27
в журнале-ордере одна строка.
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами
Регулирование вопроса учета и аудита расчетов с подотчетными лицами,
как и все регулирование бухгалтерского учета и отчетности, сводится к
четырем уровням законодательных и нормативных актов.
В соответствии с Конституцией РФ, вопросы бухгалтерского учета
находятся в ведении Российской Федерации, т.е. государства. Постановлением
Конституционного суда РФ определено, что в Российской Федерации
официальный бухгалтерский учет служит инструментом финансового
регулирования и проведения единой финансовой политики. Обеспечивая
реализацию конституционного права на информацию в сфере
предпринимательской деятельности и экономики, основанной на принципах
юридического равенства сторон и договорных отношениях, конкуренции и
риске, бухгалтерский учет является одной из конституционных гарантий
единого рынка, единства экономического пространства как одной из основ
конституционного строя Российской Федерации.
Таким образом, складывается система законодательных и нормативных
актов, которые прямо или косвенно регулируют бухгалтерский учет. Всю
систему нормативного регулирования можно подразделить на четыре уровня
документов:
законы и иные акты законодательства РФ;
положения по бухгалтерскому учету;
методические указания по ведению бухгалтерского учета;
рабочие документы организации, формирующие ее систему
бухгалтерского учета.
Документы первого уровня закрепляют обязательность единообразного
ведения учета всеми хозяйствующими субъектами, основные требования по его
организации, правила и процедуры ведения учета.
28
Первую группу документов составляют федеральные законы,
утвержденные ими кодексы (Гражданский, Налоговый, Трудовой и др.), указы
Президента РФ, постановления Правительства РФ.
Например, в Гражданском кодексе РФ закреплены важнейшие нормы
ведения учета в организации – наличие самостоятельного баланса у каждого
юридического лица, обязательность утверждения годового бухгалтерского
отчета, порядок регистрации, реорганизации и ликвидации организации и т.д.
К первой группе документов относится также Федеральный закон «Об
аудиторской деятельности» от 30.12.2008 г. №307-ФЗ, который регулирует
вопросы проведения аудиторской проверки на предприятии, устанавливает
основные понятия, касающиеся аудита, участников аудиторской проверки,
методы проведения аудита, порядок и правила составления аудиторского
заключения, и другие основные моменты, на которых основывается проведение
аудиторской проверки.
15
В соответствии со статьей 1, аудиторская деятельность определяется как
предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского
учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и
индивидуальных предпринимателей.
В статье 5 закона определены основные права и обязанности аудиторских
организаций и индивидуальных аудиторов.
После окончания проверки аудитор составляет аудиторское заключение,
которое представляет собой официальный документ, предназначенный для
пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц,
составленный в соответствии с федеральными правилами (стандартами)
аудиторской деятельности и содержащий выраженное в установленной форме
мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора о
достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и
соответствии порядка ведения его бухгалтерского учета законодательству
Российской Федерации [5 с. 13].
15
Карпова Т. П. Управленческий учет: учебник для вузов/ Т. П. Карпова.- М.: ЮНИТИ, 2016. - 115 с.
29
Вторую группу системы нормативного регулирования составляют
положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, которые устанавливают
базовые правила ведения бухгалтерского учета по отдельным разделам учета.
При их разработке в максимальной степени учитывались требования
соответствующих международных стандартов финансовой отчетности и
практика их применения в других странах.
Однако во многих случаях нельзя сказать, что российские стандарты
полностью соответствуют международным стандартам. Это вызвано рядом
причин, главной из которых является невозможность отрыва международно
признанных правил от законодательства Российской Федерации. Отставание
многих отраслей права от рыночных реалий не способствует полному
раскрытию новых правил.
Действующие в настоящее время ПБУ раскрывают различные вопросы
бухгалтерского учета: формирование учетной политики, оценку и учет активов
и обязательств, определение доходов и расходов, раскрытие бухгалтерской
информации в отчетности и т.д.
Основная цель стандартов заключается в выработке единого содержания
основных принципов и понятий бухгалтерского учета, в достижении
единообразного содержания терминологии бухгалтерского учета, едином
подходе к построению форм и толкованию показателей финансовой
отчетности. Положения по бухгалтерскому учету (документы второго уровня),
также как и документы первого уровня носят строго обязательный характер.
Третьему уровню присущи внутренние стандарты аккредитованных
профессиональных объединений и нормативные акты министерств и ведомств.
Среди документов четвертого уровня в области аудита выделяют
утвержденную руководителем программу проведения проверки на
предприятии, а именно порядок внутреннего контроля, основные положения об
участии лиц в данной проверке, частота проверок, объекты аудиторских
30
проверок и иные моменты в зависимости от предприятия.
16
Формы внутренней отчетности, утверждаемые руководителем,
разрабатываются организацией самостоятельно, исходя из особенностей ее
функционирования и требований управления производством и реализацией
продукции. Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются
разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или
отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или
не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, план
счетов).
Таким образом, российское законодательство предоставляет возможность
реального развития как бухгалтерского учета, так и аудита в современных
условиях.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление
правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на
финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с
проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их
параллельно.
Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером
на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц,
уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении
работников организации в командировки, а также журнала регистрации
авансовых отчетов. Основными задачами аудита являются:
проверка правильности документального оформления операций по
расчетам с подотчетными лицами;
оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов
с подотчетными лицами;
оценка полноты и правильности отражения расчетов с
подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;
16
Карпова Т. П. Управленческий учет: учебник для вузов/ Т. П. Карпова.- М.: ЮНИТИ, 2016. - 117 с.
31
проверка соблюдения организацией налогового законодательства
по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
17
Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом.
Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами
начинают с установления тождества учетных и отчетных данных.
В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить
величину отклонений и их причины.
Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в
установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в
Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-
операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли
приказу руководителя круг лиц, получающих в подотчет авансы, а также
размеры и сроки предоставляемых авансов.
При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор
может получать необходимую информацию из следующих источников:
а) типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации,
служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с
подотчетными лицами:
авансовый отчет;
командировочное удостоверение;
журнал учета работников, выбывающих в командировки;
журнал учета работников, прибывающих в командировки;
инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
б) учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных
операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в
иностранной валюте.
в) прочие документы и учетные регистры:
17
Карпова Т. П. Управленческий учет: учебник для вузов/ Т. П. Карпова.- М.: ЮНИТИ, 2016. - 118с.
32
приказы на направление работников в командировки;
первичные документы, подтверждающие использование денежных
средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные
чеки и др.);
Одним из направлений получения аудиторских доказательств является
инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения
соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11
Положения о порядке ведения кассовых операций ЦБ РФ №40.
18
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты
подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а
также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи,
целевое назначение).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться
чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что
лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства
(или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию
организации отчет об израсходованных суммах.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому
запрещается.
Аудит заключается в проверке соблюдения действующего
законодательства, правильности документального оформления и отражения в
учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются
следующие процедуры:
оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами;
подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных
сумм;
18
Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.6 ТК Велби, Изд – во Проспект,
2015. – 158 с.
33
устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
проверяется организация аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
проверяется соблюдение организацией налогового
законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными
лицами.
В процессе аудита устанавливаются следующие вопросы:
1. Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать
деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию?
2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее
полученным под отчет суммам?
3. Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на
командировку?
4. Оформляются ли письменные распоряжения руководителя
предприятия (приказы) при направлении работников в командировки.
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие
направления:
1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих
информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору
следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы
(распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных
получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных
расходах.
2. Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе
работы аудитор проверяет:
оформление авансовых отчетов;
оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых
34
отчетов в бухгалтерию;
существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку
по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать
следующее:
соответствие типовой форме №АО-1 «Авансовый отчет»;
наличие номера и даты составления;
указание подотчетного лица;
указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы,
суммы остатка и перерасхода;
указание назначения аванса;
наличие подписей;
заполнение обратной стороны авансового отчета.
19
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу
заключается в проверке законности отраженных в учете операций с
подотчетными лицами.
При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков
предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки
отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных
кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом
необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в
Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих
дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения
из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа
руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут
выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется
наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее
19
Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.6 ТК Велби, Изд – во Проспект,
2015. – 160 с.
35
отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской
задолженности.
Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к
авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.
Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными
лицами заключается в том, что аудитор должен обратить внимание на учет
поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц,
командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных
материалов, представительских расходов.
При поступлении материально-производственных запасов через
подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и
расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к
приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть
приведены наименования приобретенных материально-производственных
запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных
расходов.
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному
аудиту подлежат командировочные расходы.
Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает
производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166
Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения
служебного поручения вне места постоянной работы.
20
Обращается внимание на правомерность и оформление
представительских расходов.
Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если
имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет
о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа
20
Бухгалтерский учет и анализ деятельности торговой организации: практическое
пособие/Э.И.Крылов, В.М.Власова, Ю.И.Дьякова и др.; под ред.д-ра экон.наук проф.Э.И.Крылова.-
М.:КНОРУС. – 2014. - 122с.
36
мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком,
кассовым чеком, закупочным актом и др.).
Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с
учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и
налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести
следующие затраты:
по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или
другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
по транспортному обеспечению представителей других
организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и
обратно;
по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во
время переговоров;
по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
При проверке расчетов наличными денежными средствами обращается
внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов
наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации,
т.е. юридического лица.
Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при
совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и
платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают
кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к
авансовым отчетам подотчетных лиц.
Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в
ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-
ордере.
Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» по данным Главной книги.