25
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций,
утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Счетом,
используемым для отражения информации о расчетах с работниками по
подотчетным суммам, является счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он
дебетуется на выданные под отчет суммы счет 71 в корреспонденции со
счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами
суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
зависимости от характера произведенных расходов.
Полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными
средствами, выданными под отчет, представлена в табл. 2.
Таблица 2
Корреспонденция счетов по отражению операций с денежными
средствами, выданными под отчет
Содержание операции
Корреспондирующие
счета
Дт
Кт
1
2
3
- выданы сотруднику денежные средства под отчет из
кассы
71
50
- оприходовано имущество, приобретенное
подотчетным лицом
08,10,41
71
- списаны расходы подотчетного лица, необходимые
для нужд основного (вспомогательного,
обслуживающего) производства
20, 23, 29
71
- оплачены подотчетными лицами
общепроизводственные (общехозяйственные) расходы
25,26
71
- затраты подотчетного лица непроизводственного
характера учтены в составе прочих расходов
91-2
71
- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц
19
71
- произведен налоговый вычет
68, субсчет
«Расчеты по
НДС»
19
- списан НДС по расходам непроизводственного
характера
91-2
19
- возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму
денежных средств, выданных из кассы
71
50
26
Окончание табл. 2
1
2
3
- оприходованы денежные средства, не
израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу
организации
50
71
- выданы сотруднику наличные денежные средства
(дорожные чеки) для оплаты командировочных
расходов
71
50 (52)
перечислены денежные средства на специальный
карточный счет
55
51, 52
- учтена сумма аванса, выданного сотруднику для
оплаты командировочных расходов
71
55
- списаны расходы по командировке, необходимой для
нужд основного (вспомогательного, обслуживающего)
производства
20, 23, 29
70
- списаны расходы по командировке, необходимой для
управленческих нужд организации
26
71
- списаны расходы по командировке, связанной с
продажей готовой продукции, товаров
44
71
- списаны затраты по командировке, связанной с
покупкой нематериальных активов или основных
средств (материалов, товаров)
08,10,41
71
- списаны расходы по командировке, связанной с
возвратом и транспортировкой бракованной продукции
28
71
- списаны расходы по командировке, связанной с
получением организацией прочих доходов
91-2
71
- учтена сумма НДС по командировочным расходам
19
71
- списан НДС по расходам непроизводственного
характера
91-2
19
- возмещены сотруднику затраты по командировке,
превышающие ранее выданный аванс
71
50
- оприходованы денежные средства, не
израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу
организации
50
71
- отражена сумма невозвращенного аванса
94
71
- удержана сумма неизрасходованного аванса из
зарплаты сотрудника
70
94
- отражена положительная курсовая разница
71
91-1
- отражена отрицательная курсовая разница
91-2
71
Таким образом, в процессе изучения основ синтетического учета
расчетов с подотчетными лицами было установлено, что перечень операций,
сопряженный с данным видом расчетов, с которыми приходится сталкиваться в
хозяйственной деятельности является достаточно обширным и бухгалтеру
необходимо быть предельно внимательным при отражении их в учете и хорошо
27
ориентироваться в корреспонденциях счетов, чтобы не нарушить методологию
учета и искать, в конечном счете, финансовый результат.
1.3 Цель, задачи и общий порядок проведения аудита учета расчетов с
подотчетными лицами
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами выступает составление
обоснованного мнения относительно достоверности и полноты информации о
состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской
(финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней
13
.
Задачами аудита являются
14
:
- проверка документального подтверждения расчетных операций
посредством инспектирования, пересчета, анализа;
- проверка аналитического учета подотчетных операций в разрезе
сотрудников и сумм;
- сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам
расчетов;
- проверка корректности синтетического учета в соответствии с
требованиями нормативно-законодательных актов;
- проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и
кредиторской задолженности;
- проверка правильности проведения инвентаризаций и отражения их
результатов в учете.
Кроме того, аудитору необходимо установить следующее
15
:
- наличие оснований для выдачи денег под отчет;
- правильность выдачи денег на командировку, а также возмещения
суточных, проездных и квартирных расходов в соответствии с нормами
установленными законодательством РФ;
13
Подольский В.И, Савин А. А. Аудит. Учебник (4-е изд.). – М.: Юрайт, 2018.
14
Там же.
15
Подольский В.И, Савин А. А. Аудит. Учебник (4-е изд.). – М.: Юрайт, 2018.
28
- правильность составления авансовых отчетов и своевременность их
представления в бухгалтерию;
- полноту и подлинность приложенных к авансовым отчетам
оправдательных документов и их соответствие нормативным требованиям;
- полноту, своевременность и правильность возврата неизрасходованных
подотчетных сумм;
- правильность отражения в учете списания подотчетных сумм с
подотчетных лиц.
Объектом аудита расчетов с подотчетными лицами являются операции,
которые возникли по суммам денежных средств, выданных работнику на
выполнение операционно-хозяйственных задач и для компенсации расходов на
служебные командировки, при расчетах за отпущенную продукцию на
реализацию, за полученные денежные документы.
Перечень документов, которые подлежат проверке в процессе аудита
расчетов с подотчетными лицами включает следующие
16
:
- нормативные документы организации, регулирующие трудовые
отношения между работодателем и сотрудниками, коллективный договор,
положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего
трудового распорядка;
- авансовый отчет;
- документы, формируемые при направлении сотрудника в
командировку;
- учетные регистры аналитического и синтетического учета,
отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки,
анализы счетов;
- бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам
расчетов;
- список лиц, которым разрешена выдача подотчетных сумм;
- сметы представительских расходов и приказы об их утверждении;
16
Варпаева И. А. Документационное обеспечение учета расчетов с подотчетными лицами / И. А. Варпаева // Бухгалтерский учет. – 2013. –
№ 24. – С. 4.
29
- документы, подтверждающие произведенные расходы;
- прочие документы, отражающие законность совершения расчетов.
Методами сбора аудиторских доказательств при проведении проверки
расчетов с подотчетными лицами являются
17
:
- наблюдение или участие в инвентаризации;
- наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских
операций;
- устный опрос;
- получение письменных подтверждений;
- проверка документов, полученных организацией от третьих лиц;
- проверка документов, подготовленных на предприятии;
- проверка арифметических расчетов.
Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитору
целесообразно установить квалификацию бухгалтеров, ведущих учет расчетов с
подотчетными лицами в организации. Далее следует убедиться в наличии
утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц.
Следующим этапом проверки является сверка остатков по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» с данными главной книги на первое число
последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии
расхождений следует выявить их причины.
При проверке аудитор должен обратить внимание на такие операции как
расчеты с подотчетными лицами – водителями за выданные им суммы на ГСМ,
техническое обслуживание и ремонт, приобретение запасных частей. Эти
суммы, часто без всяких оправдательных документов, списываются на
себестоимость.
Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от
реализации продукции через подотчетных лиц. Выручку часто отражают по
кредиту счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета
90 «Продажи».
17
Парушина Н.Б., Кыштымова Е.С. Аудит. Основы аудита, технология и методика проведения аудиторских проверок. – Учебное пособие.
– М.: Инфра-М, Форум, 2015.
30
Очень часто работникам организации выдают под отчет денежные
средства на приобретение или возмещение или возмещение стоимости
проездным билетов для проезда в городском или пригородном транспорте,
причем эти суммы списываются на себестоимость. При выявлении таких
факторов аудитор должен помнить, что организация вправе компенсировать
своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет
других собственных источников
18
.
Необходимо обратить внимание на правильность отнесения
представительских расходов через подотчетных лиц на издержки организации.
Обоснованность этих расходов должна быть подтверждена наличием
оправдательных документов, перечень которых был обозначен нами в
предыдущем разделе выпускной квалификационной работы при рассмотрении
порядка бухгалтерского учета данного вида расходов.
Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанные с
загранкомандировками, аудитор должен знать, что суточные за время
командировки выплачиваются: при проезде по территории РФ – в рублях по
нормам, установленным действующим законодательством; при проезде и за
время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по
нормам, утвержденным для работников, выезжающих во время командировки
из РФ за границу. Со дня пересечения границы при выезде суточные
начисляются в инвалюте, а при возвращении обратно – со дня пересечения
границы России – в рублях. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами
ведется одновременно в валюте расчетов и в рублях. Здесь необходимо
установить правильность: учета расчетов; возмещения работнику ущерба, когда
работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилым
помещением; расчета и учета курсовых разниц на день представления
подотчетным лицом авансового отчета
19
.
18
Подольский В.И, Савин А. А. Аудит. Учебник (4-е изд.). – М.: Юрайт, 2018. -592 с.
19
Полисюк, Г. Б. Аудит. Технология проверки / Г.Б. Полисюк, Г.И. Сухачева. - М.: Академический Проект, Трикста, 2016.
31
При проверке правильности корреспонденции счета по данному объекту
контроля необходимо обратить внимание на сторнирование и другие
исправительные записи, за которыми скрываются факты нарушений и
злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 сверяют: по
счетам 25 и 26 – с данными лицевых счетов (производственных отчетов) по
общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 – с
данными раздела дебетовых оборотов, по другим счетам – с данными
соответствующих листов-расшифровок по дебету счетов. Аналогично
проверяются дебетовые обороты
20
.
Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ
ошибок, выявленных в ходе аудита. Ошибки, обнаруженные в процессе аудита
по данной процедуре, могут оказывать влияние
21
:
- на правильность определения себестоимости продукции (товаров,
работ, услуг);
- на правильность определения финансовых результатов;
- на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
- на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических
лиц.
Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой
(бухгалтерской) отчетности. Необходимо проанализировать обнаруженные
ошибки и нарушения с учетом уровня существенности. Существенность
ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки
аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности,
установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор
руководствуется собственным практическим опытом и знаниями.
При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо
определить степень их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой)
отчетности.
20
Подольский В.И, Савин А. А. Аудит. Учебник (4-е изд.). – М.: Юрайт, 2018.
21
Полисюк, Г. Б. Аудит. Технология проверки / Г.Б. Полисюк, Г.И. Сухачева. - М.: Академический Проект, Трикста, 2016.
32
ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В МУП «СЕВЕРЯНИН»
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия
Муниципальное унитарное предприятие «Северянин» МО Дорогорское
Мезенского района Архангельской области создано в соответствии с
Федеральным законом «О государственных и муниципальных предприятиях» и
Гражданским Кодексом РФ.
Организация зарегистрирована 06 ноября 2013 года, ОГРН
1132932002774, ИНН 2917125967. Предприятие является многоотраслевым
муниципальным унитарным предприятием.
Юридический адрес: 164756, Архангельская область, Мезенский район,
с. Дорогорское, ул. Советская, д 52 А
Целями создания предприятия являются выполнения работ,
производство продукции, оказание услуг в целях удовлетворения
общественных потребностей и получение прибыли. Для достижения указанных
целей предприятие осуществляет следующие основные виды деятельности:
- деятельность по чистке и уборке прочая, не включенная в другие
группировки (основной вид);
- распределение воды для питьевых и промышленных нужд;
- деятельность автобусного транспорта по регулярным внутригородским
и пригородным пассажирским перевозкам;
- лесозаготовки;
- иные виды работ, не запрещенные законодательством РФ.
Организационная структура управления представлена на рисунке 1.
33
Рисунок 1 - Организационная структура управления МУП
«Северянин»
Бухгалтерия предприятия возглавляется главным бухгалтером, в
подчинении которого находится бухгалтер-кассир.
Проведем анализ платежеспособности и финансовой устойчивости МУП
«Северянин», а также результатов его деятельности на основании
бухгалтерской отчетности за 2018 г. (Приложение А, Б).
Оценить платежеспособность предприятия можно, рассчитав показатели
ликвидности баланса. Расчет представлен в табл. 3.
Таблица 3
Расчет показателей ликвидности баланса МУП «Северянин» за
2018 г.
Показатель
Нормативные
значения
На начало
года
На
конец
года
1
2
3
4
1. Денежные средства и краткосрочные
финансовые вложения, тыс. руб.
х
92
142
2. Дебиторская задолженность, тыс.
руб.
х
291
417
3. Оборотные активы, тыс. руб.
х
511
915
34
Окончание таблицы 3
1
2
3
4
4. Кредиторская задолженность, тыс.
руб.
х
459
589
5. Краткосрочные кредиты и займы,
тыс. руб.
х
0
0
6. Краткосрочные обязательства
(стр.4+стр.5)
х
459
589
7. Общий коэффициент покрытия
(стр.3/стр.6)
1…2
1,11
1,55
8. Коэффициент срочной ликвидности
[(стр.1+стр.2)/стр.6]
≥ 1
0,83
0,95
9. Коэффициент абсолютной
ликвидности (стр.1/стр.6)
≥ 0,20…0,25
0,20
0,24
Коэффициент общего покрытия показывает, что на конец года на 1 руб.
краткосрочных обязательств приходилось 1,55 руб. оборотных активов. Данное
значение находится в границах нормативных значений, следовательно,
предприятие платежеспособно. Значение коэффициента выросло относительно
начала года. Это говорит об увеличении платежеспособности предприятия.
Коэффициент срочной ликвидности показывает, что на конец года
предприятие могло погасить 95% своих краткосрочные обязательства за счет
денежных средств и краткосрочных финансовых вложений при условии
своевременного расчета с дебиторами. Значение коэффициента чуть ниже
нормы. Это говорит о недостаточности наиболее ликвидных активов. За
анализируемый период значение показателя повысилось, что свидетельствует
об улучшении платежеспособности организации.
Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, что на конец года
предприятие было способно оплатить 24% своих краткосрочных обязательств
за счет денежных средств и краткосрочных финансовых вложений. Значение
данного коэффициента находится в пределах нормы, что может
свидетельствовать о платежеспособности компании. Относительно начала года
значение коэффициента абсолютной ликвидности повысилось, что
свидетельствует об улучшении платежеспособности предприятия.