36
и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные
суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной
сумме.
На практике для маскировки фактов растраты денежных средств
зачастую в качестве учетных документов используют различного рода
расписки, которые не могут служить документальным подтверждением
расходования денежных средств, так как они не соответствуют
унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат
подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации.
О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к
расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.)
разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или
распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как
недостача. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все
приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с
указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на
момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для
определения учетных остатков денежных средств и документов.
Кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные
и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и
документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная
наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая
списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира
после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в
последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением
правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на
момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в
кассовой книге и в журнале-ордере.
В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой
книги по следующим основным направлениям:
37
- правильность ведения кассовой книги;
- арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности
подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных
денег с одной страницы на другую;
- своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой
книге.
При инвентаризации кассы в АО "Дагпродмаш" подлежат контролю:
- соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
-целевое использование полученных из банка денежных средств по
назначению, указанному в чеке;
- наличие фактов не соответствия даты совершения операции и
отражения ее в расходном кассовом ордере;
- обоснованность записей в кассовых ордерах;
-своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных
средств по не выданной заработной плате;
- правильность документального оформления кассовых документов и их
соответствие типовым унифицированным формам;
- наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером
незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег
в банке;
- наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения;
- законность произведенных операций наличными денежными
средствами в пределах одной сделки;
- соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету
кассовых операций.
Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе
подтверждается их полным полистным пересчетом.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других
ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и
денежные документы.
38
Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов
инвентаризационной комиссии.
Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности
(как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего
номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо
составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и
сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других
бланков документов строгой отчетности производится по:
- наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям:
именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные),
- с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их
серии и номинальной стоимости.
Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к
учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат
на их приобретение.
Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность
проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для
проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других
ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и
денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины,
вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков
документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по
акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с
учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по
каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.
Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих
случаях:
39
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
-если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за
стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Порядок и сроки проведения инвентаризации АО "Дагпродмаш"
определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия,
назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило,
включают представителей администрации предприятия, работников
бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров,
специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность
данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств,
разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного
пересчета.
Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и
денежных документов в кассе организации проводится проверка:
- правильности оформления первичных расходных документов -
наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи
руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных
(платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных
документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для
осуществления расходования денежных средств;
- полнота и правильность оприходования денежных средств,
полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть
оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется
посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии
расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой
книги;
40
- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных
по приходным кассовым ордерам;
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение
отчетного года.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств
могут производится :
- учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае
их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с
заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и
проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют
соблюдение кассовой дисциплины.
- учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять
соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
- органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки
технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий
сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных
средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально
ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется
правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены
договоры о полной материальной ответственности, а также лицам,
направляемым в служебные или производственные командировки),
правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные
нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным
распорядительным документом руководителя организации, на приобретение
имущества - в пределах действительной потребности, при служебных
командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность
погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи
неиспользованного остатка).
41
Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил
ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных
средств при их транспортировке и хранении.
Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной
документации, к ним относятся:
ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» ;
ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков до-
кументов строгой отчетности;
КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Результаты инвентаризации в АО "Дагпродмаш" оформляются актом
инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется
для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных
ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и
других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и
подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за
сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается
у материально ответственного лица. При смене материально ответственных
лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается
материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально
ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных
средств, разных ценностей и документов не производятся.
В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы.
Такая ревизия возможна:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
42
Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом
руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в
состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).
Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем
предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным
полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей,
находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с
данными учета по кассовой книге.
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в
акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных
средств кассы (форма № КМ – 9).
Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную
сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета,
проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно
осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.
Отражение инвентаризации денежных средств оформляются
следующими бухгалтерскими проводками:
1. Обнаружены излишки денежных средств:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 91« Прочие доходы и расходы » - субсчет 1 «Прочие доходы»;
2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются
с кассиров:
Списание недостающих денег в кассе:
Дебет 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей »
Кредит 50 «Касса»;
Предъявление иска кассиру:
Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» - субсчет
2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 « Недостач и потерь от порчи ценностей »;
43
3. По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:
Дебет 50 «Касса»
51 «Расчетный счет»
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» -
субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба».
Последний раз инвентаризация кассы в АО "Дагпродмаш" проводилась
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1
января 2019 года по инициативе руководителя. Инвентаризацию проводила
комиссия, назначенная приказом руководителя № 22 от 18 декабря 2018 года.
В состав комиссии были включены представители администрации
предприятия, работники бухгалтерии.
Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все
поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие – списаны в
расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в
бухгалтерию.
Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей
ценностей из кассы, не проводились.
При проведении инвентаризации комиссия проверила достоверность
бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, ценностей и
документов, находящихся в кассе.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других
ценностей в кассе принимались к учету наличные деньги, ценные бумаги и
денежные документы (почтовые марки). Проверка фактического наличия
бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности
производилась по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех
или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-
ответственным лицам.
Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными учета по
кассовой книге.
44
Результат инвентаризации был оформлен актом. Недостачи или излишка
ценностей в кассе комиссией не обнаружено, что и отражено в акте.
Акт инвентаризации был составлен в 2-х экземплярах: один остался в
делах бухгалтерии, другой – у кассира.
В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе в
момент проверки. Акт подписали все члены комиссии и кассир. Акт должен
хранится в архиве организации 5 лет.
45
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В
АО "ДАГПРОДМАШ"
3.1 Совершенствование аналитического и синтетического учета
кассовых операций
Любое предприятие для обеспечения нормальных условий
функционирования производства должно своевременно и в требуемых
объемах тратить денежные средства и получать их в таком объеме, который
бы покрывал расходы и позволял иметь прибыль для расширенного
воспроизводства. С учетом установленных законом требований допустимого
минимума и максимума наличных денежных средств, а также
неравномерности требования денег из кассы или возврата какой-либо суммы
в кассу периодически могут возникать ситуации, когда либо наличных
денежных средств не хватает, либо имеющаяся сумма на конец рабочего дня
превышает допустимый лимит и, поэтому, требуется инкассация, хотя при
этом возможно, что наличные денежные средства потребуются на следующий
день.
Анализ ведения бухгалтерского учета и аудита кассовых операций АО
"Дагпродмаш" позволил выявить следующие проблемы в управлении
денежными средствами:
– управленческие работники не всегда имеют полную оперативную
информацию об источниках денежных поступлений, о суммах, сроках
платежей, а также о способах оплаты (наличный или безналичный расчет);
– разнонаправленные потоки денежных средств (расходы и доходы)
зачастую не совпадают во времени и по размерам;
– иногда происходит случайная утеря платежных документов, поэтому
кассовый план приходится создавать при неполной информации о
поступлениях и расходах;
– запросы на финансирование часто не соответствуют реальным
потребностям.