56
-ФИО должностных лиц, оказавших услуги и их подписи;
-ФИО должностных лиц, принявших услуги и их подписи;
-оттиски печатей обеих организаций.
Исходя из того, что учетный документ о выполненных работах является
двусторонним, его следует в обязательном порядке составлять в двух экземпля-
рах. Один передается заказчику, а второй остается у непосредственного испол-
нителя прописанных в договоре работ.
Счет на оплату-документ, который, как правило, выписывают после за-
ключения соглашения (контракта, договора), который дает основание покупа-
телю товара или потребителю услуги оплатить их. Счет может быть выписан
как на предоплату, так и на оплату постфактум. В законодательстве сказано,
что счет на оплату является обязательным при определенных обстоятельствах:
-если в тексте договора не была установлена сумма(услуги связи и т.д.);
-если заказчик вносит аванс за товары и услуги.
Счет должен содержать все необходимые для оплаты сведения:
-наименование поставщика или подрядчика и его адрес;
-банковские реквизиты поставщика или подрядчика(образец заполнения
платежного поручения);
-номер и дата счета;
-наименование, адрес и реквизиты заказчика;
-наименование товара, количество, цена и сумма;
-сумма прописью;
-подпись руководителя и главного бухгалтера поставщика или подряд-
чика с расшифровкой (печать на счете не обязательна).
На документальное оформление хозяйственных операций по расчетам с
поставщиками и подрядчиками необходимо обратить особое внимание. Поря-
док создания и принятия первичных документов регламентируется «Положени-
ем о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Первичные доку-
менты могут быть приняты к учету только если они соответствуют унифициро-
ванным формам или формам, которые прописаны в учетной политике учрежде-
57
ния и допустимы в обращении и содержат все необходимые данные. В спорных
ситуациях и претензиях между учреждением и поставщиками и подрядчиками
правильность составления и учета первичных документов поможет учрежде-
нию доказать свою правоту в суде.
Перед проведением инвентаризации расчетов с поставщиками и подряд-
чиками следует сделать акты сверок со всеми поставщиками и подрядчиками.
Унифицированной формы акта сверки не существует. Напечатать акт
необходимо в двух экземплярах- по одному для каждой из заинтересованных
сторон. Оба подписанных экземпляра с данными о расчетах с поставщиком
или подрядчиком отправляются для сверки. Если данные по расчетам постав-
щика с больницей совпадают, то один экземпляр поставщик подписывает и
возвращает больнице. Если информация не совпадает с данными поставщика,
то в конце документа он фиксирует имеющиеся расхождения, а также можно
указать задолженность по расчетам. Чтобы процесс подписания акта сверки не
затянулся, следует указать сроки, в которые поставщик обязан вернуть подпи-
санный им экземпляр.
В учетной политике учреждения прописана периодичность прове-
дения сверок и состав инвентаризационной комиссии. В данном учреждении
сверки проводятся 2 раза в год, т.е. за первое и второе полугодие. На основа-
нии актов сверок оформляется акт инвентаризации расчетов с покупателями,
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). При-
ложение к форме №ИНВ-17- «Справка к акту инвентаризации расчетов с поку-
пателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справки со-
ставляются по состоянию на дату инвентаризации и должны содержать:
-наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора;
-сумму дебиторской и кредиторской задолженности, за что и когда она
возникла;
-документ, подтверждающий задолженность.
И уже на основании справок составляется акт инвентаризации по фор-
ме № ИНВ-17. Готовится акт в 2 экземплярах и подписывается ответственными
58
лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта остается в комис-
сии, а второй передается в бухгалтерию.
На основании инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчика-
ми делается вывод о том, что своевременная сверка расчетов позволяет выявить
реальную кредиторскую задолженность, а также определить сроки ее возник-
новения. Что необходимо для достоверной информации в финансовой отчетно-
сти учреждения.
2.4. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками
и подрядчиками
В бухгалтерском учете выделяют понятия синтетического и аналитиче-
ского учета. Синтетический учет в бухгалтерском учете это учет обобщенных
данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйствен-
ных операций по определенным экономическим признакам.
Аналитический - учет, который ведется в аналитических счетах бухгал-
терского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обяза-
тельствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Планом счетов, как правило, предусматривается каким образом на том
или ином счете организуется аналитический учет.
Поскольку данные аналитического учета раскрывают и детализируют
информацию, отраженную на синтетическом счете, суммированные аналитиче-
ские данные должны быть равны итоговому показателю синтетического счета.
Данные аналитического учета всегда соответствуют данным соответствующего
синтетического счета. В этом и заключается их взаимосвязь.
Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в данной
организации по принятым обязательствам ведется на на счете 206 00 000 «Рас-
четы по выданным авансам» и на счете 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и
подрядчиками" в разрезе предусмотренных к нему аналитических счетов в
Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (ф.0504071) и
карточке учета средств и расчетов (ф.0504051).
59
В соответствии с классификацией операций бюджетных учреждений
учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на следующих счетах
счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":
030221000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг
связи";
030222000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате транс-
портных услуг";
030223000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате комму-
нальных услуг";
030225000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по
содержанию имущества";
030231000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению
основных средств";
030232000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению
нематериальных активов";
030233000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению
непроизведенных активов";
030234000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению
материальных запасов».
На суммы поставленных поставщиками материальных ценностей и ока-
занных услуг кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета
030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030221730-030226730,
030231730-030234730) и дебетуют соответствующие счета аналитического уче-
та счета 010500000 "Материальные запасы" (010521340-010536340), 010600000
"Вложения в нефинансовые активы" (010611310-010633310, 010634340), соот-
ветствующих счетов аналитического учета счета 040120200 "Расходы учрежде-
ния" (040120221-040120226, 040120290).
Перечисление средств в оплату приобретенного имущества и оказанных
услуг отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета сче-
та 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030221830-
60
030226830, 030231830-030234830) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия де-
нежных средств учреждения с лицевых счетов.
При получении материальных ценностей и услуг в счет перечисленных
ранее авансов кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета
020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020621660-020626660, 020631660-
020634660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета
030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030221830-030226830,
030231830-030234830).
Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные матери-
альные ценности, оказанные услуги ведется в Журнале операций №4 «Расчеты
с поставщиками и подрядчиками» (ф.0504071) либо карточке учета средств и
расчетов (ф.0504051).
Ведение бухгалтерского учета с помощью использования двойной запи-
си на счетах бухгалтерского учета по утвержденному организацией рабочему
плану счетов является обязанностью предприятия. При этом, обороты и итоги
синтетического учета отражаются в Главной книге, а Главная книга является
основным документом для составления бухгалтерской отчетности, в том числе
бухгалтерского баланса.
Ведение аналитического учета находит свое отображение в разнообраз-
ных учетных регистрах: карточках о движении имущества, накопительных ве-
домостях и прочей документации.
В заключение можно сделать следующие выводы. Аналитический учет
является детализацией для синтетического учета. Данные аналитического и
синтетического учета используются для составления бухгалтерской отчетности.
На основании информации, отраженной на бухгалтерских счетах, осуществля-
ется анализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
61
2.5. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками ГБУЗ ЯО «Го-
родская больница №2 им. Н.И.Пирогова»
Расчеты с поставщиками и подрядчиками являются одним из объектов
аудиторской проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Проверка может производиться в рамках мероприятий внутреннего финансово-
го контроля в учреждении, а также в рамках осуществления государственного
контроля. Иногда проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками могут
проводить соответствующие органы в рамках реализации мероприятий по про-
верке соблюдения учреждением требований Федерального закона от 05.04.2013
№ 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для
обеспечения государственных и муниципальных нужд».
При проведении контрольно-ревизионной проверки (аудита), произво-
димой с периодичностью один раз в два года, расчетов с поставщиками и под-
рядчиками ревизоры проводят правовую оценку государственных контрактов и
договоров, первичный учет, анализ состояния задолженности, соответствие
данных синтетического и аналитического учета, а также соответствие этих дан-
ных бухгалтерской отчетности. При проведении контрольно-ревизионной про-
верки проверяется наличие графика документооборота, наличие учетной поли-
тики учреждения и методик учета в ней основных средств, нематериальных ак-
тивов, материальных запасов, денежных средств и расчетов, а также составле-
ния бухгалтерской отчетности.
При прохождении преддипломной практики в ГБУЗ ЯО Городская
больница №2 им. Н.И.Пирогова была проведена аудиторская проверка расче-
тов с поставщиками и подрядчиками за 2018 год. Учреждение ведет расчеты с
огромным количеством поставщиков и подрядчиков (более 300). Выборочно
были взяты контракты по закупке медикаментов у наиболее крупных постав-
щиков для проверки полноты их условий и законности действий. Такими явля-
ются: ООО «Астарта»; ИП Вершинин А.В.; ООО «ВинФарма»; ООО «Диагно-
стические системы»; ООО «Минилаб». С этими поставщиками заключены Го-
62
сударственные контракты на поставку медикаментов и изделий медицинского
назначения. Контракты с выбранными поставщиками заключены согласно тре-
бованиям Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе
в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и му-
ниципальных нужд». В связи с тем, что в 2016 и 2017годах учреждение испы-
тывало трудности в финансовом положении, проверка сроков оплаты по кон-
трактам показала, что в 2018году данными поставщиками были выставлены
неустойки за просрочку платежей в 2017 году. ООО «Астарта» предъявила не-
устойку по контракту А-2017.85.34 от 09.01.2017года на сумму 12864рубля 36
копеек. ООО «ВинФарма» выставила неустойку на сумму 895 рублей 25копеек
по контракту А-2017.36.54 от 28.03.2017года. Данные штрафные санкции были
отражены бухгалтерской проводкой по каждому поставщику 2 401 20 293-
2 302 93 734.
Суммы неустоек из средств прибыли учреждения перечислены постав-
щикам 2 302 93 834-2 201 11 610.
Первичными документами на поставку медикаментов и изделий меди-
цинского назначения являются накладные (ф.Торг-12). Проверка оформления
накладных показала, что в них находятся все необходимые данные по реквизи-
там и товару. Карандашные записи и исправления в первичных документах от-
сутствуют. Обнаружена накладная №182563596 от 15.12.2018г на поставку ме-
дикаментов от ООО «Минилаб» не подписанная со стороны больницы лицом,
принимающим товар. Это является грубым нарушением.
Учет в ГБУЗ ЯО «Городская больница №2 им. Н.И.Пирогова» ведется
автоматизированным способом в «1С-бухгалтерия».
Все накладные приходуются по мере поступления их в бухгалтерию из
отделений больницы. В графике документооборота в целях бухгалтерского уче-
та (Приложение 5) не прописаны порядок и время, отводимое для оприходова-
ния материальных запасов с момента их поставки. Выявлены факты не свое-
временного проведения первичных документов. Получив накладные на постав-
ку товара бухгалтер делает проводку 0 105 31 341-0 302 34 734.
63
Оплата поставщикам производится платежными поручениями с лице-
вых счетов больницы. На оплату аванса поставщику бухгалтер делает проводку
0 206 34 560-0 201 11 610. Покупка медикаментов и товаров медицинского на-
значения отражается проводкой 0 302 34 834-0 201 11 610. При окончательном
расчете за поставку делается зачет аванса 0 302 34 830-0 206 34 660.
Синтетический учет медикаментов и товаров медицинского назначения
ведется на счете 0 302 34.
Аналитический учет материальных запасов ведется на счете 0 105 31по
их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материаль-
но ответственных лиц и (или) мест хранения, с учетом положений, предусмот-
ренных отраслевыми особенностями(Основание: п. 119 Инструкции N 157н).
В целях бухгалтерского учета не имеет значения включение лекарствен-
ного средства в перечень лекарств, подлежащих предметно-количественному
учету, так как в соответствии с требованиями Минфина РФ аналитический учет
всех материальных запасов (в т.ч. медикаментов) ведется методом количест-
венно-суммового учета (Основание: п. п. 6, 119 Инструкции N 157н).
Данные аналитического учета раскрывают и детализируют информацию,
отраженную на синтетическом счете. Суммированные аналитические данные
(дебет счета 0 105 31- оприходование медикаментов и товаров медицинского
назначения) по выбранным для проверки поставщикам за 2018 год составляют
12416419 рублей 97 копеек. По кредиту оборотов в оборотно-сальдовой ведо-
мости синтетического счета 0 302 34 по выбранным поставщикам мы видим,
что сумма равна 12416419 рублей 97 копеек. Из этого следует вывод, о том что
первичные документы занесены верно и данные аналитического учета соответ-
ствуют данным соответствующего синтетического счета.
Итоговым документом хозяйственных операций по расчетам с постав-
щиками и подрядчиками является Журнал операций №4 «Расчеты с поставщи-
ками и подрядчиками». Он распечатывается и брошюруется за каждый месяц с
приложением первичных документов по расчетам с поставщиками и подрядчи-
64
ками. Количество первичных документов соответствует количеству хозяйст-
венных операций, т.е. представлены в полном объеме.
Инвентаризация по расчетам в ГБУЗ ЯО «Городская больница №2 им.
Н.И.Пирогова» проводится перед годовым отчетом на основании приказа об
инвентаризации главного врача и создания инвентаризационной комиссии. Пе-
ред проведением инвентаризации расчетов в учреждении составлены и подпи-
саны акты сверок со всеми поставщиками и подрядчиками. Периодичность со-
ставления актов сверок с поставщиками и подрядчиками прописана в учетной
политике учреждения. Они проводятся 2 раза в год, т.е. за каждое полугодие.
По итогам года на основании актов сверок оформлен акт инвентаризации рас-
четов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
(форма №ИНВ-17). Справка, составленная на дату инвентаризации, прилагае-
мая к форме ИНВ-17- «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателя-
ми, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» содержит все необ-
ходимые данные, а именно: адресные данные поставщиков и подрядчиков;
сумму дебиторской и кредиторской задолженности по каждому поставщику и
ссылку на документ, на основании которого возникла задолженность. Акты
сверок с поставщиками и подрядчиками проверены в полном объеме. В резуль-
тате проверки выявлены акты сверок с расхождениями. Объясняется это не-
своевременностью оприходования материальных запасов и актов выполненных
работ и услуг. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками по-
зволяет выявить реальную задолженность и получить достоверную информа-
цию для финансовой отчетности учреждения.
Следующим этапом аудиторской проверки будет сверка дебиторской и
кредиторской задолженности с данными в отчетности учреждения. Формиро-
вание отчетности учреждения происходит автоматизировано.
Изучила дебиторскую задолженность (счет 206) и кредиторскую задол-
женность по счету 302 по состоянию на 01.01.2019год . Сверила соответствие с
бюджетной отчетностью: в форме 0503730 « Баланс» (в третьем разделе «Обя-
зательства» кредиторская задолженность по выплатам (строка 410) составляет
65
10225470,38 и дебиторская задолженность по выплатам во втором разделе
«Финансовые активы» (строка 260) составляет 36685,19; в форме 0503769
«Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности» суммы дебиторской
и кредиторской задолженности так же совпадают с учетными данными.
По состоянию на 01.01.2019г. просроченная задолженность отсутствует.
На основании проведенной аудиторской проверки можно сделать выво-
ды о том, что закупка товаров, работ и услуг в данном учреждении ведется с
соблюдением контрактной и договорной системы. Хозяйственные операции без
договорной основы отсутствуют. Юрист отслеживает правовое регулирование
контрактов и договоров в данном учреждении.
Соответствие данных синтетического, аналитического учета с данными
финансовой отчетности говорит о правильности занесения первичных докумен-
тов и верных бухгалтерских проводках.
Учет материальных ценностей, работ и услуг ведется согласно учетной
политике учреждения. Первичные документы являются унифицированными
или разработанными и имеют все необходимые данные для их юридической
силы. На всех первичных документах присутствуют разрешительные подписи
руководителя. Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подряд-
чиками подтверждены первичной документацией в полном объеме.
Соблюден регламент проведения инвентаризации расчетов. Результаты
инвентаризации оформлены унифицированными документами по всем прави-
лам.
При проведении аудиторской проверки выявлены нарушения:
1.учреждение не ведет реестр закупок у поставщиков и подрядчиков;
2.расчеты с поставщиками и подрядчиками ведутся с нарушениями ус-
ловий оплаты по контрактам и договорам;
3.отсутствие в графике документооборота сроков на оформление пер-
вичных документов;
4.обнаружены первичные документы, не подтвержденные подписью ма-
териально ответственного лица со стороны больницы, принявшего товар.