37
2. В строке «Структурное подразделение» указывается структурное
отделение организации, выдающей приходник. В случае если организация не
имеет структурного подразделения, ставится прочерк.
3. Порядковый номер ПКО указывается в полосе «Номер документа».
4. Число оформления ордера прописывается в графе «Дата составления».
Формат даты: ДД, ММ, ГГГГ.
5. Номер счета бухгалтерии указывается в строке «Дебет» (этот пункт
необязательно заполнять).
6. Код подразделения структуры, куда вносятся средства, указывается в
пункте «Кредит». При отсутствии у организации структурных подразделений
ставится прочерк.
7. Номер кода отделения организации, на который оформляют приход,
указывается в строке «Код структурного подразделения».
8. Аналитический предмет корреспондирующих счетов вписывается в
графу «Код аналитического учета».
9. Сумма приходных денежных средств, которые поступили в кассу,
вписываются в строку под названием «Сумма». Запись вносится и в цифрах, и
прописью (с большой буквы).
10. Кодовое число назначений использования поступивших денежных
средств заносится в пункт «Код целевого назначения». При отсутствии
соответствующего кода (он должен содержаться в документации ООО), ставится
прочерк.
11. В поле «Принято от» записываются следующие данные:
– название организации (фирмы, компании, ИП);
– фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже),
передающего денежные средства (если деньги поступили от другой организации);
38
– основание совершения операции: оплата за реализованную продукцию
согласно накладной; оплата за выполненные работы или оказанные услуги по
акту; возмещение материального ущерба по решению суда или по приказу;
внесение авансового платежа по договору купли-продажи или по договору
оказания услуг; возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
компенсация выявленной недостачи на основании ревизии или на основании
приказа; взнос в уставной капитал (для ООО).
12. Сумма НДС можно указать в цифрах в пункте «В том числе». Если
приходные денежные средства не облагаются налогами, то указывается «Без
налога НДС».
13. В случае если есть приложенные документы, производится запись
реквизитов в пункте «Приложение». Отрывная часть заполняется точно также.
Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:
– Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
– Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с
теми, что указаны цифрами.
– Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые
требуются).
– Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли
поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
– Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции)
кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать
находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.
При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир
передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.
Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на
кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма
39
внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после
гашения.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым
ордерам (ф. № КО-2) (приложение 14). В отдельных случаях разрешается замена
составления расходного кассового ордера документами на расходование
денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащим
отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким
документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу
заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др.
Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются:
номер и дата составления документа; наименование организации и структурное
подразделение (если есть); корреспондирующие счета; сумма цифрами и
прописью; наименование юридического или физического лица, которым выданы
денежные средства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты
документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи
руководителя, главного бухгалтера и кассира.
Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.
Расходный кассовый ордер регистрируют в книге регистрации приходных
и расходных кассовых документов и передают кассиру.
Получив этот документ, кассир предпринимает следующие действия:
– Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
– Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с
теми, что указаны цифрами.
– Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые
требуются).
– Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо,
которому должны быть выданы деньги.
40
– Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их
получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
– Поставить свою подпись под документом.
Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по
ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно
были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть
депонирована.
Иногда для получения заработной платы используются доверенности.
Действия кассира тогда немного усложняются.
Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О.,
приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные
в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.
Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то
перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По
доверенности».
Если такой документ оформляется на получение средств по разным
основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь
несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости
по окончании всех процедур.
По истечении трех рабочих дней со дня получения денег в банке или со
дня выдачи зарплаты (в случае выплаты заработной платы из выручки
предприятия), кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не
получивших деньги, ставит штамп или делает пометку от руки: «депонировано» -
и составляет реестр депонированных сумм. (приложение 19). В ведомости кассир
делает надпись о фактически выплаченной сумме и депонированных суммах и
ставит свою подпись. Затем кассир записывает выплаченную сумму в кассовую
41
книгу, а на платежной ведомости ставит штамп: «Расходный кассовый ордер
№…».
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда и тому подобных
выплат и не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную
наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег,
сдают в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает
объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования
вносимых средств (выручка от реализации работ, услуг; не выданная заработная
плата и т. п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы,
которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового
ордера, где корреспонденция счетов такая: Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50
«Касса».
При передаче наличных денег из кассы для зачисления на расчетный счет
инкассаторам банка составляют корреспонденцию счетов: Дебет 57 «Переводы в
пути» Кредит 50 «Касса».
К переводам в пути относят денежные средства в отечественной и
иностранной валюте, сданные инкассаторам банка.
Основными документами для подтверждения переводов в пути являются
копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам
(Приложение 20).
Далее, при зачислении на расчетный счет перечисленных денежных
средств выполняется бухгалтерская запись: Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 57
«Переводы в пути». Счет 57 субсчетов не имеет. Но если предприятие имеет
расчетный и валютный счета, то следует открыть два субсчета:
57-1 – «Переводы в пути в отечественной валюте»,
57-2 – «Переводы в пути в иностранной валюте».
42
Выдача наличных денег из кассы под отчет записывается так: Дебет 71
«Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса». Предприятия выдают
наличные деньги на хозяйственно-операционные расходы.
На расходы, связанные со служебными командировками, выдача
наличных денег под отчет производится в пределах сумм расходов на проезд,
наем жилья и суточных в пределах установленных норм.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3
рабочих дней по истечении срока, на которые они выданы (определяются
руководителем), или со дня возвращения из командировки, предъявить в
бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним. Для этого ему следует составить авансовый отчет
(Приложение 16), к которому прикладываются документы, подтверждающие
произведенные расходы.
Если работник организации потратил в командировке не все полученные
деньги, он должен вернуть неиспользованную подотчетную сумму в кассу, а если
же денег, наоборот, не хватило, то затраты компенсируются работнику в том же
порядке, в каком выдавался аванс.
При выдаче подотчетных сумм на представительские цели, при отчете
сотрудник должен предоставить первичные оправдательные документы: чек,
квитанцию, счет и т.п. с составлением акта.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затем: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по
оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73
субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (если не могут быть
удержаны из оплаты труда работника).
43
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы
до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в книге приходных и расходных
кассовых документов (форма КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные
на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и
других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной
платы и других выплат в установленные сроки.
Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу по форме №
КО- 4 (приложение 17). Записи в кассовую книгу производятся по мере
совершения кассовых операций, оформленных первичными документами.
Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр.
Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет
соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и
подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и
тоже ставит подпись.
Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за
заполнением данного регистра возлагается на руководителя.
При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи
не вносятся.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную
бумагу, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые – остаются в
кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются
одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления заверяются
подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В кассовой книге находят отражение движение денежных средств с
указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место
поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы. В конце
рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за
44
день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в
бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в
кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами
под расписку в кассовой книге.
Кассир после получения ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и
«Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных
документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и
расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном
листе кассовой книги.
В розничной торговле к отчету кассира также прикладывается ежедневно
Акт по форме КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков», акт КМ-3 «Акт о
возврате денежных сумм покупателям», если такая операция имела место в
течении рабочего дня (смены), к которому прилагаются возвратные чеки и чеки,
по которым был сделан возврат денег, наклеенные на чистый лист бумаги, а
также могут быть другие акты, если контрольно-кассовую машину
ремонтировали или забрали в центр технического обслуживания на ремонт.
В целях обеспечения сохранности и удобства пользования ведомости
«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за
каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости)
эти ведомости брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество
листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера
организации, и книга сдается в архив на ответственное хранение.
Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной
проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых
документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему
документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец
рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных
45
денег в учреждение банка с соответствующими выписками банка по расчетному
счету и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем
проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах,
отведенных для этой цели.
Если в расходных ордерах нет расписки получателя денежных средств, то
оформленная таким образом выдача денег из кассы считается неправомерной, а
сумма взыскивается с кассира, как недостача. Если наличные деньги не
оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как
излишек кассы и относятся на прибыль организации.
Пример. Остаток на 10 мая 2003 г. составляет 19540 руб.
За день были произведены кассовые операции:
1. Получено от Иванова П.И. в счет взноса в уставный капитал 2000 руб.;
2. Выдано Петрову Р.В. под отчет на командировочные расходы 4000 руб.;
3. Выдано Кириллову С.В. на строительство садового домика 5000 руб.;
4. Получена торговая выручка 310000 руб.;
5. Сдана выручка инкассаторам в ОАО «Первый капитал» 300000 руб.
В соответствии с этими хозяйственными операциями и приходными и
расходными кассовыми документами составляется кассовая книга (Приложение
№ 17).
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма
№ КО-5) применяется для учета денег, принятых или выданных из кассы
организации.
На предприятиях, где работают несколько кассиров, их работу
координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает
кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег
под расписку в книгах учета принятых и выданных денег (ф. № КО-5), которые
открывают на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают старшему
46
кассиру под расписку в книге формы № КО-5 остаток наличных денег и
приходные и расходные кассовые документы.
Журнал-ордер 1 и ведомость 1 используются при журнально-ордерной
форме счетоводства.
Кассовые операции по кредиту счета 50 отражаются в журнале-ордере №
1. Обороты по дебету этого счета отражаются в разных журналах-ордерах,
контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера 1 и ведомости 1 служат
отчеты кассира. Каждому отчету отводится одна строка независимо от периода,
за который составлен отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и
ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Для учета наличной иностранной валюты организация открывает
отдельный субсчет 50-21 «Валютная касса» к счету 50 «Касса». Записи по этому
субсчету производятся в рублях по курсу ЦБ РФ. Причем стоимость иностранной
валюты пересчитывается на рубли на следующие даты:
- дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;
- дату составления бухгалтерской отчетности.
Ситуация, когда в кассе организации может оказаться иностранная валюта,
встречается крайне редко. Дело все в том, операции с наличной валютой по
расчетам с юридическими и физическими лицами за выполненные работы и
оказанные услуги запрещены действующим законодательством (п. 1 ст. 9 закона
«О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.03 № 173-ФЗ). К
примеру, если российская компания расплатится за купленный товар с
российской компанией не рублями, а долларами или иной валютой, она нарушит
закон. Наказание за это предусмотрено ст. 15.25 КоАП.
Однако валютные операции с наличной валютой могут иметь место при
командировании работников за рубеж.