36
- представительские расходы;
- различные пошлины и другие платежи в пользу бюджета;
- прочие расходы организации, которые осуществляются наличными
деньгами.
Все перечисленные операции сопровождаются выдачей денежных
средств персоналу организации под его ответственность (под отчет) для осу-
ществления конкретных действий по поручению организации. Выдержанные
таким образом денежные средства признаются подотчетными суммами. А
работники, получившие подотчетные суммы, называются подотчетными ли-
цами.
Как правило, порядок выдачи наличных денежных средств персоналу
закрепляется в учетной политике (например, в виде приложения к учетной
политике). При этом должны быть установлены:
перечень должностей и фамилий работников, которые имеют
право на полученными под отчет наличными денежными средствами. Обыч-
но в список таких работников включаются водители, кладовщики, секретари,
командированные сотрудники и другие материально ответственные лица;
период времени, на который могут быть выданы подотчетные
суммы. При этом может быть установлен как единый срок для всех подот-
четных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц;
предельный размер подотчетных сумм (этот размер может быть
установлен единым для всех подотчетных лиц, а также индивидуально для
каждого материально ответственного лица);
цели, на которые выдаются подотчетные суммы;
порядок и сроки представления авансовых отчетов;
ограничение на выдачу наличных денежных средств работнику
если предыдущие выданные авансы закрыты не полностью;
ограничение на передачу подотчетных сумм от одного работника
37
другому.
Если подотчетное лицо осуществляет расчеты с юридическими лица-
ми, то нужно учитывать ограничения на платежи наличными между юриди-
ческими лицами.
Работники, которые получили наличные денежные средства под от-
чет, обязаны в срок не позже трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию
компании авансовый отчет с подтверждающими документами и полностью
отчитаться по этим денежным средствам. Неиспользованные остатки денеж-
ных средств возвращаются в кассу организации. А суммы перерасхода полу-
чают по расходному ордеру.
В случае направления работника организации в командировку, ему
выдаются денежные средства под отчет, предназначенные для оплаты расхо-
дов по проезду до места назначения, расходов по найму жилого помещения, а
также прочих расходов, которые могут быть связаны с проживанием в месте
командировки (так называемые суточные).
Работникам возмещаются:
- расходы на проезд;
- оплата найма жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы, осуществленные с разрешения руководителя органи-
зации, которая направила работника в командировку.
Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры воз-
мещения расходов, связанных со служебными командировками, определяют-
ся на основании коллективного договора либо другими локальным норма-
тивным актом организации. Суточные денежные средства возмещаются ра-
ботнику организации за каждый день его нахождения в командировке, в том
числе включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни пре-
бывания в пути.
38
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на
примере учреждения
2.1. Финансово-экономическая характеристика учреждения
Муниципальное казенное учреждение «Центр обслуживания учре-
ждений культуры» (далее - Учреждение) создано в соответствии с Граж-
данским кодексом Российской Федерации, иными нормативными правовыми
актами, распоряжением Главы Ромненского района от 23.11.2011года за №
625 О создании муниципального казенного учреждения.
Официальное наименование Учреждения: полное: Муниципальное
казенное учреждение «Центр обслуживания учреждений культуры»
сокращенное: МКУ «ЦОУК»
Организационно-правовая форма: казенное учреждение
Учреждение находится в ведомственном подчинении (подотчетно
и подконтрольно) администрации Ромненского района, функции и полномо-
чия которого осуществляет Отдел культуры администрации Ромненского
района (далее - Отраслевой орган).
Собственником имущества Учреждения является администрация
Ромненского района от имени которого соответствующие полномочия
осуществляет отдел муниципальной собственности администрации Ром-
ненского района (далее - Уполномоченный орган).
Место нахождения Учреждения: 676620 улица Гагарина, дом 30
Ромненского района Амурской области Почтовый адрес Учреждения: 676620
улица Гагарина, дом 30, Ромненского района, Амурской области.
Учреждение юридическое лицо, имеет бюджетную смету, самостоя-
тельный баланс (Приложение 1), лицевые счета, открытые в Финансовом)
отделе администрации Ромненского района. Учреждение ведёт свою дея-
39
тельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федераль-
ными законами, федеральными законами, областными законами, правовыми
актами Законодательного Собрания Амурской области, Правительства Амур-
ской области, губернатора Амурской области, нормативно правовыми актами
Ромненского района, принятыми в рамках их прав, а также настоящим Уста-
вом.
Учреждение создано для достижения следующих целей ведение на
договорной основе бухгалтерского учета, обслуживаемых муниципальных
учреждений культуры, подведомственных Отраслевому органу. Структура
обслуживаемых муниципальных учреждений культуры предоставлена на
рис. 4
Рис. 4 Структура обслуживаемых муниципальных учреждений
культуры
Учреждение осуществляет следующие виды деятельности -
деятельность в области бухгалтерского учета.
Основной деятельностью Учреждения признается деятельность, непо-
средственно направленная на достижение указанных целей.
Отдел культуры администрации
Ромненского района
Муниципальное казённое учреждение
«Центр обслуживания учреждений
культуры»
Отдел
культуры
админи-
страции
Ромнен-
ского
района
МБУК
«Межпосе-
ленческая
центральная
библиотека
Ромненского
района»
МБУК Ром-
ненская дет-
ская музы-
кальная
школа до-
полнитель-
ного образо-
вания «МЕ-
ДИАНТА»
МБУК
«Район-
ный Дом
культу-
ры»
МБУК «Ром-
ненский ис-
торико-
краеведче-
ский музей»
40
Учреждение хранит и использует в установленном порядке докумен-
ты управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и другие,
а также несет ответственность, установленную законодательством, за со-
хранность документов. Обеспечивает передачу в установленном порядке на
государственное хранение в соответствующий архив документов, имеющих
научно-историческое значение.
Структура учреждения.
Учреждение имеет структурные подразделения;
- централизованная бухгалтерия;
- группа по хозяйственному обслуживанию.
Учреждение возглавляет директор (далее - Руководитель), назначае-
мый на должность и освобождаемый от должности начальником Отрас-
левого органа.
Права и обязанности Руководителя, а также основания для расторже-
ния трудовых отношений с ним устанавливаются действующим законода-
тельством, настоящим Уставом и заключенным с Руководителем трудовым
договором.
Трудовой договор с Руководителем заключается со стороны работо-
дателя Отраслевым органом.
В непосредственном подчинении у Директора (исполняющего функ-
ции экономиста), главного бухгалтера находятся:
Заместитель главного бухгалтера - 1;
Бухгалтер материального стола - 1;
Бухгалтер расчётного стола- .1
Бухгалтер -1
Комендант - 3
Водитель – 1
Уборщицы подведомственных отделу культуры учреждений - 24
Должностные обязанности работников МКУ «ЦОУК».
41
Экономист относится к категории специалистов. На должность эко-
номиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономиче-
ское) образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее
профессиональное (экономическое) образование, и стаж работы в должности
экономиста 1 категории не менее 3 лет или в других должностях, замещае-
мых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5
лет.
Назначение на должность экономиста и освобождение от нее произ-
водится директором казенного учреждения.
Функции Учреждения:
самостоятельно формирует учетную политику в соответствии с зако-
нодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете;
ведет на договорной основе бухгалтерский (бюджетный, автоном-
ный, казенный) учет обслуживаемых учреждений в соответствии с требова-
ниями действующего
законодательства и принятой учетной политикой
Учреждения;
организует работу по открытию счетов обслуживаемых учреждений;
производит расчеты с работниками обслуживаемых учреждений по оплате
труда, начислению и уплате страховых взносов в установленном порядке; ве-
дет расчеты с подотчетными лицами, осуществляет контроль над расходова-
нием денежных средств, в соответствии с действующим законодательством и
утвержденной учетной политикой Учреждения;
обеспечивает достоверный учет материальных ценностей и денежных
средств. осуществляет учет, хранение и расходование наличных денежных
средств, находящихся в кассе Учреждения, в соответствии с установленным
порядком ведения кассовых операций.
ведет учет, обеспечивает хранение денежных документов, бланков
строгой отчетности в соответствии с инструкцией по бюджетному учету и
утвержденной учетной политикой Учреждения;
42
участвует в проведении инвентаризации имущества и обязательств,
находящихся в обслуживаемых учреждениях в соответствии с действующим
законодательством. Своевременно и правильно определяет результаты ин-
вентаризации и отражает их в учете;
проводит инструктаж материально ответственных лиц по вопросам
учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
составляет и представляет иную установленную действующим зако-
нодательством отчетность в органы статистики, налоговые и иные органы;
Учреждение обязано:
осуществлять деятельность в соответствии с действующим законода-
тельством и Уставом;
обеспечивать безопасные условия труда, осуществление мер соци-
альной защиты работников и нести ответственность в установленном законо-
дательством порядке за ущерб, причиненный работникам;
представлять достоверную информацию о своей деятельности Отрас-
левому органу, Уполномоченному органу, а также другим органам, уполно-
моченным на осуществление контроля и надзора в соответствии с федераль-
ным и областным законодательством, нормативно правовыми актами Ром-
ненского района;
осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов финан-
сово-хозяйственной и иной разрешенной настоящим Уставом деятельности,
вести статистическую отчетность в порядке и сроки, установленные феде-
ральным и областным законодательством, нормативно правовыми актами
Ромненского района;
Казенное учреждение лишено права самостоятельно распоряжаться
денежными средствами, полученными от осуществления приносящей доход
деятельности. В казенном учреждении предусмотрена казначейская система
исполнения бюджета. В ходе его финансирования систематически осуществ-
ляется строгий контроль за оптимальным и экономным расходованием выде-
43
ленных бюджетных ассигнований в отличие от коммерческих структур, для
финансов которых характерен принцип. Для казенных учреждений основной
метод ведения хозяйства – сметное финансирование. Казенные учреждения
расходуют государственные средства только по целевому назначению со-
гласно установленной Бюджетной смете, что предполагает строгое соблюде-
ние финансовой дисциплины. Таким образом, основой финансового плани-
рования является Бюджетная смета. Это важнейший финансовый документ
казенного учреждения, представляющий собой определенную структуру рас-
ходов, осуществляемых им. Анализ исполнения сметы проводится на осно-
вании следующих документов: − бюджетная смета; − отчет об исполнении
бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных
средств, главного администратора, администратора источников финансиро-
вания дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов
бюджета (ф. 0503127); − баланс главного распорядителя, распорядителя, по-
лучателя бюджетных средств, главного администратора, администратора ис-
точников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, ад-
министратора доходов бюджета (ф. 0503130); − данные казенных учрежде-
ний по учету кассовых и фактических расходов, отраженные на счетах бух-
галтерского учета; − выписка с лицевого счета учреждения, платежные пору-
чения. С помощью экономического анализа, можно вскрыть причины пере-
расхода или недоиспользование средств, утвержденных в смете бюджетной
организации. Для анализа целесообразного использования и недоиспользова-
ния бюджетных средств Ромненского района нам потребуются отчётные до-
кументы МКУ «ЦОУК» за 2017 и 2018 года. А именно Баланс учреждения
(Приложение 1), бюджетная смета, финансовая отчётность. Проведём анализ
финансово-экономической характеристики казённого учреждения на основа-
нии бюджетных смет в таблице 5.
44
Таблица 5
Анализ расходов МКУ «ЦОУК» по отношению 2018 г. к 2017 г.
Наименование
расходов
2017 год,
руб.
2018 год,
руб.
Изменения
Темп приро-
ста, %
Всего:
5642437
9234000
3591563
63,65
Зарплата
3760800
6091800
2331000
61,98
Прочие выпла-
ты
4100
2000
-2100
-50
Начисление на
выплаты по
зарплате
1134300
1839400
705100
62,16
Услуги связи
82600
91100
8500
10,29
Транспортные
услуги
0
0
0
0
Коммунальные
услуги
310636
325200
35864
4,69
Работы, услуги
по содержанию
имущества
185000
346500
161500
87,3
Прочие работы,
услуги
45000
164000
119000
264,44
Прочие расходы
0
2000
2000
0
Увеличение
стоимости ос-
новных средств
0
65000
65000
0
Увеличение
стоимости ма-
териальных за-
пасов
120000
285000
165000
137,5
Уплата налога
на имущество
организаций и
земельного
налога
0
5000
5000
0
Уплата прочих
налогов, сборов
и иных обяза-
тельных расхо-
дов
0
5000
5000
0
Уплата иных
расходов
0
7000
7000
0
В 2018 году произошло увеличение расходов по сравнению с преды-
дущим годом на 63,65 %. Увеличение расходов произошло в связи с измене-
нием штатных единиц сотрудников МКУ «ЦОУК».
В том числе:
− заработная плата увеличилась на 61,98 %;
45
− начисления на выплаты по оплате труда увеличились на 62,16 %;
− услуги связи увеличились на 10,29 %;
− стоимость материальных запасов увеличилась на 137,5 %;
− прочие работы, услуги увеличились на 264,44 %;
− работы, услуги по содержанию имущества на 87,3 %;
− коммунальные услуги на 4,69 %.
Уменьшение расходов казенного учреждения в 2018 году произошло
только по прочим выплатам они уменьшились на 50%.
Основным источником доходов учреждения являлись средства бюдже-
та Ромненского района. В 2017 году они составили 5642,437 тыс. руб., а в
2018 году – 9234 тыс. руб. Увеличение расходов произошло в связи значи-
тельным увеличением штатных единиц в МКУ «ЦОУК». Проведём анализ
структуры расходов казённого учреждения в таблице 6.
Таблица 6
Анализ структуры расходов МКУ «ЦОУК»
Наименование
расходов
2017 год
2018 год
Изменения
структуры,
%
тыс.руб.
%
тыс.руб.
%
Всего:
5642,437
100
9234
100
63,65
Заработная пла-
та
3760,8
66,65
6091,8
65,97
-0,68
Прочие выплаты
4,1
0,07
2
0,02
-0,05
Начисление на
выплаты по
оплате труда
1134,3
20,1
1839,4
19,92
0,18
Услуги связи
82,6
1,46
91,1
0,99
-0,47
Транспортные
услуги
-
-
-
-
-
Коммунальные
услуги
310,636
5,51
325,2
3,52
-1,99
Работы, услуги
по содержанию
имущества
185
3,28
346,5
3,75
0,47
Прочие работы,
услуги
45
0,8
164
1,78
0,98
Прочие расходы
-
0
2
0,02
0,02
Увеличение стои-
мости основных
средств
-
0
65
0,7
0,7