55
• приказ директора от 06.12.2018 года № 45 о направлении сотрудника в
служебную командировку продолжительностью 7 дней, с 07.12.2018 года по
13.12.2018 года в город Екатеринбург, с размером суточных в сумме 700 руб. в
день (Приложение 5);
• смета командировочных расходов (расходы на приобретение
железнодорожных билетов – 5 800 руб. х 2 = 11 600 руб.; расходы по найму
номера в гостинице «Турист» - 5 суток х 3 000 руб. = 15 000 руб.; суточные – 7
суток х 700 руб. = 4 900 руб.; Итого – 31 500 руб., в т.ч. НДС на услуги – 1 769,5
+ 2 288,1 = 4 057,6 руб.);
• приказ о командировке сотрудника от 05.12.2018 года № 43, подписанное
директором ООО Центр развития «Золотой ключик» и заверенное печатью
(Приложение 6).
Перед убытием в командировку сотрудник ООО Центр развития
«Золотой ключик». 06.12.2018 года был зарегистрирован в Журнале учета
сотрудников, которые выбывают в командировку. По прибытию из
командировки сотрудником предприятия 14.12.2087 года был сдан в
бухгалтерию предприятия авансовый отчет № 44 Потапова А.В. об
израсходованных денежных средствах. К авансовому отчету были приложены
следующие подтверждающие расходы документы:
− железнодорожные билеты Сургут-Екатеринбург и Екатеринбург-Сургут
на общую сумму 9 600 руб., в т. ч. НДС – 1 464,4 руб.;
− счет № 6523745 от 07.12.2017 года гостиницы «Турист» за 5 суток
проживания на общую сумму 12 500 руб., в т. ч. НДС – 1 906,8 руб.;
− приказ о командировке сотрудника Потапова А.В. с отметкой в ООО
«Плюс Сервис» город Екатеринбург.
Отразим представленные события в виде операций по расчетам с
подотчетными лицами, полученные проводки представим в таблице 2.
56
Таблица 2
Операции с подотчетным лицом ООО Центр развития «Золотой
ключик» Потаповым А.В.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Командированному сотруднику Потапову
А.В. выданы в подотчет из кассы
предприятия денежные средства на
командировочные расходы (расходный
кассовый ордер от 06.12.2018 № 95)
71
50
31 500
2. Отражены расходы по найму жилого
помещения, суточные, билеты на проезд и
др. (авансовый отчет от 14.12.2018 года №
44)
44
71
23 628,8
3. Начислен НДС на услуги
19
71
3 371,2
4. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная сумма
(приходный кассовый ордер от 14.12.2018
№ 91)
50
71
4 500
5. Представлен НДС к возмещению
68/2
19
3 371,2
Далее рассмотрим пример осуществления хозяйственных расходов и
расходов на приобретение товарно-материальных ценностей. Иногда
сотрудникам ООО Центр развития «Золотой ключик» требуются наличные
денежные средства для приобретения канцелярских товаров и иных
материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов,
выполненных работ или оказанных услуг.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам предприятия ООО
Центр развития «Золотой ключик» посредством кассы или расчетного счета
производится в следующих случаях: в подотчет на осуществление
хозяйственных и операционных расходов; в порядке возмещения
произведенных работником организации посредством личных средств расходов
на нужды предприятия (по решению директора организации).
Например, рассмотрим пример отражения в учете расчетов с
подотчетными лицами в случае приобретения товарно-материальных ценностей
для хозяйственных нужд ООО Центр развития «Золотой ключик».
Методист ООО Центр развития «Золотой ключик» Андреева Мария
Ивановна (табельный № 5) по распоряжению директора организации получила
57
в подотчет аванс по расходному кассовому ордеру от 22.11.2018 года № 83 в
сумме 1 800 руб. на приобретение инвентаря и канцелярских принадлежностей
для офиса организации. Денежные средства выданы на срок – 4 дня.
Задолженность по ранее выданным в подотчет суммам сотрудница Андреева
М.И. на 22.11.2018 года не имеет.
Андреевой М.И. в бухгалтерию организации был предоставлен
авансовый отчет о потраченных средствах от 25.11.2018 года № 38
(Приложение 7). К авансовому отчету приложены следующие подтверждающие
расходы документы:
− чек онлайн кассы на приобретение бумаги для печати формата А4 500 л в
пачке на сумму 350 руб.;
− чек онлайн кассы на приобретение калькуляторов «Citizen» по цене 690
руб. х 2 единицы на общую сумму 1 380 руб.
Таким образом, общая сумма авансового отчета составила 1 730 руб.
Авансовый отчет был принят бухгалтером ООО Центр развития «Золотой
ключик», правильность оформления подтверждено главным бухгалтером и
утвержден директором 25.11.2018 года. Остаток денежных средств, выданных
подотчет, был внесен Андреевой М.И. в кассу организации по приходному
кассовому ордеру от 25.11.2018 № 86.
Поэтому далее представим операции, совершенные в учете в ходе
осуществления покупки товарно-материальных ценностей для хозяйственных
нужд (таблица 3).
Из всего сказанного можно сделать вывод, что учет расчетов с
подотчетными лицами в ООО Центр развития «Золотой ключик» ведется с
использованием активно-пассивного счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами».
Денежные средства выдаются в подотчёт материально ответственным
лицам на командировки и хозяйственные нужды.
58
Таблица 3
Расчеты с подотчетным лицом ООО Центр развития «Золотой
ключик» на хозяйственные нужды
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Сотруднику Андреевой М.И. выданы в
подотчет из кассы предприятия денежные
средства на хозяйственные нужды
(расходный кассовый ордер от 22.11.2018
№ 83)
71
50
1 800
2. Приобретена бумага для печати (чек
онлайн кассы от 24.11.2018 года №
3779344)
10
71
350
3. Приобретены калькуляторы (чек онлайн
кассы от 24.11.2018 № 3684526)
10
71
1 380
4. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная сумма
(приходный кассовый ордер от 25.11.2018
№ 86)
50
71
70
Документальным основанием данных операций служат приказ
директора о выдаче денежных средств, служебное задание, приказ о
направлении в командировку. Подтверждением расходования денежных
средств является авансовый отчет с приложенными подтверждающими
документами.
2.3.
законов
Порядок
смысле
проведения
полного
аудита
знание
расчетов с
знание
подотчетными
пример
лицами
ООО Центр развития «Золотой ключик» не подлежит обязательному
аудиту, поэтому предприятием в 2019 г. за 2018 год был проведен
инициативный аудит расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим процесс
проведения аудиторской проверки и ее результаты.
Изначально были составлены план и программа аудита, проведена
предварительная оценка системы внутреннего контроля в обществе.
Ответственным за внутренний контроль является главный бухгалтер общества.
Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в
исследуемой компании за 2018 гг. была проведена на основании следующего
вопросника.
59
Вопрос № 1. Имеется ли в компании утвержденный генеральным
директором список лиц, которым разрешено выдавать денежные средства на
хозяйственные нужды.
В ООО Центр развития «Золотой ключик» наличные денежные средства
обычно выдаются в подотчет из кассы организации следующим сотрудникам:
заместителям директора, заведующей детским садом и бухгалтерам, но
утвержденного приказом директора списка подотчетных лиц нет.
Наличные денежные средства выдаются на командировочные расходы, а
также хозяйственные нужды. Сотрудники ООО Центр развития «Золотой
ключик» направляются в командировки с целью повышения квалификации.
Сотрудники бухгалтерии компании получают наличные денежные
средства в подотчет с целью приобретения канцелярских принадлежностей и
бланочной продукции. Перечень сотрудников, которым разрешено выдавать
денежные средства подотчет, утвержден приказом директора.
Вопрос № 2. Выдаются ли в организации денежные средства в подотчет
лицам, которые не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам.
Результат проверки журнала-ордера № 7 показал, что было выявлено
несколько нарушений, которые связаны с выдачей новых подотчетных сумм
лицам, не отчитавшимся по ранее выданным авансам.
Вопрос № 3. Осуществляется ли оформление письменных распоряжений
директора предприятия по направлению сотрудников в служебные
командировки. Результатом проведения данной процедуры стало заключение о
наличии не всех требуемых приказов о направлении сотрудников в служебную
командировку.
Вопрос № 4. Подвергаются ли обложению НДФЛ суточные сверх
установленных законодательством норм, возмещаемые по решению
генерального директора предприятия.
Размер суточных в обществе определяется приказом генерального
директора, который устанавливает следующую величину таких норм: для
командировок по территории Российской Федерации предельный размер
60
суточных необлагаемых налогом установлен в размере 700 руб., для
загранкомандировок – 2 100 руб., что не противодействует действующему
законодательству. В анализируемом периоде нарушений не выявлено..
Вопрос № 5. Организован ли на предприятии аналитический учет
командировочных расходов в пределах норм и сверх норм с целью
налогообложения НДФЛ
1
.
В ООО Центр развития «Золотой ключик» аналитический учет
командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм,
установленных приказом, осуществляются за собственный счет сотрудника, что
оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.
Вопрос № 6. Имеются ли в организации, утвержденные директором,
сметы на представительские расходы. В анализируемом периоде ООО Центр
развития «Золотой ключик» не выдавало средства в подотчет на
представительские расходы.
Таким образом, вышеприведенный вопросник позволил сделать
следующие выводы:
− внутренний контроль над целевым использованием денежных средств из
кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам;
− оформление приказов о направлении сотрудников в служебную
командировку осуществляется;
− не всегда исполняются требования о том, что не отчитавшимся
подотчетным лицам за ранее полученные денежные средства новые авансы не
выдаются.
Сбор аудиторских доказательств, которые подтверждают правильность
расчетных операций ООО Центр развития «Золотой ключик», производится в
соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности».
Аудиторская проверка.
1
Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: М.: Финансы и статистика, 2017, с.191
61
Общий план аудита по расчетам с подотчетными лицами и программа в
ООО Центр развития «Золотой ключик» представлены в таблице 4.
Таблица 4
Общий план аудиторской проверки по расчетам с подотчетными
лицами ООО Центр развития «Золотой ключик»
1. Аудируемая организация
ООО Центр развития «Золотой
ключик»
2. Период аудиторской проверки
с 09.01.2019 по 19.01.2019
3. Количество человеко-дней
20
6. Планируемый аудиторский риск
1,6%
7. Планируемый уровень существенности, руб.
12 560
На основе Общего плана составлена Программа аудита (таблица 5)
Таблица 5
Программа аудиторской проверки ООО Центр развития «Золотой
ключик»
Виды работ
Период проведения
1. Аудит первичной документации
с 09.01. по 12.01.2019
2. Аудит порядка оплаты расходов по
командировкам
с 13.01. по 15.01.2019
3. Аудит бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
с 16.01. по 19.01.2019
Предложенная Программа аудита расчетов с подотчетными лицами в
обществе включает в себя следующие этапы:
I этап. На данном этапе осуществляется проверка правильности
оформления первичных учетных документов. Здесь требуется обратить
внимание на оформление подтверждающих документов (наличие на чеках
реквизитов и др.). Следующим пунктом на данном этапе является
II этап. Далее осуществляется проверка правильности учета норм
(пределы норм) на командировки. В ходе проверки соблюдения налогового
законодательства аудитор определяет: правильность ведения учета для целей
налогообложения расходов на командировку; соблюдение норм расходов по
найму жилья и суточным; правильность обложения налогом суточных сверх
установленных норм; правильность выделения и обоснованность возмещения
НДС.
III этап. Аудит бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
62
Осуществляется проверка правильности проведения инвентаризации
расчетов с подотчетными лицами. Далее проводится проверка соответствия
записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра
по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Устанавливается факт выдачи
денежных средств в подотчет при наличии остатка неизрасходованного
предыдущего аванса. Проверяется своевременность возврата
неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и
операционно-хозяйственные расходы. Проверяется правильность отнесения на
себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и
оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных
ценностей. Осуществляется проверка правильности отражения в учете
приобретения материальных ценностей. Проверяется обоснованность
предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям,
оплачиваемым работам и услугам
1
.
В ходе аудиторской проверки выявлено, что в ООО Центр развития
«Золотой ключик» список подотчетных лиц отсутствует, не заключены
договоры о материальной ответственности. Поэтому выдача наличных
денежных средств в организации может производиться любому из сотрудников
ООО Центр развития «Золотой ключик». Денежные средства выдаются
подотчетному лицу на командировочные расходы только на основании приказа
генерального директора ООО Центр развития «Золотой ключик».
Аудит правильности оформления первичных документов по расчетам с
подотчетными лицами в ООО Центр развития «Золотой ключик» –
правильности составления приказов о направлении сотрудников в
командировку, служебных заданий, смет командировочных расходов и других
документов – грубых нарушений не выявил. Однако все же нарушения
присутствуют. Направление сотрудников ООО Центр развития «Золотой
ключик» в командировки не оформляется установленной формой приказа
1
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебник. – 4-е изд., перераб.и доп.: М.: Инфра-М, 2016, с.514
63
(распоряжения) – иными словами форма № Т-9 и № Т-9а для составления
приказа (распоряжения) не используется.
При заполнении некоторых авансовых отчетов не заполнены все
реквизиты:
− на некоторых авансовых отчетах отсутствует дата их утверждения;
− на авансовом отчете № 14 от 23.05.2019 года отсутствует расшифровка
подписи главного бухгалтера;
− на авансовом отчете № 42 от 12.10.2019 года не заполнено поле
назначения авансовой суммы;
Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами, в части
бухгалтерских проводок, в данной организации также не выявила грубых
нарушений. Но в ходе сопоставления аналитических позиций в журнале-ордере
№ 7 со списочным составом сотрудников ООО Центр развития «Золотой
ключик» были выявлены уволившиеся работники, с которыми по сей день, не
произведен окончательный расчет по подотчетным суммам. Реестр
уволившихся сотрудников, с которыми не произведен окончательный расчет,
по подотчетным суммам представлен в таблице 6.
Компании ООО Центр развития «Золотой ключик» следовало возместить
сумму перерасхода при увольнении сотрудника.
Таблица 6
Реестр уволившихся сотрудников, с которыми не произведен
окончательный расчет по подотчетным суммам
Ф.И.О.
Дата возникновения
задолженности
Сумма задолженности
Подотчетных
лиц перед
организацией
(Дт)
Организации
перед
подотчетными
лицами (Кт)
Пылаева А.С.
12.04.2019
-
26,50
Кукушкина С.А.
22.06.2019
-
487,00
Чернова А.В.
07.08.2019
-
230,00
Широков Д.А.
21.11.2019
-
83,45
Таранов Е.А.
27.03.2019
-
612,00
64
А вот аудит порядка оплаты расходов по командировкам выявил одно из
грубых нарушений. В ходе аудита авансовых отчетов и подтверждающих
расходы документов среди документов, которые используются при учете
расчетов с подотчетными лицами (приходный кассовый ордер, расходный
кассовый ордер, платежная ведомость, авансовые отчеты, и прочая
документация) были выявлены следующие нарушения:
Как известно, направляя сотрудника в служебную командировку,
работодатель обязан возместить ему следующие расходы: расходы на проезд к
месту командирования и обратно, расходы по найму жилья, дополнительные
расходы, которые связаны с проживанием вне места своего постоянного
жительства (суточные), другие расходы, которые были проведены сотрудником
с разрешения или ведома работодателя.
Характерным нарушением в обществе при возмещении сотруднику
расходов на проезд является компенсация расходов, неподлежащих согласно
законодательству возмещению, либо подлежащих, но не в том размере, в
котором фактически были произведены.
Например, при приобретении проездных документов, в частности на
железнодорожный транспорт, сотрудником ООО Центр развития «Золотой
ключик» вместе с проездным документом нередко приобретался и полис
добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы не
подлежат возмещению. Направленному в служебную командировку
сотруднику могут возмещаться расходы по страховым платежам лишь по
обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте,
которые входят в стоимость проездного документа. При возмещении расходов
на проезд сотрудников к месту командировки и обратно должны учитываться
нормы возмещения расходов на проезд.
Также выявлено нарушение: подотчетным лицом в трехдневный срок
должен быть предоставлен авансовый отчет об израсходованных суммах. При
утверждении некоторых авансовых отчетов сроки нарушены.