32
работников компании в разные города России и мира (заключение партнерских
сделок).
Поэтому большая часть остатков по счету 71 в рассматриваемых 2015 -
2017 гг. - это остатки задолженности работников компании (дебетовый остаток)
по средствам, выданным в подотчет на командировочные расходы, а также
остаток задолженности компании своим работникам (кредитовый остаток) по
перерасходу по командировкам.
Необходимо отметить, что в рассматриваемом периоде компания в целом
имеет незначительные остатки дебиторской и кредиторской задолженности по
счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в общей сумме активов и пассивов.
В структуре дебиторской задолженности (таблица 6) доля остатков по
счету 71 в течение всего периода также невелика: от 10,30 5 на конец 2015 г. до
0,58 % от суммы всей дебиторской задолженности на конец 2017 г.
В структуре кредиторской задолженности доля остатков по счету 71
также незначительна: от 0,46 % на конец 2015 г. до 0,68 % от общей суммы
кредиторской задолженности на конец 2016 г. На конец 2017 г. кредиторская
задолженность по счету 71 отсутствует.
В ходе рассмотрения порядка учета расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Аско» можно также рассмотреть правильность отнесения остатков
дебиторской и кредиторской задолженности по счету 71 в учете и отчетности.
Рассмотрение состояния расчетов с подотчетными лицами начнем с
оценки доли затрат, оплаченных подотчетными лицами - таблица 2.10.
Из таблицы 2.9 видно, что в рассматриваемом периоде произошел рост
доли расходов, оплаченных подотчетными лицами.
Таблица 2.9 - Удельный вес затрат, оплаченных подотчетными лицами
ООО «Аско» за 2015 - 2017 гг.
33
Так, в 2015 г. доля таких расходов составила 6,08 % от суммы всех затрат.
На конец 2017 г. доля таких затрат (при росте суммы издержек) составляла уже
11,86 %. В целом увеличение данных расходов за период составило 5,78 %. При
этом наибольшее увеличение произошло в 2017 г. – 5.6%.
Денежные средства в подотчет в рассматриваемом периоде выдавались
по следующим направлениям - таблица 2.10.
Таблица 2.10 - Направления выдачи денежных средств в подотчет в ООО
«Аско» в 2015 - 2017 гг.
Как видно из таблицы 2.10, в 2015 г. из кассы компании было выдано в
подотчет 189 тыс. руб. Из них - на командировочные расходы 113 тыс. руб.
(59,78 %), на хозяйственные нужды - 76 тыс. руб. (40,22 %).
В 2017 г. (с ростом объемов деятельности) из кассы в подотчет было
выдано уже 768 тыс. руб., из которых 71,49 % (549 тыс. руб.) было выдано на
34
командировочные расходы, и 28,51 % (219 тыс. руб.) было выдано на
хозяйственные нужды.
Выданные в подотчет денежные средства были направлены на
следующие цели - таблица 2.11.
Из расчетов видно, что общая сумма использованных подотчетных
средств на конец 2015 г. составила 120 тыс. руб. По итогам 2017 г. эта сумма
уже составляла 779 тыс. руб.
Таблица 2.11 - Направления выдачи денежных средств в подотчет в ООО
«Аско» в 2015 - 2017 гг.
Основным направлением расходования подотчетных сумм на начало
рассматриваемого периода можно считать хозяйственные нужды - 63,33 %. С
2016 г. приоритет в расходовании подотчетных средств изменяется. Теперь
большая часть подотчетных средств (при увеличении общей суммы выданных в
подотчет средств) расходуется на командировочные расходы - по 70,55 и 71,89
% на конец 2016 - 2017 гг. соответственно.
В развитие анализа расходования подотчетных средств проведем
детальный анализ по направлениям расходования - таблицы 2.12-2.13.
Таблица 2.12 - Анализ расходования подотчетных средств на
хозяйственные нужды в ООО «Аско» в 2015 - 2017 гг.
35
Из таблицы 2.12 видно, что в рассматриваемом периоде наибольший
удельный вес в структуре расходования подотчетных средств на хозяйственные
нужды занимало приобретение хозяйственных и канцелярских товаров. Так на
конец 2015 г. доля этих расходов составляла 61,85 %, а на конец 2017 г.
увеличилась до 70,78 %.
Кроме того, значительный удельный вес в структуре данных расходов
занимает оплата различного рода услуг - по 34,20 и 28,76 % на конец 2015 и
2017 гг. соответственно.
Доля расходов на нотариальные услуги (заверение различного рода
документов, копий; удостоверение подписей руководителя и главного
бухгалтера ООО «Аско» в банк и др.) в рассматриваемом периоде наиболее
незначительна, а в 2016 г. данные расходы вообще отсутствуют.
Таблица 2.13 - Анализ расходования подотчетных средств на
командировочные расходы в ООО «Аско» в 2015 - 2017 гг.
36
Из таблицы 2.13 видно, что в начале рассматриваемого периода большая
часть расходов на командировочные расходы приходилась на командировки в
ближнее зарубежье (страны СНГ - Украина, Белоруссия, Казахстан) - 81,81 %
от суммы всех произведенных расходов. При этом общий объем
командировочных расходов невелик - всего 44 тыс. руб.
С ростом объемов деятельности компании, развитием хозяйственных и
партнерских связей, улучшением уровня жизни населения (что неизбежно
приводит к изменению потребительских предпочтений) растут и объемы затрат
на командировочные расходы. Так, по итогам 2016 г. уровень расходов на
командировки увеличился до 218 тыс. руб. (на 174 тыс. руб.), а по итогам 2017
г. дополнительно возрос на 342 тыс. руб. до 560 тыс. руб.
При этом расширилась и география поездок. Так, с 2016 г. специалисты
компании выезжают для заключения контрактов на поставку не только в города
России и страны ближнего зарубежья, но и в страны дальнего зарубежья
(Франция, Таиланд, Индия, Италия).
Вследствие этого в структуре затрат на командировочные расходы
произошли изменения. Так, с 2016 г. доля затрат на командировки по России
снижается, и на конец 2017 г. является наиболее незначительной - 25,36 %.
37
При этом увеличивается доля затрат на командировочные расходы в
страны дальнего зарубежья увеличивается: 24,76 и 39,46 % на конец 2016 и
2017 гг. соответственно.
Доля затрат на поездки в ближнее зарубежье в 2016 - 2017 гг. составляла
35,33 и 35,18 % соответственно.
В завершение анализа расчетов с подотчетными лицами можно
рассмотреть динамику просроченной и невозвращенной задолженности -
таблица 2.14.
Таблица 2.14 - Анализ просроченной и невозвращенной задолженности
по подотчетным средствам в ООО «Аско» в 2015 - 2017 гг.
Из таблицы 2.14 видно, что к концу рассматриваемого периода
произошло улучшение ситуации по своевременному и полному отчету и
возврату подотчетных средств. Так, на начало анализируемого периода только
на 85,82 % от всех полученных подотчетных средств были составлены
авансовые отчеты, а неизрасходованные - возвращены точно в срок и в полном
объеме. За 8,34 % подотчетных средств отчитались несвоевременно, или их
остатки были внесены в кассу с задержкой.
5,84 % подотчетных средств (7 тыс. руб.) не возвращено в кассу компании
вовсе. С 2016 г. все неизрасходованные подотчетные средства возвращаются
компании.
38
При этом на конец периода произошел рост доли подотчетных средств, за
которые подотчетные лица отчитались своевременно, а их остатки возвращены
точно в установленные сроки (3 рабочих дня). Так, на конец 2016 г. доля таких
средств составила 92,24 %, а на конец 2017 г. - 97,56 %.
Таким образом, по результатам оценки состояния расчетов с
подотчетными лицами можно сделать следующие выводы: в рассматриваемом
периоде произошел рост доли расходов, оплаченных подотчетными лицами.
Увеличение данных расходов за период составило 5,78 %. При этом
наибольшее увеличение произошло в 2017 г. – 5,6 %;
- в 2015 г. из кассы компании было выдано в подотчет 189 тыс. руб. Из
них - на командировочные расходы 113 тыс. руб. (59,78 %), на хозяйственные
нужды - 76 тыс. руб. (40,22 %). С ростом объемов деятельности в 2017 г. из
кассы в подотчет было выдано уже 768 тыс. руб., из которых 71,49 % (549 тыс.
руб.) было выдано на командировочные расходы, и 28,51 % (219 тыс. руб.)
было выдано на хозяйственные нужды;
- общая сумма использованных подотчетных средств на конец 2015 г.
составила 120 тыс. руб. По итогам 2017 г. эта сумма уже составляла 779 тыс.
руб.; основным направлением расходования подотчетных сумм на начало
рассматриваемого периода можно считать хозяйственные нужды - 63,33 %. С
2016 г. приоритет в расходовании подотчетных средств изменяется. Теперь
большая часть подотчетных средств (при увеличении общей суммы выданных в
подотчет средств) расходуется на командировочные расходы - по 70,55 и 71,89
% на конец 2016 - 2017 гг. соответственно;
- наибольший удельный вес в структуре расходования подотчетных
средств на хозяйственные нужды занимало приобретение хозяйственных и
канцелярских товаров и оплата различного рода услуг;
- в начале рассматриваемого периода большая часть расходов на
командировочные расходы приходилась на командировки в ближнее зарубежье
(страны СНГ - Украина, Белоруссия, Казахстан);
39
- по итогам 2016 г. уровень расходов на командировки увеличился до 218
тыс. руб. (на 174 тыс. руб.), а по итогам 2017 г. дополнительно возрос на 342
тыс. руб. до 560 тыс. руб.;
- с 2016 г. доля затрат на командировки по России снижается, и на конец
2017 г. является наиболее незначительной - 25,36 %. При этом увеличивается
доля затрат на командировочные расходы в страны дальнего зарубежья
увеличивается: 24,76 и 39,46 % на конец 2016 - 2017 гг. соответственно;
- в рассматриваемом периоде большая часть расходов на командировки
относились к нормируемым. При этом их доля в общей структуре затрат на
командировочные расходы к концу рассматриваемого периода постоянно
возрастала.
- к концу рассматриваемого периода произошло улучшение ситуации по
своевременному и полному отчету и возврату подотчетных средств. Так, на
конец 2016 г. доля таких средств составила 92,24 %, а на конец 2017 года -
97,56 %.
40
3. Совершенствование учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
3.1 Пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными
лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия
контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления,
хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов
с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
- нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;
- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц,
которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть
выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся
работниками предприятия;
- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее
полученным авансам;
- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на
которые они были выданы;
- списание подотчетных сумм за счет собственных средств
предприятия.
Для повышения эффективности бухгалтерского учета и недопущения в
дальнейшем ошибок, приводящих к неверному расчету налогов и неточности
бухгалтерской отчетности, необходимо строгое соблюдение на предприятии
требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету:
- законность совершаемых операций,
- достоверность учетных данных, оперативность учета,
41
- полнота и простота учета, экономичность учета.
Все чаще компании выдают под отчет не наличные деньги, а
корпоративные пластиковые карты. То есть работник расплачивается везде
этой картой и потом возвращает ее обратно.
Если такое практикуется то, следует, добавьте в авансовый отчет строки,
где будете отражать номера корпоративного «пластика».
Так будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное
списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.
Или, предположим, у вас смешанный порядок расчетов: и наличными, и
«пластиком». В этом случае доработать отчет тоже не помешает.
В целях совершенствования учета и контроля расчетных операций
целесообразно:
1. Разработать приложения к учетной политике организации;
утвердить список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет.
Список лиц должен быть утвержден руководителем.
2. Разработать положение закрепляющее порядок выдачи в
организации наличных денежных средств в подотчет.
В данном положении необходимо отразить на какие цели могут
выдаваться денежные средства в подотчет, каким образом в бухгалтерском
учете должны отражаться эти операции, кто ответственен за их проведение и
другие аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.
Отличительными чертами операций по учету расчетов с персоналом
является то, что общая доля расчетов с персоналом по прочим операциям
достаточно низка по отношению ко всем оборотам предприятия, а также их
исключительная трудоемкость (т.е. расчеты должны производится по каждому
работнику), стандартность выполняемых операций (например, из заработной
платы каждого работника необходимо удержать суммы материального ущерба,
причиненного по его вине) и абсолютная безошибочность вычислительных
операций.