25
Заявление на выдачу денег является основанием для выдачи наличных
денежных средств под отчет. В данном заявлении подотчетным лицом
указывается конкретная цель получения аванса и срок его получения. После
чего данное заявление направляется руководителю предприятия. Далее после
соответствующего визирования руководителем предприятия с целью выдачи
наличных денежных средств под отчет заявление поступает в бухгалтерию.
При этом бухгалтер проверяет отсутствие задолженности по предыдущим
выданным авансам
1
.
Когда подотчетное лицо направляется в командировку, основанием для
выдачи наличных денежных средств является приказ руководителя
предприятия о направлении работника в служебную командировку. После
ознакомления сотрудника предприятия с приказом, им составляется заявление с
предварительным расчетом средств, которые потребуются ему в командировке.
Порядком ведения кассовых операций, который устанавливает правила
выдачи наличных денежных средств под отчет, не ограничены размеры
выдаваемых сумм. Следовательно, предприятием может быть выдана под отчет
любая сумма.
Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений
предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими
лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает,
например, закупку товаров в сторонних организациях, действуя при этом от
имени своего предприятия, размер платежа не должен превышать
установленный предел
2
.
При возвращении работника из командировки или после приобретения
товарно-материальных ценностей, получения услуг, им составляется авансовый
отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию предприятия,
1
Яковенко М.Е., Прокофьева В.Ю. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие: М.: Инфра-М, 2018, с.201
2
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций» (в ред.от 03.02.2015 г.) // Доступ из справочно-правовой
системы «Консультант Плюс».
26
что требуется сделать не позднее трех дней после возвращения из
командировки.
В случае если работником было потрачено меньше, чем было получено
денежных средств, остаток неизрасходованной суммы должен быть возвращен
в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. В случае, когда
работник потратил больше, чем получил, то перерасход по авансовому отчету
выдается ему по расходному кассовому ордеру.
Бухгалтер предприятия проверяет целевое расходование денежных
средств, выданных сотруднику под отчет. Далее проверенный авансовый отчет
утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №
402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями) все
хозяйственные операции, осуществляемые организацией, обязательно должны
быть оформлены и подтверждены оправдательными документами. Эти
документы являются первичными учетными документами, на основании
которых осуществляется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы,
форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального
закона № 402-ФЗ. Поэтому по истечении установленного срока сотрудник
учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в
бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных
документов, подтверждающих произведенные расходы
1
.
При совершении покупки за наличный расчет в предприятиях розничной
торговли покупателю обязаны выдать (а покупатель вправе требовать у
1
Федеральный закон РФ от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 23.05.2016г.) //
Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
27
продавца) два документа – чек онлайн кассы и товарный чек (расходную
накладную).
Обязательными атрибутами товарного чека (накладной) являются
следующие реквизиты: наименование документа; дата составления документа;
наименование предприятия, которое составило документ; содержание факта
хозяйственной операции; величина натурального или денежного измерения
факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование
должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее
оформление; подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного
за ее оформление, с указанием его фамилии и инициалов, либо иных
реквизитов, необходимых для идентификации этого лица.
Таким образом, совершая покупки за наличный расчет у граждан-
предпринимателей, покупатель вправе требовать, а продавец обязан выдать чек
онлайн кассы и товарный чеки, которые включают все вышеперечисленные
реквизиты
1
.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, которые
не являются предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи
личного имущества. В договорах обязательно указываются паспортные данные
граждан. Договор может быть заключен только лицом, которому
руководителем учреждения выдана доверенность на право заключения таких
договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно
гражданам-продавцам только посредством бухгалтерии с разрешения главного
бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных
операций.
Подкрепленные к авансовым отчетам подтверждающие документы
должны отвечать следующим указанным требованиям:
− подтверждающие документы используются исключительно в оригинале;
1
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: М.: РИОР, 2016, с.54
28
− по форме подтверждающие документы должны соответствовать
принятым требованиям для оформления и заполнения таких первичных
документов;
− по характеру операций должна присутствовать связь между
подтверждающими документами и целевым назначением выданного
подотчетному лицу денежного аванса.
Таким образом, все документально оформленные авансовые отчеты и
подтверждающие расходы документы подлежат бухгалтерскому учету на
предприятии
1
.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на предприятиях
осуществляется посредством ведения журнала по расчетам с подотчетными
лицами или карточки учета средств и расчетов. Журнал операций расчетов с
подотчетными лицами используется с целью отражения движения денежных
средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансовых
отчетов, расходных и приходных ордеров. В каждой из строк графы журнала
«Наименование показателя» указывается фамилия подотчетного лица, сумма
полученного им аванса, произведенного расхода, и поступившего остатка
неиспользованного аванса.
В случае отражения сумм в иностранной валюте, в следующей строке
данного журнала указывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом
в графе «Наименование показателя» осуществляется запись «в рублевом
эквиваленте». В главной книге отображаются обороты, за исключением
операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в
журнале операций по счету 50 «Касса». Подписывает журнал операций
главный бухгалтер и бухгалтер, составивший данный журнал операций. По
истечении месяца информация оборотов по счетам переносится из журнала
операций в главную книгу.
1
Лытнева Н.А. Бухгалтерский учет: учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова: М.: Инфра-М,
2018, с.201
29
Для синтетического учета расчетов с подотчетными лицами используют
активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
1
. По дебету
счета отражается выданная в подотчет сумма, по кредиту – сумма
израсходованная и подтвержденная документально.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На
израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
зависимости от характера произведенных расходов. Синтетический учет
расчетов ведется в таких бухгалтерских регистрах, как Анализ счета 71,
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 и другие.
Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и сумме,
выданной под отчет посредством учета первичных бухгалтерских документов.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют
авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные
расходы.
Документы, которые прикладываются к авансовому отчету, нумеруются
подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Получение накладной на отпуск товарно-материальных ценностей и
счета-фактуры в бухгалтерском учете предприятия-получателя отражается
следующей бухгалтерской записью:
Дебет 10 (20, 25, 26 и др.) Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
– на сумму приобретенных товаров без НДС.
Суммы НДС, которые выделены в представленных документах
(накладных, актах выполненных работ, оказанных услуг) фиксируются по счету
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
1
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-
хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (в редакции от 08.11.2010г.) //
Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
30
субсчетам «НДС по приобретенным материальным ресурсам», «НДС при
осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретенным
нематериальным активам», «НДС по приобретенным услугам». Для
отображения сумм НДС в бухгалтерском учете делается следующая
бухгалтерская запись:
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму НДС,
который выделен в первичном документе
1
.
Подотчетным лицом, взявшим в кассе предприятия наличные денежные
средства на представительские цели, должны быть подтверждены такие
расходы посредством предъявления в бухгалтерию предприятия товарного
чека, счета-фактуры, накладной на отпуск товара, а также чека кассового
аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила являются расходы,
подтверждающиеся предъявлением документов строгой отчетности по формам,
которые утверждены Минфином РФ (знаки почтовой оплаты, талоны, билеты
проездные и др.). Поэтому, документами, которые подтверждают
использование наличных денежных средств, не являются акты, приходные
кассовые ордера, не имеющие печати, служебные записки, товарные чеки без
чека онлайн кассы, счета по проведению официального приема и др.
В том случае, если подотчетное лицо не представляют соответствующие
подтверждающие документы о произведенных расходах, такие суммы
подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на
общих основаниях
2
.
Представительские расходы в бухгалтерском учете предприятия будут
отражаться следующей бухгалтерской записью:
1
Налоговый кодекс Российской Федерации часть 1 от 31.07.1998г. № 146-ФЗ, часть 2 от 05.08.2000г. № 117-ФЗ
// Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
2
Васильчук О.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Под ред. Л.И. Ерохина: М.: Инфра-М, 2017,
с.301
31
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» -
выданы средства под отчет на представительские расходы;
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» - списаны представительские расходы по
предъявленным документам.
Таким образом, счет 71 является активно-пассивным. Дебетовое сальдо
данного счета отражает сумму задолженности подотчетного лица (лиц)
предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещенного перерасхода. В
дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» заносятся суммы
возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет суммы на основании
расходных кассовых ордеров, в кредит – суммы, использованные согласно
авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам
неиспользованные суммы.
1.3. Методические аспекты проведения аудита расчетов с подотчётными
лицами
Аудит – это деятельность по проведению проверки финансовой
(бухгалтерской) отчётности и данных учёта и выражение по результатам такой
проверки обоснованного независимого мнения аудитора о достоверности такой
отчётности в форме письменного аудиторского заключения.
Аудиторская проверка проводится аудиторской организацией.
Основной целью аудита расчетов с подотчетными лицами является
проверка соблюдения действующего законодательства, правильности
документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с
подотчетными лицами.
Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:
− проведение проверки документального подтверждения расчетных
операций;
32
− осуществление контроля документов с использованием методов
пересчета, экономического анализа и др.;
− проведение проверки аналитического учета по каждой сумме, выданной
подотчетному лицу в подотчет;
− проведение проверки синтетического учета в соответствии с рабочим
планом счетов;
− осуществление сверки оборотов и сальдо по счетам в регистрах
синтетического учета, главной книги и бухгалтерском балансе
1
.
Сегодня практика аудиторских проверок свидетельствует, что из всех
проверяемых участков бухгалтерского учета наибольшее число ошибок и
нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Поэтому
аудиторы говорят, что данный участок учета обладает повышенным риском.
Аудиторские доказательства базируются на следующей информационной
базе предприятия:
1. учетные документы, которые отражают совершение хозяйственных
операций:
− авансовые отчеты, которые предоставляются подотчетными лицами об
израсходованных подотчетных суммах с приложением подтверждающих
произведенных документов расходов. Нумерация подтверждающих документов
осуществляется подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Бухгалтер
предприятия осуществляет проверку авансовых отчетов на правильность их
оформления и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые
отчеты утверждает руководитель предприятия;
− журнал регистрации авансовых отчетов;
− приказ о направлении сотрудника в командировку, который используется
с целью оформления и учета направления сотрудников предприятия в
командировку. Заполняет сотрудник кадровой службы на основании
1
Федеральный закон РФ от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (с изм.и доп.) // Доступ из
справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
33
служебного задания и подписывает руководитель предприятия или
уполномоченное им на это лицо. В данном приказе указываются такие
атрибуты: фамилия и инициалы, должность (профессия), структурное
подразделение, а также цель, место и время командировки. В некоторых
случаях указываются источники оплаты сумм командировочных расходов,
иные условия направления в служебную командировку и др.;
− служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении. Служебное задание подписывается начальником структурного
подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, утверждается
руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом, и передается в
кадровую службу с целью издания приказа о направлении в командировку.
Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о
проделанной работе за время командировки, который согласовывается с
начальником структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию
предприятия вместе с авансовым отчетом;
− список сотрудников, которым разрешено получение наличных денежных
средств из кассы предприятия;
− главная книга представляет собой книгу, в которой собраны все
синтетические счета предприятия. В данную книгу переносятся все записи из
журналов-ордеров и вспомогательных книг;
− приказы об утверждении смет представительских расходов;
− сметы представительских расходов;
− журнал-ордер представляет собой учетный регистр подотчетных сумм и
лиц;
− бухгалтерская отчетность
1
;
1
Андреева О. М. Элементы метода современного бухгалтерского учета: Баланс и балансовое обобщение //
Журнал «Бухгалтерский учет» № 10, 2016, с.25-28.
34
Прочая документация, подтверждающая законность совершения расчетов
с подотчетными лицами: приказы руководителя предприятия, письма,
соглашения, трудовые договоры и др.
1
Обязательный аудит проводится в случаях:
1) если организация имеет организационно-правовую форму
акционерного общества; (в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 403-ФЗ)
2) если ценные бумаги организации допущены к организованным
торгам; (в ред. Федеральных законов от 21.11.2011 N 327-ФЗ, от 01.12.2014 N
403-ФЗ)
3) если организация является кредитной организацией, (в ред.
Федерального закона от 21.11.2011 N 327-ФЗ);
4) если объем выручки от продажи продукции за предшествовавший
отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов
бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному
года превышает 60 миллионов рублей;
5) если организация представляет и (или) раскрывает годовую сводную
(консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность; (в ред.
Федерального закона от 03.07.2016 N 262-ФЗ)
6) в иных случаях, установленных федеральными законами, (часть 1 в
ред. Федерального закона от 28.12.2010 N 400-ФЗ)
2
Если предприятие не подлежит обязательному аудиту, то оно вправе
проводить инициативный аудит, в случаях: необходимость в проверке
деятельности финдиректора, главного бухгалтера и всей бухгалтерии;
комплексная проверка работы всех органов управления; требование партнеров
по бизнесу, инвесторов, кредитных организаций, государственных органов;
замена главного бухгалтера и передача соответствующей документации;
реорганизация бизнеса или подготовка к купле-продаже компании; грядущая
1
Дмитриева И.М. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / И.М. Дмитриева: М.: Юрайт, 2016, с.65
2
Интернет-ресурс информационно-правового портала Консультант Плюс [Электронный ресурс]. Режим
доступа: http://www.consultant.ru