от 13 мая 2019 года за услуги по
экспедированию.
Акт оформлен в соответствии с требованиями Российского
законодательства и имеет все необходимые реквизиты, которые должны быть
указаны в обязательном порядке. На акте стоят подписи руководителей
стороны продавца и стороны покупателя, что означает, что поставщик
выполнил услуги в полном объеме и передал их, а покупатель принял их и не
имеет претензий по выполненной работе. Подписанный акт свидетельствует о
том, что обязательства сторон являются выполненными но отношению друг к
другу.
Товарная накладная является первичным документом бухгалтерского
учета при оформлении факта реализации товарно- материальных ценностей,
работ или услуг со стороны поставщика. Данный документ имеет подпись
46
поставщика и подписывается покупателем при получении товарно-
материальных ценностей, работ и услуг. Документ составляется в двух
экземплярах - один экземпляр оставляет себе поставщик, второй экземпляр
забирает организация покупатель. Именно по этому документу производится
учет товаров, работ и услуг в бухгалтерском учете. Целью товарной накладной
можно по праву считать подтверждение случившегося факта хозяйственной
деятельности, в ходе которой была произведена купля-продажа товарно-
материальных ценностей, работ или услуг. В качестве примера рассмотрим
товарную накладную № 1518 от 06.06.19.
Форма товарной накладной № ТОРГ-12 установлена законодательными
нормативными актами и используется как поставщиком, так покупателем.
Приведенная в пример товарная накладная соответствует требованиям по
оформлению товарных накладных и содержит в себе все необходимые
реквизиты, нужные для составления документа. Поставщиком является ООО
«Мир напитков», которому следовало оплатить услуги по поставке питьевой
воды. Присутствие подписи и печати ООО «Спецтехника» говорит о том, что
организация покупатель приняла к учету поставленный ей товар и не имеет
претензий.
При покупке товарно-материальных ценностей могут возникнуть
дополнительные расходы по причине необходимости доставки товара. Поэтому
договор должен предусматривать пункт, какая из сторон ответственна за
доставку и се оплату. Доставка может осуществляться несколькими способами.
Способ первый — самовывоз. При доставке таким способом
организация покупатель назначает доверенное лицо, которое получает сумму
под отчет, ему выписывается доверенность, с помощью которой он имеет право
оплатить покупку от лица организации. На доверенности ставится подпись
доверенного лица, после чего эту доверенность своими подписями заверяет
бухгалтер и руководитель и ставится печать организации. После совершения
сделки, доверенность остается у поставщика в качестве документа,
подтверждающего сделку.
47
Способ второй доставка товара осуществляется с помощью
транспортной компании. Выбор способа доставки определяется расстоянием
между местонахождением товарно-материальных ценностей и складом
покупателя. Доставка может производиться автомобильным,
железнодорожным, морским или воздушным способами, в зависимости от
сроков, за которые должна быть произведена доставка. Для осуществления
доставки транспортной компанией необходимо заключить договор, в котором
будет уточнено, кто отвечает за возможные риски при транспортировке и кто за
это отвечает.
Способ третий - доставка за счет поставщика. Нередко поставщик может
осуществлять доставку до склада покупателя, если он имеет собственный
автопарк. Зачастую такая возможность сразу же включена в стоимость товаров,
приобретаемых у поставщика. Также поставщик может осуществлять
бесплатную доставку, если стоимость поставки достигает определенной суммы.
Организация ООО «Спецтехника» в своей деятельности использует все
три способа доставки. Зачастую, доставка уже включена в стоимость
приобретаемого товара, поэтому поставщик осуществляет доставку доступным
ему способом. В случае, если поставщик не в состоянии совершить доставку
товара, организация покупатель осуществляет доставку самовывозом или
транспортной компанией. Выбор способа зависит от удаленности склада
поставщика относительно склада покупателя.
Для ООО «Спецтехника», являясь плательщиком НДС, очень важно
оформление счета-фактуры, так как этот документ дает право на применение
налогового вычета по НДС. Счет-фактура подразумевает собой документ,
который позволяет вести учет НДС и дает возможность получать льготу в виде
вычета по нему.
Факт оплаты по счету, выставленному поставщиками и подрядчиками,
подтверждается платежными документами в зависимости от формы оплаты,
установленной договором. В современной практике самой распространенной
формой является безналичная оплата. При такой оплате денежные средства
48
сразу перечисляются на расчетный счет поставщика по выставленному для
покупателя счету на оплату или по указанию договора. При безналичной оплате
обязательно создаваемым первичным документом является платежное
поручение. Основной формой расчетов с поставщиками и подрядчиками
является безналичная форма, поэтому рассмотрим стандартное платежное
поручение № 19-01211149147. Данное платежное поручение было выписано на
оплату услуг по организации доставки груза.
Помимо безналичных расчетов, ООО «Спецтехника» осуществляет и
расчеты наличными денежными средствами. Основными расходами, которые
требуют наличной оплаты, являются прочие расходы, которые не относятся
напрямую к основной деятельности, но без них не могут быть выполнены
поставленные задачи. Например, это может быть покупка канцелярских
товаров, оплата услуг связи и тому подобное. Необходимая для оплаты этих
потребностей денежная сумма выдастся с помощью расходного кассового
ордера.
Расходный кассовый ордер содержит в себе реквизиты, который
необходимы для определения того, с какой целью была выдана сумма
денежных средств. Подтверждение оплаты и отчет подотчетного лица по
выданной ему сумме на покупку товарно-материальных ценностей
оформляется с помощью авансового отчета, к которому в обязательном порядке
прикладываются подтверждающие совершение сделки документы. Этими
документами являются приходный кассовый ордер и, в зависимости от типа
поставки, товарная накладная или акт об оказании услуг. Авансовый отчет
первоначально заполняется подотчетным лицом, после чего он должен быть
сдан в бухгалтерию и утвержден бухгалтером. После утверждения авансового
отчета бухгалтером, авансовый отчет утверждается руководителем и
происходит списание расходов по нему.
Изучив первичную документацию ООО «Спецтехника» можно сделать
вывод, что основными документами, которые используются для расчета с
поставщиками и подрядчиками являются договора, выставленные счета, чеки,
49
товарные накладные и акты, счета фактуры, платежные поручения, расходные и
приходные кассовые ордера.
Вышеперечисленные документы позволяют формировать учет
отношений между организацией и поставщиками, нести учет приобретенных
товарно-материальных ценностей, полученных работ и услуг. Документальный
учет расчетов с поставщиками и подрядчиками сдается в контролирующие
органы власти для формирования информации о дебиторской и кредиторской
задолженностях. Первичная документация по расчетам дает возможность
формирования данных для своевременной сверки данных для предотвращения
появления задолженностей. Все бухгалтерские документы ООО
«Спецтехника», которые используются для расчетов с поставщиками и
подрядчиками, организация хранит в течение сроков, которые установлены
законом, но не менее пяти лет с момента создания документа. В
рассматриваемой организации за сохранность документов отвечает
руководитель.
2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов
с поставщиками и подрядчиками
В ООО «Спецтехника» расчеты с поставщиками и подрядчиками
производятся на основании установленной в организации учетной политики и
принятому плану бухгалтерских счетов. Отражение хозяйственных операций
происходит на синтетическом активно-пассивном счете 60 «Расчеты с
поставщиками и подрядчиками».
Сальдо по дебету 60 счета означает наличие дебиторской задолженности
- это значит, что поставщикам был выплачен аванс и они должны выполнить
свои обязательства по поставке.
Сальдо по кредиту 60 счета означает наличие кредиторской
задолженности это подразумевает, что товар был получен и принят к учету, но
еще не полностью не оплачен.
Для получения более полных данных синтетического учета план счетов
50
допускает создание дополнительных счетов, которые называются субсчетами.
Субсчета позволяют группировать данные бухгалтерского учета по группам.
Организация ООО «Спецтехника» имеет следующие субсчета к счету 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:
- 60.01 - Основной субсчет, отражает расчеты с поставщиками и
подрядчиками
- 60.02 - Субсчет, отражающий авансы, выданные поставщикам
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется в
момент, когда организация покупатель принимает к учету товарно-
материальные ценности, работы или услуги. Дебетование счета происходит в
момент оплаты счетов, договоров, при выплате аванса или предоплаты. Авансы
выданные и предоплаты учитываются обособленно.
Для лучшего понимания проведения расчетов с поставщиками и
подрядчиками, рассмотрим пример расчетов ООО «Спецтехника» с ООО
«СпецПоставка».
1 июня 2017 года организации заключили договор на поставку
сантехнического оборудования. Условия договора предусматривают
стопроцентную предоплату в размере суммы, указанной в договоре. 17 июня
2017 года организация ООО «СпецПоставка» выставила счет № 2450 на сумму
5 050 162,00 рублей, в том числе налог на добавленную стоимость - 909 029
рублей. 25 июня ООО «Спецтехника» перечислило предоплату ООО
«СпецПоставка» за товар по платежному поручению № 34. I июля 2017 года
организация продавец ООО «СпецПоставка» отгрузила организации
покупателю ООО «Спецтехника» оплаченный товар в соответствии с
заказанным объемом и качеством, товар был принят к учету. Таблица 10
отражает записи по операциям, которые были отражены на счетах
бухгалтерского учета.
51
Таблица 9
Типовые бухгалтерские записи при перечислении аванса и при
принятии товаров к учету
Содержание операции
Корреспондирующ
ие счета
Сумма, руб.
Дт
Кт
Списание денежных средств по п/п № 34
60.02
51.01
5 050 162
Поступление товара
41.01
60.01
4 141 133
Входящий НДС
19.03
60.01
909 029
НДС к вычету
68.02
19.03
909 029
Зачет перечисленного аванса
60.01
60.02
5 050 162
Как отмечалось ранее, не все отношения между организациями могут
быть оформлены договором. Рассмотрим пример, когда организация поставщик
выставляет счет без оформления договора.
ООО «Спецтехника» получило на оплату от ООО «ЛОГАСОФТ» счет №
0322 от 01.02.2019 на сумму 1044 рубля в том числе НДС за оплату
переустановки и настройки программы 1С:Прсдприятис. Вместе со счетом,
организация поставщик предоставила Акт №» 11 от 01.02.2019,
подтверждавший оказание услуг по настройке программы. Услуги уже были
оказаны, поэтому организация покупатель оплатила счет 02.02.2019 но
платежному поручению М» 5 на сумму оказанных услуг. Записи,
подтверждающие этот пример отражены в таблице 10
Таблица 10
Типовые бухгалтерские записи по погашению задолженности за
оказанные услуги без договора
Содержание операции
Корреспондирующи
е счета
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Списание денежных средств по п/п № 5
60.01
51.01
1 044
Входящий НДС
19.03
60.01
187,92
НДС к вычету
68.02
19.03
187,92
Приняты к учету услуги
44.01
60.01
856.08
Иногда происходит так, что при приеме товара покупателем происходят
расхождения сумм оплаты и количества товара. Способ решения данной
проблемы осуществляется по выбору организации. Наиболее правильным
действием в данной ситуации могло бы быть принятие решения о выставлении
претензии для поставщика. В деятельности ООО «Спецтехника» крайне редко
происходили такие случаи, поэтому для решения проблем поставок сложился
52
иной способ разрешения данной ситуации.
При приеме товарно-материальных ценностей происходит пересчет
полученного товара. В случае расхождения, составляется акт о том, что в
поставке присутствует недостача. Данные документы направляются к
организации поставщику и в дальнейшем, при последующей поставке,
организация предоставляет скидку на сумму недостачи.
Рассмотрев множество примеров расчетов, можно сделать вывод, что
синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками организации
ООО «Спецтехника» ведется с помощью активно-пассивного счета 60 и его
субсчетов.
Синтетический и аналитический учет неразрывно связаны между собой
и устроены так, чтобы они могли контролировать друг друга и не имели
расхождений. Записи аналитических счетов ведутся в хронологическом
порядке со дня возникновения организации и с помощью тех же документов,
что и синтетических учет. Аналитический учет расчетов с поставщиками и
подрядчиками ведется с помощью журнала-ордера № 6. В нем отражаются
записи о поставщиках и подрядчиках с подробным описанием операций в
хронологическом порядке. Каждый конец месяца в журнале подводятся итоги:
по дебету отражаются суммы, которые были оплачены поставщикам, по
кредиту наоборот - суммы задолженности для поставщиков. Информация в
журнале ордере № 6 сверяется с оборотами корреспондирующих счетов,
отраженных в других журналах ордерах. После сверки по итогам месяца по
кредиту счета 60 переносятся в Главную книгу. Аналитический учет счета 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется в разрезе каждого счета,
предъявленного организации, и каждого заключенного с организацией
договора, а расчеты плановых платежей - в разрезе каждого поставщика.
Программа 1С:Предприятие позволяет вести аналитический учет по субконто,
то есть по дополнительным подгруппам счета. Субконто позволяет
детализировать информацию, содержащуюся на счетах.
53
ГЛАВА 3. АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И
ПОДРЯДЧИКАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «СПЕЦТЕХНИКА»
3.1. Задачи анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками и
источники информации для его проведения
Деятельность организаций связана с приобретением материальных
ценностей, запасов, потреблением разного рода услуг. Долговые обязательства
между поставщиками и покупателями– это неизбежное следствие
существующей в настоящее время системы денежных расчетов между
организациями, при которой всегда имеется разрыв времени оплаты за товар с
моментом перехода права собственности на него, между предъявлением
платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.
В том случае, если расчеты за продукцию или оказанные услуги
производятся на условиях последующей оплаты это можно рассматривать как
получение кредита от своих поставщиков и подрядчиков.
Дебиторская задолженность по покупателям и заказчикам является
одним из основных источников формирования финансовых потоков платежей и
признается ликвидным активом, если есть уверенность в том, что долговые
обязательства будут погашены полностью и своевременно. Кредиторская
задолженность по расчетам с поставщиками и покупателями как долговое
обязательство организации всегда содержит суммы потенциальных выплат,
нуждающихся в бухгалтерском наблюдении и контроле. В то же время само
предприятие выступает кредитором своих покупателей и заказчиков, а так же
поставщиков в части выданных им авансов по предстоящую поставку
материальных ценностей. В этих условиях необходимо следить за
соотношением дебиторской и кредиторской задолженностей.
Если у организации неоправданно растет дебиторская задолженность по
расчетам с поставщикам и покупателям, процесс воспроизводства
первоначально затраченных финансовых ресурсов происходит с перебоями,
часть денежных оборотных средств поступает со значительным опозданием
54
либо не поступает вообще. В результате собственные оборотные средства
организации отвлекаются на покрытие долгов дебиторов, что приводит к их
недостатку, ухудшению финансового состояния.
Кредиторская задолженность в современных условиях, с одной стороны,
способствует развитию организации, а с другой – является фактором
экономического риска ее деятельности. Используя коммерческий кредит,
организация может быстрее и масштабнее реализовать свои цели, повысить
эффективность финансовой деятельности. Однако несоразмерное повышение
кредиторской задолженности чревато ростом экономической зависимости от
кредиторов и в наиболее худшем варианте банкротством.
Значительное превышение кредиторской задолженности над
дебиторской создает угрозу финансовой устойчивости. Превышение
дебиторской задолженности над кредиторской задолженностью означает
отвлечение средств из хозяйственного оборота и может привести в дальнейшем
к необходимости привлечения кредитов банка для обеспечения текущей
деятельности ООО «Спецтехника».
Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры и
качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации.
Для улучшения финансового положения организации необходимо:
- следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности.
Значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу
финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение
дополнительных источников финансирования;
- контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям;
- по возможности ориентироваться на увеличение количества
покупателей с целью уменьшения риска неуплаты монопольным покупателями.
Руководство ООО «Спецтехника» должно иметь четкое представление
о финансовом состоянии предприятия, за счет каких источников ресурсов оно
будет осуществлять свою деятельность.