25
Так, проводки, приведенные выше, делаются по сведениям отчетов о
закрытии дня.
Оформление журнала и справки-отчета кассира-операциониста не
требуется
31
.
1.3 Документальное оформление учета кассовых операций
В кассе движение денежных средств состоит из двух основных стадий:
- поступление наличных денежных средств (приход);
- выбытие наличных денежных средств (расход).
Все кассовые операции должны оформляться кассовыми документами,
унифицированные формы утверждены Постановление Госкомстата Российской
Федерации от 18.08.1998 №88
32
. У данных форм имеются цифровые коды,
приведенные в Положении о кассовых операциях, соответствующие
Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК011-93,
утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от
30.12.1993 № 299
33
.
Для учета кассовых операций применяются данные документы:
- форма КО-1, код 0310001 «приходный кассовый ордер» ПКО;
- форма КО-2, код 0310002 «расходный кассовый ордер» РКО;
- форма КО-3, код 0310003 «журнал регистрации приходных и расходных
кассовых документов»;
- форма КО-4, код 0310004 «кассовая книга»;
- форма КО-5, код 0310005 «книга учета принятых и выданных кассиром
денежных средств».
Кроме данных документов, указанных выше форм первичной
документации по учету кассовых операций, организация обязана использовать
31
Альшанская О. Оформление операций в бухучете в 2017 году:
[Электронный ресурс]. 28.11.2017 URL: http://www.garant.ru
32
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
33
Правовые основы бухгалтерского учета: учеб. / Е.И. Арефкина, Л.Л. Арзуманова, О.В. Болтинова [и др.]; отв.
ред. Е.Ю. Грачева, Е.И. Арефкина. – М.: Проспект, 2014 c/ 108.
26
формы, которые установил Центральный банк Российской Федерации, такие
как кассовую заявку (форма 0408027) и чек
34
.
Срок хранения первичных кассовых документов составляет пять лет,
согласно Закону Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»
35
.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа является:
- дата составления документа;
- наименование документа;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- наименования экономического субъекта;
- величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием
единицы измерения;
- наименование должностного лица совершившего сделку и
ответственного за данную операцию;
- а так же подпись сторон с указанием фамилии, инициалов, либо иных
реквизитов для идентификации этих лиц.
Данные формы утверждает руководитель по представлению
должностного лица, на которое возложена обязанность ведения бухгалтерского
учета. Кассовые документы оформляются в соответствии с Указом от
11.03.2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными и субъектами малого предпринимательства» и их
подписывают:
- главный бухгалтер;
- руководитель, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер;
34
Правовые основы бухгалтерского учета: учеб. / Е.И. Арефкина, Л.Л. Арзуманова, О.В. Болтинова [и др.]; отв.
ред. Е.Ю. Грачева, Е.И. Арефкина. – М.: Проспект, 2014 с.119.
35
Консультант Плюс: [Электронный ресурс].URL http://www.consultant.ru
27
- бухгалтер или иной работник, назначенный руководителем по
согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания
распорядительного документа
36
.
Для оформления кассовых документов служат основанием:
- счета;
- платежная ведомость;
- заявление;
- расчетно-платежные ведомости и другие документы.
Данные документы должны быть приложены к кассовым документам.
Все кассовые документы т.е. кассовая книга приходные и расходные
кассовые ордера заполняются на бумажном носителе или в
специализированных программах на компьютере.
Несмотря на это кассовые документы печатаются на бумажном
носителе
37
.
Кассовые документы подписывают:
- ПКО приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер,
при их отсутствии руководитель или кассир.
- РКО расходный кассовый ордер
– руководитель, главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии –
руководитель, кассир
38
.
Со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в
соответствии
С установленным порядком, организация, как правило, получает
наличные денежные средства на свои нужды.
В указании Центробанка от 11.03.2014года №3210-У пояснено, как снять
денежные средства с расчетного счета, не нарушая кассовую дисциплину
39
.
36
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. Учебное пособие. М.: «Экспертное бюро Приор», 2011.
37
Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. – 4-е изд., перераб.
и доп. – М.: Проспект, 2015 с.114.
38
Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. – 4-е изд., перераб.
и доп. – М.: Проспект, 2015 с 119.
28
Для получения наличных с расчетного счета главному бухгалтеру или
руководителю необходимо заполнить платежное поручение или чековую
книжку. Далее денежные средства приходуются в кассу организации по
приходному кассовому ордеру.
Если при составлении чека допущены ошибки, такой чек будет считаться
«Аннулированным». Корешки чеков должны храниться в организации три и
более лет.
Приходными кассовыми ордерами оформляются поступление наличных
средств в кассу, в том числе по чеку (форма КО-1).
Состоит приходный кассовый ордер из двух частей: приходного ордера и
квитанции к нему. Прием наличных денежных средств по приходным ордерам
производится в день их составления. Лица, которые вносят наличные денежные
Средства в кассу, предоставляют в бухгалтерию сопроводительные документы,
отражающие совершенные хозяйственные операции
40
.
Каждому приходному кассовому ордеру присваивается очередной
порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в
журнале регистрации приходных расходных кассовых документов (форма КО-
3). Расчеты между юридическими лицами в рамках одного договора не должны
превышать ста тысяч рублей. За осуществление расчетов между
организациями, сверх установленной суммы, законодательством на
организацию могут наложить штраф.
Кассир обязан проверить при получении приходных кассовых ордеров
следующие моменты:
- правильность оформления документов;
- наличие на документе подписей главного бухгалтера или лиц
уполномоченных на это;
- наличие сопроводительных документов к приходному кассовому
ордеру;
39
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет : учеб. для вузов. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2013с.99.
40
Касьянова Г.Ю. «Кассовые и банковские операции и учетом изменений в законодательстве» М.: АБАК, 2017.
- 352 с.
29
- соответствие хозяйственной операции приходного кассового ордера
наименованию операции в квитанции к нему.
Рассмотрим расходные кассовые ордера (фора КО-2).
Выдача наличных денежных средств из кассы оформляются расходными
кассовыми ордерами или другими оформленными документами. К таким
документам можно отнести платежные и расчетно-платежные ведомости, по
ним выдается заработная плата работникам организации, заявления на выдачу
денег и другие
41
.
По расходным кассовым ордерам выдача денежных средств может
происходить только в день их составления. Кассир производит выдачу
денежных средств лицу, которое указано в расходном кассовом ордере или
заменяющем его документе.
Обязательно кассир проверяет у получателя расписку, которая
заполняется только
получателем, сумму написанную прописью в рублях и копейки цифрами,
а так же необходимо проверить документ, подтверждающий личность.
Заявления от покупателей на возврат денежных средств кассир
подшивает к расходному кассовому ордеру.
В случае если деньги возвращают по доверенности, в ордере после ФИО
получателя, необходимо указать имя доверенного лица. При выдаче денежных
средств по ведомости перед заявлением кассиру необходимо поставить отметку
«По доверенности». Как, правило
Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру или к
ведомости.
Учет принятых и выданных кассиром денежных средств ведется в «Книге
учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5).
41
Документальное оформление движения денежных средств в кассе: [Электронный
ресурс]. URL: http://glavbuh-info.ru
30
По платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления
расходного ордера на каждого получателя происходят выплаты заработной
платы, пособий по социальному страхованию и стипендий
42
.
Рассмотрим операции, осуществляемые на основе расходного кассового
ордера:
- разовые выдачи денежных средств на оплату труда отдельным лицам;
- операции по выдаче денежных документов из кассы экономического
субъекта;
- выдача наличных денежных средств (депонированные суммы, выручка);
Депонированная заработная плата – это денежные средства, выделенные
на оплату труда, но не выданные в срок работнику.
Депонированная сумма сдается в банк, на данную сумму составляется
общий расходный кассовый ордер
43
.
Данный расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре
руководителем, главным бухгалтером, затем его нужно зарегистрировать в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма
КО-3).
Также денежные средства могут выдаваться подотчетным лицам.
Подотчетное лицо – это сотрудник организации, которые через кассу имеют
право получить денежные средства для нужд и осуществлении деятельности
организации. В некоторых организациях есть определенный список лиц,
которые могут брать денежные средства под отчет, но организация не обязана
устанавливать такой список.
Наличные денежные средства подотчетное лицо может взять, например,
на расходы по командировке или на оплату, заключенных договоров с
организацией.
Для того, чтобы получить денежные средства под отчет сотрудник
обязан написать заявление в произвольной форме, где он укажет сумму
42
Букина О.А. «Азбука бухгалтера. От Аванса до баланса» М.: Феникс, 2017г. – 311 с.
43
Тишков И.Е., Прищепа А.И., Балдинова А.И. и др. Бухгалтерский учет - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.:
Выш.шк., 2015 с.81.
31
денежных средств и дату получения. После согласования руководитель ставит
свою подпись и дату. Без такого заявления, денежные средства выданные
подотчет будет считаться нарушением. После того, как заявление будет
получено, нужно оформить расходный кассовый ордер.
После того как подотчетное лицо получит денежные средства он обязан
за них отчитаться т.е. предъявить авансовый отчет.
Отчет должен быть предоставлен сотрудником в течении 3-х дней со дня:
по истечении срока, на который выдавались деньги; как он вернулся из
командировки; выхода на работу, если он был в отпуске или на больничном.
Вместе с отчетом должны быть предоставлены товарные и кассовые чеки.
Кассир или другое лицо, выполняющее обязанности кассира проверяет
авансовый отчет. Он должен посмотреть на что были потрачены денежные
средства, проверить наличие подтверждающих документов. Проверить
правильно ли оформлены документы. После подсчитать суммы.
После авансовый отчет проходит на утверждение к руководителю
организации. Руководитель устанавливает срок, в течении которого будет
проходить проверка и окончательный расчет.
Списание подотчетных сумм будет производиться после утверждения
руководителем авансового отчета. В тех случаях когда подотчетным лицом
было потрачено меньше денежных средств, тогда главный бухгалтер заполняет
и подписывает приходный кассовый ордер, в котором будет отражаться сумма,
которая вернется от подотчетного лица.
Если сотрудник потратил денежных средств больше, тогда после
утверждения отчета руководителем, стоит вернуть перерасход, заполнив при
этом расходный кассовый ордер, реквизиты которого нужно указать в
авансовом отчете.
Если сотрудник потратил меньше денежных средств, чем это
планировалось и деньги он не вернул. В таком случае деньги можно удержать
из зарплаты. Но для этого следует:
32
-получить согласие сотрудника (если он не согласен, деньги можно
взыскать через суд);
-в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата
подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании
(если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
-ознакомить сотрудника с приказом
В организации, в которой осуществляются расчеты наличными
средствами должна вестись кассовая книга установленной формы (форма КО-
4).
Кассовая книга – учетный регистр кассовых операций, в ней отражаются
в хронологическом порядке все кассовые операции, совершенные в
организации, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными
документами в данной дипломной работе
44
.
Каждая хозяйственная операция должна иметь документальное
подтверждение.
Записи в кассовую книгу производятся сразу же после совершения какой-либо
операции по кассе организации, на основании того или иного подтвержденного
документа
45
.
44
Документальное оформление движения денежных средств в кассе: [Электронный
ресурс]. URL: http://glavbuh-info.ru
45
Альшанская О. Оформление операций в бухучете в 2017 году: [Электронный
ресурс]. 28.11.2017 URL: http://www.garant.ru
33
Глава 2. Бухгалтерский учет кассовых операций в ООО
«Максим»
2.1. Организационно-правовая и экономическая характеристика
объекта исследования
Общество с ограниченной Ответственностью «МАКСИМ» в дальнейшем
именуемое «общество», является коммерческой организацией, действующей и
созданной в соответствии с Федеральным законом от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред.
от 03.07.2016г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью» и
Гражданский кодексом Российской Федерации от 30.11.1994 №54-ФЗ (ред. от
28.03.2017г.)
46
. ИНН 6936002830.
Фирменное полное наименование общества: Общество с ограниченной
ответственностью ООО «МАКСИМ». Сокращенное наименование общества:
ООО «МАКСИМ».
Место нахождения общества: 171400, ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТЬ, РАЙОН
РАМЕШКОВСКИЙ, ПОСЕЛОК ГОРОДСКОГО ТИПА РАМЕШКИ, УЛИЦА
НОВАЯ, 19.
ООО «Максим» имеет 13 обособленных подразделений:
- ул. Советская КПП 693632004
- ул. Пионерская КПП 693632003
- ул. Полевая КПП 693632005
- ул. Комсомольская КПП 693632001
- д. Высоково КПП 693632002
- с. Никольское КПП 694932001
- с. Алешино КПП 694932002
- ул. Смирнова КПП 694945001
- д. Кушалино КПП 694945002
- с. Замытье КПП 694945003
- с Киверичи КПП 694945005
46
Правовые основы бухгалтерского учета: учеб. / Е.И. Арефкина, Л.Л. Арзуманова, О.В. Болтинова [и др.]; отв.
ред. Е.Ю. Грачева, Е.И. Арефкина. – М.: Проспект, 2014 с. 214.
34
- д. Пустораменка КПП 694932004
- с. Диево КПП 694932003
Свою деятельность общество осуществляет с целью получения прибыли,
а так же удовлетворения юридических и физических лиц в товарах.
Основной (по коду ОКВЭД ред.2): 47.25 - Торговля розничная напитками
в специализированных магазинах
Дополнительные виды деятельности по ОКВЭД 2:
Таблица 1
47.2
Торговля розничная пищевыми продуктами, напитками и
табачными изделиями в специализированных магазинах
47.29
Торговля розничная прочими пищевыми продуктами в
специализированных магазинах
47.29.39
Торговля розничная прочими пищевыми продуктами в
специализированных магазинах, не включенными в другие
группировки
47.43
Торговля розничная аудио- и видеотехникой в
специализированных магазинах
47.52
Торговля розничная скобяными изделиями, лакокрасочными
материалами и стеклом в специализированных магазинах
47.53.3
Торговля розничная обоями и напольными покрытиями в
специализированных магазинах
47.54
Торговля розничная бытовыми электротоварами в
специализированных магазинах
47.59.2
Торговля розничная различной домашней утварью, ножевыми
изделиями, посудой, изделиями из стекла и керамики, в том
числе фарфора и фаянса в специализированных магазинах
47.61
Торговля розничная книгами в специализированных магазинах
47.65
Торговля розничная играми и игрушками в специализированных
магазинах
47.75
Торговля розничная косметическими и товарами личной гигиены
в специализированных магазинах
47.78
Торговля розничная прочая в специализированных магазинах