52
Глава 3. Организация и проведение контроля расчетов ООО
«ЛИТ» по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды
3.1. Порядок организации внутрифирменного контроля ООО
«ЛИТ»
В соответствии со статьей 105.26 НК РФ налоговый орган на
основании соответствующего решения проводит в отношении организации
налоговый мониторинг, предметом которого является правильность
исчисления, полнота и своевременность уплаты налогов, сборов, страховых
взносов.
Для проведения налогового мониторинга под системой внутреннего
контроля организации за фактами хозяйственной жизни и правильностью
исчисления налогов понимается совокупность организационной структуры,
методик и процедур, утвержденных организацией для упорядоченного и
эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности.
Применяемая организацией система внутреннего контроля должна
соответствовать ряду требований, установленных ФНС.
В целях реализации данных положений ФНС приказом от 16 июня 2017
г. №ММВ-7-15/509@ (зарегистрирован в Минюсте 4 октября 2017 года)
утвердила требования к организации системы внутреннего контроля.
Согласно требованиям, система внутреннего контроля организации
должна обеспечивать:
- упорядоченное и эффективное ведение финансово-хозяйственной
деятельности организации, в том числе достижение финансовых и
операционных показателей, сохранность активов;
- правильность исчисления (удержания), полноту и своевременность уплаты
(перечисления) налогов, сборов, страховых взносов;
- достоверность, полноту и своевременность отражения результатов
финансово-хозяйственной деятельности в бухгалтерской (финансовой),
налоговой и иной отчетности;
53
- соблюдение законодательства, в том числе при совершении фактов
хозяйственной жизни по совершенной или планируемой сделке (операции);
- мониторинг результатов выполняемых контрольных процедур,
направленных на своевременное выявление, исправление и предотвращение
ошибок (искажений) в бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной
отчетности.
При этом система внутреннего контроля организации должна отвечать
специфике ее финансово-хозяйственной деятельности и функционировать на
постоянной основе на всех этапах осуществления бизнес-процесса.
Требованиями также определены порядок формирования контрольной
среды организации, система управления рисками, особенности выявления и
оценка организацией рисков, порядок раскрытия информации о рисках и
другие положения.
С целью реализации внутреннего контроля учета расчетов по оплате
труда ООО «ЛИТ» может:
1) единовременно нанимать представителя аудиторской компании,
тогда директор организации пишет письмо о проведении внутренней
проверки к аудиторам, далее аудиторской компанией пишется ответ-
соглашение на проведение проверки, после чего составляется договор
об оказании требующихся услуг. После окончания проверки аудитор
составляет аудиторское заключение, в котором указываются выявленные
несоответствия нормативно-правовой базе, ошибки в учете расчетов
с персоналом по оплате труда;
2) составить долгосрочный договор об оказании аудиторских услуг,
соответственно письмо от руководителя для последующих проверок
отправлять не требуется.
3) в штатное расписание ввести штатную единицу внутреннего
контроллера. Зарплата на одного такого работника составляет от 40 до 120
тыс. руб. Стоимостные параметры зарплаты рассчитаны по данным веб-сайта
https: // www.superjob.ru. Ссылаясь на эти данные, можно сделать вывод, что
54
держать данного работника целесообразно для фирм с многочисленными
филиалами, которые имеют обособленные подразделения, ведут отдельный
учет по каждому филиалу/подразделению.
Основными принципами системы внутрифирменного контроля
расчетов по оплате труда лежат нижеперечисленные принципы:
- принцип ответственности;
- принцип сбалансированности;
- принцип своевременного сообщения об отклонениях;
- принцип интеграции;
- принцип соответствия контролирующей и контролируемых систем;
- принцип постоянства;
- принцип комплексности;
- принцип согласованности действий и разделения обязанностей;
- принцип разрешения и одобрения;
- принцип эффективности;
- принцип плановости и внезапности;
- принцип гибкости;
- принцип системности и непрерывности;
- принцип законности;
- принцип экономичности;
- принцип объективности .
39
Система внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда
включает в себя следующие компоненты:
- контроль за правильностью начислений и выплат сотрудникам
в соответствии с российским законодательством;
- проверка соблюдения норм действующего российского законодательства
в части удержаний из заработной платы и применения налоговых вычетов;
39
Кек-Манджиева, З.В. Учет и внутренний контроль расчетов по оплате труда в организации / З.В. Кек-
Манджиева // Актуальные вопросы экономических наук. - 2015. - №42. - С.90-96.
55
- оценка системы организации аналитического и синтетического учета
расчетов по оплате труда;
- проверка правильности оформления и отражения в бухгалтерском учете
расчетов с сотрудниками по оплате труда;
- контроль за расходами фирмы в части социального страхования
и обеспечения;
- анализ эффективности использования фонда оплаты труда в разрезе
стоимостных расходов на его оплату.
Хотелось бы выделить ряд проблем, связанных с отсутствием у фирмы
своевременной системы внутрифирменного контроля расчетов по оплате
труда.
Первая группа проблем включает в себя:
1) «пробелы» в действующем графике документооборота
по расчетам с персоналом по оплате труда;
2) несоставление актов сверок по расчетам с персоналом
с внебюджетными фондами;
3) недостаточная компьютерная обработка первичной информации;
4) ненадлежащая организация бухгалтерией архивного дела;
5) отсутствие разделения функций принятия решений (авторитарный
порядок начисления суммы заработной платы);
6) отсутствие контроля за выполнением бухгалтерских операций
(главный бухгалтер не контролирует своих подчиненных).
Все вышеперечисленные проблемы создают благоприятные условия
для совершения злоупотреблений и хищений. Отсюда следует, что важным
и необходимым элементом внутрифирменного контроля является проведение
инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами путем составления
актов сверки расчетов с ПФ РФ, ФСС, Федеральным фондом ОМС
и ТФОМС.
Если данный элемент контроля отсутствует, это может привести
к несопоставимости информации о периоде, к которому должны относиться
56
суммы начисления, отраженные в регистрах по учету зарплаты, отчетах
по формам-4 ФСС, РСВ-1 ПФР, по карточкам индивидуального учета сумм
начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных
страховых взносов.
40
Вторая группа проблем, связанных с отсутствием у фирмы
своевременной системы внутрифирменного контроля расчетов по оплате
труда, включает в себя проблемы неточного раскрытия информации,
содержащейся в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данные проблемы
связаны, с одной стороны, с неправильной методикой ведения
бухгалтерского учета по учету обязательств (неверное составление
корреспонденции счетов), с другой, с ошибками, возникающими
при отнесении сумм кредиторской задолженности на соответствующие
статьи бухгалтерского учета.
Таким образом, высококачественно организованная система
внутрифирменного контроля расчетов с персоналом организации по оплате
труда увеличивает достоверность бухгалтерской отчетности и позволяет
избежать нарушений при проведении аудиторской проверки различными
контролирующими органами.
Существует ряд основных направлений по совершенствованию
системы учета расчетов с персоналом по оплате труда. Данные направления
приведены в таблице 6.
Таким образом, данные направления призваны усилить учет и контроль
над мерой труда и потребления. Устранение выявленных недостатков
и применение предложенных мер по совершенствованию системы учета
расчетов с персоналом по оплате труда будут способствовать оперативности,
прозрачности учета и внутрифирменного контроля расходов по оплате труда.
40
Марченкова, И. Н. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда / И. Н. Марченкова // Территория науки.
- 2015. - №3. - С.124-129.
57
Таблица 6 - Основные направления по совершенствованию
системы учета расчетов с персоналом по оплате труда
Направление
Меры и методы по внедрению данного
направления
совершенствование
системы первичного
учета выработки
внедрение систем, позволяющих ликвидировать
приписки к выработке. Особое значение имеет
сочетание оплаты труда с его организацией
по бригадам/подразделениям;
создание производственных графиков
с применением АСУ ТП – это позволит автоматизировать
процессы получения информации об изготовлении
продукции/оказания услуг и тем самым формировать
достоверную информацию о выработке бригад,
отдельных рабочих.
повышение
оперативности
и аналитичности учета
расчетов по оплате
труда и выработки
внедрение автоматизированных проходных
для учета и анализа использования рабочего времени;
создание автоматизированных справочных систем
для информирования руководства организации
и работников по всем вопросам расчетов по оплате
труда.
усиление контроля
за правильным
использованием
фондов заработной
платы на основе
внедрение принципов нормативного учета
расходов на оплату труда, это позволит фиксировать
все случаи выплат за нарушение условий труда
и формировать сводную информацию о размерах,
причинах и виновниках отрицательных отклонений
от норм для анализа и своевременного принятия мер
по их минимизации и полной ликвидации.
совершенствование
документооборота
по учету расчетов
с персоналом
по оплате труда
сокращение количества первичных документов
на основе автоматизации первичного учета и внедрения
машиночитаемых документов вместо бумажных;
интеграция учета выполнения графиков
производства с учетом выработки и заработной платы [.
Благодаря всем этим мероприятиям будет создана база экономически
обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате. Это позволит
следить за законностью совершаемых операций, связанных с начислением
и выплатой зарплаты, устранить непроизводительные выплаты, связанные
с скрытыми потерями рабочего времени, эффективностью применяемых
форм организации и стимулирования труда на разных участках.
41
Учет заработной платы должен быть организован таким образом,
чтобы способствовать повышению производительности труда, улучшению
41
Соколова, Л. А. Методологические основы аудита расчетов с персоналом по оплате труда в коммерческих
организациях / Л. А. Соколова, В. Е. Илюшин // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. - 2015. -
№4. - С.229-234.
58
организации нормирования труда, полному использованию рабочего
времени, укреплению дисциплины труда, повышению качества продукции,
работ, услуг.
Таблица 7 - Примерная таблица по организации
внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда ООО
«ЛИТ»
Вид контроля
На что направлен
Самые
распространенны
е ошибки,
выявляемые
контроллером
Что влечет
за собой
Контроль
соблюдения
требований
действующего
законодательства
1. изучение
содержания
трудовых
договоров,
2. проверка
правильности
оформления
кадровых
документов.
отсутствие
приказов, их
неправильное или
несвоевременное
оформление;
отсутствие
в приказах
обязательных
реквизитов
Штраф на юр.
лиц – от 50 000
до 100 000 руб.,
трудовая
инспекция
может
поставить
под сомнение
обоснованность
совершения
хоз. операций.
Контроль
правильности
отражения
в бухгалтерском
учете операций,
оборотов и сальдо
по счетам учета
расчетов
с персоналом
по оплате труда
1. проверка наличия
и правильности
оформления
первичных учетных
документов по учету
труда и его оплаты;
2. проверка
правильности
и обоснованности
начислений зп
сотрудникам
и прочих выплат,
связ. с оплатой
труда;
3. проверка
обоснованности
и правильности
начисления доплат,
а также премий
по действующей
в организации
системе
премирования.
в записках-расчетах
(форма № Т-61)
не указаны номер
и дата платежной
ведомости или
расходно-кассового
ордера, по которым
произведена
выплата денежных
сумм;
выплаты
производятся
несвоевременно,
с задержкой
в платежных
ведомостях,
отсутствуют
подписи
сотрудников,
свидетельствующие
о получении
зарплаты,
и сведения
о депонировании;
недостача денег
в кассе.
Отсутствие
подписей
в ведомостях
и неотражение
факта
депонирования
заработной
платы
расцениваются
как недостача
денежных
средств в кассе,
которая влечет
за собой
привлечение
материально
ответственных
лиц
к ответственнос
ти
59
Продолжение таблицы 7
Контроль
исчисления,
удержания
и перечисления
НДФЛ
проверка
правильности
определения
доходов, вычетов,
ставок для целей
исчисления НДФЛ
Неверно рассчитан
налог
Доначисление
налогов
Контроль
правильности
формирования
отчетных
показателей
в бухгалтерской
и налоговой
отчетности
1. проверка
соответствия
данных
синтетического
и аналитического
учета показателям
бухгалтерской
(финансовой)
отчетности;
2. проверка
соответствия
учетных данных
по начисленным
и перечисленным
суммам налогов
сведениям,
содержащимся
в налоговых
декларациях;
3. проверка
раскрытия
в бухгалтерской
отчетности
информации
о связанных
сторонах.
отражение
свернутого сальдо
по счетам в форме
№ 1 «Бухгалтерский
баланс», в форме
№ 2 «Отчет
о прибылях
и убытках»
в составе прочих
доходов и расходов
отражается лишь
конечный
финансовый
результат (прибыль
или убыток)
от операций
по реализации
имущества.
влечет
наложение
административн
ого штрафа
на должностных
лиц в размере
от 2000 до 3000
руб.
представление
уточненной
налоговой
декларации
(расчета)
и уплата
на основании
такой налоговой
декларации
(расчета)
неуплаченных
сумм налогов
и сборов,
а также
соответствующи
х пеней
с соблюдением
условий,
предусмотренны
х п. п. 3, 4 и 6
ст. 81 НК РФ;
3.2. Контрольные соотношения для проверки расчетов по НДФЛ
Особенности формирования отчета 6-НДФЛ
Процесс создания формы 6-НДФЛ от иной отчетности по налогу на
доходы физлиц отличает следующее:
- ее делают поквартально, составляя нарастающим итогом за период с начала
года и формируя раздельно по всем обособленным подразделениям;
60
- она содержит сводные (обобщенные) данные, относящиеся ко всем
работникам подразделения в целом;
- обычным явлением для нее становится наличие переходящих на другой
отчетный период сумм, что связано как с выплатой зарплаты по завершении
того месяца, за который она начисляется, так и с переходом на другой месяц
срока оплаты налога из-за разрыва в датах удержания-уплаты и из-за
возможности переноса даты платежа, попавшей на выходной день;
- ее данные могут быть сопоставлены со сведениями, попадающими в иную
отчетность по доходам физлиц и другие оформляемые через налоговые
органы документы.
Правильность цифр и дат, попадающих в 6-НДФЛ, по первым 3
пунктам ИФНС проверит только при выездной проверке. Однако
составителю отчета необходимо создать систему внутреннего контроля,
позволяющую систематически отслеживать правильность вносимых в
отчетность цифр и своевременно исправлять неверно отраженные в 6-НДФЛ
данные. Несоблюдение этого приведет не только к доначислению налога к
уплате и наказанию в виде пеней и штрафа, но и к санкциям за подачу
недостоверных сведений (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Представляемые в налоговые органы текущие отчеты обязательно
будут проверены ИФНС логически, а данные годового отчета будут
дополнительно сверены со сведениями, поданными в справках 2-НДФЛ и в
декларации по прибыли.
В отношении правил логической проверки текущих отчетов 6-НДФЛ и
сопоставления отчетности с данными иных источников ФНС разработала
документ, содержащий необходимые для контроля соотношения, которыми
будут руководствоваться налоговые органы, проверяя 6-НДФЛ (письмо ФНС
России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Все содержащиеся в нем
контрольные соотношения (далее — КС) разбиты на 4 группы,
пронумерованы, снабжены комментариями о возможных нарушениях, с ними
61
связанных, и указаниями на действия проверяющих по возможному или
выявленному нарушению. К числу этих действий относятся:
- запрос пояснений по выявленному противоречию;
- составление акта о нарушении, если пояснения не удовлетворят
проверяющих.
Для составителей формы 6-НДФЛ эти соотношения представляют
несомненный интерес, т. к. позволяют самостоятельно проверить логичность
данных подаваемой в ИФНС отчетности и увязать указанную в ней
информацию со сведениями, имеющимися в других отчетах и документах.
Контрольные соотношения 6-НДФЛ при логической проверке
Соотношения, используемые для логической проверки, составляют 1
группу. В их число входят КС:
1.1 — проверка даты представления отчета на соответствие установленному
сроку. Выявленная задержка сразу вызывает составление акта о нарушении.
1.2 — сумма начисленного дохода (стр. 020) не может быть меньше суммы
вычетов (стр. 030). Это свидетельствует о необоснованном завышении
вычетов.
1.3 — сумма рассчитанного по соответствующей ставке (стр. 010) налога
(стр. 040) арифметически должна соответствовать базе его расчета (разнице
строк 020 и 030). Допустимыми являются отклонения от нее, не
превышающие 1 руб. на каждого человека при каждой выплате облагаемого
дохода.
1.4 — величина начисленного налога (стр. 040) не может быть меньше суммы
фиксированного аванса по нему (стр. 050). Если это имеет место, то
существует ошибка в расчете величины фиксированного аванса.
Кроме того, будут сверены имеющиеся в ИФНС данные по уплате
налога, и здесь внимание привлекут следующие КС, образующие 2 группу:
2.1 —объем поступивших в бюджет платежей по налогу не может быть
меньше разницы между суммой фактически удержанного НДФЛ (стр. 070) и