12
лимита организации обязаны сдавать в банк на расчетный счет. В кассе
хранятся наличные денежные средства, чеки, проездные билеты, бланки
строгой отчетности и другие финансовые документы. За наличные средства в
кассе отвечает кассир. Он ответственность за сохранность всех ценностей и за
всякий ущерб, причиненный предприятию в результате так же умышленных
действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим
обязанностям. При поступлении на работу кассир должен ознакомиться с
порядком ведения кассовых операций и заключить договор с администрацией
предприятия о полной, индивидуальной и материальной ответственности. [22]
Контроль организации выполнять свои порядке ведения кассовых
операций и правил организации наличного денежного обращения через банки,
в которых данные организации обслуживаются. Центральный Банк
накладывает на банки по долгу службы хотя бы раз в два года для проверки
соответствия организаций с порядка ведения кассовых операций и др.
В ходе проверок банками контролируются:
· полнота оприходования наличности, полученной в банке:
· полнота и своевременность сдачи наличных денежных средств,
поступивших в организацию, в кассу Банка;
· соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
· соблюдение установленных лимитах наличными расчетов между
юридическими лицами;
· правильность ведения кассовой книги и оформления кассовых
документов.
Материалы проверок оформляются справкой по форме 0408026
(приложение 8 к Положению ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П). При
необходимости копии справок направляются в соответствующие в инспекции
ФНС РФ по месту учета организаций для принятия к организациям мер
финансовой и административной ответственности за несоблюдение порядка
работы с денежной наличностью.
13
В целях проверки правильности обращения с наличными денежными
средствами, их хранения и ведения учета в соответствии с Порядком ведения
кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств производится инвентаризация кассы
организации или учреждения. В сроки, установленные руководителем
организации или учреждения, а также при смене кассиров производится
внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом
денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
1.3 Документальное оформление и учет движения наличных денежных
средств и денежных документов
Все финансовые операции сертифицырованы соответствующими
документами. Документальное оформление кассовых операций является
подтверждением всех выполняемых действий бухгалтера (кассира).
Должностные инструкции кассира приложение [2,с.78]
Учет кассовой операций регламентируется действующим
законодательством Российской Федерации
Самой важная работой на предприятии являются учет денежных средств
и правильное оформление кассовых документов.
Государственного комитета по статистики Российской Федерации
утверждены ряд документы, с помощи которых бухгалтер осуществляет
первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы
оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда – директором (в
отсутствия бухгалтера). Приложенные к нему документы, подтверждающие
основание для их оформления. Предприятии для оформления кассовых
операций применяются следующие формы первичной документации:
приходный кассовый ордер (0310001), расходный кассовый ордер (0310002),
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга
(0310004).
14
Кассовый чек состоит из приходного ордера и отрывной квитанции.
Подписью главным бухгалтером и кассиром. Отрывную квитанцию заверяют
штампом и передают лицу, сдавшему деньги в кассу.
Выдача денег из кассы производится распоряжение о выплате наличных
денег и заработной платы. Подписывается руководителем компании, главным
бухгалтером, кассира и лица, получающим деньги.
Фонд заработанной платы заполняется как вручную, так и с помощью
программы, используется для выдачи заработной платы, отпускных,
материальной помощи, аванса. Указывается название документа, дата и номер
составления, срок оплаты, сумма, корреспондирующий счёт. При частичной
выплате денежных средств, указывается депонированная сумма. Подписью
руководителя и главного бухгалтера и лиц, которые получили деньги и
кассиром.
Сразу же после получения или выдачи денег приказ или иной
заменяющему его документу кассир обязан сделать запись в кассовой книге
(0310004), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана
сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть
заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера
организации.
В книге записан номер документа, от кого получено или кому выдано,
номер корреспондентского счета, сумма. Подписывается кассиром и
бухгалтером. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает результаты
операций за день, определяет остаток дня и передаёт в бухгалтерию вкладной
лист кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами под
расписку в кассовой книге.
Кассир снабжается печатью, содержащей реквизиты, подтверждающие
проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц,
уполномоченных подписывать кассовые документы.
15
В присутствии главного кассира операции переводы наличных денег между
старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня признан старшим
кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств
0310005 с указанием наличных денег. Записи в книгу учета принятых и
выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи
наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира..[21]
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с
применением технических средств, предназначенных для обработки
информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и
подписываются собственноручными подписями. В документы, на бумажном
носителе, за исключением кассовых документов, допускается исправлений,
которая устраняет, фамилии и инициалы, и подписи лиц, оформивших
документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением
технических средств с учетом обеспечения их защиты от
несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы,
оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями. В
документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после
подписания указанных документов не допускается.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные
с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального
предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно
письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной
форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который
выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или
со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру
авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка
авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение
16
руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются
в срок, установленный руководителем.
Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других
выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной
ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Срок выдачи наличных
денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-
платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по
выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может
превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с
банковского счета на указанные выплаты).
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат
заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной
ведомости проставляет оттиск печати или делает запись «депонировано»
напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача
наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму
фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,
сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости,
проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости и передает ее для
подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.
Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых
металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом
и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без
присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их
дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах
хранятся у руководителя предприятия [26]
При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров
(выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам,
прием наличных денег и оплаты платежными картами всеми организациями и
учреждениями должен производиться с обязательным применением
контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр.
17
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по
согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из
необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного
поступления их в кассы в дни работы банков.
Организации или учреждения имеют право на получение наличных
денежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату
труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы. Наличные
деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в
чеке.
Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые
материальные ценности между юридическими лицами, а также между
юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (физическими
лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования
юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого
Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение
в РФ. В настоящее время он составляет 100 000 руб. по одному договору [17].
Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в
Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по
дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все
поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету
счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы – по кредиту этого счета.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50.1 «Касса организации»;
50.2 «Операционная касса»;
50.3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в
кассе. Если организация проводит кассовые операции в иностранной валюте, то
к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения
каждой наличной иностранной валюты.
18
Для учета операций по валютному счету используется активный
синтетический счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражается
остаток иностранной валюты на начало месяца, зачисления сумм в течение
месяца и остаток неиспользованной валюты на конец месяца. По кредиту
отражается списание валютных средств. Записи операций на валютных счетах
ведутся в валюте и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на
дату зачисления (списания) средств. Основанием для отражения операций по
этому счету служат выписки банка (с приложенными к ним расчетно–
денежными документами).
Таблица 1
Схема счета 50 «Касса»
Дебет
Кредит
Сальдо начальное – остаток денежных
средств в кассе на начало периода
Корреспондируется по дебету со
следующими счетами:
кредит счета 51- поступили деньги в
кассу с расчетного счета;
кредит счета – 90.1 – поступила в
кассу выручка от реализации
продукции;
кредит счета 71 – поступили денежные
средства от подопечных лиц (возврат
неиспользованного аванса);
кредит счета 76, 62 – прочие
поступления денег в кассу;
кредит счета 73 – поступили деньги в
возмещение материального ущерба
Корреспондируется по кредиту со
следующими счетами:
дебет счета 51 – возврат денег из
кассы на расчетный счет;
дебет счета 70 - выплачена
заработная плата из кассы(выплачена
материальная помощь);
дебет счета 71 – выданы из кассы
деньги подотчет (на командировочные
расходы и прочие хозяйственные
нужды)
дебет счета 76, 60 – прочие выплаты
из кассы;
дебет счета 57 – сдана выручка
инкассаторам
Оборот дебетовый – формируется на
основании приходных кассовых
ордеров
Оборот кредитовый – формируется на
основании расходных кассовых
ордеров
Сальдо конечное – остаток денежных
средств в кассе на конец периода.
19
Если обнаруживаются ошибки зачислении или списании сумм при
проверке выписок банка, их отражают на счете 76 «Расчеты с разными
дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»
На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение
денежных средств в кассах товарных контор эксплуатационных участков,
остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах
портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при
необходимости.[32]
На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе
организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки
государственной пошлины и другие денежные документы.
Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку,
приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.
К денежным документам не относятся:
документы на нематериальные активы
ценные бумаги
бланки строгой отчетности
выкупленные у акционеров собственные акции.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их
приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за
наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления
приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для
использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам
(выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
В кассовой книге движение денежных документов отражается
обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных
документов.
20
1.4. Инвентаризация кассы как средство контроля сохранности и
соблюдения кассовой дисциплины
Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России
установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств».
Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности
и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах,
контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе,
соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.
Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация
и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных
нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются
заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных
документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также
в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании
государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий,
пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением
ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях,
21
предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина
(основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится
внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки
его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы
осуществляется:
для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
выявления причины возникшей ошибки в учете;
по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
Действующим законодательством не определены сроки проведения
внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями
и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе
о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой
инвентаризации кассы.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая
инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного
проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются
рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических
указаний N 49).
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных
комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут
быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3
Методических указаний N 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
представители службы внутреннего аудита или сотрудники
независимых аудиторских компаний;
сотрудники службы безопасности или другие специалисты
компании (экономисты, менеджеры и др.).