27
– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один
месяц – не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной
части за каждый месяц расчетного периода;
– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное
вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам
работы за год, начисленные за предшествующий календарный год – в размере
1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления
вознаграждения.
В целях усиления материальной заинтересованности рабочих,
руководящих работников, главных специалистов, инженерно-технических
работников, служащих на предприятии вводится положение о премировании.
Рабочие совершившие прогулы лишаются премии полностью.
Начисленные премии рабочим выплачиваются не зависимо от состояния
расходования фонда заработной платы в целом по подразделению. Премию
каждой группе рабочих в бригаде выплачивают в одинаковом размере в
процентах к тарифным ставкам за фактически отработанное время.
Премирование руководящих работников, ИТР, служащих производится по
результатам работы за месяц. Показатели и условия премирования ИТР и
служащих устанавливаются руководителями организаций.
1.4. Документация по учету личного состава, труда и его оплаты
Бухгалтер по начислению заработной платы должен располагать полной
информацией о кадровом составе сотрудников на предприятии. Он должен
иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает
на данном предприятии. Один экземпляр всех документов по кадровому
составу должен поступать в распоряжение бухгалтерии. Данные документы
могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок,
указаний за подписью руководителя предприятия.
В состав документов по кадровому составу входят:
документы о движении по службе (по приему, увольнению, переводу,
28
совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты);
документы о различных выплатах помимо основной заработной платы
(о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях);
документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной
работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы);
прочие документы по кадровому составу.
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы
организации используют унифицированные формы первичной учетной
документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты» [23], приведенные в табл. 1.1.
Формы по учету кадров:
Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу».
Составляется в одном экземпляре на каждого члена трудового коллектива
работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников. На
оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет
работать работник, указывает, в качестве кого может быть использован
работник, его разряд, оклад, испытательный срок. Приказ визируется в
соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия
штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С
приказом знакомят работника под его расписку. Приказ о приеме на работу
передается в бухгалтерию организации, где открывается лицевой счет на вновь
принятого работника.
Таблица 1.1
Формы документации по учету кадров
Шифр
формы
Название
Назначение документа
Т-1
Приказ (распоряжение) о
приеме на работу
Оформление и учет принимаемых на работу
работников по трудовому договору и заполняются:
форма № Т-1 – на одного работника,
форма № Т-1а – на группу работников
Т-1а
Приказ (распоряжение) о
приеме на работу
Т-2
Личная карточка работника
Учет персональных данных о работнике
29
Т-2 ГС
(МС)
Личная карточка
государственного
(муниципального)
служащего
Учет лиц, замещающих государственные
муниципальные) должности государственной
службы и содержит их персональные данные
Т-3
Штатное расписание
Оформление структуры, штатного состава и
штатной численности организации в соответствии с
ее Положением об оплате труда (премировании)
Т-4
Учетная карточка научного,
научно-педагогического
работника
Применяется в научных, научно-
исследовательских, научно-производственных,
образовательных и других учреждениях и
организациях, осуществляющих деятельность в
сфере образования, науки и технологии, для учета
научных работников
Т-5
Приказ (распоряжение) о
переводе работника на
другую работу
Оформление и учет перевода работника на другую
работу в той же организации или в другую
местность вместе с организацией
Т-5а
Приказ (распоряжение) о
переводе работников на
другую работу
Т-6
Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска
работнику
Оформление и учет отпусков, предоставляемых
работнику в соответствии с законодательством,
коллективным договором, локальными
нормативными актами организации, трудовым
договором
Т-6а
Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска
работникам
Т-7
График отпусков
Отражение сведений о времени распределения
ежегодных оплачиваемых отпусков работников
всех структурных подразделений организации на
календарный год
Т-8
Приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении)
труд. договора с работником
(увольнении)
Оформление и учет увольнения работника.
Составляются работником кадровой службы,
подписываются руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом, объявляются
работнику(ам) под расписку в порядке,
установленном законодательством
Т-8а
Приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении)
труд. догjвора с работниками
(увольнении)
Т-9
Приказ (распоряжение) о
направлении работника в
командировку
Оформление и учет направления работника в
командировку
Т-9а
Приказ (распоряжение) о
направлении работника в
командировку
Т-10
Командировочное
удостоверение
Является документом, удостоверяющим время
пребывания в служебной командировке (время
прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из
него (них)
Т-10а
Служебное задание для
направления в командировку
и отчет о его выполнении
Оформление и учет служебного задания для
направления в командировку, а также отчета о его
выполнении
30
Т-11
Приказ (распоряжение) о
поощрении работника
Применяются для оформления и учета поощрений
работника(ов) за успехи в работе. Составляются на
основании представления руководителя
структурного подразделения организации, в
котором работает работник
Т-11а
Приказ (распоряжение) о
поощрении работников
Схема приема на работу представлена на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Схема составления документов о приеме на работу
Форму № Т-2 «Личная карточка» заполняют и ведут в отделе кадров в
одном экземпляре на каждого работника организации. В ней указываются
необходимые анкетные данные сотрудника и все изменения, происходящие по
службе. На основе личных карточек составляются сводные данные о
численности и составе работников предприятия.
Форма № Т-3 «Штатное расписание» не является обязательной к
ведению всеми хозяйствующими субъектами и применяется для оформления
структуры штатного состава и штатной численности организации в
соответствии с ее Уставом (Положением).
Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу» оформляется перевод работника из одного подразделения организации
в другое. Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один
Анкета
Заявление
Трудовой контракт
Приказ о приеме (форма №Т-1)
Запись в
трудовой книжке
Личное дело
или личная
карточка
(форма № Т-2)
Лицевой счет по
заработной плате
(форма № Т-54)
31
экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для
внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указываются основание
перевода, размер тарифной ставки, надбавки, оклада по-прежнему и новому
месту работы и др. Распоряжение подписывают начальники подразделений,
руководитель организации и сам работник. Схема перевода на другую работу
представлена на рис. 1.4.
Рис. 1.4. Схема составления документов о переводе на другую работу
Форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»
применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов,
предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с
действующими законодательными актами и положениями, коллективным
договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один
- в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается
начальником структурного подразделения, руководителем организации и
самим работником. В бухгалтерии в этом документе указываются выплаты,
произведенные работнику за период, предшествующий отпуску.
Форма № Т-7 «График отпусков» предназначена для отражения
сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков
работникам всех структурных подразделений организации на календарный год
по месяцам. Отпуск представляется работникам в соответствии с этим
графиком.
График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются
действующее законодательство, специфика деятельности организации и
Приказ о переводе
Запись в личной
карточке ф. Т-2 или
копия приказа в
личное дело
Запись в трудовой
книжке
Запись в лицевом
счете по заработной
плате
32
пожелания работника.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы,
согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается
руководителем организации или уполномоченным им лицом.
При переносе сроков отпуска на другое время с согласия работника и
руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся
соответствующие изменения.
Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора (контракта) с работником» оформляется при увольнении
работника и заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров,
другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником
структурного подразделения, руководителем организации. Делается отметка о
полученных, но не сданных материальных ценностях. Непосредственно в
приказе рассчитывается зарплата увольняемого работника. Схема увольнения с
работы представлена на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Схема составления документов об увольнении работника
Формы по учету использования рабочего времени:
Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета
зарплаты» применяется для контроля за соблюдением установленного режима
рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном
времени, расчета зарплаты. Табельный учет ведется табельщиком (бригадиром,
мастером и т.п.) и подписывается начальником структурного подразделения.
Данные табельного учета используют при составлении статистической
Заявление об
увольнении
Приказ об
увольнении
Запись в трудовой
книжке
Запись в личной
карточке ф. Т-2 или
копия приказа в
личное дело
33
отчетности и начислении зарплаты. На основании этого документа начисляется
зарплата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с
окладом по штатному расписанию.
Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»
используется для контроля и регистрация своевременной явки на работу и
ухода с работы, выявления причин опозданий и неявок на работу, а также
регистрация часов простоя и часов сверхурочной работы, учета отработанного
времени. Данные формы № Т-13 используются для начисления зарплаты по
видам и направлениям затрат.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже
работника является трудовая книжка установленного образца. Форма, порядок
ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков
трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются
уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным
органом исполнительной власти.
Формы по учету расчетов с персоналом по оплате труда:
К документам учета заработной платы относятся: форма № Т-49
«Расчетно-платежная ведомость», форма № Т-51 «Расчетная ведомость», форма
№ Т-53 «Платежная ведомость», форма № Т-54 «Лицевой счет», форма № 1-
НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических
лиц» и форма № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица».
Форма № Т-54 «Лицевой счет» заводится отдельно на каждого
работника организации на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу и
используется для отражения расчетов по оплате труда. В лицевом счете
указываются фамилия, имя и отчество работника, структурное подразделение,
табельный номер, семейное положение, количество детей и иждивенцев, другие
сведения о работнике, его перемещение в организации, об использовании
отпуска и т.д. Ежемесячно в лицевом счете приводятся данные о начисленных
суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или
задолженности работника перед организацией. По окончании года лицевой счет
закрывается, и на следующий год открывается новый. Основанием для
34
заполнения лицевых счетов являются первичные документы: наряды на
сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое; табель учета
использования рабочего времени для расчета повременной оплаты труда и по
окладам, доплаты за ночные часы и сверхурочное время; листки
нетрудоспособности; приказы о выплате премий, оказания материальной
помощи; расчеты по оплате отпусков; решения судебных органов на удержание
по исполнительным листам и т.д.
На основании данных лицевых счетов исчисляется средний заработок
при расчете оплаты за отпуск, пособий по временной нетрудоспособности, они
также используются при начислении пенсий. Результаты произведенных в
лицевых счетах расчетов сумм заработной платы, подлежащих выдаче
работникам, переносятся затем в расчетно-платежную ведомость, в налоговые
карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-
НДФЛ) и в справки о доходах физических лиц (форма № 2-НДФЛ).
На средних и малых предприятиях рекомендуется применять форму №
Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», в которой отражается начисление и
выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам
организации. Заполняется ведомость непосредственно по данным лицевых
счетов работников. Она составляется в бухгалтерии и оформляется подписями
руководителя и главного бухгалтера организации. Для каждого сотрудника
предприятия в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная
ведомость является не только регистром аналитического учета расчетов с
работниками, но и выполняет функцию расчетного и платежного документа.
При получении денег работники расписываются в ведомости. После выплаты
зарплаты в ней указываются выплаченная и депонированная суммы, а также
кто произвел выплату (должность, подпись и расшифровка подписи).
В своде данных по расчетам с персоналом по оплате труда обобщаются
данные всех расчетно-платежных ведомостей, составленных за отчетный месяц
в организации. Сводная ведомость используется при отражении на счетах
бухучета начислений по оплате труда, премий, пособий и т.д., а также
удержаний налога на доходы работников, перечислений и выплат.
35
На крупных предприятиях вместо расчетно-платежных ведомостей
применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости
(ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению
сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную
ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают
фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и
расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или
замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с
работниками за целый месяц.
Для расчета заработной платы необходимо определить сумму заработка
работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Для
этого используются расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также
лицевые счета работников.
В зависимости от применяемой формы оплаты труда в организации
используются основные первичные документы, приведенные в табл. 1.2.
Выдача денег лицам, не являющимся штатными сотрудниками,
осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность
получателей. Деньги могут выдаваться по расходно-кассовому ордеру. В нем
получатель указывает название и номер документа, удостоверяющего личность,
дату его выдачи, наименование выдавшей его организации.
Согласно Трудовому кодексу РФ заработная плата выплачивается не
реже чем каждые полмесяца в день, установленный коллективным или
трудовым договором. Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня
до его начала. При увольнении работника выплата всех сумм, причитающиеся
ему от предприятия, производятся в день увольнения.
Деньги для расчетов с уволенными и уходящими в отпуск, а также с
работниками нештатного состава выдаются независимо от установленных
сроков выплаты зарплаты штатным работникам.
При выдаче наличных денег из кассы предприятиям необходимо
руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным
решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40 [25].
36
Таблица 1.2
Документы, используемые при начислении заработной платы в
зависимости от применяемой формы оплаты труда
№ п/п
Форма
оплаты
Основная характеристика
Документы,
используемые при
начислении заработной
платы
1
повременная
заработная плата рассчитывается исходя
из установленной тариф, ставки или
оклада за фактически отработанное время
- тарифные ставки;
- документы по учету
рабочего времени
2
простая
повременная
часовая тарифная ставка умножается на
количество отработанных часов
- личная карточка
работника (для определения
тарифной ставки);
- табель учета рабочего
времени
3
повременно-
премиальная
условия коллективного договора
(контракта, положения о премировании
предприятия) устанавливают процентную
надбавку (месячную или квартальную
премию) к месячной или квартальной
заработной плате
- личная карточка
работника;
-табель учета рабочего
времени;
- коллективный договор;
- трудовой договор;
- положение о
премировании
4
сдельная
заработная плата рассчитывается исходя
из заранее установленного размера
оплаты за каждую единицу качественно
выполненной работы или изготовленной
продукции
- сдельные расценки
(отношение часовой
(дневной) тариф, ставки,
соответствующей разряду
выполняемой работы, к
часовой (дневной) норме
выработки
5
прямая
сдельная
заработок определяется по заранее
установленной расценке за каждую
единицу произведенной продукции
соответствующего качества
- наряд на сдельную работу
(указывается норма
выработки и фактически
выполненная работа);
- сдельные расценки
6
сдельно-
прогрессивн
ая
выработка работника в пределах
установленной нормы (базы)
оплачивается по основным (неизменным)
расценкам, а вся выработка сверх
исходной нормы - по повышенным
сдельным расценкам
- наряд на сдельную работу;
- сдельные расценки на
продукцию, произведенную
в пределах нормы и сверх
нормы
7
сдельно-
премиальная
заработная плата работника складывается
из заработка по основным сдельным
расценкам, начисленного за фактическую
выработку, и премии за выполнение и
перевыполнение установленных
показателей труда
- наряд на сдельную работу;
- распоряжение (приказ) о
премировании