34
лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах,
шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в
квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем
предприятия, результаты её фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о
происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной
замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих
данному предприятию, запрещается.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира
на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с
кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы
другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае
необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира
возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя
предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается
договор о полной материальной ответственности.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности
последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником
по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии
заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене
кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с
полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других
ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе
сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы
приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет
35
акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в
акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического
наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.),
находящихся в кассе предприятия (организации).
Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех
денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги
и т.д. Акт составляется в 2-х экз. и подписывается ревизионной комиссией и
материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в
бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально-
ответственного лица.
До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица или
группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется расписка.
Расписка включена в заголовочную часть формы.
При смене материально-ответственных лиц акт составляется в 3-х экз.
(материально-ответственному лицу, сдавшему ценности,
материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна
производиться проверка правильности работы программных средств обработки
кассовых документов.
Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их
наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с
заключенными договорами при производстве документальных ревизий и
проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение
кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу
обеспечения сохранности денег и ценностей.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины,
привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
Для учета кассовых операций предусмотрен счет 50 «Касса», он
36
предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных
средств в кассах организации. По дебету счета 50 «Касса» отражается
поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации.
По кредиту счета отражается выплата денежных средств и выдача денежных
документов из кассы организации.
ООО «Новомет-Сервис» осуществил выплату сотрудникам заработной
платы через кассу. Сумма, подлежащая выдаче, составляет 964 000 руб.
В учете ООО «Новомет-Сервис» будут сделаны следующие проводки.
Таблица 2
Бухгалтерские проводки по операциям
Описание
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Документ
Из банка в кассу ООО
«Новомет-Сервис»
поступили денежные
средства для выплаты
заработной платы
964 000
50.01
51
Приходный кассовый
ордер
Осуществлена выплата
зарплаты сотрудникам ООО
«Новомет-Сервис»
964 000
70
50.01
Расходный кассовый
ордер, ведомость
начисления
заработной платы
Рассмотрим еще один пример с выдачей и поступлением средств через
кассу. ООО «Новомет-Сервис» осуществило выдачу средств под отчет
сотруднику Медведеву А.Г. в сумме 11 500 руб. Деньги были выданы с целью
приобретения бумаги для нужд бухгалтерии. По факту покупки бумаги,
Медведев предоставил авансовый отчет и квитанцию об оплате на сумму 9 840
руб., НДС 1501 руб. Остаток неиспользованных средств Медведев А.Г. внес в
кассу. В учете ООО «Новомет-Сервис» данные операции были отражены
следующим образом.
Таблица 3
Бухгалтерские проводки по операциям
Описание
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Документ
Медведеву А.Г. выданы
средства под отчет
11 500
71
50.01
Расходный
кассовый ордер
37
К учету принята приобретенная
бумага (9 840 руб. — 1 501
руб.)
8 339
10
71
Авансовый отчет,
квитанция об
оплате
Выделена сумма НДС от
стоимости приобретенной
бумаги
1 501
19
71
Квитанция об
оплате
Сумма НДС принята к вычету
1 501
68.02
19
Квитанция об
оплате, счет-
фактура
Медведевым А.Г. возвращена
сумма неиспользованных
средств в кассу (11 500 руб. —
9 840 руб.)
1 660
50.01
71
Приходный
кассовый ордер
ООО «Новомет-Сервис» была передана инкассатору наличная розничная
выручка для доставки в банк и зачисления на расчетный счет в сумме 856 000
руб. Согласно договору, стоимость инкассаторских услуг составляет 0,15% от
инкассируемой суммы.
В учете ООО «Новомет-Сервис» были сделаны следующие проводки.
Таблица 4
Бухгалтерские проводки по операциям
Описание
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Документ
Наличная выручка передана
инкассатору для доставки в
банк
856 000
57
50.01
Расходный
кассовый ордера,
квитанция к
инкассаторской
сумке
Денежные средства
поступили в банк и
зачислены на расчетный счет
ООО «Новомет-Сервис»
856 000
51
57
Банковская
выписка
Списана сумма
инкассаторских услуг за
прием и пересчет наличных
средств (856 000 руб. *
0,15%)
1 284
91.02.1
51
Банковская
выписка
При передаче средств в сумме 626 000 руб. была выявлена недостача (8
400 руб.)
В таком случае бухгалтер ООО «Новомет-Сервис» отразит следующие
операции в учете.
38
Таблица 5
Бухгалтерские проводки по операциям
Описание
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Документ
Наличная выручка передана
инкассатору для доставки в
банк
626 000
57
50.01
Расходный кассовый
ордера, квитанция к
инкассаторской
сумке
Денежные средства (за
минусом недостачи)
поступили в банк и
зачислены на расчетный
счет ООО «Новомет-Сервис»
(826 000 руб. — 8 400 руб.)
617 600
51
57
Банковская выписка,
акт пересчета
Отражена сумма недостачи
8 400
руб.
94
57
Акт пересчета
Списана сумма
инкассаторских услуг за
прием и пересчет наличных
средств (617 600 руб. *
0,15%)
926
91/2
51
Банковская выписка
Для аналитического учета кассовых операций, отражаемых на счете 50
«Касса» предназначен журнал-ордер №1.
Записи в журнале-ордере и в ведомости производятся на основании
отчетов кассира по итогам за день. Журнал-ордер является основным учетным
регистром. Как правило, журнал-ордер открывается на один синтетический
счет. Запись в журнале-ордере ведется в хронологической последовательности,
поэтому они выполняют роль регистрационного журнала. Журнал-ордер ведут
по кредитовому признаку, это значит, что в журнале-ордере № 1 ведутся записи
только по кредиту счета 50. Запись хозяйственных операций ведется в разрезе
дебетуемых счетов, а следовательно они выполняют роль мемориальных
ордеров.
Остаток средств в кассе производится в ведомости только на начало и
конец отчетного месяца. В конце месяца в журнале-ордере и ведомости
производится подсчет итогов. Итоги за месяц журналов-ордеров записывают в
главную книгу по соответствующим синтетическим счетам. Далее рассмотрим
особенности учета кассовых операций в иностранной валюте.
39
2.4 Учет кассовых операций в иностранной валюте
Ситуация, когда в кассе коммерсанта может оказаться иностранная
валюта, встречается крайне редко. Дело все в том, что расчеты в валюте между
российскими организациями запрещены (п. 1 ст. 9 закона «О валютном
регулировании и валютном контроле» от 10.12.03 № 173-ФЗ).
Термин «валютные операции» содержится в подп. 9 п. 1 ст. 1 закона №
173-ФЗ и включает в себя приобретение и отчуждение валютных ценностей,
ввоз и вывоз валюты и т.д. А понятие кассовых операций дано в п. 2 указания
ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций и
расшифровывается как прием наличных денег, их пересчет и выдача. Ситуаций,
когда термины «валютная» и «кассовая» операция применяются вместе, совсем
немного. Это связано с тем, что основная часть валютных расчетов, по закону
№ 173-ФЗ, должна осуществляться в безналичной форме. Отдельные случаи,
когда валюта все-таки попадает в кассу компании, прописаны в этом же законе.
К ним, к примеру, относится случай выдачи из кассы валюты работнику для
загранкомандировки (подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ).
Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств ООО
«Новомет-Сервис» осуществляется на счете 50 «Касса», к которому
открываются субсчета для обособленного учета движения каждого вида
наличной иностранной валюты. Сальдо этих субсчетов показывает наличие в
кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступление
иностранной валюты в кассу, по кредиту - ее выплата или возврат в
уполномоченный банк.
В кассу валютные средства поступают с текущего валютного счета (при
наличии их остатка после обязательной продажи валютной выручки) либо со
специального транзитного счета, на который уполномоченный банк зачисляет
приобретенную валюту.
Для приобретения валютных средств в банк подается платежное
поручение на покупку валюты, в котором указывается назначение платежа
40
(командировочные расходы), и заявка. Заявка оформляется на основе приказа
(распоряжения) о норме суточных и приказа о командировании сотрудника за
рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты
возвращения (или планируемого срока командировки) и страны
командирования.
Кассовые операции в иностранной валюте оформляются типовыми
формами первичной учетной документации. В целях бухгалтерского учета
валютные средства и операции одновременно отражаются в валюте расчетов и
платежей.
При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный
кассовый ордер (ф. N КО-1). Выдача производится по расходным кассовым
ордерам (ф. N КО-2), которые подписывают руководитель и главный бухгалтер
(или уполномоченные лица).
Поступление и выдача денежных средств в рублях и иностранной
валюте фиксируются в кассовой книге.
Так как в кассе остатки определяются раздельно в рублях и иностранной
валюте, операции в иностранной валюте можно отражать либо на отдельных
(по каждому виду валюты) листах кассовой книги, либо в отдельных кассовых
книгах, которые заводятся на каждую валюту.
До передачи в кассу на исполнение кассовые документы регистрируются
в специальном журнале в порядке сплошной нумерации с указанием кодов,
причин и условий поступления и выдачи наличных рублевых и валютных
средств.
Операции, оформленные приходными и расходными кассовыми
документами, отражаются в кассовой книге в порядке их нумерации. Записи
осуществляются в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера. Первые
остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до
окончания операций за день не отрываются.
Записи в кассовой книге начинают с остатка денежных средств на
начало дня. При учете движения валютных средств остаток отражается в
41
иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ,
действующему на дату составления отчета кассира (записи в кассовую книгу).
В кассовой книге поступление и расход валютных средств отражаются в
иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату
совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по
видам валюты.
Записи в регистрах синтетического учета осуществляются на основе
отрывного листа кассовой книги - отчета кассира.
При поступлении валютных средств в кассу ООО «Новомет-Сервис» с
валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50
«Касса» (например, в качестве иностранной валюты организацией
используются доллары США):
Д-т сч. 50-4 «Касса в долларах США»,
К-т сч. 52 «Валютные счета».
В соответствии с ПБУ 3/2006 следует произвести пересчет стоимости
поступивших в кассу валютных средств в рубли по курсу ЦБ РФ,
действующему на дату совершения операции - дату оприходования денежных
знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.
Валютные средства, выданные из кассы подотчетному лицу на расходы
по загранкомандировке, учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». Синтетический учет расчета с командируемыми лицами ведется с
применением субсчетов 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» и 71-
2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».
На сумму выданного аванса в иностранной валюте в ООО «Новомет-
Сервис» составляется запись:
Д-т сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»,
К-т сч. 50-4 «Касса в долларах США».
В соответствии с приказом руководителя направляются в командировку:
Иванов в Нью-Йорк сроком на 3 дня, Семенов в Берлин сроком на 4 дня. Для
осуществления расходов по загранкомандировкам организацией получены в
42
банке денежные средства в рублях и иностранной валюте. Подотчетным лицам
выдано: Иванову 18000 руб. и 2500 долл. США; Семенову - 12000 руб. и 1400
евро.
В бухгалтерском учете ООО «Новомет-Сервис» при отражении
поступления средств в кассу с валютного счета организации предусмотрен
аналитический учет движения валюты по ее видам. В связи с этим к счету 50
«Касса» целесообразно открыть счета 50-4 «Касса в долларах США», 50-5
«Касса в евро». Денежные знаки в иностранной валюте пересчитывают в рубли
по курсу ЦБ РФ на дату поступления (условный курс доллара США – 58,43 руб.
за 1 долл., курс евровалюты 62,13 руб. за 1 единицу). В учете составляются
записи:
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»,
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
30000 руб. (18000 + 12000)
на сумму, полученную на командировочные расходы с расчетного счета
в рублях;
Д-т сч. 50-4 «Касса в долларах США»,
К-т сч. 52 «Валютные счета»
146075 руб. (2500 х 58,43)
на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета
в долларах США;
Д-т сч. 50-5 «Касса в евро»,
К-т сч. 52 «Валютные счета»
86982 руб. (1400 х 62,13)
на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета
в евровалюте.
При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на
командировочные расходы аналитический учет ведется на счете 50 «Касса» по
видам валют и счете 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной
валюте» по подотчетным лицам и по видам валют. В учете составляются
43
записи:
Д-т сч. 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»,
К-т сч. 50-1 «Касса организации»
30000 руб. (18000 + 12000)
на выдачу в подотчет денежных средств;
Д-т сч. 71-2-1 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»,
К-т сч. 50-4 «Касса в долларах США»
146075 руб. (2500 х 58,43)
на выдачу в подотчет валютных средств в долларах США;
Д-т сч. 71-2-2 «Расчеты с подотчетными лицами в евро»,
К-т сч. 50-5 «Касса в евро»
86982 руб. (1400 х 62,13)
на выдачу в подотчет валютных средств в евро.
Согласно ПБУ 3/2006 пересчет стоимости денежных знаков в кассе
организации может производиться по мере изменения курсов иностранных
валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения
курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет
иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы,
целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.
По возвращении из загранкомандировки работник представляет в
бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими
фактические расходы. Согласно представленным авансовым отчетам расходы
Иванова составили 18000 руб. и 2370 долл. США; расходы Семенова - 12000
руб. и 1400 евро (курс доллара на дату утверждения авансового отчета 58,11
руб., курс евро – 61,57 руб.). Остаток неиспользованных валютных средств
Иванов сдал в кассу ООО «Новомет-Сервис».
В бухгалтерском учете на основе авансового отчета Иванова
составляются записи:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы,
К-т сч. 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»