40
Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии,
обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это
возможно, если он будет документироваться. Процесс отражения
совершаемы экономическим субъектом операций в первичных документах
принято называть документированием хозяйственных операций. Документы,
документация необходимы для осуществления оперативного управления
хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций.
Бухгалтерский учёт на ООО «Жилсервис» ведётся при использовании
журнально-ордерной формы учёта с применением электронных
вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта
расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку
информации, представленной в первичных документах с использованием
средств вычислительной техники. На основе первичных документов
формируется база данных в компьютере. Первичные документы на ООО
«Жилсервис»оформляются непосредственно в момент совершения
хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации,
удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в
действительности. К первичным документам по операциям с подотчетными
лицами относятся авансовые отчеты, кассовые ордера, приказы о
направлении сотрудников в командировки, командировочные удостоверения
и другие первичные учетные документы, которые являются
унифицированными. К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц
принимаются первичные учетные документы в том случае если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации Основными этапами документооборота по
расчетам с подотчетными лицами на ООО «Жилсервис» являются:
составление и оформление документов;
прием документов бухгалтерией;
обработка и использование документов для дальнейших учетных
записей;
41
передача документов в архив.
Все необходимые документы в организации составляют ответственные
лица в сроки установленные графиком документооборота. График
документооборота на ООО «Жилсервис»оформлен в виде перечня по
созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым
структурным подразделением, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроки выполнения этих работ. Работники
ООО «Жилсервис», имеющие отношение к учёту создают и представляют
документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику
документооборота, для этого каждому исполнителю вручается выписка из
графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере
деятельности исполнителя и сроки, в которые представляются указанные
документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика
документооборота осуществляет главный бухгалтер. После использования
документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приёмке
документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их
соответствие установленным требованиям. Принятые документы бухгалтер
сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершенных
операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям,
затем проверяет их по форме. После этого производится арифметическая
проверка авансовых отчетов и других документов по учету расчетов с
подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и
итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т.
е. определяет корреспондирующие счета по каждому документу.
Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные,
служат основанием для записи в учетные регистры. Учетные регистры по
своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых
формируется и обобщается информация из разных первичных документов,
Они предназначены для равномёрного (ежедневного) накопления и
обобщения в целом за отчетный период учетной информации и,
42
следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской
(финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с
подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов,
главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и
синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.
Одним из важнейших условий оформления документации по расчетам
с подотчетными лицами на ООО «Жилсервис»является наличие в документах
всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В
связи с этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные
реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей
характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания
ему юридической силы. Так, например, выдача наличных денег под отчет
работнику из кассы организации производится по расходным кассовым
ордерам типовой межведомственной формы КО-2 имеющими определенную
нумерацию, подписанными руководителем и главным бухгалтером (или
лицами на это уполномоченными).
Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет с приложением
кассового чека, подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету в
том случае, если он содержит следующие реквизиты:
наименование организации-продавца;
номер кассового аппарата;
номер и дату выдачи чека;
стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную
стоимость.
Рассмотрим документирование операций по расчетам с подотчетными
лицами при направлении работника в командировку. Направление
работников предприятия ООО «Жилсервис» в командировку производится
руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного
удостоверения по установленной форме. Командировочное удостоверение не
выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место
43
постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Например, Смотрова Анна Дмитриевна, техник – дефектоскопист,
командирована в город Воронеж для получения удостоверения. Фактическое
время пребывания в командировке определяют по отметкам в
командировочном удостоверении. В командировочном удостоверении
Смотровой А.Д. сделаны отметкио выбытии из г.Липецка 03.09.2015г,
прибытие в г.Воронеж 03.09.2015г, выбытие из г. Воронеж 03.09.2015г,
прибытие в г.Липецк 03.09.2015г.. Наряду с командировочным
удостоверением оформляется приказ, (распоряжение) о направлении
работника в командировку. Далее работнику из кассы предприятия по
расходному кассовому ордеру на командировочные расходы выдается аванс.
В течение трех дней после возвращения работника из командировки он
предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о действительно
израсходованных суммах с приложением оправдательных
документов.Авансовый отчет Смотровой А.Д. представлен 04.09.2015г. на
сумму 214руб., с приложением билетов. В качестве оправдательных
документов при этом могут выступать:
командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и
выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из
подотчета;
счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм
жилья;
проездные документы с приложением квитанций за пользование
в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из
подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту
служебной командировки и обратно;
документы на произведенные дополнительные расходы (счета за
телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные
материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).
44
Кроме авансового отчета, работник предоставляет краткий отчет о
проделанной работе. После получения авансового отчета с приложенными к
нему оправдательными документами бухгалтер после сверки
арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах
цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление
списания данных сумм из подотчета. Израсходованные фактически
подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в
оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в
зависимости от характера произведенных расходов.
Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты,
формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов
в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за
счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие
графы лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером
авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает
эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем
списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или
остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или
приходного ордера. Четко работающий документооборот на предприятии
ООО «Жилсервис» обеспечивает контроль за оформлением документов,
устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление,
передачу и обработку документов, обеспечивает своевременность
составления бухгалтерской отчетности.
На предприятии ООО «Жилсервис» ежедневно совершается большое
количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые
отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим
планом счетов. Счета в обобщенном виде понимаются как накопитель
информации, которая затем обобщается и используется для составления
бухгалтерского баланса и других форм отчётности.
45
Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами к счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты субсчета:
71.01 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
71.02 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику,
получившему денежные средства под отчет. Приказом руководителя
организации на ООО «Жилсервис» установлены правила составления и
предоставления отчетности подотчетными лицами, а список лиц, имеющих
право на получение наличных денежных средств под отчет в организации
нет. В качестве рекомендации разработаем и представим Приказ со списком
лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет в
организации ООО «Жилсервис». На предприятии для учета расчетов с
подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и
синтетического учета служат журнал-ордер 7 и анализ счета 71. Обобщение
годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях,
производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой
используются при составлении годовой отчетности. Выдачу наличных
денежных средств под отчёт в учёте отражают проводкой:
Дебет 71 - Кредит 50 - на выданную сумму.
Выдача денежных средств производится по расходным кассовым
ордерам. Расходный ордер выписывается на предприятии на конкретного
подотчетного лица или на основании сводной платежной ведомости.
Например расходный кассовый ордер № 20 от 16.февраля 20015г. был
выписан по ведомости №11 на сумму 40873руб.. Ведомость №11 на общую
сумму 40873руб. выписана на восемь подотчетных лиц:
Ворошило А.В. -7775руб.;
Зенин А.П. – 229руб.;
Калинин А.В. – 452руб.;
Кудояров Г.В. – 9792руб.;
Минин С.А. – 5334руб.;
46
Резвых Ю.Н. – 165руб.;
Романовский В.А. – 9792руб.;
Хорьяков В.С. – 5334руб.
В ведомости имеются подписи в получении подотчетных сумм. Данные
суммы из кассы для оплаты в срок с 16 февраля 2015г по 20 февраля 2015г (в
течении трех рабочих дней). Фактически суммы были выданы 16 февраля
2015г, согласно расходного ордера.
Возмещение перерасхода подотчетному лицу по авансовому отчёту в
учёте отражают проводкой:
Дебет 50 - Кредит 71 - на сумму возврата.
Например, Корнев Вадим Анатольевич предоставил авансовый отчет от
11 декабря 2015г. на сумму 16500руб., сумма не израсходованного аванса
составила 3500руб. 12 декабря 2015г. Корнев В.А. по приходному кассовому
ордеру №39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса.
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на
основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих
расходы документов. Например, подотчетное лицо Корнев В.А. приобрел
гвозди, кирпич, и другие строительные материалы на сумму 53050,53 рублей,
составил авансовый отчет, на основании которого в учете предприятия
сделана запись:
Дебет 10- Кредит 71 –44958,08 руб.
Дебет 19 - Кредит 71 – 8092,45 руб.
В данном случаенеизрасходованный остаток денежных средств у
подотчетного лица не внесен в кассу, а остался у работника до следующего
авансового отчета. По окончанию отчетного периода остаток отражается в
оборотно-сальдовой ведомости и далее в отчетности предприятия.
Встречаются в учете предприятия такие ситуации, когда работник не
может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов.
Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать
47
расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту
работы. В этом случае в качестве документального подтверждения
выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов,
приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим
подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери
билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты
(например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и
убытии).
На ООО «Жилсервис» существует особенность учета
командировочных расходов по расчетам с подотчетными лицами. Кроме
расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту
постоянной работы, на наем жилого помещения, суточных, расходов на
оформление и выдачу виз, работникам определенного отдела может еще
выплачивается 300 рублей. Удельный вес в расчетах с подотчетными лицами
занимают подотчетные суммы, выданные водителям транспортного отдела
на расходы, связанные с доставкой мороженного. Поэтому, коллективным
договором предприятия установлено выплачивать водителям транспортного
отдела, направленным в командировку и не пользующимся гостиницей
(частным сектором) 300 рублей за ночь. Данную сумму для целей
налогообложения прибыли облагают НДФЛ по ставке 13%.
Рассмотрим более детально учет командировочных расходов на
примере работников Хороших В.К. и Никишину Т.М.
22.06.2015 г. они были направлены в командировку в г. Ливны с
22.06.2015 по 23.06.2015 г. с целью доставки электропогрузочных насосов и
станций.21.06.2015г. в учете составлен приказ №1 о направлении работников
в командировку и служебное задание, выписано командировочное
удостоверение и согласно РКО № 320 от 21.06.2015 г. на сумму 200руб. и
РКО № 321 от 21.06.2015г на сумму 200руб.‚ им было выдано под
отчет.21.06.2015 в бухгалтерском учете сделана запись:
Дебет 71 - Кредит 50 - 200 руб.
48
Дебет 71 - Кредит 50 - 200 руб.
По возвращении из командировки через два рабочих дня 25.06.2015г,
Хороших В.К. и Никишина Т.М. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет
в котором указал следующие расходы:
Хороших В.К.
ГСМ в сумме 600 рублей;
суточные (дневные) 100 х1дн,= 200 рублей;
стоянка и проживание в гостинице 1400 рублей;
Никишина Т.М.
суточные (дневные) 100 х1дн,= 200 рублей;
проживание в гостинице 1000 руб.
Далее авансовый отчет проверил бухгалтер, после чего он был
утвержден руководителем организации в сумме 1200 рублей.
В учете данные расходы были отражены так: Никишина Т.М.
Дебет 20 - Кредит 71 - 200 руб.;
Дебет 20 - Кредит 71 – 847,46руб.;
Дебет 19 - Кредит 71 -152,54руб.;
Хороших В.К.
Дебет 10.03 - Кредит 71 -600 руб.;
Дебет 20 - Кредит 71 - 200 руб.;
Дебет 20 - Кредит 71 -847,46 руб.;
Дебет 19 - Кредит 71 -152,54руб.;
С сумм, выплаченных работнику Хороших В.К сверх норм (в т.ч.400
руб.за ночь по коллективному договору) уплачен НДФЛ:
Дебет 70- Кредит 68.01 -(400 х 0,13) =52 руб.
На предприятии ООО «Жилсервис» имеют место и зарубежные
командировки работников. Записи в бухгалтерском учете предприятия по
операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах,
определяемых путем перерасчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ,
действующему на дату совершения операции.
49
Суммы выданного работнику в иностранной валюте аванса
пересчитываются в рубли по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату
выдачи денежных средств из кассы. Сумма расходов, произведенных
работником в иностранной валюте во время пребывания в командировке, а
также погашение задолженности в иностранной валюте по выданным под
отчет суммам, пересчитываются в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на
дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется
курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и
расходы»:
Дебет 71- Кредит 91-1 - положительная;
Дебет 91-2 - Кредит 71 - отрицательная.
Порядок исчисления суточных при направлении работников в
загранкомандировки на ООО «Жилсервис» следующий:со дня пересечения
государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные
выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую
направляется работник;
со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую
Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной при
командировках в пределах Российской Федерации;
если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня
выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте)
суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в
которую работник направлялся.
На предприятии размеры возмещения суточных расходов
регламентированы локальным нормативным актом – приказом директора
ООО «Жилсервис», что полностью соответствует ст. 168 ТК РФ.
Соответственно при исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий
налогообложению, не включаются суточные, так как они выплачиваются в
пределах норм.