46
продажи за текущий год, название проданной услуги или продукта, сумма на
единицу и общая сумма кассового заказа. Наличные приказ подписывается
кассиром или бухгалтером. При необходимости он заверяется печатью.
Кассовые расчеты с населением при осуществлении торговых операций и
оказании услуг являются обязательными для всех предприятий,
использующих контрольно-кассовые аппараты (ККМ). Кассовые аппараты
подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения
компания. После этого при постановке на учет кассового аппарата в
налоговом органе выдается регистрационная кассовая карта. В нем
указывается серийный номер кассового аппарата, адрес кассы, наименование
компания, наименование налогового комитета, дата постановки на учет в
налоговом комитете, а также печать налогового органа. Регистрационная
карточка для установки кассового аппарата выдается уполномоченному
представителю компании по доверенности с заверенной подписью директора
и заверенной печатью. Контрольные кассовые аппараты снимаются с учета в
налоговом комитете только в следующих случаях:
1. Ликвидация юридического лица, а также закрытие
индивидуальных предпринимателей;
2. Добровольная замена кассового аппарата на более
функциональную и новую модель аппарата;
3. Принудительная замена устаревших кассовых аппаратов в связи с
тем, что они были исключены из перечня государственного регистра
приказом;
4. Кража кассовых аппаратов. В этом случае при подаче заявления о
снятии кассового аппарата с учета налоговому специалисту необходимо
будет предоставить справку полиции;
5. Сдача в аренду, дарение, а также продажа другому предприятию
или индивидуальному предпринимателю;
47
6. Форс-мажорные обстоятельства (пожары, наводнения,
разрушение зданий и т.д.);
7. Изменения в соответствующей части закона;
8. В случаях, если кассовая машина по каким-либо причинам не
применяется в работе. Особенно это важно, если дальнейшее ее
использование также не запланировано, но, при этом, доступ к ней имеют как
сотрудники компании, так и посторонние лица. Чтобы избежать
несанкционированного и бесконтрольного использования кассы, ее надо
дезактивировать.
9. Расходование денежных средств из кассы чаще всего связано с
выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, осуществлением
командировочных расходов, почтовых, телеграфных и других хозяйственных
расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному обеспечению и т. д.
Основным документом, выдающим выдачу денег из кассы, является
расходный кассовый ордер.
10. Расходный кассовый ордер - это документ первичной
бухгалтерской документации кассовых операций, согласно которому
денежные средства выдаются из кассы компании.
11. Для расчетного кассового ордера была создана специальная
форма (форма N ко-2), которая была утверждена Постановлением
Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 "Об утверждении
унифицированных форм бухгалтерских документов для учета кассовых
операций, для учета результатов инвентаризации".
12. В каком случае заполняется форма расходного кассового ордера
13. Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче наличных
денежных средств в следующих случаях: когда денежные поступления
перечисляются в банк для перечисления на банковский счет, то в строке
"основание" указывается: "денежные поступления для перечисления на
банковский счет”;
48
14. При выдаче денежных средств по отчету (имеется в виду
использование денежных средств для осуществления предпринимательской
деятельности работником компания в целях этого компания) денежные
средства выдаются по письменному запросу получателя (отчитывающегося
лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается
сумма денежных средств, подлежащая выдаче, и срок, на который она была
выдана.;
15. При выдаче денежных средств сотруднику компании для личного
пользования, например, на командировочные расходы или материальную
помощь. В данном случае используется формулировка “для личных нужд". “
Допускается в линейке "базис”;
16. Когда деньги нужны для нужд компания. В этом случае в
документе должна быть указана конкретная цель выдачи денег В строке "
земельные участки "можно указать:" выдача денежных средств для оплаты
услуг "или" денежные средства для приобретения товаров"."
17. Бухгалтер или иной работник (в том числе кассир), определяемый
руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем выдачи
административного документа;
18. Руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
19. В этом случае расходный кассовый ордер подписывается
руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их
отсутствии-руководителем, кассиром.
20. В случае кассовых операций и оформления руководителем
кассовых документов кассовые документы подписываются руководителем.
21. Расходный кассовый ордер может быть выполнен на бумаге или с
использованием аппаратного обеспечения, предназначенного для обработки
информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
22. Если расчетный кассовый ордер исполняется с использованием
технических средств, то он должен быть напечатан на бумаге.
49
23. Кассовый ордер на счет всегда выдается в тот день, когда деньги
фактически выданы.
24. Исправления в ордере на расчетный счет не допускаются.
25. Порядок заполнения расходного кассового ордера
26. Расчетно-кассовый ордер заполняется в единственном
экземпляре.
27. При заполнении расходного кассового ордера необходимо
учитывать следующие моменты: в поле” организация “должно содержаться
наименование хозяйствующего субъекта, а в графе” структурное
подразделение " - наименование его подразделения, выдавшего ордер. Если
такая структурная единица отсутствует, то в колонке ставится тире;
28. В строках "номер документа” и" дата составления " указывается
номер заказа по регистрационному журналу в форме КО-3, а также дата его
составления в формате ДД. Мм. Гг. при ведении расходных кассовых
ордеров необходимо обеспечить их непрерывную нумерацию;
29. Графа "Дебет" содержит код структурного подразделения, в
котором производится выплата денежных средств (если нет, то ставится
тире), номер соответствующего счета, дебет которого показывает расход
денежных средств из кассы, и код аналитического учета по
соответствующему счету (тире-если использование таких кодов в компании
не осуществляется) в строке "кредит" отображается номер счета, по кредиту
которого выдаются денежные средства. Как правило, это счет 50 " Касса”;
30. В поле “код назначения” вводится код, который отображает цель
использования денежных средств, выданных из кассы.
31. В поле " Сумма руб."- указывает сумму, потраченную из кассы в
цифрах;
32. Строка "эмиссия" содержит фамилию, имя, отчество лица,
которому выдаются деньги;
50
33. В строке "база" отображается содержимое бизнес-транзакции.
Например, аванс на командировочные расходы, выдачу материальной
помощи и т. д.;
34. Сумма выплаченных средств отображается в строке "Сумма" и
должна быть проставлена прописью, синей пастой. Сумма выпуска
указывается словами с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом
слово "РУБЛЬ" ("рубли", "рубль") не уменьшается, копейки обозначаются
цифрами, слово "копейка" ("копейка", "копейка") также не уменьшается.
Если после проставления в строке остается свободное место, то нужно
проставить тире;
35. в поле "заявка" отображаются реквизиты первичных документов,
которые служат основанием для выдачи денежных средств из кассы.
После заполнения вышеуказанной информации проставляются
подписи главного бухгалтера и руководителя компании вместе с их
расшифровками. Затем стоит следовать строкам, заполненным человеком,
который получает эти деньги.
В строке "получено" прописью указывается сумма денег, полученная
от кассира, под ней стоит дата получения и подпись этого лица. После
выдачи денег кассир компании указывает в отведенных для этого строках
наименование, номер, дату, место выдачи документа, удостоверяющего
личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже приводится подпись
кассира с ее расшифровкой полностью прописывается ФИО.
Кассир компании обязан проверить документ на правильность
составления и погасить заявку с грифом “оплачено” или грифом компании с
датой. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе
компании для дальнейшего архивирования кассовую книгу. В этом случае
запись о выданных деньгах заносится в кассовую книгу (форма N КО-4).
51
Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной
платы наличными в платежной ведомости или платежной ведомости вам
также необходимо оформить расходный кассовый ордер.
После этого, в тот же день, бухгалтер оформляет кассовый аппарат на
всю фактически выданную сотрудникам сумму, а ее номер и дата
указываются на последней странице выписки, для удобного учета. В этом
случае датой составления кассового аппарата будет являться дата закрытия
выписки, то есть последний день выдачи заработной платы сотрудникам.
Затем кассир регистрирует кассовый аппарат в кассовой книге.
Если зарплату в кассе получает только один сотрудник или в
компании не так много сотрудников, то при выдаче зарплаты можно
обойтись без выписки, то есть создать отдельную кассу для раздачи денег
каждому сотруднику.
В этом случае расходный ордер должен быть исполнен уже по общим
правилам с указанием полного наименования компании, а также паспортные
данные сотрудника и квитанцию о его подписи.
Также такая касса должна быть подписана директором, так как в этом
случае расходный ордер также служит письменным поручением
управляющему выдать зарплату из кассы сотрудникам.
Прием и выдача наличных денежных средств кассовыми аппаратами
предприятий также могут осуществляться по другим надлежащим образом
оформленным первичным документам. В этих случаях такие документы
закрепляются печатью с реквизитами кассового ордера. В то же время
кассовые ордера, и вся первичная и бухгалтерская документация и
разрешительные документы прилагаются к расходным документам
руководителя компании, его подпись на потоке приказов не требуется.
При выдаче денег кассир требует от получателя предъявить документ,
удостоверяющий личность, записывает имя и номер документа, кем и когда
он был выдан, и берет квитанцию на получение денег.
52
Кассир имеет право выдавать деньги только лицу, указанному в
кассовом ордере на расчетный счет или заменяющем его документе. При
выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в
установленном порядке, в порядке после фамилии, имени и отчества лица,
получившего их, указываются фамилия, имя и отчество лица, которому
поручено получение денег и заверяется печатью. В выписках перед тем, как
наличные поступят в кассу, кассир пишет: «по доверенности» ее номер, и
дату ее выдачи. Доверенность прилагается к расходному документу.
Заработная плата, пособия по социальному страхованию и другие
массовые выплаты производятся в соответствии с начисленной заработной
платой. На титульном листе такого листа руководитель и главный бухгалтер
или уполномоченные ими лица делают разрешительную надпись на право
выдачи денег и суммы прописью, тем самым ставя свою визу.
После истечения сроков выдачи заработной платы компании и
других выплат кассир в платежной ведомости против имени лица, не
получившего деньги, ставит штамп или делает запись “депонировано " и
составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости
указывает фактически выплаченные и неоплаченные суммы и фиксирует эти
данные, если деньги были выданы не самим кассиром, а другим лицом, то на
выписке делается дополнительная надпись: “Деньги по выписке
(подписано)” после этого в кассовую книгу заносится фактическая
уплаченная сумма и на выписку ставится штамп: "кассовый ордер
израсходован там".
При зачислении денежных средств на расчетный счет составляется
заявление об оплате наличными средствами. Для подтверждения квитанции
банк выдаст квитанцию, которая прилагается к кассовому ордеру и в
кассовую книгу.
Все входящие и исходящие кассовые документы должны быть четко и
ясно заполнены ответственными за это лицами чернилами, шариковой
53
ручкой или пишущей машинкой, чернила должны быть синими. В этих
документах не допускается стирание клякс или исправлений, даже тех,
которые указаны, это считается недопустимым нарушением. Выдача
квитанций и расходных документов на руки лицам, производящим или
получающим денежные средства, не допускается. Прием и выдача денег по
кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Входящие и исходящие кассовые ордера или заменяющие их
документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а
прилагаемые к ним документы аннулируются штампом или надписью
"оплачено" с указанием даты, месяца, года.
Перед передачей в кассу кассовые ордера и заменяющие их
документы регистрируются бухгалтером в реестре входящих и исходящих
кассовых документов, каждому присваивается свой номер. Расчетные
кассовые ордера, выданные по зарплатным Ведомостям на выплату
заработной платы и других приравненных к ней выплат, учитываются после
их исполнения и росписи в получении всех сотрудников.
Сразу после получения или выдачи денег данные кассовых чеков и
расходных документов вносятся кассиром в кассовую книгу, которая должна
быть пронумерована, зашнурована, скреплена восковой печатью, а
количество листов заверено подписями руководителя компания и главного
бухгалтера.
Компания должна иметь только одну книгу, и записи в ней хранятся
кассиром в двух экземплярах через копирку в чернилах или шариковой
ручке. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые
служат кассовым отчетом. Оба экземпляра листов пронумерованы
одинаковыми номерами.
Каждый день в конце рабочего дня кассиры подсчитывают результаты
операций за день, выводит остаток денег на следующую дату и отправляет
отчет в бухгалтерию вместе с приложенными к нему документами под
54
расписку по первому экземпляру кассовой книги. При совершении операций
в день на общую сумму, не превышающую двух минимальных размеров
оплаты труда, кассовые отчеты разрешается составлять не ежедневно, а в
течение 5 дней с выделением остатка денежных средств за каждый день.
С согласия кассира и при условии полного сохранения кассовых
документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом,
при котором ее листы формируются в виде автоматической программы
“вставить кассовый аппарат”. В этом случае формируется машинный отчет
"кассовый отчет". Оба они должны быть составлены к началу следующего
рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты,
предусмотренные формой кассовой книги. При таком варианте кассир
должен проверить правильность записей в машинной рамке и подписать их,
так как вся ответственность остается за ним.
Полученные бухгалтерские кассовые отчеты и документы
обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с
первичным документом, после чего к отчету проставляется код,
соответствующий счету 50 “Касса” синтетического счета и счета. Согласно
отчету кассира, бухгалтер проверяет остаток денежных средств в начале дня
с остатком денежных средств в конце дня, показанным в предыдущем отчете,
и проверяет правильность отображаемых оборотов и остатков.
55
Глава 3 Аудит кассовых операций «TOO KRK-Soft»
3.1. Цель, задачи и планирование аудита кассовых операций
Переход России к рыночным отношениям выявил необходимость
формирования в стране новой формы финансового контроля – аудита, для
дополнительной проверки предоставляемых данных. Потребность в
финансовом контроле возникла еще с возникновением и развитием товарно-
обменных и денежных отношений.
Аудит - это особая, независимая форма контроля. Аудит-это
независимая экспертиза и анализ финансовой отчетности хозяйствующего
субъекта с целью определения ее достоверности, полноты и соответствия
действующему законодательству и требованиям к бухгалтерскому учету и
финансовой отчетности во всех существенных отношениях.
Таким образом, аудит-это внешний финансовый контроль,
осуществляемый независимыми сертифицированными специалистами,
которые не работают в данной компании в которой проводится аудит.
Целью аудита кассовых операций является выражение мнения о
достоверности финансовой отчетности аэрируемых лиц и соответствии их
учетных процедур законодательству Российской Федерации.
Место аудита в финансово-хозяйственной деятельности как его
необходимого и равноправного элемента определяется основным и
обязательным “законом об аудиторской деятельности в Российской
Федерации".
Стандарты аудита, однозначно трактуемые всеми субъектами
финансово-хозяйственной деятельности и, прежде всего, арбитражным
судом, представлены федеральными стандартами аудиторской деятельности.
Стандарты аудита регулируют взаимоотношения аудиторских фирм,
компаний, налоговых служб, которые проверяют законность деятельности