26
- сверка оборотно-сальдовой ведомости по счетам в регистрах
синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.
Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется
сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге,
а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат,
материалов и прибыли.
После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных
счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах,
подтверждающих расходы.
При проведении аудиторской проверки проверяющий должен
удостовериться, что авансовые отчеты и приложенные к ним подтверждающие
документы оформлены верно, правильно отнесены затраты, информация,
указанная в документах, соответствует действительности.
Участок расчетов с подотчетными лицами достаточно трудозатратный,
и, исходя из опыта аудиторских проверок, имеет наибольшее количество
ошибок и нарушений. Поэтому данный участок учета обладает повышенным
риском для аудитора.
Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с
подотчетными лицами, можно выделить следующие:
- проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные
средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным
руководством предприятия;
- проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет
сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким
способом суммы;
- проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах
целям;
- проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков,
актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по
командировочным расходам;
27
- проверка соответствующим образом оформленных приказов
предприятия о направлении сотрудников в командировку;
- проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов
по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
- проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на
суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
- проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с
суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой
прибыли;
- проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по
материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
- проверка отнесения корректных сумм представительских расходов
на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных
гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних
переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда
предприятия;
- контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на
соответствие авансовым отчетам.
Информационная база кaчествe аудиторских доказательств состоит из
первичных учетных документов, отражающие факт совершения хозяйственной
операции, такие как:
- авансовый отчет. Данный отчет составляется подотчетным лицом и
содержит информацию об израсходованных суммах с приложением
документов, подтверждающих совершенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету документы нумеруются
подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
40
40
Широбоков В. Г. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие для студ. вузов. - М.: КНОРУС.
2013. С. 541.
28
Составленный авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию, где он
проверяется на корректность заполнения, полноту приложенных документов,
верность оформления и расходования средств по назначению. Проверенные
авансовые отчеты передаются на утверждение руководителю организации;
- приказ о направлении работника в командировку.
Данный документ применяется для документального оформления
распоряжения руководителя организации о направлении работника в
командировку.
Документ заполняется работником кадровой службы на основании
служебного задания, подписывается руководителем организации или
уполномоченным им на это лицом и работником в целях ознакомления.
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и
инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также
цель, сроки и место назначения командировки. Цель командировки должна
быть экономически обоснована.
При необходимости указываются источники финансирования
командировочных расходов;
- приказы об утверждении списка лиц, допущенных к получению
подотчетных денежных средств;
- приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы
представительских расходов;
- табели учета рабочего времени;
- расчетные и расчетно-платежные ведомости;
- иные документы, отражающие законность совершения расчетов с
подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые
договоры и др.
К информационной базе аудиторских доказательств относятся данные
учетных регистров аналитического и синтетического учетов, отражающие
расчетные операции: журналы-ордеры, карточки счета, обротно-сальдовые
ведомости, а также бухгалтерская отчетность, которая содержит информацию о
29
суммах сальдо по счетам расчетов: Бухгалтерский баланс (форма №1), отчет о
движении денежных средств (форма №4).
41
Кроме учетных документов, в качестве доказательной базы
используются и нормативные документы, которые включают в себя базу
действующего законодательства, а также локально-нормативные акты
предприятия, регулирующие отношения между работником и работодателем,
такие как коллективный договор, учетная политика, положения об оплате
труда, положение о направлении сотрудников в служебные командировки.
42
Перед началом проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор
должен определить информацию:
- о лице, которое ведет учет расчетов с подотчетными лицами
(должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных
связей с руководителем, кассиром организации);
- кому подотчетно данное лицо, кто его проверяет;
- наличие нормативной базы для работы бухгалтера;
Информацию возможно получить путем предварительного обзора и
тестирования.
Затем сверяются остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» с данными учетных регистров с данными бухгалтерской отчетности на
первое число месяца даты проведения проверки. При наличии расхождений
нужно выявить их причины.
Проверка правильности отражения расчетов сотрудников организации
по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные
нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций.
При обнаружении фактов списания задолженности подотчетных лиц без
наличия соответствующих подтверждающих документов, подотчетные суммы,
на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом
41
Савин, А. А. Аудит: учебник для академического бакалавриата / А. А. Савин, В. И. Подольский. —
5-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2016. С. 164-165.
42
Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие. - Ростов-на-Дону, Изд-во ЮРИ-
филиал АНХ и ГС, 2012 - 112 с.
30
доход этих работников того календарного года, в котором суммы были
получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).
43
Необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый
день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные
дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
Как уже говорилось ранее, нормы суточных определены только в части
НДФЛ согласно ст. 217 НК РФ. При командировках в пределах России
суточные не облагаются НДФЛ до 700 руб. за каждый день нахождения в
командировке, при командировках за пределы РФ норма суточных, не
облагаемая НДФЛ - до 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке.
44
В связи с этим, аудитору необходимо проверить наличие суточных
сверхнормы и начисление НДФЛ.
Проверяя корреспонденцию счетов расчетов по подотчетным лицам в
целях контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие
исправительные записи. За этими исправлениями могут скрываться факты
нарушений.
Для этих целей сверяются обороты по кредиту счета 71 в учетных
регистрах:
- по счетам 25 «Общепроизводственные расходы» и 26
«Общехозяйственные расходы» с данными сводных лицевых счетов
(производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным
расходам;
- по счету 50 с данными раздела дебетовых оборотов учетного
регистра.
43
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ (дата
обращения 05.12.2017).
44
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс».
31
Типичные ошибки, которые совершаются при ведении расчетов с
подотчетными лицами и выявляются в ходе аудита этих расчетов можно
разделить по следующим показателям:
- нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. Например,
денежные средства выдаются лицам, не указанным в списке лиц, допущенных в
соответствии с приказом руководителя предприятия к получению подотчетных
сумм. Или выплата подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками
предприятия.
Еще одно нарушение ведения кассовых операций заключалось в выдаче
денег под отчет лицам, имеющим задолженность по подотчетным средствам, но
в связи с последними изменениями в законодательстве допускающие подобный
остаток, на одну ошибку станет меньше.
45
Очень часто встречается несоответствие фактического расхода
подотчетных сумм целям, на которые они были выданы или списание
подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия;
- нарушения оформления кадровых документов при направлении
сотрудников в командировки: могут отсутствовать или неверно оформлены
приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку. Цели,
заявленные в приказе, не направлены на получение доходов, не обоснованы.
Отсутствует аналитический учета командировочных расходов (суточных) в
пределах норм и сверхнорм;
- нарушения порядка налогообложения при оформлении
командировочных расходов: не удержан НДФЛ и не начислен единый
социальный налог
с сумм превышения суточных расходов сверх установленных
норм; некорректно выделен налог на добавленную стоимость; нарушения
порядка учета представительских расходов; отсутствие аналитического учета
представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
- нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами: некорректное составление бухгалтерских проводок по
45
Андреев В.Д. Практический аудит: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2011. – 366 с.
32
операциям расчетов с подотчетными лицами, неправильное выведение остатков
на конец отчетного периода; несоответствие записей в авансовых отчетах и
учетных регистрах.
46
Аудитору необходимо детально изучить систему бухгалтерского учета и
внутреннего контроля на предприятии в целях избежания подобных ошибок.
Все выявленные в ходе проверки нарушения действующего законодательства,
как существенные, так и несущественные отражаются в рабочих документах
аудитора.
47
Итак, в связи с тем, что организация в процессе осуществления
хозяйственной деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, и
проблема правильного отражения в бухгалтерском учете расчетов с
подотчетными лицами остается наиболее важной, аудитору следует обратить
пристальное внимание на данный участок проверки
Денежные средства выдаются работнику в под отчет на хозяйственные,
командировочные и другие подобные цели, в расчетах учувствует денежная
наличность, поэтому проверку проводят методом сплошной проверки.
48
Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе
первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.
Опыт аудиторских проверок показывает, что совершаемые ошибки
типичны и, в большинстве своем, происходят не из-за сложности расчетов или
отражения операций в учете, а в результате невнимательности и небрежного
отражения операций, а также отсутствия контроля за расчетами с работниками.
Анализ совершаемых нарушении в расчетах с подотчетными лицами
позволяет утверждать, что они допускаются в результате отсутствия или
низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных
46
Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учет - М.: ТК Велби, Проспект, 2010 г. – С. 44.
47
Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита - М.: Филинь: Рилант, 2010. – С.
115
48
Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие. - Ростов-на-Дону, Изд-во ЮРИ-
филиал АНХ и ГС, 2012 - 112 с.
33
средств на предприятии, некорректным ведением бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами.
34
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере предприятия ООО
«ФОРСАЙТ»
2.1. Финансовая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Форсайт» (далее - ООО
«Форсайт») образовано 03 декабря 2010 года. Прежнее наименование – ООО
«ИТГ Консалтинг», с декабря 2016 г. – ООО «Форсайт».
Юридический адрес предприятия: 115114, г. Москва, Дербеневский
переулок 1-й, дом 5, помещение 601.
Организация имеет два филиала: в г. Пермь по адресу 614066, г. Пермь,
ул. Стахановская, дом 54, литер Б, и недавно созданное подразделение в г.
Санкт-Петербург.
ООО «Форсайт» является юридическим лицом и имеет в собственности
имущество, которым оно отвечает по своим обязательствам.
Организация в праве от своего имени приобретать и осуществлять
имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, а также
быть истцом и ответчиком в суде.
У ООО «Форсайт» имеется несколько расчетных счетов в банках,
круглая печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Учредителем ООО «Форсайт» является юридическое лицо Общество с
ограниченной ответственностью «Инлайн Технолоджис Групп», а также
физическое лицо, из вкладов которых образован уставный капитал
предприятия.
Деятельность ООО «Форсайт» регулируется основными внутренними
документами, такими как Устав организации, коллективный договор.
Целью организации ООО «Форсайт», как коммерческого предприятия,
является получение максимальной прибыли посредством осуществления
различных видов деятельности, не противоречащих действующему
законодательству.
Основными видами деятельности ООО «Форсайт» является:
35
• разработка программного обеспечения и консультирования в этой
области;
• деятельность по созданию и использованию баз данных и
информационных ресурсов;
• иная деятельность, связанная с использованием вычислительной
техники и информационных технологий;
• консультирование по вопросам коммерческой деятельности и
управления;
• консультирование по аппаратным средствам вычислительной
техники;
• иные виды деятельности, не запрещённые законодательством
Российской Федерации
Согласно штатному расписанию, во главе организации стоит
генеральный директор, который отвечает за организацию всей работы
предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность.
Генеральный директор представляет организацию, распоряжается
имуществом предприятия, заключает договоры, открывает расчетные счета в
банках, издает приказы по организации в соответствии с трудовым
законодательством, принимает и увольняет работников, применяет меры
поощрения и налагает взыскания на работников предприятия.
Продвижением продуктов компании занимается коммерческий
директор, который возглавляет департамент продаж и координирует работу
менеджеров по работе с заказчиками.
Планированием, экономическим стимулированием, повышением
производительности труда, выявлением и использованием производственных
резервов, и прочими подобными задачами занимается финансово-
экономический департамент во главе с руководителем департамента.
Бухгалтерский учет в ООО «Форсайт» ведется отделом бухгалтерии,
которую возглавляет главный бухгалтер.