26
73. Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской
Федерации хранятся постоянно.
74. Документы по передаче имущества из федеральной собственности
в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную
собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в
федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной
собственности в федеральную собственность или собственность субъекта
Российской Федерации хранятся постоянно.
75. Списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления
долевой собственности между собственниками имущества и его разделе
хранятся постоянно.
76. Предписания, акты, судебные иски, и переписка о порядке
востребования имущества из чужого незаконного владения хранятся 15 лет.
77. Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий,
инвентаризационные описи, списки, акты, и ведомости об инвентаризации
активов, обязательств хранятся постоянно.
78. Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий хранятся
постоянно.
79. Протоколы, акты, расчеты, ведомости, и заключения о переоценке
основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке
стоимости имущества компании хранятся постоянно.
80. Заявки, акты оценки, переписка и др. по продаже движимого
имущества хранятся 10 лет.
81. Справки, акты, сведения, решения и др. о возврате
конфискованного имущества реабилитированных граждан жертв
политических репрессий хранится постоянно.
82. Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от
прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранится
постоянно.
27
83. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
хранится постоянно.
84. Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных
ценностей (движимого имущества) хранится 5 лет.
85. заявки, справки, лимиты, и расчеты о расходах на приобретение
оборудования, производственного и жилого фонда хранится 5 лет.
86.Договоры, соглашения хранятся 5 лет.
87.Протоколы разногласий по договорам хранятся 5 лет.
88.Завещания хранятся постоянно.
89.Договоры дарения хранятся постоянно.
90.Договоры подряда с юридическими лицами хранятся 5 лет.
91.Договоры проката хранятся 5 лет.
92.Договоры ренты хранятся постоянно.
93. Договоры возмездного оказания услуг (консультационных,
информационных, услуг по обучению) работникам хранятся 5 лет.
94. Договоры поручения хранятся 5 лет.
95.Договоры найма хранятся 5 лет.
96.Договоры мены хранятся 5 лет.
97. Договоры страхования имущественной и гражданской
ответственности хранятся 5 лет.
98. Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по
страховой деятельности хранятся 5 лет.
99. Договоры по лизингу имущества компании хранится постоянно.
100.Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты
отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества компании
хранится постоянно.
101. Договоры по залогу имущества компании хранится 10 лет.
102. Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по
залогу имущества компании хранятся 10 лет.
28
103.Паспорта сделок хранятся постоянно.
104. Переписка по вопросам оказания платных услуг хранится 5 лет.
105. Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к
договорам, соглашениям хранятся 5 лет.
106.Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к
основной (профильной) деятельности компании хранятся 5 лет.
В) по трудовым договорам, договорам подряда хранится лет.
Г) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям
хранится лет.
107. Договоры о материальной ответственности материально
ответственного лица хранятся 5 лет.
108. Образцы подписей материально ответственных лиц хранятся до
окончания надобности.
109. Книги, журналы, карточки учета:
а) Ценные бумаги хранятся постоянно.
б) Поступления валюты хранятся 5 лет.
в) Регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого
имущества, в т. ч. Акций хранятся постоянно.
г) Договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами
хранятся 5 лет.
д) Основных средств (зданий, сооружений), иного имущества,
обязательств хранится 5 лет.
е) Договоров, актов о приеме-передаче имущества хранится
постоянно.
ж) Расчетов с организациями хранится 5 лет.
З) Приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных
поручений) хранится 5 лет.
и) Погашенных векселей на уплату налогов хранится 5 лет.
29
К) Реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых
налогом на добавленную стоимость, хранится 5 лет.
Л) Материальных ценностей хранится 5 лет.
М) Вспомогательные контрольные транспортные грузовые и весовые
карточки хранятся 5 лет.
Н) Подотчетных лиц хранится 5 лет.
О) Исполнительные листы хранятся 5 лет.
П) Карточки сумм доходов и подоходного налога работников
хранятся 5 лет.
Р) Карточки депонированной заработной платы хранятся 5 лет.
С) Депонентов по депозитным суммам хранятся 5 лет.
Т) Доверенности хранятся 5 лет.
У) Учет покупок и учет продаж хранится 4 года.
110) Программы, руководства по компании и внедрению
автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности:
А) По месту разработки и утверждения хранится постоянно.
В) В других организациях хранится 3 года.
111) Переписка об компании и внедрении автоматизированных систем
учета и отчетности хранится по 5 лет.
112) Формы унифицированных первичных документов и регистров
бухгалтерского учета:
А) По месту разработки и утверждения хранится постоянно.
В) в других организациях до замены новыми образцами.
113) Заказы на бланки документов учета и отчетности хранится 1 год.
Аудиторы кроме бухгалтерских документов так же запрашивают
статистический учет и отчетность. Для проверки достоверности что сделки
были выполнены и для достоверности и уверенности что численность
работников соответствует с численностью заключенных договоров, и
выданной зарплаты работникам через кассу и расчетный счет.
30
Для этого статистическая отчетность тоже храниться в архивах
компании или в специальных государственных архивах.
Перечисление сроков хранения статистического учета и отчетности:
1.Отчеты компании о выполнении перспективных (долговременных),
целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:
а) сводные годовые и с большей периодичностью хранятся постоянно.
б) годовые и с большей периодичностью хранятся постоянно.
в) Полугодовые хранятся 5 лет.
г) Квартальный отчет хранится 5 лет.
д) месячный отчет хранится 1 год
2. Отчеты филиалов, представительств, и дочерних предприятий:
А) Сводные годовые отчеты хранятся постоянно.
Б) Годовые отчеты хранятся постоянно.
В) Квартальные отчеты хранятся 5 лет.
Г) Месячные отчеты хранятся 1 год.
3. Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по
всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для
данной компании); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:
а) сводные годовые и с большей периодичностью хранятся
постоянно.
б) годовые и с большей периодичностью хранятся постоянно.
в) полугодовые отчеты хранятся 5 лет.
г) квартальные отчеты хранятся 5 лет.
д) месячные отчеты хранятся 1 год.
е) единовременные требуют постоянного хранения.
4. Документы (доклады, аналитические таблицы и справки,
статистические бюллетени) об итогах деятельности компании требуют
постоянного хранения.
31
5. Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным
направлениям и видам деятельности (для данной компании); документы
(информации, докладные записки и др.) к ним:
а) сводные годовые и с большей периодичностью хранятся 5 лет
б) годовые и с большей периодичностью хранятся 5 лет.
в) полугодовые хранятся 5 лет.
г) квартальные хранятся 3 года.
д) единовременные хранятся 1 год.
6.Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о
выполнении целевых программ хранятся 5 лет.
7.Отчеты о выполнении заказов на поставку товаров, выполнение
работ, оказание услуг:
а) годовые отчеты хранятся постоянно.
б) квартальные отчеты хранятся 5 лет.
8.Отчеты о выполнении грантов хранятся постоянно.
9.Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных
статистических отчетов, сведений хранится 5 лет.
10.Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о
выполнении планов компании, ее структурных подразделений хранится до
окончания надобности.
11.Годовые отчеты о работе структурных подразделений компании
хранится 5 лет.
12. Индивидуальные отчеты работников хранятся 1 год.
13.Журналы учета передаваемых статистических данных хранятся 5
лет.
14.Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету
и отчетности хранится 1 год
15. Переписка о составлении, представлении и проверке
статистической отчетности хранится 5 лет.
32
16. Бланки форм статистической отчетности (систематизированный
комплект):
а) по месту разработки и утверждения требует постоянного хранения.
Все выше перечисленные документы и сроки хранения документов
неотъемлемая и главная часть для аудиторов для аудита кассовых операций
для подтверждения движения денежных средств.
Уничтожение после срока хранения всех бухгалтерских документом и
не только, возможно только после состава акта уничтожения документов.
(Приложение №3)
8
1.2. Организация кассовых операций на предприятии
Чтобы получать, хранить и тратить наличные деньги, каждая
компания должна иметь кассовый аппарат. Хранение денежных средств в
кассе, оснащение кассы и учет кассовых операций регламентируются
"Правилами проведения кассовых операций", утвержденными Центральным
банком Российской Федерации.
Для обеспечения надежной сохранности наличных денег и ценностей
касса должна отвечать следующим требованиям:
1. Быть изолированным от других офисных и подсобных
помещений;
2. Расположены на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В
одноэтажных зданиях кассовые окна оборудованы внутренними жалюзи
полностью закрыт обзор для посторонних лиц; Имеют капитальные стены,
прочные напольные и потолочные перекрытия, надежные внутренние стены
и перегородки для надежности;
3. Закрывать помещение должно на две двери: наружную,
открывающуюся наружу, и внутреннюю, далее при их закрытии опечатывать;
8
Приложение 3- Акт уничтожения кассовых документов.
33
4. Быть оборудованным специальным окошком для выдачи денег;
5. Есть сейф для хранения денег и ценных вещей, в обязательном
порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены
стальными ершами;
6. Соблюдены все нормы пожарной безопасности;
Для проведения кассовых операций в штат компании входит
должность кассира в документ под названием штатное расписание и
приказом о введении таковой должности, который несет финансовую
ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После
выдачи приказа о назначении кассира руководитель компания обязан
ознакомить его с правилами проведения кассовых операций и заключить с
ним договор о полной материальной ответственности.
Кассир, в соответствии с законодательством о материальной
ответственности работников и служащих, несет полную материальную
ответственность за сохранность всех взятых им ценностей и за ущерб,
причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в
результате небрежного или недобросовестного отношения к своим
обязанностям. В худшем случае отвечает по закону.
Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе-специально
оборудованном помещении компании или сейфе.
При работе с наличными средствами необходимо соблюдать
некоторые правила:
1. Соблюдение лимита остатка денежных средств
2. Каждый год организация обязана представлять на утверждение в
банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, расчет предельной суммы
(максимальной суммы наличных денег в кассе на конец рабочего дня). Когда
предел не установлен, он считается равным нулю. Каждый день в случае
превышения лимита в конце рабочего дня излишек должен быть возвращен в
банк.
34
3. Использование денежных поступлений
4. Расходование денежных поступлений согласовывается с банком
и ограничивается конкретным перечнем расходов на выплату заработной
платы, пособий, премий, приобретение сельскохозяйственной продукции,
приобретение контейнеров и вещей у населения, командировочные расходы,
бытовые нужды. Внесение наличных денежных средств из кассы компании
на банковские счета других компаний и физических лиц не допускается.
5. Соблюдение лимита по наличным расчетам между
юридическими лицами.
6. Согласно инструкции Центрального Банка Российской
Федерации “Об установлении лимита на осуществление расчетов между
юридическими лицами", этот лимит составляет 100 000 рублей за одну
операцию. Те. для договоров, стоимость которых превышает указанную
сумму, денежные расчеты запрещены. Для расчетов с физическими лицами и
индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
7. Использование контрольная кассовых машин
При реализации товаров, работ, услуг наличными средствами (или
при оплате платежными картами) в установленных случаях должно
использоваться кассовое оборудование, входящее в состав государства.
Реестр. Кассы могут быть застрахованы по желанию руководства в
соответствии с законом.
Денежные средства принимаются в кассу компании:
1. С банковских расчетных счетов;
2. От продаж;
3. От подотчетных лиц;
4. В оплату за денежные документы;
5. От работников компании;
6. От состава учредителей;
35
Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются
единым первичным документом-входящим кассовым ордером (форма КО-1).
Бухгалтер выписывает 1 экземпляр кассового ордера. Отрывная часть должна
быть заверена печатью и вручена лицу, внесшему деньги в кассу.
Денежные средства, поступающие в кассу в качестве выручки за
товары, работы и услуги, должны оформляться с использованием кассового
аппарата, т. е. помимо квитанции на поступление заказа покупателю должен
быть выдан кассовый чек. Если в течение дня происходит несколько таких
операций (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а
в конце дня выдается один квитанционный заказ на сумму общей выручки.
Прежде чем открывать помещения кассового аппарата и
металлические шкафы, кассир обязан проверить сохранность замков, дверей,
оконных прутьев и пломб и убедиться, что сигнализация в исправности.
В случае повреждения или снятия опечатанной печати, поломки
замков, дверей или решеток на окнах кассир должен немедленно уведомить
об этом руководителю компании, который сообщает о происшествии в
органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их
сотрудников на место.
В этом случае начальник, главный бухгалтер или уполномоченные
лица, а также кассир предприятия, получив разрешение органов внутренних
дел, проверяют наличие денежных средств и других ценностей, хранящихся в
кассе в их присутствии. Эта проверка должна проводиться до начала
денежных операций.