26
К таким документам можно отнести платежные и расчетно-платежные
ведомости, по ним выдается заработная плата работникам организации,
заявления на выдачу денег и другие
По расходным кассовым ордерам выдача денежных средств может
происходить только в день их составления.
Кассир производит выдачу денежных средств лицу, которое указано в
расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Обязательно кассир
проверяет у получателя расписку, которая заполняется только получателем,
сумму написанную прописью в рублях и копейки цифрами, а так же необходимо
проверить документ, подтверждающий личность. Заявления от покупателей на
возврат денежных средств кассир подшивает к расходному кассовому ордеру.
В случае если деньги возвращают по доверенности, в ордере после ФИО
получателя, необходимо указать имя доверенного лица. При выдаче денежных
средств по ведомости перед заявлением кассиру необходимо поставить отметку
«По доверенности». Как, правило доверенность прикладывается к расходному
кассовому ордеру или к ведомости.
Учет принятых и выданных кассиром денежных средств ведется в «Книге
учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5).
По платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления
расходного ордера на каждого получателя происходят выплаты заработной
платы, пособий по социальному страхованию и стипендий.
Рассмотрим операции, осуществляемые на основе расходного кассового
ордера:
- разовые выдачи денежных средств на оплату труда отдельным
лицам;
- операции по выдаче денежных документов из кассы
экономического субъекта;
- выдача наличных денежных средств (депонированные суммы,
выручка);
27
Депонированная заработная плата - это денежные средства, выделенные на
оплату труда, но не выданные в срок работнику. Депонированная сумма сдается
в банк, на данную сумму составляется общий расходный кассовый ордер.
Данный расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре
руководителем, главным бухгалтером, затем его нужно зарегистрировать в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-
3).
В организации, в которой осуществляются расчеты наличными
средствами должна вестись кассовая книга установленной формы (форма КО-4).
Кассовая книга – учетный регистр кассовых операций, в ней отражаются в
хронологическом порядке все кассовые операции, совершенные в организации,
подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами в
данной дипломной работе.
Каждая хозяйственная операция должна иметь документальное
подтверждение.
Записи в кассовую книгу производятся сразу же после совершения какой-
либо операции по кассе организации, на основании того или иного
подтвержденного документа
1.3. Аудит кассовых операций. Ревизия кассы и контроль за
кассовой дисциплиной
Проверка кассовых операций начинается с проведения инвентаризации
кассы и составления акта установленного образца.
Инвентаризация ведется в присутствии главного бухгалтера и кассира.
При наличии нескольких касс все они обязаны быть опечатаны с целью
предотвращения доступа к ним. Кассир составляет кассовый отчет о кассовых
операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге на
момент проверки. Одновременно с кассира берется расписка о том, что все
приходные и расходные документы внесены им в отчет и к моменту
28
инвентаризации кассы не оприходованных и не списанных в расход денег и
других ценностей не имеется. Затем кассиром в присутствии главного
бухгалтера и аудитора производится полный полистный пересчет наличных
денег и других ценностей, существующих в кассе. При надобности аудитор
может произвести повторный пересчет в присутствии вышеуказанных лиц.
Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные
платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.п., следует
подсчитать в них итоги и выплаченную по ним сумму принять к зачету, о чем
делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся
в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета в кассовой книге.
Результаты проверки оформляются актом, которые подписывают аудитор,
главный бухгалтер и кассир
11
.
Источниками информации при аудите учета кассовых операций выступают:
- кассовая книга (ф. № КО-4),
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф.
№ КО-5),
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.
№ КО-3),
- отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходными
кассовыми ордерами (форма № КО-1), расходными кассовыми ордерами (ф.
№ КО-2), расчетно-платежными ведомостями (ф № 49), платежными
ведомостями (ф. № 53), квитанциями и др.),
- журнал регистрации депонентов,
- чековые денежные книжки,
- акт ревизии наличных денежных средств,
- акты инвентаризации наличных денежных средств,
11
Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (принят ГД ФС РФ 24.12.2008)
(ред. От 01.12.2014).
29
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных
счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при
возвращении ее в организацию (форма № КМ-2),
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по
неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-
операциониста (форма № КМ-4),
- справка-отчет кассира- операциониста (форма № КМ 6), сведения
о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке компании
(форма № КМ 7),
- акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) и др.,
учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 50,
51, 52, 55, 57 и др.,
- Положение об учетной политике,
- Главная книга,
- бухгалтерский баланс,
- отчет о финансовых результатах,
- отчет о движении денежных средств
Программа аудиторской проверки кассовых операций:
- инвентаризация кассы и исследование условий хранения денежных
средств;
- проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных
документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень
подотчетных лиц и т.п.);
- контроль точного документального оформления операций;
- проверка всесторонности и оперативности оприходования денежных
средств;
- аудиторская проверка точности списания денег;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- проверка правильности отображения операций на счетах бухгалтерского
учета;
30
- оформление итогов проверки.
По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие
в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны
применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с
контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой
дисциплины и проведение периодических ревизий.
Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят
контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того,
насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые
кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона
12
.
Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно
рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и
недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно
придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная
фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге,
работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной
ведомости и т.д.
Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально
огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не
допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и
тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует
помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из
сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное
обучение.
Проводить ревизию кассы могут:
– специалисты территориальных налоговых инспекций;
– сотрудники Росфиннадзора;
12
Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (принят ГД ФС РФ 24.12.2008)
(ред. От 01.12.2014).
31
– руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или
аудиторской компании.
Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в
организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них
это право отсутствует.
Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства
предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки
работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение
и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те
случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:
время перед годовой отчетностью;
увольнение или временная замена кассира;
в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.
Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по
итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале
или конце месяца.
Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением
определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести
руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний
приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие
органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны
заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся
проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть
прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы.
Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно
перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству
компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть
предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а
также финансовая наличность в кассе.
32
Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала
следующим параметрам
13
:
– неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
– профессионализм и обоснованность – это самые важные качества,
которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества
встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут
обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от
негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со
стороны правоохранительных органов;
– непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения
ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни
было перерывов и проволочек;
– открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с
руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует
устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.
Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины,
в несколько шагов.
Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения
о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы,
поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть
составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом
форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:
– о конкретной сумме наличности в кассе;
– о размере денежных средств по документам;
– сравнение двух вышеназванных позиций и вывод.
Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут
кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то,
значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной
13
Подольский, В.И. «Аудит : учебник» / В.И. Подольский, А.А. Савин. – М.: Юрайт, 2020. – 608 с.
33
степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа
обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.
При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме
объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она
взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.
По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в
следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения,
злоупотребления и т.п. деяния.
Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение
кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри
компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые
может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних
контролирующих структур.
34
Глава 2. Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций на примере
Филиал Верхневолжский ООО «ДНС Ритейл»
2.1 Краткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «ДНС Ритейл» было
зарегистрировано в 2010 году в г. Владивостоке.
Основным видом деятельности предприятия по ОКВЭД является: торговля
розничная телекоммуникационным оборудованием, включая розничную
торговлю мобильными телефонами, в специализированных магазинах (47.42).
Дополнительными видами деятельности предприятия по ОКВЭД
являются:
− производство компьютеров и периферийного оборудования (26.20);
− ремонт электронного и оптического оборудования (33.13);
− производство электромонтажных работ (43.21);
− торговая оптовая радио, теле и видеоаппаратурой и аппаратурой для
цифровых видеодисков (46.43.2);
− торговля оптовая компьютерами, периферийными устройствами к
компьютерам и программным обеспечением (46.51);
− торговля розничная компьютерами, периферийными устройствами к ним
и программным обеспечением в специализированных магазинах (47.41);
− торговля розничная аудио- и видеотехникой в специализированных
магазинах (47.43);
− торговля розничная бытовыми электротоварами в специализированных
магазинах (47.54);
− ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования (95.1);
− ремонт компьютеров и периферийного компьютерного оборудования
(95.11);
− ремонт коммуникационного оборудования (95.12).
35
ООО «ДНС Ритейл» является российской компанией, владельцем
розничной торговой сети «DNS (ДНС)». Розничная торговая сеть «DNS»
специализируется на продаже: компьютерной, цифровой и бытовой технике.
На конец 2019 года торговая сеть «DNS» насчитывает более 1400
магазинов в 540 городах РФ. Также торговая сеть «DNS» имеет собственный
Интернет-магазин.
Сама штаб-квартира компании «DNS» располагается во Владивостоке.
Организационная структура управления организации относится к линейно-
функциональному типу управления.
Главным руководителем предприятия является генеральный директор, ему
подчиняются следующие руководители структурных подразделений: первый
заместитель генерального директора; заместитель генерального директора по
развитию бизнесом; технический директор; заместитель генерального директора
по экономике и финансам; заместитель генерального директора по
автоматизации; руководитель юридической службы; заместитель генерального
директора по персоналу, главный бухгалтер. Первому заместителю генерального
директора подчиняются руководители филиалов.
Компания «DNS» состоит из 7 филиалов и одним из его филиалов является
Верхневолжский филиал.
Основным методом продажи товаров в магазине «DNS» является
самообслуживание.
Функции магазинов «DNS» следующие:
− изучение покупательского спроса на товары;
− организация закупочной деятельности
− формирование ассортимента товаров
− продажа товаров и оказание торговых услуг покупателям;
− осуществление рекламной деятельности, разработка и реализация
мероприятий по стимулированию покупательского спроса.