36
касающиеся порядка документооборота и оформления документов по учету
движения материалов, являются обязательными для должностных лиц
соответствующих подразделений и подлежат безусловному выполнению.
Необходимыми предпосылками рациональной организации учета и
контроля за использованием и сохранностью материалов на всех этапах их
движения являются:
- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или
специально приспособленных площадок для материалов открытого хранения;
- проведение надлежащей специализации складов.
Важнейшим фактором для целей контроля над движением,
сохранностью и экономным расходованием средств является документальное
оформление поступления и расходования материально-производственных
запасов. Работники предприятия, непосредственно связанные с материальными
запасами несут ответственность за их сохранность перед предприятием. В связи
с этим с кладовщиками, продавцами-консультантами заключен договор о
материальной ответственности
Договор составляется в двух экземплярах - для администрации
предприятия и материально ответственного лица.
В ООО «ЭнероСмарт» материальные ценности приобретаются в порядке
децентрализованных закупок по договорам купли-продажи, от подотчетных
лиц, которые приобрели материалы за наличный расчет, от своих
подразделений а также путем оприходования излишков, выявленных при
инвентаризации. При приобретении материально-производственных запасов
ООО «ЭнероСмарт» заключает договора с поставщиками, в которых
предусмотрены права, обязанности и ответственность обеих сторон.
В зависимости от порядка расчетов, предусмотренных в договоре
материальные ценности на предприятии могут приобретаться по
предварительной оплате так и без нее. В случае предварительной оплаты
предприятие сразу производит оплату путем перечисления денежных средств
37
на расчетный счет поставщика и только после этого поставщик отгружает товар
предприятию. В случае, если материальные ценности приобретаются без
предварительной оплаты, то поставщик производит отгрузку предприятию с
одновременной выдачей всех прилагающихся к товару документов
(сертификаты, качественные удостоверения, счет-фактуры, ТТН).
Поступившие документы передаются в материальный отдел, где
проверяется фактическое соответствие отгрузки материальных ценностей с
документами, условия и сроки поставки. Затем в журнале учета поступающих
грузов делается запись, где прописывается дата поступления груза,
наименование поставщика и товаров. Далее документы поступают в
бухгалтерию для оплаты. Приложения к расчетным документам передаются на
склад для приемки и оприходования материальных ценностей.
При перевозке материальных ценностей своим транспортом от
поставщика на предприятии водителю выдают доверенность на получение
товарно-материальных ценностей в одном экземпляре. В ней указывается
полное наименование покупателя, его реквизиты, дата выдачи, а также
должность, ФИО и паспортные данные ответственного за получение ТМЦ лица.
Доверенность подписывается: руководителем предприятия, главным
бухгалтером и получателем и скрепляется печатью. На предприятии
существуют разовые доверенности (на срок до 10 дней), а также сроком до 1
года. Доверенность можно считать действительной только при предоставлении
паспорта уполномоченного лица.
Для учета выданных доверенностей на предприятии ведется
специальный журнал (форма М-3), в котором указывается номер и дата
доверенности, ТТН по которой получен товар и паспортные данные
уполномоченного работника. Не позднее одного рабочего дня после каждого
получения материальных ценностей лицо, которому выдана доверенность
предоставляет в бухгалтерию документ о сдаче материалов на склад.
Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию.
38
При перевозке материальных ценностей автомобилем основным
сопроводительным документом является товарно-транспортная накладная
(форма 1-Т), которая выписывается продавцом в четырех экземплярах и
является основанием для оприходования материалов у покупателя и списания у
продавца.
Документ распечатывается в четырех копиях, одна из которых остается
у отправителя товара, остальные три передаются на руки водителю, который
будет развозить груз.
Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит
непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление
документа входит в его прерогативу.
Если же используется заключение договора с перевозчиком, которое
может происходить как от лица отправителя, так и от лица получателя товара,
то и составление этого документа может быть компетенцией как той, так и
другой стороны.
Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т, использовать
одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически
нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным
фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ
41
.
Все документы необходимо удостоверить нужными подписями. Затем
второй экземпляр водитель должен вручить грузополучателю, а третий и
четвертый передать руководству транспортной компании (при этом они
должны иметь подписи, как отправителя, так и получателя товара).
После этого, третий экземпляр с выписанным счетом на оплату за
услуги транспортировки отправляется заказчику (т.е. той фирме, которая
заключила договор на доставку товара), а четвертый остается у перевозчика и
становится частью его бухгалтерского учета.
41
Агеева О.А. Теоретико-методологические аспекты бухгалтерского учета и отчетности. М.: Государственный
университет управления. 2008 - 200 с.
39
Также в ООО «ЭнероСмарт» используется и другая форма накладной –
товарная накладная.
Товарная накладная относится к основным первичным
сопроводительным документам на предприятии и оформляется всегда, когда
происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может
как между двумя организациями, так и между юридическим и физически
лицом. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую
продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными
в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается в
зависимости от склада на сотрудника бухгалтерии, либо на кладовщика склада.
В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:
- название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
- данные о покупателе,
- информация о продукции: наименование, количество, цена и общая
стоимость товара.
Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным
лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические
лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в
своей работе печати и штампы.
Товарная накладная может содержать всего один лист, а может –
несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В
случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно
отметить в ее первом листе.
Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых
остается у предприятия и в последующем служит основанием для списания
товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и
может являться основанием для вычета НДС.
К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения
40
(например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место
быть, то это необходимо также отметить в основном документе.
На предприятии возникают случаи, когда при приемке груза возникают
расхождения. В этом случае приемка приостанавливается и создается комиссия
с представителем продавца или независимой организации для составления акта
приемки (форма № М-7), который является документом для предъявления
претензий поставщику.
Под отпуском материалов в производство в ООО «ЭнероСмарт»
понимается отпуск их непосредственно для изготовления продукции, а также
на ремонтные и хозяйственные нужды.
Отпуск материалов в кладовые цехов (отделов) следует рассматривать
не как отпуск в производство, а как перемещение материальных ценностей.
Учет материалов на складе ООО «ЭнероСмарт» ведется кладовщиком в
карточках складского учета (формы № М-17), которые бухгалтер открывает и
под расписку в реестре карточек передает кладовщику. Учет в карточке ведется
в течение года в натуральном (количественном) выражении.
В карточках указывается наименование материалов, его цена, единица
измерения, номенклатурный номер, приход и расход по каждому документу и
выводится остаток после каждой записи. Основанием для записи являются
приходные ордера (или накладные и счета-фактуры поставщиков), требования,
лимитно-заборные карты, которые затем сдаются в бухгалтерию.
Чтобы придать складскому учету бухгалтерскую достоверность,
бухгалтер в присутствии завскладом проверяет правильность оформления
документов и правильность записей в карточках, расписывается в карточках и
ставит дату проверки. Такая проверка производится систематически не реже
одного раза в 7-10 дней.
В конце каждого месяца кладовщик заполняет ведомость учета остатков
материалов по субсчетам, в которую из карточек записывает наименования
материалов, единицу измерения, номенклатурный номер, цену, количественный
41
остаток, затем бухгалтер перемножает количество на цену (выполняет
таксировку) и подсчитывает общую сумму. Эту сумму бухгалтер сверяет с
сальдо по синтетическому счету 10 «Материалы». В случае расхождений
происходит поиск ошибки в учете. Такой учет называется оперативно-
бухгалтерским, или сальдовым. Его преимущество в том, что отсутствует
дублирование складского учета в бухгалтерии и упрощается работа бухгалтера.
После изготовления продукции она поступает на основной склад и
сопровождается накладной на передачу готовой продукции в места хранения.
Также в случаях периодического потребления либо в случаях замены
одного материала другим в ООО «ЭнероСмарт» выписывается требование-
накладная. Сверхнормативный отпуск или замена материалов производится в
организации только с разрешения руководства. По окончании месяца
материально-ответственное лицо сдает для проверки в бухгалтерию
материальный отчет со всеми приложенными к нему документами (накладные-
требования, лимитно-заборные карты и т.д.). В материальном отчете
отражаются все остатки материалов на начало и конец месяца в натуральном и
стоимостном выражении.
Отгружается готовая продукция с производства в розничные магазины
предприятия. О количестве отгрузки сообщает в производство заместитель
директора по розничной торговле предприятия на основании приказа.
В ООО «ЭнероСмарт» применяется комбинированная форма ведения
учета с использованием типовых проводок, предусмотренных в ней, то по
окончании отчетного года может быть сформирован анализ счетов по всем
синтетическим счетам.
В конце отчетного периода перед составлением годового отчета ООО
«ЭнероСмарт» заполняет Главную книгу по синтетическим счетам, а
возможности автоматизированной программы позволяют это сделать в разрезе
субсчетов. По данным Главной книги ООО «ЭнероСмарт» в конце года
составляет бухгалтерский баланс.
42
По окончании месяца на основании имеющихся данных бухгалтерия
должна определить остатки задолженности поставщикам по неоплаченным в
срок расчетным документам.
Периодический контроль сохранности материалов осуществляется
посредством проведения их инвентаризаций.
На предприятии существует график проведения инвентаризаций на
складах, в магазинах и производстве, который формируется один раз в год.
Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций
установлены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010)
"Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств", перечень активов и обязательств, проверяемых при
каждой из них, устанавливаются руководителем организации.
Порядок проведения инвентаризации, а также состав комиссии по ее
проведению утверждаются приказом директора ООО «ЭнероСмарт».
По результатам проведенной инвентаризации могут быть выявлены
излишки, недостачи и пересортица. В этих случаях материально ответственное
лицо предоставляет объяснительную записку о возникших отклонениях.
Результаты инвентаризации материалов оформляются
инвентаризационной описью). Она подписываются всеми членами рабочей
инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце
описи материально - ответственные лица дают расписку, подтверждающую
проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии каких-либо
претензий к членам комиссии и принятии перечисленных в описи ценностей на
ответственное хранение.
Чтобы определить результаты инвентаризации, составляются
сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами рабочей
инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В
сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по
которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных.
43
В своей деятельности ООО «ЭнероСмарт» использует рабочий план
счетов, основанный на Типовом плане счетов, утвержденного
Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций и Инструкции по его применению".
Исходя из своего одного из видов деятельности – изготовление мебели и
на основании учетной политики, в ООО «ЭнероСмарт» используются
следующие субсчета счета 10 «Материалы».
На субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается движение и
наличие сырья и материалов, которые образуют основу выпускаемой
продукции. На данном субсчете учитываются материалы для производства
мебели.
На субсчете 10-2 «Топливо в баках» учитывается наличие и движение
нефтепродуктов в баках автомобилей предприятия.
На субсчете 10-3 «Топливо» отображается наличие и движение
нефтепродуктов (бензин, дизельное топливо), смазочных материалов для
транспорта и технологических нужд.
На субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» учитывается
предназначенные для изготовления тары все виды материалов, а также тара
(кроме хозяйственного инвентаря).
На субсчете 10-5 «Запасные части» учитываются предназначенные для
ремонта транспортных средств и оборудования готовые детали и узлы, также
шины транспортных средств в запасе и обороте.
На субсчете 10-6 «Прочие материалы» учитываются полученные от
выбытия основных средств, которые могут быть использованы как материалы,
топливо или запасные части в данной организации отходы производства;
неисправимый брак; материальные ценности; изношенные шины и т.п.
На субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»
учитывается движение материалов, переданных в переработку другим лицам,
44
стоимость которых в последующем включается в затраты на производство
полученных из них изделий.
На субсчете 10-8 «Строительные материалы» учитываются наличие и
движение материалов, предназначенных для ремонта и реконструкций зданий и
сооружений.
На субсчете 10-9 учитываются «Инвентарь и хозяйственные
принадлежности, инструменты» учитываются наличие и движение
хозяйственных принадлежностей, инструментов, инвентаря, в том числе тары,
используемой организацией для осуществления технологического процесса
производства (технологическая тара) и для хозяйственных нужд (кроме тары,
которая учитывается как основные средства в соответствии с
законодательством).
На субсчете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на
складе» учитывается движение специального инструмента, специальных
приспособлений, специального оборудования и специальной одежды,
находящейся на складах организации и в иных местах хранения.
На субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в
эксплуатации» учитываются те же предметы, что и на субсчете 10-10, но
находящиеся в эксплуатации.
На субсчете 10-12 "Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы"
учитываются наличие и движение лома и отходов, содержащих
драгоценные металлы.
Производственные запасы и материалы в бухгалтерском учете и
отчетности отражаются по фактической себестоимости, в которую включаются:
- сумма, уплаченная поставщику (продавцу) согласно договору
поставок (за исключением налога «а добавленную стоимость);
- сумма, уплаченная организациям за консультационные услуги по
приобретению производственных запасов;
- таможенные пошлины;
45
- расходы на транспортировку, хранение и доставку, а также на
страхование груза в пути следования;
- проценты по кредитам и займам;
- иные затраты (подработка, сортировка, фасовка и др.).
Фактическая себестоимость материалов, изготовленных самой
организацией, образуется из фактических затрат, связанных с производством
данных материалов.
Стоимость материалов, приобретенных за иностранную валюту,
переводится в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату принятия запасов
к бухгалтерскому учету.
При отпуске материалов в производство и на другие нужды их оценка в
ООО «ЭнероСмарт» производится по фактической себестоимости каждой
единицы.
Использование данного способа отражается в учетной политике ООО
«ЭнероСмарт» на весь хозяйственный год.
На активном счете 10 «Материалы» учитывается движение материалов
(по дебету - поступление, по кредиту - выбытие) и начальные и конечные
остатки (сальдо). Материалы, учитываются по фактической себестоимости их
приобретения.
В ООО «ЭнероСмарт» при учете материалов по фактической
себестоимости производятся следующие записи в соответствии с Инструкцией
по применению Типового плана счетов, отраженные в таблице 3.
Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак,
пересортица и т.д. по вине транспортной организации или поставщика
отражаются по счетам записями, отраженными в таблице 4