22
и осуществляют контроль ее производственно-хозяйственной и финансовой
деятельности. В Совет директоров компании входят независимые директора,
при Совете директоров созданы специализированные комитеты.
В ПАО «Транснефть» существуют следующие виды
специализированных комитетов:
- Комитет по стратегии, инвестициям и инновациям;
- Комитет по аудиту;
- Комитет по кадрам и вознаграждениям.
Комитет по стратегии, инвестициям и инновациям образован для
подготовки рекомендаций и предложений Совету директоров, направленных
на повышение эффективности деятельности ПАО «Транснефть», его
стратегии на долгосрочную перспективу, а также на определение
приоритетов научно-технической и инновационной политики в системе
трубопроводного транспорта нефти и нефтепродуктов.
Комитет по аудиту обеспечивает контроль Совета директоров за
финансово-хозяйственной деятельностью компании и предназначен для
объективного и независимого информирования членов Совета директоров о
финансово-хозяйственном состоянии ПАО «Транснефть» и оценки
эффективности систем внутреннего контроля.
Комитет по кадрам и вознаграждениям осуществляет подготовку
предложений и рекомендаций Совету директоров, направленных на
повышение эффективности деятельности ПАО «Транснефть» в области
кадровой политики, системы оплаты труда и вознаграждений.
Вся работа, осуществляемая специализированными комитетами,
направлена на регулирование и развитие финансово-хозяйственной
деятельности ПАО «Транснефть».
23
2.2. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе и его
документальное оформление
Как и большинство различных компаний ПАО «Транснефть»
использует в своей работе для осуществления различного вида расчетов
наличные денежные средства.
В связи с масштабами компании и видами ее деятельности, расчеты
наличными денежными средствами осуществляются при выдаче наличных
денежных средств в подотчет на хозяйственные нужды (канцелярские товары
и хозяйственный инвентарь для содержания головного офиса,
расположенного в г.Москве), а также при расчете с сотрудниками,
принятыми на работу в головной офис ПАО «Транснефть» на короткий
период по договору подряда (сроком от двух до шести недель).
Во всех остальных случаях расчеты ведутся при использовании
рублевого и валютного расчетных счетов.
Ведение бухгалтерского учета наличных денежных средств
осуществляет сотрудник отдела бухгалтерии. Контроль за работой
бухгалтера, в отношении надлежащего ведения бухгалтерского учета
наличных денежных средств, осуществляет главный бухгалтер ПАО
«Транснефть».
Обязанности сотрудника отдела бухгалтерии, отвечающего за ведение
кассовой дисциплины в компании, прописаны в его должностной
инструкции. Также с бухгалтером заключен договор о материальной
ответственности.
В ПАО «Транснефть» в конце каждого года утверждается лимит
остатка наличных денежных средств в кассе на следующий год.
Лимит остатка наличных денежных средств рассчитывается с
использованием следующей формулы:
Лимит = R × N / P, где:
24
R — объем выручки за расчетный период в аналогичном периоде
прошлых лет или предполагаемый объем выручки или пиковый объем выдач
наличных денег.
P — расчетный период, определяемый по усмотрению предприятия,
но не более 92 рабочих дней. Рабочими днями считаются дни, в которые
предприятие работало.
N — период времени между днями сдачи в банк наличных денег.
Устанавливается на усмотрение предприятия, но не должен превышать 7
рабочих дней.
Денежные средства от основного вида деятельности ПАО
«Транснефть» зачисляются непосредственно на расчетный счет компании.
Никаких расчетов наличными денежными средствами с поставщиками и
покупателями не производится.
Наличные денежные средства поступают в кассу предприятия
исключительно с расчетного счета путем обналичивания денежного чека.
В ПАО «Транснефть» строго соблюдаются правила расчета наличными
денежными средствами, исходя из которых, последние можно тратить на
выдачу подотчетных сумм и выплату заработной платы и прочих выплат
социального характера сотрудникам компании.
Наличные денежные средства хранятся в металлическом сейфе
головного офиса компании. Рабочее место сотрудника, ответственного за
ведение кассовой дисциплины и хранение наличных денежных средств не
выделено в отдельное специально оборудованное помещение, а находится в
отделе бухгалтерии.
Хранение наличных денежных средств в кассе ПАО «Транснефть» не
требует повышенных мер безопасности из-за их небольшого количества,
находящегося на территории компании. Дополнительная сохранность
денежных средств в ПАО «Транснефть» обеспечивается собственными
силами за счет наличия в компании собственной службы безопасности.
25
Выдача наличных денежных средств из кассы компании
осуществляется при помощи первичных кассовых документов и на
основании распорядительных документов (ведомость на выплату заработной
платы, копия срочного трудового договора, заявление подотчетного лица на
выдачу наличных денежных средств, приказы и распоряжения главного
бухгалтера или президента компании).
Как было отмечено ранее, наличные денежные средства выдаются из
кассы ПАО «Транснефть» только в двух случаях: при выплате заработной
платы сотрудникам компании со срочными трудовыми договорами и при
выдаче наличных денежных средств подотчетным лицам.
Заработная плата выплачивается сотрудникам ПАО «Транснефть»
путем перечисления ее на зарплатные банковские карты. Исключение
составляют сотрудники, работающие по договору подряда, срок которого
составляет не более 6 недель. Данные сотрудники получают причитающуюся
им сумму денег в кассе компании. Это связано с тем, что изготовление
банковских карт, участвующих в зарплатном проекте занимает определенное
количество времени, которое зачастую превышает срок трудового договора
сотрудника ПАО «Транснефть». Дожидаться выпуска зарплатных карт для
данного вида сотрудников не представляется возможным, так как выплата
заработной платы по договорам подряда должна осуществляться в день
окончания данного договора. В противном случае, компания вынуждена
будет выплатить своим бывшим сотрудникам компенсацию за каждый день
просрочки выплаты заработной платы. Именно поэтому расчет по заработной
плате с временными сотрудниками производится наличными денежными
средствами.
Выплата заработной платы из кассы ПАО «Транснефть»
осуществляется на основании платежной ведомости (форма Т-53) или копий
трудовых договоров сотрудников, в которых указаны личные данные,
необходимые для осуществления выплаты денег из кассы и суммы выплат,
причитающиеся сотрудникам.
26
Выше указанные документы выполняют роль распорядительных
документов, необходимых для осуществления выдачи наличных денежных
средств из кассы компании.
На основании платежной ведомости или копий трудовых договоров,
бухгалтер составляет расходный кассовый ордер, который будет являться
доказательством выдачи из кассы наличных денежных средств.
В случае выплаты заработной платы на основании платежной
ведомости, в расходном кассовом ордере в графе «Получатель»
проставляется обобщающее наименование, в данном случае – «Работники».
В графе «Приложение» проставляется наименование «Платежная ведомость»
и ее номер. При таком документе - основании расходный кассовый ордер
заполняется исключительно бухгалтером компании, подписи сотрудников,
получающих заработную плату, не проставляются. Свою подпись в
получении денежных средств сотрудники компании ставят в платежной
ведомости напротив своей фамилии.
В случае выплаты заработной платы на основании копий трудовых
договоров, в расходном кассовом ордере в графе «Получатель»
проставляются данные Ф.И.О. сотрудника. В графе «Приложение»
проставляется номер и дата трудового договора. Также, в расходном
кассовом ордере отмечаются реквизиты документа удостоверяющего
личность сотрудника, получающего заработную плату. Основные реквизиты
расходного кассового ордера заполняются бухгалтером компании,
получателем денежных средств прописывается полученная им сумма денег в
графе «Получил», проставляется дата получения и личная подпись. Стоит
отметить, что в данном случае расходный кассовый ордер составляется
отдельно на каждого сотрудника, которому предназначена выплата.
Документы-основания в обязательном порядке гасятся штампом
«оплачено», с проставлением даты оплаты и прикладываются к расходному
кассовому ордеру.
27
Операции по выплате заработной платы из кассы компании
отражаются в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими
проводками:
Дт 57 – Кт 51.01 – с расчетного счета сняты деньги для зачисления в
кассу
Дт 50 – Кт 57.01 – в кассу зачислены деньги, числящиеся в пути
Дт 70 Кт 50 – выплата заработной платы сотрудникам
В случае своевременного не получения причитающейся сотруднику
заработной платы, данная сумма денег подлежит депонированию:
Дт 76 Кт 70 – депонирование заработной платы сотрудников
Далее сумма депонированной заработной платы должна быть сдана в
банк:
Дт 57.01 – Кт 50 – из кассы компании переданы денежные средства для
зачисления в банк
Дт 51 – Кт 57.01 – зачисление на расчетный счет депонированной
заработной платы
В случае обращения сотрудника компании за своевременно не
полученной им заработной платы необходимо произвести ее выдачу:
Дт 57.01 – Кт 51 – с расчетного счета сняты деньги для зачисления в
кассу
Дт 50 – Кт 57.01 – в кассу зачислены деньги, числящиеся в пути
Дт 76 – Кт 50 – выплата депонированной заработной платы
сотрудникам компании
Выдача наличных денежных средств из кассы ПАО «Транснефть»
подотчетному лицу на хозяйственные нужны компании, осуществляется на
основании заявления подотчетного лица, подписанного президентом ПАО
«Транснефть», либо главным бухгалтером или финансовым директором.
Право подписи подотчетных заявлений главным бухгалтером и финансовым
директором закреплено приказом президента ПАО «Транснефть» о
предоставлении данных полномочий.
28
В заявление о выдачи подотчетной суммы денег обязательно должны
содержаться сведения о получателе денежных средств, их сумме и целях, на
которые они должны быть выделены. Данное заявление должно быть
подписано подотчетным лицом, с проставлением даты его составления, а
также лицом, осуществляющим контроль за выдачей денежных средств
компании (главным бухгалтером, финансовым директором или президентом
ПАО «Транснефть»).
Только после этого заявление поступает непосредственно в кассу ПАО
«Транснефть» для выдачи наличных денежных средств.
Сотрудник отдела бухгалтерии, ответственный за ведение кассовых
операций, обязан проверить, представленное ему заявление подотчетного
лица, на наличие в нем всех необходимых реквизитов, в том числе и подписи
руководителя, дающего распоряжение на выдачу денег.
После проверки заявления, бухгалтер обязан удостовериться в том,
содержится ли в приказе президента ПАО «Транснефть» «О перечне лиц,
имеющих право получать в подотчет денежные средства» фамилия данного
сотрудника. В случае отсутствия таковой, бухгалтер вправе отказать в выдаче
денег из кассы. Причем данное решение бухгалтера не будет расценено как
превышение должностных полномочий, так как все действия сотрудника, в
данном случае, направлены на устранение ошибок в осуществлении ведения
бухгалтерского учета денежных средств.
Далее, бухгалтер должен сверить указанную в заявлении сумму на
выдачу, с максимальной суммой, указанной в приказе президента ПАО
«Транснефть» «Об ограничении суммы денежных средств, разрешенной к
выдачи в подотчет». Согласно данного приказа, лимит, установленный для
выдачи наличных денежных средств в подотчет, составляет 100 000 рублей в
рамках каждой выдачи одному подотчетному лицу.
После осуществления тщательной проверки составленного
подотчетного заявления и правомерности выдачи суммы, запрашиваемой
29
получателем, бухгалтер составляет расходный кассовый ордер на выдачу из
кассы наличных денежных средств в подотчет сотруднику компании.
В данном случае, заявление подотчетного лица будет являться
документом-основанием для выдачи денег из кассы предприятия.
При составлении расходного кассового ордера на выдачу подотчетной
суммы, бухгалтер вносит данные подотчетного лица в графу «Получатель». В
графе «Основание» прописывается: выдача денежных средств в подотчет на
хозяйственные нужды. В графе «Приложение» указывается документ-
основание, в данном случае заявление подотчетного лица. Далее графу
«Получил» заполняет подотчетное лицо. В ней он прописывает ту сумму
денег, которую получил в кассе. Затем сотрудник – подотчетное лицо ставит
в расходном кассовом ордере дату получения денег и свою подпись.
Заявление подотчетного лица о требовании выдать ему из кассы
наличные денежные средства «погашается» бухгалтером ПАО «Транснефть»
штампом «оплачено», с проставлением даты выдачи денег и подкладывается
к расходному кассовому ордеру, в качестве доказательной базы
произведенного расхода.
Отражение выдачи в подотчет наличных денежных средств отражается
в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими проводками:
Дт 57.01 – Кт 51 – с расчетного счета сняты деньги для зачисления в
кассу
Дт 50 – Кт 57.01 – в кассу зачислены деньги, числящиеся в пути
Дт 71 – Кт 50 – выдача денежных средств в подотчет
Возврат неизрасходованной суммы наличных денежных средств,
выданных в подотчет, отражается следующими бухгалтерскими проводками:
Дт 50 - Кт 71 – возврат в кассу подотчетным лицом
неизрасходованных сумм
Дт 57.01 – Кт 50 – наличные денежные средства переданы для
зачисления в банк
30
Дт 51 – Кт 57.01 – зачисление на расчетный счет неизрасходованной
подотчетным лицом суммы денег, числящейся в пути
Срок предоставления авансового отчета (форма № АО-1) в
бухгалтерию ПАО «Транснефть», согласно приказа президента компании,
составляет 10 календарных дней, с момента получения в подотчет денежных
средств. Срок предоставления авансовых отчетов по командировочным
расходам, перечисляемым сотрудникам компании исключительно
безналичным путем на банковские карты, согласно того же приказа,
составляет 3 календарных дня, с момента возвращения из командировки.
Внесение наличных денежных средств из кассы на расчетный счет
компании осуществляется на основании объявления на взнос наличными
(форма 04102001), в целях избежания превышения лимита остатка денежных
средств в кассе предприятия.
Наличные денежные средства для выплаты заработной платы и выдачи
подотчетных сумм поступают в кассу ПАО «Транснефть» исключительно с
расчетного счета компании и отражаются в бухгалтерском учете
следующими проводками:
Дт 57.01 – Кт 51 – с расчетного счета сняты деньги для зачисления в
кассу
Дт 50 – Кт 57.01 – в кассу зачислены деньги, числящиеся в пути
Наличные денежные средства, поступающие в кассу ПАО
«Транснефть», приходуются в полном объеме в день их поступления,
первичным кассовым документом, отражающим факт их поступления. В
данном случае документом-основанием для зачисления наличных денежных
средств в кассу с расчетного счета компании будет выступать корешок
денежного чека, с указанием его серии и номера, являющийся отрывной
частью денежного чека, по которому было произведено обналичивание
денежных средств. В отличие от самого денежного чека, который остается в
банке, корешок чека хранится в кассе предприятия. В приходном кассовом
31
ордере также указывается сумма, обналиченная по чеку и наименование
банка, в котором она была получена.
Все приходные и расходные операции, проводимые в кассе компании с
наличными денежными средствами, отражаются в кассовой книге и журнале
учета приходных и расходных кассовых ордеров.
Каждая выполняемая операция с наличными денежными средствами
требует к себе повышенного внимания и контроля со стороны руководителя
отдела или компании за работой, выполняемой сотрудником, ответственным
за ведение кассовой дисциплины. В данном случае внутренним контролем
предприятия будет являться инвентаризация наличных денежных средств.
Целью проведения инвентаризации наличных денежных средств в
кассе является проверка правильности и реальности текущего учета кассовых
операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью
денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа
материальной ответственности должностных лиц [27].
Проведение инвентаризации наличных денежных средств
регулируется:
Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от
06.12.2011г.
Приказом Минфина РФ № 49 «Об утверждении Методических
указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от
13.06.1995г.
Приказом Минфина РФ № 34н «Об утверждении Положения по
ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» от
29.07.1998г.
В ПАО «Транснефть» ежегодно проводится плановая инвентаризация
наличных денежных средств. В учетной политике компании сказано, что раз
в год проводится одна плановая инвентаризация, количество внеплановых
инвентаризаций имеет неограниченный характер и регулируется приказом
президента ПАО «Транснефть» в зависимости от штатных ситуаций (смена