16
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером
или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя входит
оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформ-
лены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены
договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер
(при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носите-
ле кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименова-
нием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на
кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых доку-
ментов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассо-
вые документы должен только он.
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1
Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсут-
ствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образ-
цом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указан-
ной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересче-
том. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возмож-
ность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полу-
ченной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ста-
вит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносив-
шему наличность.
17
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый
ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окон-
чании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании
контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), при-
равненных к кассовому чеку, и т.д.
22
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение
зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО
должен в течение 5 лет.
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его,
кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера (при его отсутствии – подпи-
си руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным пропи-
сью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтвер-
ждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по
паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных
денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
16
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО
для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким
образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача налично-
сти производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной
в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
17
Так же как и ПКО, РКО хранится в течение 5 лет по правилам, уста-
новленным руководителем организации.
16. Кириллова Н.А., Богаченко В.М. Бухгалтерский учет 2017г.- с. 115.
17. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. 2016г.- с. 207.
22. Фомина Л.С. Бухгалтерский учет 2016г. – с.80 .
18
Выплата зарплаты проводится по платежным ведомостям (Форма №
Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением
единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выпла-
ты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до на-
ступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни
Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и
должен быть указан в ведомости. Но данный срок не может превышать 5 ра-
бочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не
получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной
ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или де-
лает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму,
подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному
бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата
зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведо-
мость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику, В этом случае РКО оформляется на
основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме,
или распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания). Данное за-
явление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который
выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
19
Кстати, если у подотчетника есть задолженность по ранее получен-
ным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до
тех пор, пока он не погасит старый долг.
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформ-
ляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый
ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация
определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть
выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за за-
болевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1
Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя,
указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенно-
сти, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
11
В платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются
деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/ платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформлен-
ной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, дела-
ется копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установ-
ленном предприятием и прикладывается к РКО.
10
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного
юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате
к РКО, платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при по-
следней выплате – оригинал.
Если на предприятии есть несколько касс, то операции по передаче
10. Бондарева Т.Н., Галкина Е.А. Ведение кассовых операций 2017г.- 187с.
11. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на предприятии 1016г.- с.47.
20
наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами
фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных касси-
ром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата
РФ от 18.08.1998 N 88).
Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от
18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания).
Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических по-
казателей), могут кассовую книгу не заполнять.
4
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в
кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каж-
дое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактиче-
скую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, сум-
мой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою
подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер
(при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, прово-
дившее сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его
отсутствии – руководитель.
Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными
деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Ука-
зания).
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию.
Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока
составления бухгалтерской, финансовой отчетности.
Кассовые документы могут быть оформлены на бумаге или в элек-
тронном виде (п. 4.7 Указания).
4 . Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций"
21
Бумажные документы оформляются от руки или с применением тех-
нических средств, например, компьютера и подписываются собственноруч-
ными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно
вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату
такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписать-
ся.
20
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспе-
чена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери инфор-
мации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде,
запрещено.
Порядок осуществления учёта кассовых операций производится
следующим образом. Предприятие оборудуется кассой, которая должна
полностью соответствовать требованиям безопасности. Помещение должно
быть оборудовано электронными средствами подсчёта банкнот, контрольно-
кассовой машиной, и другой электроникой и мебелью.
Руководителем предприятия нанимается на работу кассир, работа
которого будет осуществляться в выдаче и приёме денежных средств, а
также в учёте всех производимых операций. Данный работник, является
полностью материально ответственным и отвечает за вверенные ему
материальные ценности. До начала рабочей смены кассир получает
денежные средства из банка.
В течение рабочего осуществляется выплата и получение денежных
средств с обязательным учётом финансовых операций. По окончании
рабочего дня производится заполнение кассовой книги и сдача денежных
средств на Р/С предприятия.
15
15. Зонова А.В., Адамайтис Л.А., Бачуриновская И.Н., Бухгалтерский учет и анализ 2016г.- с.- 117.
20. Пикко В. Денежные средства учет анализ и аудит 2016г. – с. 76.
22
Бухгалтерские проводки представляют собой счета, которые
оформляются по фактическим документам и отражают суммы, которые были
переведены на счёт или сняты со счёта, например: осуществление расчётной
операции с подотчётными лицами или выплата зарплаты.
Стандартная проводка выглядит следующим образом:
Сотруднику выдан аванс в размере 5000 рублей на служебную
командировку.
По возвращении работник представляет подробный отчёт по
осуществлённым расходам:
Документы на проезд в наземном общественном транспорте: 1000
рублей
Суточные за время пребывания в командировке: 1200 рублей.
Добровольное страхование от несчастных случаев: 100 рублей.
Квитанция бронирования номера в гостинице: 2600 рублей.
Бухгалтерская отчётность кассовой проводки с подотчётными лицами
будет выглядеть следующим образом:
Дебет счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами»,
Кредит счета 50 «Касса» — 5000 руб. Полная сумма аванса выданного
сотруднику.
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,
Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 4900 руб.
Затраты осуществлённые сотрудником во время служебной командировки.
Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 100 руб.
Возвращённая сумма аванса.
Таким образом, можно проследить любую финансовую операцию в
бухгалтерской отчётности и учесть все нюансы расходования и поступления
денежных средств.
К задачам бухгалтерского учета кассовых операций относятся:
- контроль движения денежных средств организации;
23
- полный и достоверный учет денежных средств организации и
систематический контроль их состояния;
- своевременное и достоверное оформление операций по поступлению
и расхождению денежных средств;
1.2. Порядок организации учета кассовых операций
В практике отечественного предпринимательства широкое
распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное
применение такого инструмента обуславливается его удобством и
универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег
не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности
по учету кассовых операций.
Кассовые операции — операции с физическими и
юредическими лицами по приёму и выдаче наличных денежных средств
(банкноты и монеты), осуществляемые предприятиями, организациями,
банками. Представляют собой совокупность материально-технических
процедур, заключающихся в приёме (инкасация), хранении и выдаче
наличных денег. Кассовые операции регулируются нормами финансового
права.
На предприятиях денежные средства и документы хранятся и
учитываются в кассе предприятия. Все кассовые операции осуществляются
на основании Указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке
ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке
ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
субъектами малого предпринимательства». Сфера применения наличных
расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях от
07.10.2013 № 3073-У.
6. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
24
Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы
на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и
внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные
Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.
Вопросы аудиторской деятельности разъясняют постановления,
приказы Правительства РФ, такие как:
- постановление Правительства РФ «О мерах по обеспечению
проведения обязательного аудита»;
- постановление Правительства РФ «О лицензировании аудиторской
деятельности»;
- приказ Министерства финансов РФ «Порядок представления отчета
аудиторскими организациями и аудиторами, имеющими лицензии на
осуществление аудиторской деятельности» и др.
Нормы аудита, однозначно интерпретируемые всеми субъектами
финансово-хозяйственной деятельности и, прежде всего арбитражным судом
представлены Федеральными стандартами (правилами) аудиторской
деятельности. Стандарты аудита регулируют взаимоотношения аудиторских
фирм, организаций, налоговых служб, проверяющих законность
деятельности организаций, а также учитываться в арбитражном процессе.
Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление
соответствия применяемой в организации методики учета и
налогообложения операций по движению наличных денежных средств,
действующим в РФ в проверяемом периоде.
Данный нормативный документ регламентирует:
- Правила и порядок оформление кассовых документов;
- Правила приема наличных денежных средств;
- Правила хранения денежных средств и документов;
- Правила выдачи наличных денежных средств;
- Правила ведения кассовой книги;
25
- Порядок проведения ревизии кассы и контроль за соблюдением
кассовой дисциплины.
24
Кроме того, в данном Указании, определен порядок расчета лимита
кассы.
Ответственность за ведение кассовых операций возложена на кассира.
Кроме того, с кассиром должен быть заключен договор материальной
ответственности за сохранность денежных средств и документов в кассе.
Главными задачами бухгалтерского учета денежных средств и документов в
кассе являются (рис. 1).
15
Рисунок 1. Задачи бухгалтерского учета наличных денежных
средств и документов
Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов,
соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае
имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы.
Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено
15. Зонова А.В., Адамайтис Л.А., Бачуриновская И.Н., Бухгалтерский учет и анализ 2016г.- с. 97.
24. Бухгалтерский учет [Электронный ресурс]: http://glavkniga.ru Сайт Главная книга.