22
следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транс
портом;
посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от
доставки денег и ценностей по назначению.
В соответствии с указанными нормативными актами для обеспечения
надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса орга
низации должна отвечать следующим требованиям:
быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;
располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двух
этажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зда
ниях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или де
ревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;
иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надеж
ные внутренние стены и перегородки;
закрываться на две двери:
а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имею
щую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на
два внутренних врезных замка;
б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде сталь
ной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего
расположения кассы, а также металлический засов;
оборудоваться специальным окошечком для проведения операций с пер
соналом организации или клиентами, закрывающимся изнутри на деревян
ную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней сторо
ны дверца запирается на металлическую накладку с надежным навесным
замком;
укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между ра
мами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах,
23
вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникнове
ния в нее с внешней стороны;
иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в
обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям
пола и стены стальными ершами;
располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сиг
нализацию.
После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную
наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбиро
вать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у касси
ра, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. - у
руководителя организации.
Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т. е. предельная сумма
остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.
Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной
платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й
день невыданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть
внесена в банк.
Г лавный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кас
сы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного
контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют
состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, ко
гда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита
денежных средств в кассе.
За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на
руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выяв
ленной сверхлимитной кассовой наличности.
Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязатель
ном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой де
24
нежной наличностью, и в случае выявления нарушений применяются штраф
ные санкции.
За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной налич
ности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы.
Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм
наличноденежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 07.10.08
№375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными день
гами в Российской Федерации между юридическими лицами» предельный
размер расчетов наличными деньгами по одному платежу предусмотрен:
между юридическими лицами - в сумме 10 000 руб.;
для организации потребительской кооперации за приобретаемые у юри
дических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме
15000 руб.;
для организаций торговли Главного управления исполнения наказаний
МВД Российской Федерации (ГУИН МВД России) - в сумме 15 000руб.
За совершение расчетов наличными с другими организациями сверх
установленной предельной суммы взыскивается штраф в двукратном размере
суммы совершенного платежа.
Следует отметить, что на руководителя организации за несоблюдение
действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также
накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается
административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.
Для учета движения денежных средств в кассе установлены первичная
документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассо
вых операций в Российской Федерации.
Единственным документом для оприходования денежных средств в кас
се является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосред
ственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с за
полнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая
подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «По
25
лучено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесше
му деньги в кассу.
Денежные средства могут поступать в кассу:
со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме,
определенной в расчетно-платежной ведомости по графе «К выдаче», после
того, как будут произведены обязательные перечисления в бюджет, органам
социального страхования и др.;
в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными
услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой про
дукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магази
ны, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими
производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ре
монтно-пошивочными мастерскими и т. д.);
в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссу
дам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате
неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.
Единственным документом на расходование денежных средств из кассы
является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан
руководителем, главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Опла
чено».
Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:
1.На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной
платы, пособий и т. д. По истечении срока, установленного для расчетов с
работниками по оплате труда,
26
в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги,
следует поставить штамп «Депонировано» или сделать соответствующую
надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о
сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т.д.,
поставить штамп «Расходный кассовый ордер №
__
».
2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при
выдаче депонированной суммы заработной платы.
3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в коман
дировку.
4. При выдаче денег под отчет для приобретения товарно-материальных
ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный
расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.
5. При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на
взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей:
27
объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и оста
ющегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных
средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, при
кладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.
Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистри
рованы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.
№ КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета . и предназна
чен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных
кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В
нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых
документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала го
да. Рекомендовано иметь два журнала: один - для регистрации приходных
кассовых ордеров, другой - расходных кассовых ордеров.
По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и реги
страции их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге
(ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована,
скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера. В связи с этим
из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправ-
ления.
28
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через ко
пировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим каран
дашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге,
а вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего
дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в
кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и переда
ет главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (не
линованный) с приходными и расходными кассовыми документами под его
подпись в кассовой книге.
Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правиль
ность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корре
спонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в
кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить
приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и
расходных кассовых ордеров).
29
На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета
составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и
ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной
форме учета объединены в один учетный регистр - журнал-ордер № 1.
Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за
день (при незначительном количестве операций по кассе за 3-5 дней) на ос
новании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день
(несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем под
счета сумм однородных операций.
На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту
счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом
других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса»
(при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на
оборотной стороне журнала-ордера № 1 в корреспонденции с кредитом дру
гих счетов.
В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный
период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборо
тов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8,
11, 12).
Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой
стороны журнала-ордера № 1- АПК. в Главную книгу, а составляющие сум
мы по дебетуемым счетам - в дебет соответствующих корреспондирующих
счетов.
Остаток средств в кассе отражают в ведомости №1-АПК на оборотной
стороне журнала-ордера № 1 -АПК. только на начало и конец отчетного ме
сяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных
средств в кассе используют данные отчетов кассира.
При осуществлении записи в кассовой книге за 3-5 дней журнал-ордер
№ 1 -АПК можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением
30
итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый ме
сяц.
Торговые и другие организации при необходимости текущий учет по
ступления торговой выручки в кассу предварительно могут учитывать в ве
домости поступления торговой выручки (ф. № 27).
3.1.2. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе
В ГУП им. К. Маркса Дербентского района бухгалтерский учет денеж
ных средств в кассе осуществляется на счете 50 «Касса», к которому могут
быть открыты следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операцион
ная касса», 3 «Денежные документы».
На субсчете 1 «Касса организации» учитываются денежные средства в
отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассо
вых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть
аналитические счета по видам валюты («Касса организации в долларах
США», «Касса организации в марках Германии» и т.д.).
На субсчете 2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение
денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в
случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунк
тах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.
На субсчете 3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кас
се организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексель
ные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и
санатории и другие денежные документы.
Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и разме
щается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50
«Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных
документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание.
31
Журнал-ордер №1-АПК и ведомость к нему открываются по субсчетам,
записи производятся в течение месяца.
Например, в Ведомости по аналитическому счету 50-1 «Касса организа
ции» записываются сальдо на 1 -е число месяца и поступление денег в кассу
(по дебету субсчета 1 «Касса организации» с кредита различных счетов):
Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»
К-т счетов:
51 «Расчетные счета» - при получении наличных денег в кассу для рас
четов с работниками, как по основной деятельности, так и по капитальным
вложениям, по оплате труда, выдаче денег подотчет и др.;
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении выручки
наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию,
выполненные работы и оказанные услуги;
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при получении
краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займов» - при получении дол
госрочных кредитов и займов наличными деньгами;
71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при поступлении в кассу налич
ных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых,
буфетов, ларьков и т. д.;
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при получении денег
наличными по возмещению материального ущерба;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при поступлении в
кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учрежде
ниях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммуналь
ными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, пе
реданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды и в других случаях.
В журнале-ордере № 1-АПК производятся записи на расходование (вы
дачу) денег и денежных документов из кассы (по кредиту счета 50 «Касса»,
субсчет 1 «Касса организации» в дебет различных счетов).