22
Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена
комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания
ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний
№ 49).
Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ
о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации
отсутствовали кадровые перестановки.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые
операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные
и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица
подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы
в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их
ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный
подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится
под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму
денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов
и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты
с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки
фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники,
при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением,
регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы:
соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств,
выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
23
Оформление результатов проведения инвентаризации кассы
Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе,
а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков
(чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт
инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15
и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой
отчетности» по форме ИНВ-16.
Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе
оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами
комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся
для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается
в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного
лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех
экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу,
сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему
ценности, и третий — в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия
денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя,
применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме
№ КМ-9.
Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными
журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных
денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные
недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-
операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих
денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков
контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме
24
КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России
от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).
В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была
выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании
суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет
вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств
организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе
организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе
является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки
денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также
отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных
описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна
производиться проверка правильности работы программных средств обработки
кассовых документов.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых
операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и
кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины,
привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Результаты инвентаризации кассы отражаются на счетах
бухгалтерского учета следующим образом:
1. Излишки приходуются с отнесением на увеличение финансовых
результатов Д- т 50 «Касса» К91/1 «Прочие доходы»;
Недостачи списываются на виновное лицо (кассира):
2. Д94 «Недостачи и потери от порчи ценностей…» К50 «Касса» -
выявлена недостача денег в кассе организации;
3. Д73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К94 –
недостача списана на виновное лицо.
Таким образом в 1 главе было рассмотрено:
25
1.Нормативное регулирование бухгалтерского учета кассовых операций;
2. Порядок ведения кассовых операций в соответствии указаниям
Центрального банка России № 3210 - У
3.Документальное оформление и учет кассовых операций и денежных
документов;
4. Порядок проведения инвентаризации кассы и ее значимость.
1.5. Планирование и методы аудита кассовых операций
Денежные средства относятся к наиболее ликвидным активам. Самый
распространенный и массовый характер носят операции с наличными
денежными средствами. Поэтому кассовые операции являются таким участком
деятельности, который наиболее подвержен различного рода нарушениям и
даже злоупотреблениям.
Целью проверки кассовых операций является установление соответствия
порядка ведения учета операций по движению денежных средств действующим
в России нормативным документам и формирование мнения о достоверности
бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства».
При проведении аудита кассовых операций необходимо выполнить
следующие задачи:
убедиться в наличии в кассе денежных средств, денежных документов,
отраженных в бухгалтерском учете, а также в полноте отражения в учете их
фактического наличия;
удостовериться в полноте и правильности оформления приходных и
расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации кассовых
документов, книги кассира-операциониста;
проверить соблюдение установленного лимита хранения наличных
денежных средств в кассе установленного порядка и лимита расчетов
наличными денежными средствами;
установить наличие договора о полной материальной ответственности с
кассиром организации;
26
установить правильность отражения в бухгалтерском учете и отчетности
кассовых операций;
убедиться в наличии в организации внутреннего контроля за ведением
кассовых операций (проведения регулярных ревизий кассы).
Информационная база аудита кассовых операций представляется
законодательными и нормативными документами, регулирующими порядок
оформления и ведения учета кассовых операций. Перечень этих документов
представлен в первой главе.
Источниками информации при проверке операций с наличными
денежными средствами являются:
бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств;
главная книга;
журнал – ордер №1 и ведомость №1 по счету 50 «Касса»;
карточка и анализ счета 50 (при автоматизированном учете);
кассовая книга;
книга кассира-операциониста;
проходные кассовые ордера;
расходные кассовые ордера;
журнал регистрации кассовых документов;
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
акты инвентаризации наличия денежных средств;
инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности;
платежные ведомости;
расчетно – платежные ведомости.
Методы и процедуры аудита кассовых операций
Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе
собирается на счете 50 «Касса». К этому счету могут быть открыты следующие
27
субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3
«Денежные документы».
Кассовые операции носят массовый характер, поэтому этот сегмент
аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые
операции однообразны, а методы их проверки достаточно просты. Поэтому при
проверке данного участка основному аудитору целесообразно привлекать
помощников.
Основные аудиторские процедуры, которые используются припроверки
кассовых операций: инвентаризация кассы, обследования помещения кассы,
опрос, проверка соблюдения установленных на предприятии правил
совершения некоторых операций, документальный анализ, прослеживание
учетных записей, тестирование оборотов и сальдо по счету 50 «Касса».
При осуществлении аудиторской проверки необходимо убедится,
соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств
порядку, установленному нормативными документами:
- соблюдения лимита остатки денежных средств и предельного размера
расчетов наличными денежными средствами;
- применение типовых унифицированных форм первичной
документации и организации учета бланков строгой отчетности;
- соблюдение обязательных условий сохранности денежных средств;
- соблюдение условий эксплуатации контрольно-кассовой техники
(ККТ).
В целом проведение аудиторской проверки можно представить как ряд
последовательных действий, объединенных в этапы, что показаны на рис.1.
Изучение условий сохранности по существу является подтверждающей
оценкой системы внутреннего контроля организации (клиента). В процессе
подтверждения СВК аудитор может провести инвентаризацию кассовой
наличности. Она должна проходить в присутствии кассира и главного
бухгалтера. При инвентаризации кассы необходимо проверить:
- имеется ли приказ о назначения кассира;
28
заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной
материальной ответственности установленной формы;
- соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению
сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности
средствами охранно-пожарной сигнализации.
Аудитор анализирует также результаты предыдущих инвентаризаций
кассы с точки зрения сроков их проведения, правильности документального
оформлении, своевременности и правильности выявления результатов и их
отражения в учете.
В ходе собеседования с руководством клиента следует уточнить, кто
персонально санкционирует (подписывает) кассовые документы.
При проверке соблюдений кассовой дисциплины осуществляются
следующие процедуры:
- по Кассовой книге анализируют остатки денежных средств и
сравнивают их с уставленным лимитом. Важность данной процедуры
обусловленным тем, что несоблюдения лимита остатка денежных средств
влечет штрафные санкции, о чём аудитор должен уведомить клиента. При этом
следует помнить, что превышение установленных лимитов в кассе допускается
лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы
сотрудником предприятия, премии и пособий по временной
нетрудоспособности;
- на основании расходных кассовых ордеров и договоров с
поставщиками аудитор выясняет порядок расчета наличными денежными
средствами с юридическими лицами, чтобы размер разовых выплат не
превышал установленный придел 60 000руб, так как эти нарушения приводит к
штрафным санкциям;
- при оценке целевого использования денежных средств, полученных в
банке по чеку, необходимо помнить, что предприятия самостоятельно
определяет направления использования, но обслуживающий банк при
29
необходимости может предъявлять к предприятию соответствующие
требования.
Анализ документирования кассовых операций предполагает прежде
всего установления:
- наличия журналов регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров;
- правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров,
Кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров - полнота заполнения всех необходимых реквизитов, отсутствие
исправлений, помарок, подчисток, наличий и отсутствие штампов на кассовых
документов («Получено », «Оплачено» );
- наличий необходимых подписей в получении денег (для этого надо
выборочно проверить на соответствие подписи в расходных ордерах и
платёжных ведомостях, доверенностях и других документах);
- правильности арифметических подсчетов в Кассовой книге и отчетов
кассира;
- своевременности представлений кассовых отсчетов бухгалтерию для
проверки (см. рис.1 )
При проверке учетных записей особое внимание уделяется выяснению
полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в
кассу из различных источников.
Как правило, проверка дебетового оборотов по дебиту счёта 50 «Касса»
осуществление с выборочным привлечением первичных оправдательных
документах:
- поступление денежных средств из банка подтверждается записями по
кредиту счета 51 «Расчетные счета» и данных выписок банка;
30
Проверка условий
сохранности
денежных средств
Инвентаризация кассовой наличности, оценка
качества инвентаризационной работы
клиента.
Обследование и осмотр оборудования
помещения и эксплуатации ККТ.
Оценка организации материальной
ответственности Установление порядка
санкционирования операций с наличными
денежными средствами
Анализ соблюдения
косовой дисциплины
Анализ остатков денежных средств в кассе и
соблюдения его лимита. Изучение условий
регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров.
Контроль расчетов наличными денежными
средствами с юридическими лицами .
Контроль целевого использования денежных
средств, полученных в банке
Анализ документирования
движения денежных
средств
Проверка оформления кассовых документов и
арифметической точности и их итогов и других
подсчетов.
Анализ документов оборотов кассовых
операций и своевременности сдачи кассовых
отчётов.
Проверка законности и экономической
целисообраз6ности движения денежных
средств.
Проверка учетных записей
Тестирования (проверка взаимно
корреспондирующих счетов) сальдо, дебетовых
и кредитовых записей по счёту 50 «Касса»
Рисунок 1. Этапы проверки учетных записей
31
- полнота оприходования выручки контролируется по кредиту счета 90/1
«Выручка» данных товарно-кассовых отчетов, счетов-фактур, накладных или
записей в книге кассира-операциониста;
- возврат использованных авансов подтверждается записями по кредиту
счета 71 «Расчеты с подчиненными лицами» и приходными кассовыми
ордерами;
- прочие поступления денежных средств подтверждается записями по
кредиту счетов: 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 73
«Расчеты персоналом по прочим операциям», 91 «Прочие доходы и расходы» и
др.
Проверяя расходования наличных денежных средств из кассы, аудитор
должен обратить внимание на юридическую обоснованность из списания:
наличие приказов и распоряжений на премирование, на оказание материальной
помощи, на командировки, доверенностей от сторонних организаций,
исполненных листов и других. Тестирование оборота по кредиту счета 50
«Касса» проводится по каждому направлению использование денежных
средств:
- выплата заработной платы персоналу подтверждается по дебиту счету
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » с привлечением расходных
кассовых ордеров и платежных ведомостей;
- выдачи денежных средств в подотчет контролируется по дебету счету
71 «Расчеты с подчиненными лицами» на основании приказов и авансовых
отчетов;
- оплата счетов поставщиков и других контрагентов подтверждается
записями по счетам: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76
«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с привлечением счетов-
фактур и договоров;
- сдача выручки в банк подтверждается в зависимости от условий ее
инкассации по дебитору счетов: 57 «Переводы в пути», 51 «Расчетные счета» и