45
Рис. 2. Схема инвентаризации по признакам [15]
Основные средства, которые были выявлены после проведения
инвентаризации, по сути они являются «лишними» и их нужно в балансе
оформить как прочие операционные доходы. А вот те, по которым по
результатам проверки была обнаружена недостача фиксируются на
соответствующем счете - учет недостач.
В зависимости от различных признаков инвентаризации принято
классифицировать.
Так, по полноте охвата имущества инвентаризации разделяют на полные
и частичные.
Проведение полной инвентаризации – это сложная и очень трудоемкая
работа. В этой связи ее проводятся один раз в год. Чаще всего она проводится
перед составлением годового отчета. В полной мере соответствуя своему
названию она охватывает все имущество и все финансовые обязательства
предприятия.
В отличие от полной, частичная же инвентаризация затрагивает какой-
либо один вид средств предприятия. К примеру, со стороны руководства часто
возникают вопросы и проводится инвентаризация по денежным средствам в
кассе или материалам на определенном складе.
Инвентаризация
Охват имущества
полная
частичная
Основание
проведения
плановые
внеплановые
46
Частичную инвентаризацию проводят регулярно в течение года. Она
играет важную роль в обеспечении сохранности имущества предприятия.
Кроме того, частичная инвентаризация воспитывает материально
ответственных лиц, предоставляет возможность своевременно обнаружить
нарушение и хищение. Доказано, что там, где работники чувствуют
присутствие постоянного контроля и боятся быть пойманными, хищений
гораздо меньше. [15]
Различают также сплошную и выборочную инвентаризации.
Сплошная инвентаризация это когда проверяется все без исключения
наличное имущество, предъявленное конкретным ответственным работником.
Инвентаризация, при которой проверку проходят только выборочные
ценности у конкретного материально ответственного лица – называют
выборочной. Принято считать, что выборочные инвентаризации должны
проводиться систематически на предприятии. Их основной задачей является
проверка сохранности имущества, а также правильное его хранение, и, что
особенно важно, проверку того, насколько материально ответственные лица
придерживаются установленного порядка первичного учета, ведь грамотное
ведение его предотвращает возникновение нарушений в дальнейшем.
По признаку основания для проведения инвентаризации могут быть
плановые и внеплановые. Внеплановые проводятся внезапно, без
предупреждения и сроки их проведения должны держаться в тайне от
материально ответственных лиц. Зачастую внеплановая инвентаризация
проводится по требованиям независимых аудиторов, финансовых и
следственных органов.
Необходимая инвентаризация – это проверка, которая проводится, если
материально ответственные лица меняются, при переоценке материальных
ценностей, а также в результате форс-мажорных обстоятельств. Повторную
инвентаризацию проводят в случае, если возникают сомнения не только в
качестве проведенной ранее инвентаризации, но и в том, что возможно
47
материально ответственное лицо было осведомлено о сроках начала
инвентаризации и имело возможность подготовиться к ней. [15]
Необходимо отметить, что существует еще и такой вид инвентаризации,
как контрольно – перепроверочная. Её проводят в период инвентаризации или
же после того, как ее закончат. Под контрольно – перепроверочную
инвентаризацию попадает не менее 10% проверенных ценностей.
В зависимости от частоты или периодичности выделяют ежесменные,
ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.
Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:
1. При смене собственника, реорганизации предприятия (учреждения);
2. При ликвидации предприятия (учреждения);
3. До составления годовой отчетности;
4. При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого
материально ответственного лица;
5. При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи
дел);
6. При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления,
а также порчи ценностей;
7. После пожара или стихийных бедствий;
8. По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных
на то органов [15].
На практике эти требования часто не выполняются, что приводит к
тому, что недостачи материальных и денежных средств обнаруживаются
спустя какое-то время после увольнения материально ответственных лиц. К
сожалению, иски на взыскание к виновным уже не возможно предъявить, так
как упущено время и в итоге эти суммы недостач в конце года списываются в
большинстве случаев на финансовые результаты, хотя делать это категорически
запрещено.
Для того, чтобы максимально обеспечить сохранность материальных
ценностей и денежных средств, нужно грамотно подбирать, расставлять и учить
48
работников, которые занимают должности, связанные с материальной
ответственностью.
Существует практика, при которой на предприятиях, чтобы работники
более ответственно относились к вверенным им основных и оборотных средств
с ними заключают письменные договоры, предусматривающие полную
ответственность.
Нужно обязательно учитывать, что таких работников, с которыми
заключены подобные письменные договоры о полной материальной
ответственности можно назначать и увольнять только при согласии главного
бухгалтера. [15]
Инвентаризация, как и любой процесс проверки имеет свой алгоритм
осуществления.
До начала самой инвентаризации комиссия должна убедиться в
наличии инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров
аналитического учета. Обязательно проверяют наличие и состояние
аналитических паспортов или другой технической документации.
Также до инвентаризации проверяют документы на основные средства,
которые сданы или приняты в аренду или находятся на хранении. [15]
В случае, если выявили, что вышеуказанные документы отсутствуют,
необходимо обеспечить их получение или оформление. Если же были
обнаружены какие-либо расхождения или неточности в регистрах
бухгалтерского учета или технической документации, тогда обязательно они
должны быть исправлены и уточнены.
Стоит обратить внимание, что когда производится инвентаризация
основных средств, то комиссия проводит осмотр объектов, а также заносит в
описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные
технические или эксплуатационные показатели.
А когда проводят инвентаризацию зданий, сооружений и другой
недвижимости, то комиссия проверяет также наличие документов, которые
49
подтверждают нахождение указанных объектов в собственности предприятия
(учреждения).
Если в собственности предприятий находятся также земельные участки,
водоемы и другие объекты природных ресурсов, то в этом случае проверяется
также наличие документов и на них. В случае, если были выявлены объекты, по
тем или иным причинам не принятые на учет, а также объекты, по которым в
регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные
данные, которые характеризуют их, комиссия, проводящая инвентаризацию,
должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по
этим объектам. [16]
Рассмотрим поподробнее ситуацию, когда произошел случай выявления
неучтенного здания. В этом случае инвентаризационная комиссия должна
указать их назначение, основные материалы из которых они построены,
объекты (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная
площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и
т.п.
Если такая же ситуация возникла с каналами, то указывается
протяженность, глубина и ширина (по дну и поверхности), наличие
искусственных сооружений, материалы крепления дна и откосов. Если с
мостами, то место нахождения, род материалов и основные параметры; по
дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, вид
покрытия, ширину полотна и т.п. [16]
Производят оценку таких объектов, выявленных инвентаризацией, на
основании рыночных цен, а износ определяют по действующему техническому
состоянию. При этом соответствующими актами оформляют сведения об
оценке и износе. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в
соответствии с основным назначением объекта.
Бывает так, что инвентаризация выявляет, что объект подвергался
восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и, что
немаловажно, в результате произведенных изменений изменилось и основное
50
его назначение. В этом случае инвентаризационная комиссия должна внести
его в опись под наименованием, соответствующим уже новому его назначению.
В случае, когда инвентаризационная комиссия выявила, что
проведенные работы капитального характера, например, надстройка
дополнительных этажей, или пристройки новых помещений, или наоборот -
частичная ликвидация строений и сооружений, которые не были фиксированы
в бухгалтерском учете, тогда рекомендуется уточнить сумму увеличения или
снижения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные об
изменениях, которые были сделаны.
Что касается машин, оборудования и транспортных средств, то их
фиксируют в описи каждую отдельно с инвентарным номером и обязательной
отметкой о заводском номере предприятия-изготовителя, годе выпуска,
изготовления, мощности и т.д.
Если объекты однотипны и это хозяйственный инвентарь, инструменты,
станки и т.д., если они были приобретены по одинаковой стоимости, поступили
одновременно в одно из структурных подразделений и учитываются по
типовой инвентарной карточке группового учета, то в описях они фиксируются
по наименованиям с обязательным указанием количества этих предметов. [16]
Также интересно, что существуют такие основные средства, которые в
момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятия. Это
могут быть морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав,
автомашины, которые находятся в рейсах или машины и оборудование,
которые были отправлен в капитальный ремонт. Такие объекты основных
средств инвентаризуются до момента временного их выбытия.
На те основные средства, которые по итогам проверки признаны
непригодными к эксплуатации и не подлежат восстановлению,
инвентаризационная комиссия должна составить отдельную опись. В этой
описи указывается время ввода в эксплуатацию и причин, которые привели эти
объекты основных средств к непригодности, например, порча, полный износ и
т.п.
51
Нужно обратить внимание, что одновременно с инвентаризацией
собственных основных средств, обязательно проводят инвентаризацию
основных средств, которые находятся на ответственном хранении или в аренде.
По вышеуказанным объектам нужно формировать отдельную опись, в
которой надо сослаться на документы, подтверждающие принятие этих
объектов на ответственное хранение или в аренду.
Конечно, случается так, что при проведении инвентаризации и при
проверке и оформлении результатов тоже совершаются ошибки. Наиболее
распространенными из них можно назвать:
1. При установления первоначальной стоимости основных средств не
проверяется соответствие технической документации. Часто встречаются
ситуации, когда обозначенная в техдокументации комплектность не включена в
состав основного средства, к которому она относится, а принята на учет
отдельно в составе материалов.
2. Также встречается ошибка, когда на учете продолжают числиться те
основные средства, на которые уже были приняты и утверждены
соответствующими комиссиями решения на их списание. Часто встречаются
случаи, когда за основные средства перечислены денежные средства и значатся
они на дебиторской задолженности за предприятием-поставщиком, а в
действительности эти средства уже довольно длительное время находятся в
организации и не оприходованы. Часто подобные ошибки не обнаруживаются
инвентаризационными комиссиями, и выявляется это в ходе последующих
аудиторских проверок.
3. Стоит отметить что часто встречается ситуация, когда на основных
средствах не проставлены инвентарные номера, а комиссия, считая это
мелкими недочетами, не обращает на это внимания.
4. Почти никогда не проводят инвентаризацию на арендованные
основные средства.
5. Часто встречаются случай, когда основные средства (особенно
автотранспорт) были переоборудованы, но в учете значатся в первоначальном
52
их виде и предназначении. В этом случае, комиссия должна внести
соответствующие изменения в их техническую характеристику.
6. Нередко комиссия не обнаруживает ни недостачи, ни излишков
основных средств, а последующими поверками аудитора выявляется этот факт.
[16]
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств и на основании письменного приказа
руководителя (Форма № ИНВ-22) на всех предприятиях Российской Федерации
инвентаризация должна проводится ежегодно. [7] Инвентаризация обязательна
перед составлением годовой отчетности.
Таблица 8
Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации
№
Содержание операции
Дебет
Кредит
1.
Учтены выявленные излишки основных средств
01
91
2.
Учет недостачи основных средств
2.1
Списание первоначальной стоимости
01-В
01
2.2
Списание амортизации по основному средству
02
01-B
2.3
Учет недостачи по остаточной стоимости
94
01-B
3.
Списание недостачи за счет виновных лиц
3.1
Остаточная стоимость
73-2
94
3.2
Превышение рыночной стоимости
73-2
98
3.3
Получена сумма в счет погашения недостачи
50,51
73-2
3.4
Списана разница между рыночной и остаточной стоимостью
98
91
4
Списание недостачи за счет организации
91
01
Когда после проведения инвентаризации возникает ситуация, что в
наличии основных средств выявлены отклонения от учетных данных, то
необходимо сформировать сличительные ведомости (Форма № ИНВ-18).
Подобные сличительных ведомостях содержат результаты инвентаризации, в
53
них фиксируются расхождения между показателями, которые содержатся в
бухгалтерском учете и данными, полученными по результатам инвентаризации.
Выявленные после проведения инвентаризации основные средства,
которые не отражены в учете, и таким образом, оказавшиеся в излишке,
подлежат оприходованию по рыночной стоимости и зачислению в состав
прочих доходов организации на счетe 91, а вот недостачи относятся на
виновных лиц.
Если виновники не выявлены или по взысканию с виновных лиц по
решению суда отказано, то убытки от недостач и порчи списываются на
издержки. Учет недостач ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей». [10]
Учет основных средств организуется в бухгалтерии ООО «Хлебодар» по
группам.
При инвентаризации основных средств на ООО «Хлебодар» комиссия
производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование,
назначение, инвентарные номера и основные технические или
эксплутационные показатели.
Таблица 9
Бухгалтерские записи переоценки основных средств по
ООО «Хлебодар»
Корреспондирующие
счета
Сумма
(тыс.руб.)
Содержание операции
Первичный
документ
Дебет
Кредит
1
2
3
4
5
01-В
01
30 132
Переоценка балансовой
стоимости здания
основного цеха на
основание письменного
приказа руководителя
Форма № ИНВ-
22
02
01 - В
1 507
Переоценка стоимости
износа здания основного
цеха
01-В
01
766
Переоценка балансовой
стоимости
«Автоматичекий
упаковщик СВ – 398 А
02
01 - В
48
Переоценка стоимости
износа «Автоматичекий
упаковщик СВ – 398 А
54
Итоги инвентаризации фиксируются в учете и отчетности того месяца, в
котором она была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом
бухгалтерском отчете.
После изучения сущности и способов инвентаризации и особенностей
учёта основных средств, нами сделаны следующие выводы.
Инвентаризация – это важный способ, который предоставляет
возможность получить точную информацию о наличии имущества
экономического субъекта и получить информацию о состоянии и фактической
стоимости его.
Нами были изучены первичные документы по инвентаризации ООО
«Хлебодар»., такие как Форма № ИНВ-1, Форма № ИНВ-18, Форма № ИНВ-22.
Бухгалтерские записи переоценки основных средств по ООО «Хлебодар»
приведены на примере корреспонденции счетов. [7]
Подводя итоги по второй главе можно сказать что, учёт основных
средств в ООО «Хлебодар» ведется в соответствие с принятыми нормативно –
правовыми документами. К ним относятся «Закон о бухгалтерском учёте»,
национальные стандарты бухгалтерского учёта, Положение по бухгалтерскому
учёту, методические указания и инструкции Министерства финансов
Российской Федерации, план счетов бухгалтерского учёта.
2.4. Анализ движения и обеспеченности предприятия основными
средствами
Бухгалтерский баланс в настоящее время это основной источник
информации о состоянии и структуре имущества организации.
В современных, постоянно изменяющихся, условиях рыночной
экономики бухгалтерский баланс служит основным источником информации
для большого количества различных заинтересованных пользователей. Он дает
сведения об ее реальном имущественном состоянии собственникам,
руководителям, управляющим организации и другим лицам, связанным с