54
уделить особое внимание проверке своевременности и полноты возврата
неизрасходованных средств.
Цель процедуры – проверка своевременности и полноты возврата
неизрасходованных подотчетных сумм.
Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета ООО
«ДМБ энд Б» операций по приобретению подотчетными лицами материальных
ценностей.
Работнику Административного отдела ООО «ДМБ энд Б» в должности
старший офис-менеджер на основании служебной записки перечислен аванс на
приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900 руб. Деньги
выданы сроком на 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.2017
г. у работника нет. Сотруднику выдана доверенность на получение
приобретаемого инвентаря.
Сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.03.2017
г. об израсходованных суммах. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер,
утвердил отчет директор 16.03.2017 г. Перерасход подотчетных сумм
перечислен сотруднику платежным поручением № 358 от 16.03.2017 г. в сумме
98 руб.
Далее проведем проверку правильности отражения в учете расчетов с
подотчетными лицами по хозяйственным расходам (табл. 17).
Таблица 17
Проверка правильности отражения в учете ООО «ДМБ энд Б»
расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам
Содержание
факта
хозяйственно
й жизни
По данным
бухгалтерского
учета
По данным аудитора
Примечани
е
дебе
т
креди
т
сумм
а
дебе
т
креди
т
сумм
а
Выданы
денежные
средства под
отчет
71
51
3900
71
51
3900
отклонений
не выявлено
Продолжение таблицы
1
2
3
4
5
6
7
8
Оприходованы
10
71
3998
10
71
3998
отклонений
55
хоз. товары на
основании
авансового
отчета
работника
не выявлено
Перечислен
перерасход с
расчетного
счета
71
51
98
71
51
98
отклонений
не выявлено
Таким образом, результаты проверки указывают, что расчеты с
подотчетными лицами по хозяйственным расходам отражены в учете ООО
«ДМБ энд Б» без нарушений.
С целью изучения динамики изменения дебиторской и кредиторской
задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных
бухгалтерского баланса и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках
на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитические таблицы 18 и 19.
Таблица 18
Данные о динамике дебиторской задолженности с подотчетными
лицами
Состав
дебиторско
й
задолженн
ости
2015 год
2016 год
2017 год
Абсолютные
отклонения
сумма,
тыс.
руб.
доля,
%
сумма,
тыс. руб.
доля,
%
сумма
, тыс.
руб.
доля,
%
2016/
2015
гг.
2017/
2016
гг.
2017/
2015
гг.
Дебиторская
задолженност
ь в том числе:
63297
100,0
100043
100,0
93897
100,0
36746
-6146
30600
1. Расчеты с
покупателям
и и
заказчиками
37939
59,9
78808
78,8
87101
92,8
40869
8293
49162
2. Расчеты по
авансам
выданным, в
том числе:
20135
31,8
15392
15,4
17006
18,1
-4743
1614
-3129
- за
материалы
10111
16,0
8124
8,1
16665
17,7
-1987
8541
6554
- за работы,
услуги
10024
15,8
7268
7,3
341
0,4
-2756
-6927
-9683
3. Расчеты с
подотчетным
и лицами
5223
8,3
4988
5,0
362
0,4
-235
-4626
-4861
Из таблицы 18 видно, что дебиторская задолженность в 2016 году
увеличилась на 36746 тыс. рублей по сравнению с 2015 годом, а уже в 2017 году
56
снизилась на 6146 тыс. рублей по сравнению с 2016 годом. В 2015 году была
самая высокая дебиторская задолженность. Если сравнивать 2015 год с 2017
годом, то можно увидеть, что дебиторская задолженность в 2017 году выше на
30600 тыс. рублей по сравнению с 2015 годом.
На рисунке 4 представлена структура дебиторской задолженности за
исследуемый период.
Рисунок 4 - Структура дебиторской задолженности ООО «ДМБ энд
Б» за 2015-2017 года
Из рисунка 4 видно, что в структуре дебиторской задолженности
большую часть занимают расчеты с покупателями и заказчиками. В 2015 году
задолженность по расчетам с покупателями занимает 60 %, в 2016 году 84 %, в
2017 году 93 %.
Далее рассмотрим структуру кредиторской задолженности предприятия
ООО «ДМБ энд Б» за 2015-2017 гг., представленную в таблице 19.
Таблица 19
Структура кредиторской задолженности ООО «ДМБ энд Б»
Состав кредиторской зад
олженности
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Абсолютные
отклонения
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
2015 год
2016 год
2017 год
Расчеты с
подотчетными
лицами
Авансы выданные
Расчеты с
покупателями и
заказчиками
57
сумма,
тыс.
руб.
доля
,%
сумма,
тыс.
руб.
доля
,
%
сумма,
тыс.
руб.
доля
,
%
2016/
2015
гг.
2017/2
016 гг.
Кредиторская задолженность,
в том числе:
192628
100
196855
100
148178
100
4227
-48677
поставщики и подрядчики
71510
37,1
71510
36,3
64122
43,3
0
-7388
Авансы полученные
23047
12,0
15554
7,9
11821
8,0
-7493
-3733
Задолженность перед
персоналом организации
5879
3,1
4361
2,2
4396
3,0
-1518
35
Задолженность перед
государственными
внебюджетными
фондами
43725
22,7
53024
26,9
43106
29,1
9299
-9918
Задолженность по
налогам и сборам
45844
23,8
46746
23,7
24543
16,6
902
-22203
Расчеты с подотчетными
лицами
2623
1,4
5660
2,9
203
0,1
3037
-5457
По расчетным данным таблицы 19, в которой анализировали состав
и структуру кредиторской задолженности, можно сделать следующие
выводы, что за 2017 году по сравнению с 2016 г. величина кредиторской
задолженности уменьшилась на 48677 тыс. руб., а в 2016 году кредиторская
задолженность увеличилась на 4277 тыс. руб. по сравнению с 2015 годом.
Задолженность поставщикам и подрядчикам в 2017 году снизилась на
7388 тыс. руб.
В 2016 году снизилась задолженность по сравнению с 2015 годом по
авансам полученным на 7493 тыс. руб., по задолженности с персоналом на 1518
тыс. руб., по статьям задолженность с внебюджетными фондами, задолженность
по налогам и сборам произошло увеличение показателей на 9299 тыс. руб. и 902
тыс. руб. соответственно.
В 2017 году задолженность по налогам и сборам уменьшилась по
сравнению с 2016 годом на 22203 тыс. руб., также в этом году уменьшилась
задолженность перед государственными внебюджетными фондами на 9918 тыс.
руб. Однако, наблюдается увеличение кредиторской задолженности перед
персоналом организации на 35 тыс. руб.
58
На рисунке 5 представлена структура кредиторской задолженности ООО
«ДМБ энд Б» за 2017 г.
Рисунок 5 - Структура кредиторской задолженности ООО «ДМБ энд
Б» за 2017 г.
Наибольшую долю занимает задолженность перед поставщиками и
подрядчиками, которая изменяется неоднозначно в исследуемом периоде. В 2016
году доля задолженности перед поставщиками и подрядчиками составляет 36,3
% в общей структуре кредиторской задолженности, в 2017 году доля
задолженности перед поставщиками увеличилась по сравнению с 2016 годом на
7% и составила 43,3 % от общей суммы кредиторской задолженности.
Таким образом, в ООО «ДМБ энд Б» под отчет денежные средства могут
выдаваться на предстоящие командировочные расходы, для покупки продукции
и оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для оплаты
выполненных работ или оказанных третьими лицами услуг, на прочие
хозяйственные и операционные цели.
43,3%
8%
3%
29,1%
16,6%
0,1 %
Поставщики и подрядчики
Авансы полученные
Задолженность перед персоналом
организации
Задолженность перед
государственными внебюджетными
фондами
Задолженность по налогам и сборам
59
Глава 3. Разработка рекомендаций по улучшению финансового
состояния по результатам аудита
3.1 Мероприятия, направленные на улучшение ведения бухгалтерского
учета
Проанализировав расчеты с подотчетными лицами в ООО «ДМБ энд Б»,
можно сказать, что все авансовые отчеты оформлены в соответствии с
требованиями, установленными законодательством (Федеральный закон «О
бухгалтерском учете»), также положительным моментом является и то, что
денежные средства выдавались на основании служебной записки, подписанной
уполномоченным лицом. Все расходы подтверждены документально. Однако,
выявлены и нарушения, такие как:
- денежные средства, выданные в подотчет и не израсходованные, не
возвращены в срок;
- выданы денежные средства сотруднику, который не отчитался по ранее
выданным авансам;
- нарушен срок, в течение которого подотчетному лицу необходимо было
отчитаться по выданным ему суммам денег.
В качестве рекомендаций в целях совершенствования учета, можно
предложить:
1. В учетной политике исправить срок в течении которого, подотчетное
лицо должно отчитаться по полученным денежным средствам на трехдневный,
чтобы самовольное изменение указаний Банка России от 11.03.2015 N 3210-У не
привело к суду.
2. Необходимо создать внутренний документ о расчетах с подотчетными
лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового
отчета. Всех сотрудников ознакомить с данным документом по роспись. В таком
случае, если сотрудник не предоставит авансовый отчет в срок, это поступок уже
можно расценивать как дисциплинарный проступок с назначением
предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение,
выговор, увольнение.
60
3. Заранее ознакомить работников предприятия, получающих денежные
средства на хозяйственно-операционные расходы с нормативными
ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями,
предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
4. Бухгалтер с помощью руководства должен усилить дисциплину среди
работников, регулярно получающих авансы. Еще раз пересмотреть сроки, на
которые выдаются подотчетные суммы, перечень лиц, которым они выдаются, а
также разработать меры, в том числе дисциплинарного воздействия, которые
могут быть приняты по отношению к работнику.
5. Если работник в установленный срок не отчитался по выданному ему
авансу, удерживать полученные средства из заработной платы или облагать их
страховыми взносами в общем порядке. Решение об удержании сумм из
заработной платы работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме
приказа или распоряжения, хотя унифицированная форма такого приказа
нормативными правовыми актами не установлена. При этом следует не забыть
получить письменное согласие работника на удержание сумм из его заработной
платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
6. Бухгалтера обязать проводить ежемесячно инвентаризацию по
расчетам с подотчетными лицами, отслеживать должников по подотчетными
суммам.
7. Тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а
также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять
детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих
документов. Предприятие ведет учет с использование программных продуктов,
благодаря этому есть возможность, более детального отслеживания выдачи и
расхода подотчетных сумм.
8. Для проверки квалификации бухгалтера, в чьи обязанности входит
ведение учета расчетов с подотчетными лицами, можно предложить пройти два
теста. Первый тест состоит из 9 общих вопросов, которые помогут понять
насколько хорошо бухгалтер ориентируется в целом в теме расчетов с
61
подотчётными лицами. Второй тест составлен из 17 вопросов, связанных со
служебными командировками (Приложение Г).
3.2 Мероприятия по улучшению финансового состояния по результатам
аудита в организации
Сравнительный анализ дебиторской и кредиторский задолженности ООО
«ДМБ энд Б» показал, что кредиторская задолженность превышает дебиторскую
задолженность на 54281 тыс. рублей.
Повышение кредиторской задолженности говорит о новых
обязательствах перед контрагентами, таким образом, ее повышение будет не
рациональным для деятельности организации.
Для улучшения организации дебиторской и кредиторской задолженности
в ООО «ДМБ энд Б» рекомендуется провести ряд мероприятий по оптимизации
дебиторской и кредиторской задолженности ООО «ДМБ энд Б»:
1) контроль за соблюдением сроков исполнения обязательств;
2) дифференцирование условий коммерческого кредитования;
3) факторинг;
4) система планирования погашения кредиторской задолженности.
Рассмотри каждое мероприятие более подробно.
Определяющее значение при управлении дебиторской задолженностью
ООО «ДМБ энд Б» имеет контроль за соблюдением дебиторами сроков
исполнения своих обязательств. Необходимо контролировать прежде всего
критический срок оплаты, то есть дату, никак не позже которой дебитор обязан
осуществить платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для этого
ООО «ДМБ энд Б» необходимо учесть длительность отсрочки платежа и дату
появления дебиторской задолженности, которой является установленная
договором дата перехода права собственности от поставщика к покупателю
(например, дата заключения договора).
В целях облегчения определения критического срока оплаты ООО «ДМБ
62
энд Б» можно установить и закрепить типовые условия предоставления отсрочки
платежа. В случае же заключения договоров, в которых установлены
нестандартные условия оплаты, категорически запрещается использовать
типовой критический срок оплаты, так как это приведет к искажению
информации о сроках погашения дебиторской задолженности.
Контроль за состоянием дебиторской задолженности ООО «ДМБ энд Б»
усложняют случаи, при которых несколько предъявленных дебитору счетов
оплачиваются с использованием только одного платежного поручения или,
напротив, при которых единственный выставленный дебитору счет
оплачивается с помощью нескольких платежных поручений. В указанных
случаях не всегда можно отчетливо установить, какой именно счет оплатил
дебитор, какой именно является просроченным. Если в назначении платежа
дебитор не указывает конкретный порядок погашения счетов, то рекомендовано
применять метод ФИФО, то есть полагать, что первоначально клиентом
погашается самый ранний из предъявленных неоплаченных счетов.
ООО «ДМБ энд Б» для контролирования поступления платежей и
статистики просрочки в среднем по каждому дебитору целесообразно
формировать отчет о списании ДЗ (таблица 20).
Таблица 20
Отчет о списании ДЗ ООО «ДМБ энд Б» на 31.12.2017 г.
Выставленные
счета-фактуры
Полученные
платежные
поручения
Текущая
задолженность
на дату
зачисления
платежа, руб.
Срок
просрочки,
дн.
№
счета
Критический
срок оплаты
Дата
платежного
поручения
Сумма,
руб.
103
27.07.2017 г.
16.07.2017
г.
1000000
2534000
- 12
10.08.2017 г.
30.07.2017
г.
1534000
1534000
- 11
105
10.09.2017 г.
01.08.2017
г.
2000000
4235600
- 9
20.09.2017 г.
24.09.2017
г.
2235600
14106000
4
131
25.09.2017 г.
26.09.2017
г.
5000000
11870400
1
30.09.2017 г.
29.09.2017
г.
5000000
6870400
- 1
63
Представленный в таблице 20 отчет о списании дебиторской
задолженности необходимо читать следующим образом:
По счету 103 клиент погасил дебиторскую задолженность двумя
платежными поручениями (предоплата и погашение оставшейся части
задолженности) – 15 июля и 30 июля.
Оплата обеими платежными поручениями была произведена в
рамках установленного критического срока оплаты.
Срок просрочки, указанный в отчете со знаком «минус», обозначает
перечисление оплаты клиентом до наступления критического срока оплаты.
Средний период просрочки данного конкретного дебитора по всем
выставленным счетам фактурам за анализируемый период составил - 4,7 дня.
Имеется просроченная задолженность дебитора по счету 105 в сумме
2235600 руб. на 4 дня и по счету 131 в сумме 5000000 руб. на 1 день.
Так как с ООО «ДМБ энд Б» сотрудничает не один дебитор, а несколько
сотен контрагентов (как физических, так и юридических лиц), то расходы на
обслуживание просроченной дебиторской задолженности представят
немаленькую сумму.
Для осуществления контроля за дебиторской задолженностью ООО
«ДМБ энд Б» целесообразно формировать реестр старения дебиторской
задолженности в форме таблицы (таблица 21), которая содержит информацию
по неоплаченные дебиторами счетов, сгруппированным по срокам
просроченного платежа: до пяти дней; до четырнадцати дней; до одного месяца;
до двух месяцев; свыше двух месяцев. Анализ таблицы 21 позволяет сделать
следующие выводы:
- 38,9 % всех получаемых от заказчика ООО «ДМБ энд Б» составляет
предоплата. Оставшуюся долю (в размере 61,1 %) ООО «ДМБ энд Б» получает
только после заключения договора. При этом 29,6 % ожидаются в течение 5 дней,
17,9 % - в течении 14 дней; 7,7 % в течение одного месяца, 4,6 % - в течение двух
месяцев, 1,3 % от дебиторской задолженности будет погашено позднее.