34
2.2. Документальное оформление учёта денежных средств на
предприятии
Для работы с наличными денежными средствами ПАО «Южный
Кузбасс» имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком
ведения кассовых операций в РФ.
Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе ПАО
«Южный Кузбасс», несет кассир, с которым заключен договор о полной
индивидуальной материальной ответственности.
Поступление денег в кассу в любом случае оформляется
приходным кассовым ордером (приложение 5), в котором указывается: от кого,
за что или на что получены деньги. К приходному кассовому ордеру имеется
отрывная квитанция, с теми же реквизитами, что и в ордере. Квитанция
отдается лицу, который принес деньги. После получения денег кассиром на
приходном кассовом ордере и квитанции ставится подпись и штамп
«получено», на квитанции - ещё и печать ПАО «Южный Кузбасс».
Наличные деньги в кассу ПАО «Южный Кузбасс» поступают:
- с расчётного счёта для выплаты заработной платы и выдачи денег под
отчёт;
- выручка или авансовые платежи от покупателей и заказчиков за
выполнение работ и услуг;
- от материально-ответственных лиц в погашение материального
ущерба;
- от подотчётных лиц – возврат неиспользованной подотчётной суммы;
- другие поступления.
Выдача наличных денег из кассы производится на следующие цели:
- на выплату заработной платы работникам, материальной помощи,
пособий;
- в подотчёт на командировочные и хозяйственные расходы;
- на выдачу займов своим работникам;
- на расчёты с поставщиками (с соблюдением определённых условий);
35
- для сдачи денежных средств в банк;
- на другие разрешённые выплаты.
При выдаче денег из кассы одному лицу оформляется расходный
кассовый ордер (приложение 6). В расходных ордерах указывают: кому, на что
или за что выдаются деньги. После выдачи денег кассир на расходном кассовом
ордере ставит подпись и штамп «оплачено».
При расчетах наличными с юридическими лицами учитывают
следующее:
- выдача денег представителю юридического лица осуществляется
по доверенности, оформленной соответствующим образом, и паспорту;
- в расходном кассовом ордере в реквизите «Приложение» указывают
номер, дату доверенности и наименование организации ее выдавшей;
- в реквизите «Основание» указывают наименование работ и услуг,
за что выдаются деньги, а также номер и дату сопроводительного
документа или договора;
- доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру;
- расчеты наличными с юридическими лицами и индивидуальными
предпринимателями могут производиться только по сделкам до 100 000
руб. Сделки на сумму свыше 100 000 руб. оплачиваются в безналичном
порядке. За нарушение установленного порядка расчетов наличными с
юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями с
организации - плательщика взимается штраф в двойном размере со всей
суммы платежа.
При расчетах наличными с физическими лицами ограничения
отсутствуют.
Приходные и расходные кассовые ордера выдаются кассиру в
пронумерованном виде под расписку. Все ордера впоследствии
прилагаются к кассовому отчету и возвращаются в бухгалтерию.
Исправления и подчистки в кассовых ордерах запрещаются. Испорченные
бланки погашаются надписью «испорчено» и также сдаются в бухгалтерию.
36
Срок действия ордеров - один день. Приходные кассовые ордера
подписываются главным бухгалтером ПАО «Южный Кузбасс», расходные –
руководителем ПАО «Южный Кузбасс» и главным бухгалтером. Все ордера
регистрируются в специальном «Журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов» (приложение 7).
При выдаче денег из кассы группе лиц (заработная плата, материальная
помощь, премии) – выписывается платёжная ведомость. Срок выдачи денег
по платёжной ведомости - три дня. На ведомости после выдачи денег также
ставится штамп «оплачено». Против фамилии лиц, не получивших деньги
в установленный срок, ставится штамп «депонировано». В платёжной
ведомости кассир указывает отдельной строкой выданную сумму и
отдельной - депонированную. Депонированная сумма сдается из кассы в
банк на расчетный счет.
Деньги могут быть получены за какое-то лицо по доверенности. В
этом случае в платёжной ведомости против фамилии данного лица делается
запись «по доверенности», ставится дата, фамилия доверенного лица и его
подпись.
Все операции по поступлению и выбытию денег в кассе на
основании составленных первичных кассовых документов записываются в
кассовую книгу (приложение 8). В ПАО «Южный Кузбасс» она заполняется в
программе 1С на компьютере, ежемесячно распечатывается и сшивается. На
последней странице указывается количество пронумерованных и прошитых
страниц, ставятся подписи директора и главного бухгалтера ПАО «Южный
Кузбасс» и печать предприятия.
Каждая страница кассовой книги является отчетностью кассира. В
кассовый отчет вначале записывают остаток денег на начало отчетного
периода. Далее в хронологическом порядке записываются операции с
документов по поступлению и выбытию денег. Подсчитывается итоговая
сумма по приходу и расходу денег и остаток на конец отчетного периода.
37
Периодичность составления кассовых отчётов в ПАО «Южный Кузбасс»
установлена в её учётной политике – пять дней.
Остаток денег в кассе ежедневно контролируется кассиром и главным
бухгалтером, т.к. он может быть только в пределах установленного лимита.
Лимит определяется в ПАО «Южный Кузбасс» самостоятельно, исходя из
средней дневной выручки за последние три месяца, предшествующих дате
установления лимита, и утверждается в банке.
Лимит, как правило, устанавливается с 01 января на год. Расчет
лимита осуществляется на специальном бланке. Если в течение года по
производственной необходимости требуется изменение лимита (увеличение
или уменьшение), то составляется новый расчет, который также
утверждается в банке.
Сверхлимитный остаток денежных средств в кассе сдаётся в банк для
зачисления на расчётный счёт.
Основными документами, которыми оформляются операции по
расчётным счётам ПАО «Южный Кузбасс», являются:
- платёжное поручение (приложение 9) - представляет собой письменное
распоряжение банку от владельца счета на списание денежных средств с его
счета и зачисление их на счет получателя;
- платёжное требование (приложение 10) - письменное распоряжение
банку от получателя денежных средств на списание денег со счёта
плательщика и зачисление на его счёт (оформляется при указании данной
формы расчётов в договоре).
Расчеты платежными требованиями могут осуществляться с
предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцепт – это
молчаливое согласие плательщика на оплату. Срок для акцепта платежных
требований определяется по основному договору и составляет не менее пяти
рабочих дней. Если ПАО «Южный Кузбасс» отказывается от оплаты
полностью или частично, то он представляется в банк «Заявление об отказе от
акцепта» по установленной форме, где указывает обоснование отказа от
38
оплаты.
Платёжными поручениями ПАО «Южный Кузбасс» рассчитывается:
- с поставщиками за поставленные материалы, оборудование;
- с банком - при погашении краткосрочных кредитов;
- с бюджетом - при перечислении налогов;
- с Пенсионном фондом, Фондом социального страхования, Фондом
обязательного медицинского страхования – при перечислении обязательных
страховых взносов;
- с другими кредиторами.
По платежным поручениям также производится и зачисление денежных
средств на расчётные счета ПАО «Южный Кузбасс» от покупателей и
заказчиков и других контрагентов.
Платёжное требование в ПАО «Южный Кузбасс» выписывается в
случаях, если это предусмотрено договором с контрагентом для осуществления
безналичного расчёта.
Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании
которого производится списание денежных средств со счетов ПАО «Южный
Кузбасс» в бесспорном порядке, при следующих условиях:
- законодательно установлено бесспорное взыскание денежных средств;
- взыскания по исполнительным документам;
- в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при
предоставлении банку, обслуживающему плательщика, право на списание
денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.
Банковские документы в ПАО «Южный Кузбасс» составляются в
электронном виде и передаются в банк через Интернет. Документы в
электронной форме содержат поля, предусмотренные в унифицированных
формах. Порядок работы с электронными расчетными документами
оговаривается в договоре с банком.
Зачисление наличных денежных средств на расчётные счета ПАО
«Южный Кузбасс» осуществляется по «Объявлению на взнос наличными»
39
(приложение 11), которое состоит из трёх отрывных частей:
1-я часть: Объявление на взнос наличными – остаётся у кассира банка и
прилагается затем к его отчёту;
2-я часть: Квитанция – отдаётся лицу, который принёс деньги;
3-я часть: Ордер – остаётся сначала в банке, является основанием для
зачисления денег на расчётный счёт, затем прилагается к выписке, т.е.
возвращается обратно на предприятие.
Снятие наличных денег с расчетного счета производится по денежному
чеку. Для этого ПАО «Южный Кузбасс» приобретает в обслуживающем банке
денежную чековую книжку, которая состоит из нескольких листков
пронумерованных чеков. Для снятия наличных денег с расчетного счета ПАО
«Южный Кузбасс» выписывает чек в одном экземпляре от руки, в котором
указывается фамилия, имя, отчество лица, которое будет получать деньги,
его паспортные данные и образец подписи. На обратной стороне чека
указывают основание снятия наличных денег: для выдачи заработной
платы, пособий, материальной помощи.
Наличные деньги с расчётного счёта в ПАО «Южный Кузбасс» снимает
только кассир.
В день осуществления операций на расчётных счетах банк составляет
для своих клиентов выписку из лицевого расчетного счета, которая
представляет собой точную копию записей на счете в банке. К выписке
прилагаются оправдательные документы, подтверждающие движение
денежных средств по данному расчётному счёту. Полученная выписка в
бухгалтерии предприятия тщательно проверяется, после чего производится её
бухгалтерская обработка.
2.3. Учёт денежных средств в кассе
Кассовые отчёты в ПАО «Южный Кузбасс» еженедельно сдаются
кассиром в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и
40
составленные кассовые документы: законность и целесообразность
отраженных операций, реквизиты (правильность заполнения),
арифметические подсчеты. После проверки производится бухгалтерская
обработка кассовых документов и осуществляются записи в учетные
регистры по счёту 50 «Касса» и другие.
В таблице 4 пр
ؚ
едставлен
ؚ
а пр
ؚ
имер
ؚ
н
ؚ
ая кор
ؚ
р
ؚ
еспон
ؚ
ден
ؚ
ция счетов по счёту
50 «Касса» в ПАО «Южн
ؚ
ый Кузбасс».
Таблица 4
Корреспонденция счетов по счёту 50 «Касса»
№
п/
п
Содержание операций
Сумма,
руб.
Корреспонденция
счетов
дебет
кредит
1
Сн
ؚ
яты с р
ؚ
асчётн
ؚ
ого счёта и пер
ؚ
едан
ؚ
ы в
кассу н
ؚ
аличн
ؚ
ые ден
ؚ
ежн
ؚ
ые ср
ؚ
едства
300 000
50
51
2
Поступила в кассу задолжен
ؚ
н
ؚ
ость от
покупателей и заказчиков
85 265
50
62
3
Поступили в кассу кр
ؚ
аткоср
ؚ
очн
ؚ
ые займы
от др
ؚ
угих ор
ؚ
ган
ؚ
изаций
95 000
50
66
4
Возвр
ؚ
ащен
ؚ
а в кассу н
ؚ
еиспользован
ؚ
н
ؚ
ая
подотчётн
ؚ
ая сумма
1 200
50
71
5
Погашен в кассу займ, выдан
ؚ
н
ؚ
ый своему
р
ؚ
аботн
ؚ
ику
60 000
50
73.1
6
Погашен
ؚ
а в кассу выявлен
ؚ
н
ؚ
ая н
ؚ
едостача
410
50
73.2
7
Поступили в кассу паевые взн
ؚ
осы от
учр
ؚ
едителей
50 000
50
75.1
8
Поступила в кассу выр
ؚ
учка по осн
ؚ
овн
ؚ
ому
виду деятельн
ؚ
ости
98 650
50
90
9
Поступила в кассу ар
ؚ
ен
ؚ
дн
ؚ
ая плата
37 000
50
91.1
10
Ден
ؚ
ежн
ؚ
ые ср
ؚ
едства из кассы вн
ؚ
есен
ؚ
ы н
ؚ
а
р
ؚ
асчётн
ؚ
ый счёт
255 000
51
50
11
Оплачен
ؚ
а из кассы задолжен
ؚ
н
ؚ
ость
поставщикам
63 880
60
50
12
Возвр
ؚ
ащен
ؚ
а покупателям излишн
ؚ
е
оплачен
ؚ
н
ؚ
ая сумма аван
ؚ
са
13 440
62
50
13
Выдан из кассы кр
ؚ
аткоср
ؚ
очн
ؚ
ый займ
др
ؚ
угой ор
ؚ
ган
ؚ
изации
77 000
66
50
14
Выдан
ؚ
ы из кассы государ
ؚ
ствен
ؚ
н
ؚ
ые
пособия р
ؚ
аботн
ؚ
икам
5 500
68, 69.1
50
15
Выдан
ؚ
а зар
ؚ
аботн
ؚ
ая плата сотр
ؚ
удн
ؚ
икам
300 000
70
50
16
Выдан
ؚ
ы ден
ؚ
ежн
ؚ
ые ср
ؚ
едства под отчёт
18 000
71
50
17
Выдан
ؚ
ы из кассы займы своим
р
ؚ
аботн
ؚ
икам
40 000
73.1
50
18
Выдан учр
ؚ
едителю паевой взн
ؚ
ос
25 000
75.1
50
19
Выдан
ؚ
о из кассы р
ؚ
азн
ؚ
ым кр
ؚ
едитор
ؚ
ам
16 777
76
50
20
Выявлен
ؚ
а н
ؚ
едостача в кассе
30
94
50
41
В пр
ؚ
иложен
ؚ
ии 12 пр
ؚ
едставлен
ؚ
а кар
ؚ
точка счёта 50 «Касса».
Один р
ؚ
аз в месяц (в р
ؚ
азн
ؚ
ые даты, вн
ؚ
езапн
ؚ
о) в ПАО «Южн
ؚ
ый Кузбасс»
пр
ؚ
оводится ин
ؚ
вен
ؚ
тар
ؚ
изация ден
ؚ
ежн
ؚ
ых ср
ؚ
едств в кассе.
В состав инвентаризационной комиссии входят, как правило, не
менее двух сотрудников и материально-ответственное лицо (кассир). Один
из членов комиссии является председателем, причем два раза подряд одно и
то же лицо председателем не назначается. В составе комиссии могут быть
бухгалтеры, экономисты, менеджеры и другие должностные работники. На
инвентаризацию денежных средств в кассе руководителем ПАО «Южный
Кузбасс» издается приказ, где указывается состав комиссии и председатель.
Инвентаризация денежных средств в кассе начинается с того, что
кассир составляет последний кассовый отчет, председатель комиссии
проверяет его и приложенные документы, после чего на отчете и каждом
документе делает визу «До инвентаризации», ставит дату и подпись.
Инвентаризация проводится путем фактического пересчета денежных
средств и денежных документов, имеющихся в кассе. Пересчет денег и
документов ведет сам кассир, члены комиссии наблюдают и, в случае
необходимости, могут сделать повторный пересчет.
По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации
денежных средств в кассе (приложение 13).
Выявленные недостачи денежных средств в кассе взыскиваются с
материально – ответственного лица (кассира), излишки – приходуются.
В бухгалтерском учете делаются записи:
1) На сумму выявленной недостачи
- Дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
- Кредит счёта 50 «Касса»
2) Списание недостачи на материально – ответственное лицо
- Дебет счёта 73.2 «Расчёты по возмещению материального ущерба»
- Кредит счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
3) На сумму выявленных излишек
42
- Дебет счёта 50 «Касса»
- Кредит счёта 91.1 «Прочие доходы».
Наличные деньги в подотчёт из кассы ПАО «Южный Кузбасс»
выдаются на строго определённые цели и на определённый срок:
- на командировочные расходы – на срок командировки;
- на операционно – хозяйственные расходы - на срок до 15 дней.
По истечении указанных сроков подотчётные лица составляют
авансовые отчёты о произведённых расходах и прилагают к ним
оправдательные документы, подтверждающие платежи (чеки, квитанции,
проездные билеты, счета). Остатки неиспользованных сумм возвращаются в
кассу или удерживаются из заработной платы.
Таким образом, учёт денежных средств в кассе ПАО «Южный Кузбасс»
ведётся в соответствии с требованиями нормативных документов.
2.4. Учёт денежных средств на валютном, расчётном и прочих счетах
Ден
ؚ
ежн
ؚ
ые ср
ؚ
едства ПАО «Южн
ؚ
ый Кузбасс», хр
ؚ
ан
ؚ
ящиеся н
ؚ
а р
ؚ
асчетн
ؚ
ых
счетах, учитываются н
ؚ
а осн
ؚ
овн
ؚ
ом, ин
ؚ
вен
ؚ
тар
ؚ
н
ؚ
ом активн
ؚ
ом син
ؚ
тетическом счете
51 «Р
ؚ
асчетн
ؚ
ые счета», где обобщается ин
ؚ
фор
ؚ
мация о н
ؚ
аличии и движен
ؚ
ии
ден
ؚ
ежн
ؚ
ых ср
ؚ
едств в валюте Р
ؚ
оссийской Федер
ؚ
ации н
ؚ
а р
ؚ
асчетн
ؚ
ых счетах
ор
ؚ
ган
ؚ
изации, откр
ؚ
ытых в коммер
ؚ
ческих бан
ؚ
ках.
Поскольку р
ؚ
асчетн
ؚ
ые счета откр
ؚ
ыты в р
ؚ
азн
ؚ
ых бан
ؚ
ках, к счёту 51
«Р
ؚ
асчётн
ؚ
ые счета» откр
ؚ
ыты субсчёта для раздельного учёта денежных средств
в разных банках:
- 51.1. «Р
ؚ
асчётн
ؚ
ый счёт в коммер
ؚ
ческом бан
ؚ
ке «Р
ؚ
айффайзен
ؚ
гбан
ؚ
к»;
- 51.2. «Р
ؚ
асчётн
ؚ
ый счёт в коммер
ؚ
ческом бан
ؚ
ке «Газпр
ؚ
омбан
ؚ
к»;
- 51.3. «Расчётный счёт в ПАО «Сбербанк».
Ден
ؚ
ежн
ؚ
ые ср
ؚ
едства ПАО «Южн
ؚ
ый Кузбасс», хр
ؚ
ан
ؚ
ящиеся н
ؚ
а валютн
ؚ
ых
счётах, учитываются н
ؚ
а осн
ؚ
овн
ؚ
ом, ин
ؚ
вен
ؚ
тар
ؚ
н
ؚ
ом активн
ؚ
ом син
ؚ
тетическом счете
52 «Валютн
ؚ
ые счета», также по субсчетам для раздельного учёта средств по
43
валютным счетам в разных банках.
Акккредитивами и чековыми книжками предприятие не пользуется,
депозитных счетов по состоянию на 31.12.2018 года в ПАО «Южный Кузбасс»
тоже нет.
Записи в бухгалтерском учёте производятся на основании банковских
выписок. Получив выписку, бухгалтер ПАО «Южный Кузбасс» тщательно
проверяет её и приложенные документы, после чего на документах и
выписке проставляет корреспонденцию счетов. Далее производятся записи в
учетный регистр по счету 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» и
другие.
В банковской выписке указывается:
- наименование банка, наименование предприятия, номер расчётного
счёта клиента;
- дата предыдущей выписки и дата настоящей выписки;
- «Входящий остаток» средств на счете на дату выписки;
- суммы, зачисленные на счет, и суммы, списанные со счёта;
- «Исходящий остаток» на дату выписки.
Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя
должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки
средств и поступления на расчетный (валютный) счет записывает в выписке по
кредиту счета, а уменьшение своего долга предприятию (списания, выдача
наличными) - по дебету, т.е. в банках расчётные и валютные счета клиентов
являются пассивными.
В течение десяти дней с момента получения выписки ПАО «Южный
Кузбасс» может письменно сообщить в банк о суммах, ошибочно зачисленных
или списанных со счета. Если этого не будет сделано, то банк считает остаток
средств на счете подтвержденным. Денежные средства могут ошибочно
списываться (зачисляться) на счет либо по ошибке банка, либо по ошибке ПАО
«Южный Кузбасс», либо по ошибке контрагента ПАО «Южный Кузбасс».
Вместе с тем, такие ситуации в ПАО «Южный Кузбасс» бывают крайне редко.