52
филиал «Белшина-агро», ЖЭУ, санаторий «Шинник».
Наличные деньги, поступившие в кассу предприятия, в качестве возврата
наличных денег, ранее полученных по чеку в обслуживающем банке и
выданных на командировочные расходы, расчеты, осуществляемые между
юридическими лицами, и оплату труда, расходуются только на те цели, на
которые были получены по чеку в банке.
Порядок и сроки сдачи выручки, лимит остатка наличных денежных
средств на конец рабочего дня определяются Обществом ежегодно не позднее 1
марта по каждому структурному подразделению приказом руководителя.
Выдачи наличных денежных средств на расходы, связанные со
служебными командировками, производятся за счет средств, полученных в
обслуживающем банке и возврата наличных денег ранее выданных на
командировочные расходы. По мере необходимости, выдача командировочных
расходов производится из выручки, сданной в центральную кассу Общества, в
размере предполагаемых расходов в этот день.
Выдача наличных денег под отчет заключается, как правило, в
предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы.
Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы,
обязаны не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений, расположенных
в населенных пунктах вне места нахождения предприятия, представляющие
отчет в бухгалтерию предприятия – не позднее 5-ти рабочих дней) по
истечении срока, на который они выданы, предъявить в УБУиО отчет об
израсходованных суммах лично, с использованием автоматизированной
подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой
представления отчета считается дата отправления заказного письма) и
возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Документами, подтверждающими расходы выданных наличных
денежных средств под отчет, по приобретению (поступлению, изготовлению,
выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек, с
приложением товарного чека, содержащий номер, наименование юридического
53
лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи,
наименование, цену и количество товара, сумму, идентификатор кассира,
другие приходные документы, утвержденные в соответствии с
законодательством Республики Беларусь.
Работники Общества, получившие денежные средства под отчет на
расходы, связанные со служебными командировками посредством их
зачисления на карт-счет при использовании личных карточек, обязаны
предъявить в УБУиО Общества, отчет об израсходованных суммах, а также
карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования
денежных средств в течение 3 рабочих дней (работники подразделений,
расположенных в населенных пунктах вне места нахождения предприятия,
представляющие отчет в бухгалтерию предприятия – не позднее 5-ти рабочих
дней), а неиспользованные денежные средства возвратить в центральную кассу
предприятия. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денежных
средств оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, формы
которых утверждены постановлением Министерства финансов РБ от 29.03.2010
г. № 38 (с изменениями и дополнениями).
При реализации товаров (работ, услуг) прием наличных денег
осуществляется с использованием кассового оборудования, платежных
терминалов, автоматических электронных аппаратов, модели которых
включены в Государственный реестр и зарегистрированных в налоговых
органах в соответствии с Постановлением Совета Министров РБ и
Национальным банком РБ от 06.07.2011 г. № 924/16.
При подключении объектов розничной торговли к программе 1С
Предприятие ведение книги кассира осуществляется с помощью программно-
технических средств. При этом кассир (бухгалтер-кассир, продавец-кассир)
обеспечивает заполнение всех реквизитов, предусмотренных в форме книги
кассира. Листы книги кассира формируются в виде выходной формы
«Вкладной лист книги кассира». В последней выходной форме «Вкладной лист
книги кассира» за каждый месяц печатается общее количество листов книги
54
кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год –
общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги
кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала
года. Выходные формы «Вкладной лист книги кассира» брошюруются в
хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года
(или по мере необходимости) общее количество листов за год в книге кассира
заверяется первой подписью: генерального директора (центральная касса),
заместителя генерального директора по экономике и финансам (ЖЭУ, УТиОП,
санаторий «Шинник»), заместителем генерального директора по коммерческим
вопросам (фирменная торговля), начальником ПРИ (магазин «Башмачок») и
лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью
юридического лица.
Кассовые операции осуществляют бухгалтеры-кассиры, являющиеся
материально-ответственными лицами, продавцы, продавцы-консультанты и
другие лица в соответствии с должностной инструкцией. Не допускается
передоверие кассиром выполнения порученной работы другим лицам.
Генеральный директор Общества, руководители обособленных
структурных подразделений обеспечивают сохранность наличных денег и
других ценностей, находящихся в кассе Общества, а также при доставке их из
банка (в банк).
Все наличные деньги и другие ценности Общества хранятся в
металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы
закрываются ключом и опечатываются. Ключи от металлических шкафов и
сейфов, печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей от
помещений касс в опечатанном виде хранятся у генерального директора,
руководителей обособленных подразделений: филиала «Белшина-агро», ЖЭУ,
санатория «Шинник», УТ и ОП. При обнаружении утраты ключей генеральный
директор, руководители обособленных структурных подразделений ЖЭУ,
УТиОП, санатория «Шинник» и филиала «Белшина-агро», сообщают о
происшествии в органы внутренних дел и принимают меры к немедленной
55
замене замков металлического шкафа или сейфа.
Работникам УБУиО, УТиОП, филиала «Белшина-агро», санатория
«Шинник», ЖЭУ, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не
допускается исполнение обязанностей кассиров, за исключением случаев, когда
в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира.
Не реже одного раза в квартал проводятся выборочные инвентаризации
денежных средств и других ценностей в кассах общества, расположенных в
объектах г. Бобруйска. Инвентаризации денежных средств и других ценностей
в кассах общества, расположенных в других населенных пунктах (в торговых
павильонах розничной торговли и фирменном магазине в г. Витебске), в целях
экономии денежных средств на командировочные и транспортные расходы
проводятся не реже одного раза в полугодие. Дополнительные внезапные
инвентаризации касс могут проводиться комиссиями, направляемыми в
торговые павильоны и региональные склады, для проведения инвентаризации
готовой продукции и товаров. Инвентаризацию кассы проводит комиссия,
назначенная приказом генерального директора. При обнаружении в кассе
недостачи или излишков наличных денежных средств объясняются
обстоятельства их возникновения.
Кассовые операции, наличие и движение денежных средств в
иностранной валюте ведутся обособленно на отдельном субсчете 50.4 в
регистре бухгалтерского учета, применяемого для учета поступлений и выдачи
наличных денег в центральной кассе Общества.
Лимит остатка кассы в иностранной валюте, определяется приказом,
согласно письму ОАО «Беларусбанка» об установлении лимита иностранной
валюты Обществу. Лимит остатка денежных средств, в кассах структурных
подразделений и розничных торговых объектах установлен приказом по
Обществу № 796 от 30.06.2016г.
Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со
служебными командировками работников за границу, может производиться за
счет возврата ранее полученных, с текущего (расчетного) счета в иностранных
56
валютах Общества и выданных на эти цели средств, хранящихся в кассе
Общества, в пределах установленного лимита.
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные
обязательства без подписи главного бухгалтера (лица им уполномоченного)
считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Ответственными за соблюдение законодательства о порядке ведения
кассовых операций являются начальник отдела сводно-балансовых операций и
отчетности, бухгалтеры-кассиры и другие должностные лица в соответствии с
их должностными инструкциями.
Контроль ведения кассовых операций возлагается на главного
бухгалтера Общества и главных бухгалтеров обособленных структурных
подразделений УТиОП, филиала «Белшина-агро», ЖЭУ, санатория «Шинник».
В ОАО "Белшина" используется автоматизированная форма
бухгалтерского учета: «1С: Бухгалтерия 7.7»
«1С: Бухгалтерия 7.7» является универсальной системой для
автоматизации ведения всех видов бухгалтерского учета. Она может
поддерживать различные системы учета, использоваться на предприятиях
различных типов деятельности.
«1С: Бухгалтерия 7.7» имеет две части: собственно программа и база
данных, которые имеют различные функции. Программа определяет способ
обработки информации. База данных - это место накопления и отражения этой
информации. [24]
Возможности программы «1С: Бухгалтерия7.7»:
-автоматизация всех участков бухгалтерского учета;
-многоуровневые планы счетов и возможность использования нескольких
планов-счетов;
-многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный
учет, многовалютный учет;
-ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, в том числе со
сложными проводками, контроль корректности проводок;
57
-ввод, хранение и печать любых первичных документов;
-формирование и печать разнообразных отчетов;
-учет по нескольким предприятиям и др.
«1С: Бухгалтерия 7.7» автоматизирует ведение всех разделов
бухгалтерского учета: -операции по банку и кассе;
-ОС и нематериальные активы;
-материалы и МБП;
-товары и услуги, выполнение работ;
-учет производства продукции;
-учет валютных операций;
-взаиморасчеты с организациями;
-расчеты с подотчетными лицами;
-расчеты с бюджетом и др.
При подключении объектов розничной торговли к программе 1С
Предприятие ведение книги кассира осуществляется с помощью программно-
технических средств. При этом кассир (бухгалтер-кассир, продавец-кассир)
обеспечивает заполнение всех реквизитов, предусмотренных в форме книги
кассира. Листы книги кассира формируются в виде выходной формы
«Вкладной лист книги кассира». В последней выходной форме «Вкладной лист
книги кассира» за каждый месяц печатается общее количество листов книги
кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год –
общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги
кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала
года. Выходные формы «Вкладной лист книги кассира» брошюруются в
хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года
(или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется
подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего
руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо
подписью индивидуального предпринимателя.
Исходной информацией в «1С: Бухгалтерия7.7» является операция,
58
отражающая реальную бухгалтерскую операцию, произведенную на
предприятии. Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для
отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учёте.
Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых
документов или вводиться вручную. Программа позволяет автоматически
выполнять регламентные операции, такие как переоценка валюты,
формирование финансовых результатов и т.д.
«1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку первичных
документов:
- платежные поручения;
- счета на оплату, счета-фактуры;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты, накладные, требования, доверенности и др. Средства работы с
документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное
распределение по журналам и поиск любого документа по различным
реквизитам.
«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов за произвольный
период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:
а) отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовая ведомость,
шахматная ведомость, главная книга, журнал- ордер и ведомость по счету,
анализ счета, карточка счета;
б) отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по
счету в разрезе объектов аналитического учёта, журнал-ордер в разрезе
объектов аналитики, анализ счета в разрезе объектов аналитики;
в) отчеты по разделам учёта: анализ объекта аналитики по счетам,
карточка операций по объекту аналитики, кассовая книга, книги продаж и
покупок, отчёты по ОС и НМА, расчёты по заработной плате и др.;
г) формирование регламентированной отчётности: ввод, заполнение и
печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности, а также отчётов
59
в фонды, в «Ручном» режиме заполнения отчётов бухгалтер вводит основные
показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производственные
показатели, в «Автоматическом» режиме программа заполняет отчеты на
основании введённых за период хозяйственных операций. [26]
Переход от мемориально-ордерной или журнально-ордерной к
автоматизированной форме учета, а также изменение автоматизированной
системы бухгалтерского учета являются сложными и достаточно
ответственными процессами. Результаты зависят прежде всего от личной
заинтересованности, личного участия главного бухгалтера. [25]
Основным нормативным документом ведения кассовых операций для
ОАО «Белшина» являются «Порядок ведения кассовых операций и расчетов
наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденные
Правлением Нацбанка РБ от 26.03.2013 № 57 (с учетом изменений от
17.01.2016 №4) [27].
На конец рабочего дня предприятие имеет наличные деньги только в
пределах установленного лимита остатка кассы. Вся денежная наличность
сверх установленного лимита сдается в АСБ. Сверх установленного лимита
завод может хранить деньги не более 5 рабочих дней в случае выплаты.
Генеральный директор создает все условия, обеспечивающие сохранность
денежных средств в кассе. В связи с этим в Обществе помещение кассы
изолированно, а двери в кассу во время совершения операций запираются с
внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим
отношения к е работе, запрещен. Все наличные деньги и ценные бумаги на
предприятии хранятся в несгораемом металлическом сейфе, который по
окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью
кассира. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся
у главного бухгалтера . Все кассовые операции на предприятии выполняет
бухгалтер-кассир, который ознакомлен и подчиняется действующему Порядку
ведения кассовых операций [21]. С ним на предприятии заключен договор о
полной материальной ответственности. В своих действиях он руководствуется
60
должностной инструкцией бухгалтера – кассира 2 категории . Несет полную
материальную ответственность за сохранность принятых материальных
ценностей, а также за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в
результате умышленных действий, так и недобросовестного или небрежного
отношения к своим обязанностям.
Кассовые операции на заводе оформляются следующими первичными
документами. В кассу предприятия с расчетного счета бухгалтер получает
деньги по специальным денежным чекам [24]. Чековые книжки выдают в банке
по специальному заявлению. Они хранятся в сейфе у главного бухгалтера
Общества. В чековых книжках все чеки пронумерованы; на каждом из них
проставляют наименование учреждения банка, номер расчетного счета,
наименование владельца. Чеки выписываются на кассира. В них указывается
его фамилия, имя, отчество. Все реквизиты в чеке заполняются
непосредственно на предприятии. Подписываются чеки руководителем
предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. На обороте чека в
обязательном порядке указывается целевое назначение получаемой суммы: на
оплату туда, на командировочные расходы, на хозяйственные расходы.
Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером
ф.КО-1 . Бланки приходных кассовых ордеров – бланки строгой отчетности,
которые регистрируются в электронном банке данных бланков строгой
отчетности. Они имеют определенную нумерацию. В приходном кассовом
ордере указывают от кого поступают деньги и за что их вносят, сумму и дату
операции. После приема денег в кассу плательщику выдается квитанция за
подписью главного бухгалтера и кассира.
Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым
ордером ф.КО-2 , в котором указывают, кому выданы деньги, на какие цели или
за что, сумму и дату выдачи. Расходный кассовый ордер подписывают
руководитель предприятия и главный бухгалтер, подтверждая законность
операции по выдаче наличных денег. Подпись кассира удостоверяет факт
выдачи, а подпись получателя – факт получения денег, поэтому отсутствие в
61
расходном ордере расписки получателя расценивается как неполучение денег.
Неиспользованные денежные средства, а также выручку от деятельности
за реализованные товары наличным путем предприятие сдает в банк, что
подтверждает объявлением на взнос наличными . Документ состоит их трех
частей. Верхняя часть остается в банке, средняя часть (квитанция) передается
кассиру и служит оправдательным документом для списания денег по кассе,
нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после
проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской
выпиской [25].
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные
кассовые ордера и заменяющие их документы заполняются кассиром четко и
ясно шариковой ручкой. Все приходные и расходные ордера до передачи в
кассу регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров ф.КО-3.
Журнал открывают отдельно на приходные и расходные кассовые документы.
В конце месяца в журнале подсчитывают итоги поступления и расхода денег по
кассе и сверяют с итогами кассовой книги для контроля полноты
оприходования и правильности списания. Итоговые показатели журнала
используют для контроля и использования денежных средств по целевому
назначению.
Для аналитического учета поступления денег в кассу и их расходования
на предприятии ведется кассовая книга ф.КО-4 . Она заранее нумеруется,
шнуруется и опечатывается печатью. На обратной стороне последней страницы
кассовой книги указывается количество прошнурованных страниц, и запись
заверяется подписями директора и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через
копировальную бумагу, второй экземпляр – отрывной - служит отчетом
кассира. Приходные и расходные кассовые ордера тотчас после получения или
выдачи по ним денег подписываются кассиром, с указанием дат, что исключает
возможность повторного их использования с целью сокрытия фактов хищения
денежных средств. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в