учет, на экран выводится соответствующий список объектов аналитического
учета - субконто, которыми являются наименованием покупателей. Можно
вывести карточку по конкретному субконто или по всем субконто, то есть по
конкретному контрагенту или по всем сразу.
Так же регистрами аналитического учета в ООО «Альфа-Информ»
является анализ счета по субконто и оборотно-сальдовая ведомость по субконто.
В анализе счета по субконто отражены по каждому субконто
(наименование фирм покупателей) начальное сальдо, обороты по
корреспондирующим счетам, сальдо на конец.
Синтетический учет группирует и обобщает учет состава и прохождения
средств предприятия, их источников и потребителей в едином денежном
выражении, обеспечивая формирование сумм для отчетности, общей для
каждого счета - для заполнения баланса и других форм отчетности.
Основными регистрами синтетического учета расчетов с подотчетными
лицами на предприятии являются:
1 Анализ счета;
2 Анализ счета по датам;
3 Обороты по счету;
4 Оборотно-сальдовая ведомость.
Сформировав регистр синтетического учета анализ счета по субконто по
счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» можно увидеть, что остаток на
начало, на конец и обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по
конкретному субконто перенеслись в этот регистр и они соответствуют сальдо
на начало и на конец периода, а также оборотам по дебету и по кредиту карточки
счета данного субконто.
Так же можно сформировать анализ счета по датам. По каждой дате
рабочего периода выводится остаток на начало, обороты, остатки на конец и
список корреспондирующих счетов. Он также является регистром
синтетического учета.
32
Регистр синтетического учета обороты по счету содержит следующую
информацию: период, начальное сальдо, дебетовый оборот, кредитовый оборот,
сальдо на конец периода.
Регистром для учета расчетов с подподотчетными лицами является
журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в
котором ведется синтетический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами».
Данные в анализе счета по каждому счету дублируются в оборотно
сальдовой ведомости, которая содержит для каждого счета остатки на начало и
на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Список
упорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости выводятся
итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятся
полные названия счетов текущей строки и наименования субконто.
Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов
выдаются работникам ООО «Альфа-Информ» на приобретение товаров (работ,
услуг) за наличный расчет. Список таких лиц не установлен распоряжением
директора ООО «Альфа-Информ». В организации не приведен список
подподотчетных лиц, которые имеют право получать деньги на командировку,
данную информацию можно найти в приказе руководителя о направлении
работника в служебную командировку.
За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов
суммы работники ООО «Альфа-Информ» обязаны отчитаться, но в организации
нет положения о расчетах с подотчетными лицами, не определены
соответствующие сроки и документы, в которых обобщается информация о
произведенных подотчетниками расходах.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в
бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним
окончательный расчет. Расходы подтверждаются кассовыми и товарными
33
чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к
авансовому отчету подотчетного лица.
Аванс на командировочные расходы выдается исходя из предполагаемых
расходов и сроков нахождения работника ООО «Альфа-Информ» в предстоящей
командировке.
Авансовые отчеты в ООО «Альфа-Информ» нумеруются сквозным
образом.
Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую
прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на
оплату труда.
Таким образом, документальное оформление расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Альфа-Информ» осуществляется в соответствии с планом
счетов. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в деятельности
ООО «Альфа-Информ» осуществляется на счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На
израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
зависимости от характера произведенных расходов.
Отчетные суммы, не возвращенные работниками ООО «Альфа-Информ» в
установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В
дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они
могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом
по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда
работника).
При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на
командировку) в учете ООО «Альфа-Информ» делается запись:
34
Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы работнику наличные денежные средства
под отчет.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту
счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08...) Кредит 71 - списаны расходы отчетного
лица.
Сумма НДС по расходам, оплаченным отчетным лицом, списывается
проводками:
Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - произведен налоговый
вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ,
услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не
принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет 91.2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного
характера.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток отчетной
суммы, то бухгалтер ООО «Альфа-Информ» делает в учете проводку:
Дебет 50-1 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении
установленного срока денежные средства в кассу организации, то в учете
делается запись:
Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из
заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из
зарплаты работника.
Сотрудник ООО «Альфа-Информ» Свиридов К.Л. был направлен в
командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО
«Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и
35
продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает
расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450
руб., НДС 1136 руб.
В учете ООО «Альфа-Информ» представительские расходы были
отражены следующими проводками (табл. 3):
Таблица 3 - Учет представительских расходов
Дт
Кт
Описание Сумма
Документ
26 71 Учтены представительские
расходы, понесенные
Свиридовым во время
командировки (7450 руб. —
1136 руб.)
6314
руб.
Авансовый отчет, Отчет о
переговорах, Акт об
осуществлении
представительских
расходов, Счет-фактура из
ресторана
19 71 Учтена сумма НДС по
представительским
расходам, которые были
понесены Свиридовым во
время командировки
1136
руб.
Авансовый отчет, Отчет о
переговорах, Акт об
осуществлении
представительских
расходов, Счет-фактура из
ресторана
Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного
мероприятия
В октябре 2016 года ООО «Альфа-Информ» была организована деловая
встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане
«Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО
«Альфа-Информ» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000
руб.
Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57
200 руб., в том числе:
обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку
партнеров в ресторан 5 200 руб.;
билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в
театр 5 500 руб.
36
Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО
«Альфа-Информ».
Бухгалтер ООО «Альфа-Информ» сделал в учете такие проводки (табл. 4):
Таблица 4 - Проводки по учету представительских расходов
Дт
Кт
Описание Сумма
Документ
71 50 Катаевым С.Р. получены
средства под отчет
74 000 руб. Расходный кассовый ордер
44 71
Учтены представительские
расходы на обед и
посещение театра (32 000
руб. + 14 500 руб.)
46 500 руб. Авансовый отчет, Отчет о
переговорах, Акт об
осуществлении
представительских расходов,
Счет-фактура из ресторана
50 71 Остаток неиспользованных
средств возращен
Катаевым в кассу (74 000
руб. — 46 500 руб.)
27 500 руб. Приходный кассовый ордер
44 76 Транспортной компанией
выставлен счет на оплату
услуг доставки (5 200 руб. +
5 500 руб.)
10 700 руб.
Счет-фактура
76 51 Перечислены средства в
счет оплаты за услуги
доставки
10 700 руб.
Платежное поручение
Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение
культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с
ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими
расходами не признаются.
2.3 Анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альфа-Информ»
Командировка - это поездка работника в другую местность для
выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по
распоряжению работодателя.
В командировку может быть направлен только штатный работник
организации, с которым заключен трудовой договор.
37
Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско
правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой
не считается.
Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то
сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.
Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и
работники младше 18 лет.
Некоторых работников можно направить в командировку только с их
письменного согласия.
Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то
другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не
предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в
выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена
доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.
За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя
заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по
месту постоянной работы.
Перед тем как направить работника в командировку, ему оформляют
служебное задание по форме № Т-10а. После возвращения из командировки
работник на том же бланке служебного задания должен заполняет раздел 11
«Краткий отчет о выполнении задания».
На основании служебного задания составляют приказ о направлении
работника в командировку.
На основании приказа о направлении работника в командировку
выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения
делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые
заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда
работник был направлен.
При направлении работника в загранкомандировку в страну с визовым
режимом въезда оформлять командировочное удостоверение не нужно. Даты
38
въезда в страну и выезда из нее указываются в загранпаспорте командированного
работника.
Все командировочные удостоверения регистрируются в Журнале учета
работников, выбывающих в командировки.
Если в организацию прибывает в командировку работник из другого
предприятия, то его командировочное удостоверение регистрируется в Журнале
учета работников, прибывающих в командировки.
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после
возвращения составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и представляет его в
бухгалтерию. Если работник возвратился из заграничной командировки,
авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения.
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных
командированному работнику, а также наличие всех оправдательных
документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату
жилья и т.д.).
Командированному работнику оплачиваются:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку
выдается аванс.
Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную
командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он
направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть
получена только с валютного счета. Для того чтобы получить валюту, вам
необходимо открыть валютный счет в банке.
Покупать валюту для оплаты командировочных расходов за наличные
рубли в обменных пунктах банков предприятиям запрещается.
39
Выдавая иностранную валюту, работник банка должен выписать справку
по форме № 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.
После возвращения работника из командировки сумма
неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.
Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг,
оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию
работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование
рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной,
тренажерным залом и т.д.).
Такие расходы работнику не оплачиваются.
Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие
расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом
на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний.
Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику,
уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль
фирмы не уменьшают.
Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные
услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг
баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию
рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого
необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления
деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль
фирмы.
Налоговый вычет производится на основании:
- счета-фактуры гостиницы;
40
- расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм
налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые
командированному работнику, включают:
- стоимость билета на транспортное средство общего пользования
(самолет, поезд и т.д.);
- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием)
билетов;
- оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции
(пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров
на транспорте.
Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно,
уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету
при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории
России.
Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе
(билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как
билет является бланком строгой отчетности.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день
нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за
все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в
командировку, устанавливается приказом руководителя.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства
(самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а
днем приезда - день прибытия транспортного средства.
41