45
Таблица 3
Рабочий документ РД-2 - Проверка соблюдения лимита денежной
наличности на предприятии
Дата
Остаток денежных средств в кассе на ко-
нец дня
Превышение
лимита
11.12.17
33841,50
-
12.12.17
57038,00
4038,00
13.12.17
52045,45
-
14.12.17
33036,6
-
И т.д.
…
…
Поступление в кассу организации и дальнейшее оприходование налич-
ных денег, вне зависимости от того, из каких источников они поступили,
оформляются в ООО «АЙКОН» приходным кассовым ордером (ф. № КО-1),
который состоит из самого ордера и дополнительной квитанции к нему.
Деньги из кассы ООО «АЙКОН» обычно выдаются на следующие ос-
новные цели: на выплату работникам заработной платы; на командировочные
расходы сотрудникам; под отчет на различные хозяйственные или операцион-
ные расходы организации; по поводу оказания материальной помощи работни-
кам торговой организации; в возмещение расходов тем или иным отдельным
работникам ООО «АЙКОН» произведенных ими на цели организации (по ре-
шению руководства); на выплату различных пособий; на выдачу сотрудникам
ссуд, а также на другие цели, которые оговорены действующим российским
законодательством.
Выдача наличных средств из кассы ООО «АЙКОН» оформляется всегда
расходными кассовыми ордерами (по ф. № КО-2) с учетом всех тех требований,
которые предъявляются и к выписке приходных ордеров. Кроме этого, расход-
ный ордер подписывается и руководителем ООО «АЙКОН». Книга учета при-
нятых и выданных кассиром денежных средств в ООО «АЙКОН» не ведется.
В ООО «АЙКОН» наиболее значительны суммы выплат наличных из
кассы по заработной плате работникам. Основным документом на выплаты за-
работной платы в ООО «АЙКОН» является расчетно-платежная ведомость, на
первом (титульном) листе которой делается руководителем и главным бухгал-
тером ООО «АЙКОН» разрешительная надпись на выплату денег.
46
В конце данной платежной ведомости кассир ООО «АЙКОН» указыва-
ет итоги на сумму фактически выплаченных денег и неизрасходованных, под-
лежащих депонированию. В кассовую книгу кассиром записывается фактиче-
ски выданная сумма, расходный ордер по операциям выплаты денег на зара-
ботную плату отдельно не составляется.
Фактически выданная сумма подтверждается кассиром ООО «АЙКОН»
путем штампа на ведомости: «Расходный кассовый ордер №Регикон». Та же
сумма указывается и в кассовой книге организации. Депонированная сумма по
расходному кассовому ордеру сдается кассиром ООО «АЙКОН» в банк.
Выдача наличных из кассы ООО «АЙКОН» может производиться также
и по другим правильно оформленным документам, например: по счетам, по за-
явлениям на выдачу денег и т.п. В этих случаях документы, которые явились
основанием для данной выдачи денег, погашаются путем наложения штампа
«Оплачено», а также указываются реквизиты расходного кассового ордера на
всю сумму платежа по каждому из документов. Эта процедура необходима для
того, чтобы исключить повторное использование данных платежных докумен-
тов. Прием или выдача денег по кассовым ордерам в кассе ООО «АЙКОН»
осуществляется в день их составления. И в тот же день кассир ООО «АЙКОН»
отчитывается перед бухгалтером о движении наличности за данный текущий
рабочий день.
Все кассовые ордера, как приходные, так и расходные, после их выписки
регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых доку-
ментов (по ф. № КО-3), который бухгалтером ООО «АЙКОН» ведется в хроно-
логическом порядке. После записей в Журнал регистрации приходных и рас-
ходных кассовых документов данные документы или же заменяющие их пла-
тежные ведомости, а также счета, заявления на выдачу денег и другие докумен-
ты используются бухгалтером ООО «АЙКОН» для заполнения Кассовой книги.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, в бухгалтерии ООО «АЙКОН»
учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». В дебет этого счета бухгалтер
записывает поступление денежных средств в кассу ООО «АЙКОН», а в кредит
47
пишется выбытие из кассы ООО «АЙКОН» денежных средств. На субсчете 50-
1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе ООО «АЙ-
КОН». Других операций на данном счете организации не ведется.
К денежным документам ООО «АЙКОН» относятся путевки в дома от-
дыха и санатории, марки почтовые и государственной пошлины, вексельные и
акцизные марки и т.д. Аналитический учет предусматривает ведение денежных
документов по каждому их виду. В синтетическом учете они отражаются на ак-
тивном счете 50 «Касса»: субсчет 3 «Денежные документы» в журнале-ордере
№ 1 или отдельной машинограмме.
Денежные средства в кассу ООО «АЙКОН» поступают из банка, от ра-
ботников организации как остатки неиспользованных авансов, от покупателей.
Необходимо также проверить своевременность и полноту оприходования кас-
сиром ООО «АЙКОН» денег, которые получены из банка по каждому чеку, что
делается путем сверки сумм, которые записаны в корешках чеков, и идентич-
ных сумм из выписок банка (по шифру, который соответствует получению
наличных). Корешки использованных кассиром чеков, чековые книжки, а также
и неиспользованные чеки находятся в сейфе у главного бухгалтера ООО «АЙ-
КОН». Испорченные кассиром или руководителем чеки погашаются записью
«аннулировано» и в обязательном порядке хранятся подклеенными к корешку
чеков.
При этом в ходе проверки сверяются записи, произведенные в кассовой
книге с записями в приходных кассовых ордерах с кассовыми отчетами, счета-
ми (или счетами-фактурами) и накладными по реализации товаров или продук-
ции (услуг, работ). По результату составляется рабочий документ (Приложение
9, Таблица 1).
Проверяющий заполняет рабочий документ. Результат проверки пра-
вильности синтетического учета и корреспонденции счетов занесем в рабочий
документ (Приложение 9, Таблица 2). Проверяется также полнота оприходова-
ния выручки от реализации товаров. Особым из элементов внутреннего кон-
троля организации за денежными суммами, которые выдаются сотрудникам
48
под отчет, является порядок по отражению в учете тех подотчетных сумм, ко-
торые не возвращены сотрудниками организации в установленные законом
сроки. Данные суммы получают отражение по кредит счета 71 «Расчет с подот-
четными лицами» и дебету счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Далее они должны списываться со счет 94 «Недостачи и потери от порчи цен-
ностей» и в дебет счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в том слу-
чае, когда они могут удержаться из оплаты труда сотрудника ООО «АЙКОН»,
или же в дебет счет 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям» - если они
никак не могут быть удержаны из средств на оплату труда данного сотрудника
ООО «АЙКОН».
Результаты проверки подотчетных сумм вносятся в рабочие документы
(Приложение 9, Таблица 3).
В ходе внутренней проверки все действия проверяющих направлены на
достижение главной цели проведения внутренней проверки, а именно форми-
рование объективного мнения о том, достоверна ли бухгалтерская отчетность
проверяемого экономического субъекта.
Если такая совокупность неисправленных искажений, которые выявле-
ны при проверке, приближается к определенному ранее уровню существенно-
сти, то нужно определить, существует или нет вероятность того, что какие-то
необнаруженные искажения, которые можно рассматривать вместе с обнару-
женными в ходе проверки, но не исправленными, могут превысить тот уровень
существенности, который определен ранее.
Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы.
Целью внутренней проверки явилось установление соответствия приме-
няемой в ООО «АЙКОН» методики учета операций по учету кассовых опера-
ций действующим в РФ проверяемом периоде нормативным документам для
формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех су-
щественных аспектах.
49
Для достижения основной цели внутренней проверки в ходе выполнения
работы был решен комплекс взаимосвязанных задач, основными из которых
являются:
проверка техники заполнения первичных документов;
проверка кассовых операций;
проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
оформление результатов проверки.
Для проведения внутренней проверки были использованы данные пер-
вичного, бухгалтерского и налогового учета ООО «АЙКОН» и его финансовой
отчетности за 2015-2016 г.
Был проведен анализ кассовых операций ООО «АЙКОН», дана оценка
СВК проверяемого субъекта, на ее основе был рассчитан уровень существенно-
сти, разработан план и программа внутреннего контроля денежных средств в
кассе.
Проведенный внутренний контроль денежных средств, с учетом выяв-
ленных ошибок, позволил высказать мнение о том, что финансовая отчетность
организации в целом соответствует законодательству РФ, но в связи с имею-
щимися нарушениями заключение является модифицированным.
50
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского
учета и аудита денежных средств на предприятии
3.1. Направления повышения эффективности деятельности предприятия
Чтобы оптимизировать денежные потоки в ООО «АЙКОН» предлагаем
внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполага-
ющий составление кассовых бюджетов.
В ходе анализа были выявлены несколько групп проблем системы
управления денежными потоками ООО «АЙКОН».
Первая группа проблем связана с тем, что в компании отсутствует воз-
можности оперативного формирования единого баланса, учитывающего все
множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат.
У менеджмента изучаемой компании отсутствует полное понимание того, как
движутся и используются денежные средства.
Вторая группа проблем связана с тем, что действующая система управ-
ления финансовыми ресурсами выполняет ограниченный перечень функций, а
именно, в полном объеме реализована только функция учета, в ограниченном
варианте выполняются функции планирования, организации, мотивации и ана-
лиза, функция регулирования не выполняется вовсе. Причина заключается в от-
сутствии возможности оперативно получать информацию о текущем состоянии
компании. Как правило, полная информация есть только на отчетные даты.
Решить данную проблему предлагается посредством внедрения техноло-
гии бюджетного управления. Грамотно поставленная система бюджетирования
расходов позволит решить на ООО «АЙКОН» множество проблем в сфере
управления.
Однако, важным условие эффективного внедрения системы бюджетиро-
вания выступает автоматизация процесса управления денежными потоками в
компании. Действующая в настоящее время в компании автоматизированная
система управленческого учета не отвечает современным требованиям. Она
представляет собой сеть слабо интегрированных подсистем (автоматизирован-
51
ных рабочих мест), которая покрывает далеко не все управленческие операции
и не позволяет получать необходимую для принятия решений информацию
(например, бухгалтерский баланс) в режиме реального времени. Большинство
первичных документов, отражающих движение денежных средств, вводится в
отчеты в самом конце отчетного срока. Используемая в компании система ин-
тернет-банкинга автономна по отношению к действующей автоматизированная
системе управленческого учета, получается, что все входящие и исходящие по-
токи денежных средств, проходящие по расчетному счету, не участвуют в про-
цессе формирования баланса в режиме реального времени. Естественно об опе-
ративном контроле за текущим финансовым состоянием изучаемого субъекта
экономической деятельности не ведется речи, хотя для организации из сферы
интернет-посредничества крайне важно получать эту информацию.
Сформулируем стратегические и функциональные цели предлагаемых в
данном разделе работы преобразований. К первой группе задач отнесем сокра-
щение затрат, повышение общей эффективности деятельности компании за счет
обеспечения менеджмента оперативной и достоверной информацией о его фи-
нансовом состоянии, необходимой для принятия решений. Ко второй - усиле-
ние контроля за правильностью реализации учетной политики и бухгалтерских
процедур, обеспечение всестороннего контроля за закупками и реализацией
продукции, сокращение рутинной работы за счет реализации возможности по-
лучать финансовую информацию с необходимой степенью детализации в ре-
жиме реального времени.
Кроме того, важнейшей задачей при внедрении системы он-лайн кон-
троля за денежными потоками ООО «АЙКОН» является возможность исполь-
зования информационных потоков в процессах оперативного планирования и
управления продажами. Эту задачу удастся решить, обеспечив программно-
техническими средствами информационное соответствие между бумажным
подлинником финансового документа и электронным аналогом внедренной си-
стемы, который и является основой при программном формировании информа-
ционного потока.
52
Данные задачи определили критерии, по которым осуществим выбор
новой автоматизированной системы управления денежными потоками. От нее
требуется максимальная функциональность, которая позволит охватить все
бизнес-процессы компании, высокая степень интеграции функциональных мо-
дулей, обеспечивающей создание целостного информационного пространства,
возможность получения информации в режиме реального времени. Предлагаем
у компании «Управленческие технологии» купить программный комплекс опе-
ративного контроля за финансовым состоянием компании «Капитал», который
представляет собой автоматизированную информационную систему. Организа-
ция такого взаимодействия является одной из важнейших задач и приоритетов
современной информационной политики ООО «АЙКОН».
В варианте, предусматривающем покупку готового универсального про-
дукта, опробованного другими пользователями, конечно, не были учтены экс-
клюзивные особенности изучаемой компании и программа требует адаптации,
однако неоднократное тиражирование имеет и положительную сторону - ожи-
даемость результатов и оптимальную рыночную цену.
До настоящего времени основной проблемой при оперативной оценке
финансового состояния компании было состояние среды, в которой происходи-
ло это взаимодействие. Если на обоих концах канала передачи информации
(головной офис, удаленные работники, компании-франчайзи, др.) в подавляю-
щем большинстве случаев находились современные персональные компьюте-
ры, то программное обеспечение, умеющее эффективно и качественно обраба-
тывать финансовую информацию, отсутствовало, а сам канал зачастую пред-
ставлял собой курьера компании, перемещающегося с толстыми папками отче-
тов и носителями цифровой информации.
Именно передача данных в электронном виде по телекоммуникацион-
ным каналам связи и его последующая обработка - единственный естественный
способ взаимодействия для современных информационных систем.
Программный комплекс «Капитал» предоставляет возможности макси-
мальной интеграции финансовой информации всех уровней, а также возмож-
53
ность помодульного внедрения системы. Результатом внедрения системы
управления денежными средствами в режиме реального времени станет значи-
тельное повышение прозрачности финансового состояния компании и всех ин-
формационных потоков. Высокая степень интеграции всех модулей позволит
наладить постоянный контроль бизнес-процессов и интеграцию информацион-
ных потоков. Руководство компании получит возможность осуществлять ана-
лиз финансового состояния компания в любой отрезок времени, что повышает
эффективность принимаемых решений.
Таким образом, в данном разделе работы предложен механизм внедре-
ния автоматизированной системы управления денежными средствами конкрет-
ной компании – ООО «АЙКОН». Внедрение подобной системы, работающей в
режиме реального времени, возможно, прежде всего, благодаря использованию
достижений в области финансового анализа, инженерии и тех возможностей,
которые предоставляются компьютерными сетями. Развитие Internet и теле-
коммуникационных технологий открыло новые возможности для оперативного
управления денежными средствами объекта исследования в работе. В данной
главе рассмотрены организационно-технические решения, предлагаемые к
применению для построения он-лайн системы управления денежными сред-
ствами ООО «АЙКОН».
Таким образом, в данном разделе работы мы определили основные зада-
чи, которые будут решены с внедрением в работу ООО «АЙКОН» автоматизи-
рованной системы управления денежными средствами в режиме реального
времени. Обобщая их, необходимо отметить, что все задачи сводятся к тому,
что руководство компании получит возможность постоянного контроля за ее
финансовым состоянием, получит эффективный инструмент оперативного кон-
троля за проблемными участками бизнеса изучаемой компании, поскольку си-
стема позволяет не только контролировать значения финансовых индикаторов,
но и анализировать все исходные данные, лежащие в основе их расчета, а все
это, в конечном итоге, ведет к повышению качества управления и отражается
на финансовых результатах деятельности компании.
54
Управление рисками – отдельная часть финансового менеджмента.
В ООО «АЙКОН» широко используются традиционные приемы и мето-
ды управления рисками, так как многие из них не требуют дополнительных
разработок и отступлений от текущего управления предприятием. Большой
группой методов управления рисками ООО «АЙКОН» является компенсация. В
целях ликвидации последствий рисков играет большую роль резервирование,
однако, этот метод не находит должного применения. Причиной тому служит
отсутствие свободных денежных средств для образования фонда резервов и не-
возможность организации финансовых резервов, что приведет к иммобилиза-
ции денежных средств.
Одним из используемых способов уменьшения возможных потерь от
рисков является избежание риска. Решение об отказе от конкретного риска мо-
жет быть принято как на стадии подготовки решения, так и путем отказа от де-
ятельности, в которой ООО «АЙКОН» принимает участие, если оказывается,
что предполагаемый риск достаточно велик. Однако, чаще можно наблюдать
использование первого варианта действий.
В ООО «АЙКОН» проводят работу по снижению рисков. В качестве мер
по снижению рисков можно рассмотреть передачу рисков, осуществляемую с
помощью системы контрактов. В частности для управления рисками в ООО
«АЙКОН» используются:
- аренда, используемая для передачи статических рисков по имуществу
предприятия;
- контракты на перевозку грузов, с помощью которых передача рисков
определяется индивидуальными договорами и законодательством об ответ-
ственности перевозчика;
- контракты на продажу и обслуживание, развивающиеся с изменением
политики сбыта и организации продаж через посредников.
В настоящее время следует отметить слабую организацию системы
страхования рисков ООО «АЙКОН» в связи с нехваткой свободных денежных
средств, необходимых для выплат страховых премий.