33
2
Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в
командировки
3
Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на
операционно-хозяйственные расходы
4
Объектов аудита подотчетных сумм
5
Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных
сумм, выданных на командировочные расходы
6
Проверка авансовых отчетов в рублях
7
Проверка авансовых отчетов в иностранной валюте
8
Проверка правильности заполнения авансового отчета
9
Соответствие направлению расходования подотчетных сумм, целям, на
которые они были выданы
10
Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет на
предмет наличия отчета о ранее выданных
11
Документальное оформление представительских расходов
12
Проверка на своевременность предоставления авансовых отчетов
Продолжение табл. 4
1
2
13
Проверка правильности расчета курсовых разниц по расчетам с
подотчетными лицами в иностранной валюте
14
Анализ приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право
получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы
15
Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет
исключительно сотрудникам организации
При аудите расчетов с подотчетными лицами пользуются следующими
направлениями.
Проверяют, есть ли в наличии распорядительные документы, которые
отражают информацию о расчетах с подотчетными лицами предприятия.
Аудиторы должны запрашивать приказы об учетной политике предприятий,
также пользоваться приказами, распоряжениями руководства предприятий, где
прописываются лица, уполномоченные получать деньги из кассы под отчет,
также оговариваются сроки отчетности, командировочные расходы.
34
Проверяют, правильно ли документально оформлены авансовые отчеты.
Проверка документального оформления авансовых отчетов. То есть проверяют:
правильно ли оформлены авансовые отчеты;
правильно ли оформлены командировочные расходы (в том числе за
рубеж);
правильно ли передаются подотчетные суммы другим лицам;
своевременно ли возвращаются подотчетные суммы и сдаются
авансовые отчеты в бухгалтерию;
правильно ли отражаются в учете операции с подотчетными лицами.
Проверяют правильность формы авансовых отчетов, то есть:
соответствует ли вид авансового отчета типовой форме № АО-1
«Авансовый отчет»;
правильно ли стоит нумерация дата составления;
правильно ли указаны данные подотчетных лиц;
правильно ли указывается сумма полученных авансов,
израсходованная сумма, сумма остатка и перерасход;
правильно ли указываются назначения авансов;
присутствуют ли все подписи;
проверяется, полностью ли заполняются обратные стороны авансовых
отчетов.
Документальная проверка авансовых отчетов по своей сущности
является проверкой законности отражения в учете любой операции с
подотчетным лицом.
Также необходимо сверять документы, прилагаемые к авансовым
отчетам и данные, отраженные в авансовых отчетах.
Кроме того, аудиторы должны обращать внимание на то, каким образом
учитывается поступление какого-либо материально-производственного запаса
через подотчетное лицо, командировочные расходы, расходы на горюче-
смазочные материалы, представительские расходы.
35
В случае, если такие запасы поступают через подотчетное лицо, то
авансовый отчет должен быть дополнен платежными и расчетными
документами (товарными чеками, накладными, кассовыми чеками,
квитанциями к приходным кассовым ордерам). Товарные чеки и накладные
должны содержать полное наименование приобретенного материально-
производственного запаса.
Также при документальной проверке детально проверяют правильность
и оформление командировочных расходов. Должны быть в наличии документы,
подтверждающие любой командировочный расход. Должны присутствовать все
подписи и печати.
Служебное задание должно быть подписано непосредственным
руководителем командируемого, а также утверждено руководством
предприятия. Далее оно должно быть передано кадровой службе, которая
издает приказ или распоряжение о направлении в командировку по форме № Т-
9.
Лицом, вернувшимся из командировки, выполненная работа
предоставляется в виде краткого отчета, согласованного с непосредственным
руководителем в бухгалтерию. Также предоставляется командировочное
удостоверение по форме № Т-10 и авансовый отчет.
Необходимо сказать об особой важности формы № Т-10а «Служебное
задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» при
определении источников финансирования расхода на командировки и
признании данного расхода.
Итак, для обоснования командировочных расходов необходимы
следующие документы:
приказы (распоряжения), направляющие сотрудников в
командировки по форме № Т-9а;
командировочные удостоверения по форме № Т-10;
служебные задания для направления в командировки и отчеты о
выполнении по форме № Т-10а.
36
К авансовому отчету должны быть приложены оформленные
надлежащим образом, следующие документы:
о найме жилого помещения;
подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на
обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по
оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных
принадлежностей),
об иных расходах, связанных с командировкой;
отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с
руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной
форме. В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации
должны быть обоснованы и документально подтверждены.
37
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере ООО «Энергия»
2.1. Финансово-экономическая характеристика предприятия
Международная транспортная компания «Энергия» является одной из
крупнейших транспортно-логистических компаний России. ООО «Энергия»
оказывает услуги по перевозке грузов организациям и частным лицам.
Центральный офис компании расположен в Санкт-Петербурге.
Сегодня ООО «Энергия» – это:
256 филиалов по всей России, а также Армении, Беларуси, ДНР, ЛНР,
Казахстану, Киргизии, Китае, Польше.
1 500 населенных пунктов доставки,
4 000 автомобилей,
20 000 сотрудников.
Основными видами деятельности являются:
все виды грузовых перевозок;
складские услуги;
аутсортинг ВЭД;
выставочная логистика;
различное сопровождение груза.
Основные ценности компании:
1. Клиенты. Это самая главная ценность компании. Успех организации
напрямую зависит от сохранения и удержания клиентов. Поэтому компания
постоянно изучает их потребности, предлагая новые полезные решения. В ООО
«Энергия» уверены, что их репутация и качество оказываемого сервиса - залог
роста и появления новых долгосрочных партнерских отношений.
2. Люди. Основа бизнеса – качественный сервис и люди в организации
делают это возможным. Путем постоянного поиска, мотивации, обучения
персонала компания стремится упрочить лидерские позиции на рынке.
38
3. Культура. Как и все успешные компании, ООО «Энегрия» имеет
свою уникальную культуру. Организационная культура нацелена на успех,
постоянное развитие и достижение превосходных результатов. Это простая
философия, которая работает. Жизнь слишком коротка, чтобы не получать
удовольствия от дела, которым занимаешься, и от людей, с которыми
работаешь. Внутри компании создаются условия, которые побудили бы
сотрудников работать в ней всю жизнь.
4. Технологии. Внутренняя система охватывает полный цикл
клиентского обслуживания, начиная от первого обращения клиента для
проработки запроса до специализированных отчетов, поступающих в on-line
режиме для контроля и управления всей цепочкой поставок клиента. Система
компании охватывает все аспекты бизнеса, включая продажи, клиентскую
политику, политику взаимоотношений с поставщиками, производство и
оказание услуг, систему качества, систему управления персоналом, финансы и
бухгалтерию. Все офисы подключены к единой системе, что исключает потерю
информации, и позволяет видеть картину всех происходящих процессов в
режиме реального времени. Согласно стратегии компании,, ООО «Энергия» не
планирует останавливаться на достигнутом в развитии информационных
технологий, имеющих важное значение в развитии компании.
На данном предприятии используется линейная структура организации
управления предприятием.
Все полномочия - прямые (линейные) - идут от высшего звена
управления к низшему. Этот тип управленческой структуры обычно ведет к
формированию стабильной и прочной организации.
В числе недостатков линейного построения организации - негибкость,
жесткость, неприспособленность к дальнейшему росту организации. Утрата
(отставка, смерть) руководителя может привести к более серьезным
последствиям, чем при гибком построении организационной структуры.
Организационная структура предприятия представлена на рис. 2.
39
Рис. 2. Организационная структура ООО «Энергия»
Ген. директор
Зам. Ген. Директора
Начальник
доставочного
отдела
Начальник
регионального
отдела
Начальник
ОГП
Начальник
клиентского
отдела
Начальник
отдела
продаж
Начальник
отдела АСУ
Начальник
отдела
персонала
Бухгалтеры
Главный
бухгалтер
Финансовый
директор
Складские
работники
Админист-
раторы
Менеджеры по
продажам
Менедж.-
логисты
Менеджеры по
персоналу
Водители
Диспетчеры
Менеджеры по
работе с
клиентами
Менеджеры по
работе с
региональными
представитель-
ствами
40
Обязанностями генерального директора организации является:
осуществление оперативного управления организацией;
осуществление текущей финансовой и хозяйственной активности
по управлению организацией;
осуществление найма и увольнения сотрудников;
обеспечение исполнения решений Собрания участников;
заключение всех видов договоров;
представление предприятия во всех государственных и прочих
организациях.
В обязанности отдела персонала входит:
формирование и осуществление кадровой политики;
прогнозирование потребностей в персонале, организация поиска на
рынке труда;
формирование кадрового резерва;
участие в принятии решений, касающихся вопросов управления
персоналом и его развития.
поиск персонала, проведение первичных собеседований, ведение
кадрового делопроизводства.
В обязанности финансового отдела входит:
определение основных положений финансовой политики
организации;
руководство бюджетным процессом и составления отчетности;
осуществление финансового контроля деятельности каждой службы
и подразделения предприятия, в том числе филиалов;
ответственность за поддержание контакта с финансовыми
предприятиями;
вести текущие балансы по расчетам с поставщиками и
покупателями;
контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность;
41
ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и
хозяйственных операций.
В обязанности отдела АСУ входит:
обеспечение создания необходимых дополнений и/или
модернизации существующих баз данных, разработка новых отчетов,
усовершенствование старых, оперативное исправление обнаружившихся
ошибок и неточностей;
обеспечение бесперебойной работы баз Данных и компьютерных
сетей.
В обязанности отдела продаж входит:
осуществление агрессивной сбытовой политики на закрепленной
территории;
поиск новых клиентов.
В обязанности клиентского отдела входит:
обеспечение телефонных приемов стандартных заказов клиентов;
предоставление клиентам справочной информации, касающейся
цены, ассортимента и условий предприятия;
поддержание и развитие имеющейся клиентской базы;
введение в компьютеры заказов.
В обязанности отдела грузовых перевозок входит:
обеспечение приемки груза, их размещения, хранения, подготовки
к отправке, погрузки и отпуска со склада;
обеспечение сохранности товаров, учета и отчетности;
ответственность за доставку продукции от поставщиков, за
доставку заказов клиентам, включая каждого регионального клиента.
В обязанности доставочного отдела входит:
формирование оптимальных маршрутов доставки;
составление пакетов документов;
учет ходок, рабочего времени, ГСМ;
42
для водителей: обеспечение своевременной подачи ТС,
своевременного забора грузов у отправителей, своевременного прибытия в
пункты назначения; доставка товаров в надлежащем виде.
В обязанности регионального отдела входит:
координирование взаимодействия с представительствами
предприятия;
поиск новых представительств;
ведение единой отчетности по всем региональным
представительствам.
Для оценки эффективности работы ООО «Энергия» проанализируем
основные экономические показатели деятельности за 2015-2016 гг. в таблице
5 на основании данных бухгалтерской отчетности (Приложение А, Б).
Таблица 5
Основные экономические показатели деятельности ООО
«Энергия»
Показатели
2015г.,
тыс.
руб.
2016г.,
тыс.
руб.
Изменения,
тыс. руб.
Темпы
роста,
%
1. Выручка, V
900307
621481
-278826
69,03
2. Расходы по обычным
видам деятельности
625102
397893
-227209
63,65
3. Прибыль (убыток) от
продаж (п.1-п.2)
275205
223588
-51617
81,24
4. Коммерческие расходы
158421
161774
3353
102,12
5. Прочие доходы
38
и
расходы
39
842
-336
-1178
-39,90
6. Прибыль до
налогообложения (п.3-
п.4+п.5)
117626
61478
-56148
52,27
38
Положение по бухгалтерскому учету 9/99 «Доходы организации»: Приказ Министерства
финансов РФ от 06.05.99 г. № 32н (ред. от 06.04.2015) // СПС Консультант Плюс.
39
Положение по бухгалтерскому учету 10/99 «расходы организации»: Приказ Министерства
финансов РФ от 06.05.99 г.№33н (ред. от 06.04.2015) // СПС Консультант Плюс.