27
контрольно-кассовой машины и при инвентаризации в организациях для
оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и
регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после
перевода их на нули. Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с
обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового
инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в налоговую
инспекцию, а второй остается в организации.
Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе
представителя контролирующей организации, руководителя, главного
бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.
В случае нарушения пломбировки машины, возникновения
неисправностей в ее работе следует прекратить использование машины и вызвать
из ЦТО специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова
технического специалиста и регистрации выполненных работ (Форма № КМ-8),
( приложение 8).
Неисправностью считается:
- отсутствие или нарушение пломбировки;
- неисправность дататора или нумератора;
- отсутствие блокировки чековой и контрольной ленты;
- неясное печатание реквизитов на чеке;
- невыход чека.
Журнал ведется специалистом технического центра, который делает
записи о проведенных работах и находится у руководителя организации или его
заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании
оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных
счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается
соответствующая запись и указывается руководству организации о
28
необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр
технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается
подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного
лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.
Передача в ремонт или в другую организацию для ремонта и обратно
производится по накладной и оформляется актом № КМ-2 (Приложение № 9), в
котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков.
Соответствующая запись делается и в книге кассира- операциониста в конце
записи за день. Вместе с ККМ передается и ее паспорт.
Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным
участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора),
руководителя, старшего или главного кассира, кассира и специалиста
технического обслуживания ККМ.
Все эти документы передаются в бухгалтерию организации не позднее
следующего дня.
После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных
счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а
контрольно-кассовая машина пломбируется.
При работе на всех ККМ в обязательном порядке применяется
контрольно-кассовая лента, оформленная на начало и конец работы. Если в
процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляется время
обрыва и подписи кассира и представителей администрации.
Для учета поступающей выручки организации ведут «журнал-кассира-
операциониста» по форме КМ-4 (Приложение № 10), в которой в обязательном
порядке указываются показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня,
сумма поступившей выручки. Записи производятся в хронологическом порядке
29
чернилами без помарок, подчисток и не оговоренных исправлений, с подписями
кассира и представителей администрации.
Журнал кассира-операциониста предназначен для учета движения
наличных денег, он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен
подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера и
печатью организации. При наличии нескольких ККМ, журнал кассира-
операциониста заводится на каждую из них.
В графу № 15 журнала записываются суммы, выписанные по
возвращенным покупателям чекам, на основании данных «Акта о возврате
денежных сумм покупателю по неиспользованным кассовым чекам» по форме №
КМ-3 (Приложение 11)
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки
делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями
кассира, старшего кассира и администратора организации.
Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы,
подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами),
должны храниться в течении сроков, установленных для первичных учетных
документов, но не менее 5 лет.
Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет
руководитель организации.
«Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по
неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым
кассовым чекам) (форма КМ-3) применяется для оформления возврата денежных
сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе
по ошибочно пробитым кассовым чекам). В акте указывается дата и номер
документа, а также № производителя ККМ, № регистрации ККМ, № чеков,
приложенных к акту и их сумма.
30
Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии, в которую
входит: руководитель организации, заведующий отделом (секцией) или
менеджер, старший или главный кассир и кассир, работающий непосредственно
на ККМ, на которой произведен возврат денежной суммы покупателям и вместе
с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию
организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег,
возвращенных покупателям уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал
кассира-операциониста (форма № КМ-4) в графу № 15.
Причем, возврат денежных сумм производится из операционной кассы
организации по чеку, выданному в данной кассе, при наличии на чеке подписи
директора (заведующего) или его заместителя, и только в день покупки до
закрытия смены и снятия Z-отчета.
В случае предъявления покупателем чека на несколько наименований
товара, предприятие должно выдать покупателю взамен чека копию чека.
В любой контрольно-кассовой машине предусмотрена операция
«Возврат», которая выполняется кассиром-операционистом в случае отказа
покупателя от приобретенного товара. При выполнении данной операции сумма,
возвращенная покупателям, отражается на чеке возврата, на контрольной ленте и
в фискальном отчете со знаком минус. В зависимости от типа контрольно-
кассовой машины, сумма возврата не заносится в фискальную память ККМ и
заносится в фискальную память ККМ, но в этом случае она автоматически
вычитается в финансовом отчете ККМ, в котором сумма, возвращенная
покупателям и количество таких сумм указывается отдельной строкой.
В случае установки ККМ на прилавках магазинов или для официанта
применяется «журнал регистрации показаний суммирующих денежных и
контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-
операциониста» (форма № КМ-5).
31
По окончании работы кассир-операционист должен подготовить
денежную выручку и другие платежные документы, составить «Справку-отчет
кассира-операциониста» по форме № КМ-6 в одном экземпляре, подписать его и
сдать по приходному кассовому ордеру вместе с отчетом старшему или главному
кассиру. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются
старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для
составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-
кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7).
Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям
суммирующих денежных счетчиков на начало и конец дня (смены) за вычетом
сумм, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам, и
отражается в отчете «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых
машин и выручке организации (Форма № КМ-7)».
Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с
другими первичными документами передается в бухгалтерию до начала работы
следующей смены. Сведения подписываются руководителем организации и
старшим кассиром (Приложение 12).
«Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме №
КМ-9 применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического
наличия денежных средств в кассе.
Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с
установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями
контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных
средств, и доводятся до руководителя проверяемой организации.
Акт составляется в трех экземплярах при проверке с участием налогового
инспектора, и в двух экземплярах – в случае проверки со стороны
администрации.
32
Один экземпляр передается в налоговую инспекцию, второй – в
бухгалтерию организации, третий – остается у материально-ответственного лица,
принявшего денежные средства на ответственное хранение.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся
в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не
являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к
применению продолжают оставаться формы документов, используемых в
качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными
органами в соответствии и на основании других федеральных законов, т.е
кассовые документы.
33
ГЛАВА II. Организация бухгалтерского учета кассовых операций.
2.1. Документальное оформление кассовых операций на предприятии.
Для отражения любых кассовых операций основанием является первичная
документация. Имеется перечень типовых первичных документов, утвержденных
Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Это же относится и к
кассовым документам.
Документирование подобных действий подразумевает использование
унифицированных форм. Это позволяет вести единообразный учёт в
организациях разного назначения, размера и вида собственности.
К документам кассовой дисциплины относятся:
1. Кассовая книга (КО4). Это основной документ для фиксации
перемещения денежной массы через кассу предприятия. Положение Центробанка
допускает её ведение, как в рукописном, так и в электронном виде. В любом
случае руководством предприятия должны быть приняты меры по недопущению
допуска к кассовой книге посторонних лиц и внесению в неё изменений. Записи в
документе имеет право делать только ответственное лицо – кассир при получении
ордеров расхода или прихода денежной массы. По окончании каждого дня
работы кассир обязан сверять записи кассовой книги с другими документами и
фиксировать фактическое положение дел; окончание сверки должны
завизировать либо главный бухгалтер, либо руководитель организации.
2. Приходный ордер (КО1). Этот документ фиксирует любое прибытие
денег извне в кассу. Учётный ордер также допускается оформлять в рукописном,
электронном или машинописном варианте. В этом учётном документе
недопустимы помарки или внесение исправлений. К числу основных сведений,
содержащихся в документе, относятся: сумма денег, принятая в кассу,
наименование того, кто вносит средства и дата внесения. Корректность
заполнения документа возлагается на кассира.
34
3. Расходный ордер (КО2). Этот документ фиксирует любую выдачу денег
через кассу. Содержание двух ордеров практически одинаково, с той лишь
разницей, что денежные средства в форме КО2 указываются, как выданные, а в
форме КО1, как принятые. Получение денег по ордеру расхода предполагает
подтверждение личности получателя и его собственноручной подписи в
ведомости. Обязательным условием в случае выдачи денег доверенному лицу
является наличие правильно оформленной доверенности.
4. Книга учёта принятия и выдачи кассиром денежных средств (КО5).
Данный учётный документ характерен для крупных предприятий, в кассе
которого работают несколько кассиров. Книга учёта ведётся старшим кассиром и
содержит обобщённые данные по движению денег через кассу за полный день
работы. Для предприятий небольшого размера, с небольшим штатом сотрудников
наличие подобного учётного документа обязательным не является.
5. Расчётно-платёжная ведомость. Данный учётный документ содержит
информацию об исчислении заработной платы каждому работнику и её выдаче.
Допускается наличие не совмещённой ведомости, а двух раздельных (расчётной и
платёжной). Основанием для оформления расчётной ведомости выступают
первичные учётные документы (табеля, наряды и так далее). Выплата денег по
платёжной ведомости осуществляется лично каждому работнику под роспись.
Если начисление зарплаты происходит на банковскую карту, то необходимости в
составлении платёжной ведомости нет.
6. Журнал регистрации (КО3). В данном журнале подлежат регистрации
все ордера прихода и расхода, прошедшие за весь день работы через кассу.
Контроль над содержимым журнала осуществляет старший кассир.
Ответственного за оформление кассовых операций назначает
руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет
35
штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при
минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам
руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный
предприниматель, если у него соответствующий статус.
Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком
случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный
бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при
отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному
сотруднику или директору предприятия.
Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись
главбуха, при его отсутствии – бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат,
документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу
документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.
Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с
соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих
право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы
таких подписей.
При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения
налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета
приходящих на предприятие и уходящих средств.
При оформлении кассовых документов должны соблюдаться
установленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются
подчитки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них,
должны быть заполнены четко и ясно. Выдача приходных и расходных ордеров
или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим
деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут
производиться только в день их составления.
36
Любые кассовые операции на предприятии оформляются документально.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется
приходным кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть
пронумерованы по порядку с начала отчетного года (Приложение 13). До
передачи в кассу приходный кассовый ордер обязательно регистрируют в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3
или КО-3а (приложение 15). При приемке наличных денежных знаков и монет
кассиры должны руководствоваться документом «Признаки и правила
определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка
России». Этим документом определены: признаки платежеспособности,
допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет,
порядок экспертизы денежных знаков.
Приходный кассовый ордер 2017 года подтверждает внесение денежных
средств в кассу, которые были получены:
– в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ;
– в результате возврата остатка денег, которые были выданы в подотчет
работникам, но не израсходованы;
– в результате оплаты доли в уставном капитале новым участником (для
ООО);
– в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
– в результате снятия денежных средств с расчетного счета на конкретные
нужды.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
1. В пункте «Организация» указывается наименование организации,
выдающей приходник. Название организации вписывается также как она
зарегистрирована в учредительных документах.