25
В случае, если организация не получает наличную выручку для расчета
берется объем выданной наличности за расчетный период, за исключением
выплаты зарплаты работникам. Расчетный период также берется в пределах
трех месяцев. Полученный среднедневной расход наличности нужно умножить
на количество дней между днями получения наличных денег в банке.
18
Согласно требованиям закона №402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском
учете» все хозяйственные операции должны оформляться первичными
документами в момент совершения операции, либо сразу после ее завершения.
Для оформления кассовых операций используются унифицированные
стандартные межведомственные формы первичных документов и учетных
регистров, с целью учета кассовых операций используются следующие:
приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2),
Кассовая книга (КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств (КО-5). Приток и выдача денег из кассы оформляют ПКО и РКО.
Суммы операций в ордерах записывают не только цифрами, но и прописью.
Главный бухгалтер подписывает все приходные ордера, либо лицо,
уполномоченное им; Руководитель фирмы, главный бухгалтер, либо лица, ими
назначенные - расходные.
19
Если на применяемых к РКО документах,
заявлениях существует позволительная подпись руководителя предприятия, то
подпись главного бухгалтера не является обязательной. ПКО и квитанции к
ним, РКО и сменяющие их документы обязаны быть заполнены ясно и четко
шариковыми ручками, и чернилами или расписаны на пишущей
(вычислительной) машинке. В данных документах не допускаются какие-либо
корректировки, подчистки, помарки, даже если они обговорены. По кассовым
ордерам прием и выдача наличности может происходить только в день их
составления. Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности,
пенсии, стипендии, премии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по
18
Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / В.Э. Керимов. — М.: Дашков и К, 2016. — 688 c.
19
Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет. Практикум / И.В. Анциферова. — М.: Дашков и К, 2018. —
С. 61
26
платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем
фирмы и главным бухгалтером. Рабочие и служащие расписываются, при
получении наличности, в платежной ведомости. В случае, если деньги
выдаются согласно доверенности, то в тексте РКО после фамилии, имени и
отчества получателя денежных средств указываются фамилия, имя и отчество
лица, кому доверено получение денег. Кассир, перед распиской в получении
денег, когда их выдают по ведомости, указывает: "По доверенности". У кассира
остается доверенность и прикрепляется к РКО или платежной ведомости.
Кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег, с целью учета
наличности, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате
заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных
документов. Предоставление и возвращение денежных средств и уплаченных
документов оформляются подписями. По истечении определенных сроков
оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий
кассир обязан:
• напротив фамилии лиц, которым не было выплачены в платежной
(расчетно-платежной) ведомости, поставить штамп или сделать отметку
"Депонировано" от руки;
• оформить реестр депонированных сумм;
• в самом конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать
надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию средств,
проверить их с итогом по платежной ведомости и сделать подпись. При выдаче
денег другим лицом, на ведомости делается дополнительная надпись: "Деньги
по ведомости выдавал (подпись)". Воспрещается выдавать деньги по одной
ведомости кассиром и раздатчиком;
• фактически выплаченную сумму записывают в кассовую книгу, и
ставят штамп на ведомости: "Расходный кассовый ордер N ".
Бухгалтерия совершает контроль отметок, произведенных кассирами в
платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и
27
депонированных точно по ним сумм. Депонированные средства сдают в банк, и
на сданные деньги составляют один общий РКО.
20
Бухгалтерией фиксируются (ПКО и РКО до передачи в кассу). Расходные
кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных)
ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей,
регистрируются после их выдачи. Оформление ПКО и РКО возможно
произвести с использованием средств вычислительной техники.
21
Все операции по движению денежных средств кассир записывает в
Кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и
опечатана мастичной или сургучной печатью. Подписями руководителей
фирмы и главного бухгалтера должно быть заверено количество листов. В
конце рабочего в кассовой книге кассир подсчитывает итоги операций за день и
выводит остаток денег в кассе на следующий день. Шариковой ручкой или
чернилами через копировальную бумагу на двух листах ведутся записи в
кассовой книге. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми
приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым
операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные
исправления в кассовой книге запрещаются. Если же исправления все-таки
происходят, то они должны быть обговорены и заверены подписями главного
бухгалтера и кассира.
22
Автоматизированный способ поможет обеспечить полную сохранность
документов, тогда листы кассовой книги формируются в программе 1С
«Предприятие».
На главного бухгалтера возлагается контроль за правильным ведением
кассовой книги.
20
Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / И.В. Анциферова. — М.: Дашков и К, 2015. — С.
211
21
Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / В.Э. Керимов. — М.: Дашков и К, 2016. — 688 c.
22
Жуков В.Н. Основы бухгалтерского учета. — СПб.: Питер, 2017. — 336 с.
28
Руководители предприятия должны оснастить кассу и предоставить
целость наличных денежных средств в помещении кассы, а также при доставке
их из учреждения банка и сдаче в банк. Руководители предприятия несут за это
полную ответственность в установленном законодательством порядке.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время
совершения операции - заперты с внутренней стороны. Воспрещается доступ в
помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.
У кассиров хранятся ключи от металлических шкафов и печати, которым
воспрещено оставлять их в условленных местах, передавать посторонним
лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты
ключей в опечатанных кассирами пакетах хранятся у руководителей
предприятий. Руководителем предприятия назначается их проверка комиссией
(не реже одного раза в квартал). В акте фиксируются ее результаты. При
обнаружении потери ключа руководитель предприятия информирует об этом в
органы внутренних дел и принимает меры к незамедлительной смене замка
металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей,
не принадлежащих данной организации, запрещается.
23
Если предприятие имеет одного кассира, по письменному приказу
руководителя предприятия, при необходимости временной его замены
исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника. Договор о
полной материальной ответственности заключается с этим работником. При
внезапном оставлением работы кассиром, находящиеся под отчетом у него
ценности незамедлительно пересчитываются другим кассиром, которому они
передаются , в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия
или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия.
По результатам составляют акт о пересчете и передачи ценностей за подписями
указанных лиц.
23
Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / В.Э. Керимов. — М.: Дашков и К, 2016. — 688 c.
29
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или
обслуживаемых центральными бухгалтериями, могут производиться по
письменному приказу руководителя организации оплата труда, выплаты
пособий по социальному страхованию, стипендий. В малых предприятиях, не
имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный
бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя
предприятия, при договоре о заключения с ним соглашения о полной
материальной ответственности.
24
При смене кассиров, а также в сроки, установленные руководителем
предприятия, производится ревизия денежных средств и других ценностей,
находящихся в кассе. По Кассовой книге с данными учета сверяют остаток
денежной наличности в кассе. Приказом руководителя предприятия
назначается комиссия, для осуществления ревизии кассы, которая составляет
акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в
акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. По результатам
инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в
бухгалтерии делают проводки:
• Дт 50 Кт 91-1 - на сумму излишки;
• Дт 94 Кт 50 - на сумму недостачи;
• Дт 73 Кт 94 - недостача отнесена на кассира.
При использовании автоматизированного ведения кассовой книги
проверка правильности работы программных средств обработки кассовых
документов обязана проводиться.
На руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров
возлагается полная ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых
операций. В соответствии с законодательством РФ, виновные лица, замеченные
в многократном несоблюдении кассовой дисциплины, привлекаются к
24
.Бахолдина, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие / И.В. Бахолдина, Н.И. Голышева. — М.:
Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — С. 34
30
ответственности. Не реже одного раза в два года проводятся систематические
проверки порядка ведения кассовых операций.
25
При ведении хозяйственной деятельности в предприятии обязательно
возникают моменты выдачи денег на расходы, связанные с осуществлением
деятельности учреждения, работнику под отчет, то есть подотчетному лицу.
Наличные средства выдаются на расходы, связанные с исполнением
деятельности юридического лица, по письменному заявлению подотчетному
лицу. В произвольной форме составляется заявление, которое обязательно
должно содержать подпись руководителя, дату, запись о требуемой сумме
наличных денег и о сроке, на который они выдаются (п. 6.3Указания № 3210-
У).
Подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми
подтверждающими документами в срок, не превышающий 3 рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или
со дня выхода на работу, главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их
отсутствии - руководителю). Руководитель предприятия устанавливает срок, за
который подотчетное лицо должно произвести окончательный расчет по
авансовому отчету, после проверки - утвердить.
Выдача наличных денег под отчет не может проводится при условии
задолженности подотчетным лицом по ранее полученной под отчет сумме
наличности.
На счете 50 "Касса" субсчете 3 "Денежные документы" отражаются в
сумме фактических затрат приобретенные почтовые и вексельные марки,
оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные
документы.
26
Кассир записывает данные кассовых ордеров в Книгу движения
денежных документов, которая является регистром аналитического учета
25
Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Практикум / И.В. Анциферова. — М.: Дашков и К, 2017. —
С. 53
26
Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / В.Э. Керимов. — М.: Дашков и К, 2016. — 688 c.
31
денежных документов. Учет поступления и выбытия денежных документов
оформляют ПКО и РКО. Аналитический учет денежных документов ведут по
их видам. Один-два раза в месяц составляется кассиром в Кассовой книге отчет
по поступившим и выбывшим документам.
27
1.3 Теоретические основы аудита кассовых операций
Для контроля правильности ведения кассовых операций, для проверки
правильности оформления кассовых документов, а также для контроля
наличных денежных средств в кассе организации проводят аудиторские
проверки. Целью аудиторской проверки кассовых операций является
установление правильности применения в организации методики учета и
налогообложения операций по движению наличных денежных средств
действующим нормативным документам для формирования выводов о
достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Важность аудита данного кассы определяется тем, что значительно
повысилось число нарушений, которые следует исключить из учета. Это
направление аудита может быть реализовано при проведении как обязательной,
так и инициативной аудиторской проверка.
28
При фактической проверке кассы проверяют соответствие оформление
кассовых документов, соответствие установленных лимитов и так же
проверяют: наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые
марки, марки госпошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и
санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия денежных документов производится
строго по их видам, а также по каждому материально ответственному лицу.
Внезапные ревизии кассовых операций и денежных средств могут
производиться: учредителями организации, вышестоящими организациями,
27
Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета. – М.: Проспект, 2017. – С. 23
28
Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / И.В. Анциферова. — М.: Дашков и К, 2015. — С.
63
32
соответствующими финансовыми органами, органами внутренних дел в
пределах своей компетенции и другими инстанциями, таблица 2, приложение 2.
Экономический субъект обязан провести инвентаризацию в том случае,
когда:
1. меняется кассир;
2. выявлены недостачи и излишки;
3. производится составление годовой отчетности.
Ошибки в учетных операциях по учету денежных средств способны
вызвать крайне негативные финансовые эффекты для организаций (задержка в
поступлении средств способна привести к сбоям в системе финансирования
собственной деятельности). Поэтому своевременное выявление данных ошибок
имеет высокую значимость для эффективного управления уровнем
платежеспособности организации, для формирования условий устойчивого
экономического развития, обеспечения своевременности платежей.
29
При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте
указываются их сумма и обстоятельства возникновения с письменного
объяснения кассира.
Проверкой кассы на предприятии занимаются сотрудники предприятия
или внешние проверяющие.
Они проверяют следующую информацию: заключен ли договор об
ответственности с кассиром или имеется ли в личном деле кассира
обязательство по материальной ответственности, предусмотренное в порядке
проведения кассовых операций; Соответствует ли кассовому центру
требованиям, установленным для работы кассира; обеспечивается ли
безопасность кассира и безопасность денег, если он доставлен из банка и во
время выдачи заработной платы; существует ли сейф или сейф для хранения
денег и других ценностей в кассе; соблюдаются ли правила хранения ключей из
безопасного (пожаробезопасного шкафа) для хранения денег и других
29
Бахтурина, Ю.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.И. Бахтурина, Т.В. Дедова, Н.Л. Денисов;
Под ред. Н.Г. Сапожникова . — М.: ИНФРА-М, 2016. — С. 98
33
ценностей в кассовом аппарате; Соблюдается установленный лимит хранения
денежных денежных средств в отдельные даты; Ведется ли периодическая
проверка кассы и доступны ли сертификаты на такие проверки. Затем аудитор
проверяет правильность документирования операций.
30
Практика проверок показывает, что кассовые документы не имеют
высокого качества, часто в документах о доходах и расходах нет подписей
ответственных лиц, которые внесли деньги в кассу или получали их из кассы и
других обязательных реквизитов, Такие документы считаются
недействительными, а осуществляемые на них операции беспочвенны. Если
такое установлено, аудитор должен сообщить об этом руководителю и
главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер. На
следующем этапе аудита устанавливается, сохраняется ли в этой организации
реестр входящих и исходящих кассовых ордеров; Независимо от того,
зарегистрированы ли в журнале все денежные документы, есть ли недостающие
номера наличных денег, наличие и правильность управления кассовыми
книгами, которые должны быть пронумерованы, тонированы и запечатаны
восковой печатью, а количество листов в ней должно быть подтверждено
подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одна
кассовая книга фактически проводится в данной организации (особенно для
многодисциплинарных организаций, которые часто нарушают этот порядок).
После выяснения соответствия установленным требованиям необходимо
перейти к проверке законности исполнения кассовых операций, их соблюдению
Порядка проведения кассовых операций. Все входящие и исходящие денежные
документы за отчетный период подлежат рассмотрению. При проверке
транзакций с наличностью аудитору следует уделять особое внимание
определению правильности, своевременности и полноты капитализации
денежных средств. Денежные средства могут поступать из банков, от
30
Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / В.Э. Керимов. — М.: Дашков и К, 2016. — 688 c.
34
сотрудников организации в оплату любых услуг, могут быть остатками
неиспользованных авансов и т. Д.
31
Таким образом, тщательный аудит кассы направлен на полноту и
своевременность получения денег, полученных за каждый чек от в банка путем
проверки идентичных сумм, записанных в чеках на корешках, выписках из
банка (в соответствии с кодом, соответствующим полученным денежным
средствам) и ордерах на получение наличных.
Таким образом можно сделать вывод, что от эффективности управления
денежными средствами и организацией целиком и полностью зависит результат
деятельности организации в целом. Если дела в организации идут самотеком, а
стиль управления в новых рыночных условиях не меняется, то борьба за
выживание становится непрерывной.
Денежные средства необходимы для осуществления организацией любой
основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т.
д.). Денежные средства организации образуются при продаже готовой
продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде
поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.
Аудитор, прибывший в организацию вправе сразу провести
инвентаризацию хранящихся в кассе денежных средств. Кассир обязан
представить последний кассовый отчет, а также в письменной форме доложить,
что на момент проведения инвентаризации в кассе нет не оприходованных
денежных средств. При этом проводится проверка условий хранения денежных
средств, а именно: есть ли не сгораемый сейф (где, у кого и как хранятся ключи
от него), каким образом проводится доставка денежных средств в банк и из
банка и застрахована ли касса.
Таким образом можно сделать вывод, что денежные средства у
предприятия, должны хранится, учитываться и инкассироваться по
определенным правилам. У предприятий установлены лимиты на хранение
31
Бахтурина, Ю.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.И. Бахтурина, Т.В. Дедова, Н.Л. Денисов;
Под ред. Н.Г. Сапожникова . — М.: ИНФРА-М, 2016. — С. 98